Metode Dalam Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja dan Memanajemennya

Tenaga kerja atau pekerja merupakan salah satu aspek penting dalam suatu bisnis maupun usaha, mereka inilah yang akan mengelola sumber daya perusahaan hingga menjadi produk usaha. Penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien serta berkompeten akan sangat menunjang kemajuan suatu perusahaan.

Karenanya saat akan menghitung kebutuhan tenaga kerja, HRD tidak bisa sembarangan dalam menentukannya.

Pastikan Anda melakukan penyusunan rencana tenaga kerja yang akan memenuhi kebutuhan perusahaan di masa depan.

Selain itu perencanaan tersebut juga harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun panjang.

Hal utama dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini adalah mengefisienkan serta mengoptimalkan SDM atau Sumber Daya Manusia yang dimiliki dan perekrutan sesuai dengan kebutuhan.

Metode Dalam Menghitung Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Perusahaan

Karenanya, bagian HRD harus mampu memperkirakan kebutuhan SDM perusahaan di setiap divisi atau bagian selama beberapa tahun kedepan.

Dalam memperkirakan dan menghitung kebutuhan tenaga kerja ini bisa dilakukan dengan beberapa metode yaitu :

Metode keputusan manajerial

Pada metode ini mengharuskan setiap kepala departemen atau manajer divisi bisa memperkirakan dan menghitung kebutuhan tenaga kerja di divisinya masing-masing.

Mereka melakukan perkiraan berdasarkan pengalaman serta pengetahuan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja dan efisiensi tenaga kerja.

Pada tahap selanjutnya manajemen dengan tingkat yang lebih tinggi akan menghimpun dan menyetujui perkiraan tersebut.

Metode keputusan manajerial lebih cocok digunakan untuk perusahaan skala menengah dan kecil sebab perkiraan lebih cenderung subjektif.

Hal ini karena perkiraan ini berdasarkan pengalaman pribadi setiap manajer, namun metode ini cenderung lebih mudah dan cepat dilakukan.

Metode studi kerja

Metode yang kedua ini menitik beratkan pada analisis waktu kerja guna menghitung kebutuhan tenaga kerja. Disini bagian manajerial akan melakukan perhitungan unit pekerjaan yang telah terencana dan standar waktu untuk tiap unitnya, untuk lebih memudahkan berikut contohnya :

• Perencanaan output pekerjaan dalam satu tahun : 100.000 unit.
• Standar waktu kerja minimal untuk tiap unit : 2 jam.
• Waktu yang diperlukan (dalam jam) : 2 * 100.000 = 200.000 jam.
• Waktu produktif pekerja selama 1 tahun : 2.000 jam.
• Maka jumlah pekerja yang diperlukan adalah 200.000 ÷ 2.000 = 100 orang.

Metode ini lebih sesuai digunakan pada perusahaan dengan jenis pekerjaan berulang dan manual, dengan catatan jenis pekerjaan tersebut sifatnya tetap atau tidak berubah.

Metode model matematika

Pada metode dengan model matematika akan menganalisa hubungan beberapa variabel yang bebas maupun terikat.

Tujuannya adalah untuk mengetahui berbagai faktor yang berpengaruh terhadap hasil menghitung kebutuhan tenaga kerja yang digambarkan dalam model formula atau rumus matematis.

Ada beberapa jenis pemodelan yang biasa dipakai dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja seperti model probabilistik, optimasi hingga regresi.

Dikarenakan perhitungan ini terbilang kompleks, maka metode ini lebih cocok untuk perusahaan berskala besar.

Metode tren

Metode tren ini dilakukan dengan melihat dan menghitung kebutuhan tenaga kerja pada beberapa tahun sebelumnya, sebagai contoh ambilah 5 tahun lalu.

Kemudian setiap akhir tahun Anda menghitung kebutuhan tenaga kerja termasuk jumlah karyawan dan menggambarkannya dalam grafik sederhana sebagai data jumlah karyawan.

Dengan begitu kita akan mengetahui tren atau pola tentang jumlah penambahan tenaga kerja dari tahun ke tahunnya.

Dengan melihat grafik tersebut maka kita dapat memperkirakan dengan cara menghitung kebutuhan tenaga kerja untuk tahun-tahun mendatang.

Metode rasio

Metode selanjutnya adalah metode rasio, metode sederhana ini dilakukan dengan membandingkan berbagai faktor terukur dimana tenaga kerja berpengaruh langsung dengan faktor tersebut.

Sebagai contoh Anda bisa mengambil faktor seperti pendapatan maupun laba perusahaan.

Misalkan tahun lalu dengan 100 karyawan, perusahaan mendapatkan keuntungan Rp 10 miliar dalam 1 tahun.

Maka rasionya adalah 100 orang : 10 miliar atau 1 : 100 juta yang artinya setiap 1 orang menyumbangkan 100 juta keuntungan perusahan.

Jadi bila perusahaan ingin menargetkan keuntungan 15 miliar maka perkiraan  kebutuhan pekerja adalah sekitar 150 orang.

Metode Delphi

Kita juga dapat menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan melakukan survei terhadap para ahli dalam perusahaan atau dikenal sebagai metode delphi.

Dengan survei ini kita akan meminta pendapat para ahli tersebut tentang pengalaman mereka dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Setelah mendapatkan hasil, kemudian kita akan membuat perkiraan akan kebutuhan karyawan dan mengirimkan hasil perkiraan tersebut kembali pada mereka melalui survei.

Lakukan cara ini beberapa kali hingga mencapai konsensus diantara para ahli tentang perkiraan kebutuhan tenaga kerja yang kiranya akurat.

Metode analisis tenaga kerja

Metode dengan menganalisa demografi pekerja dalam suatu perusahaan seperti jumlahnya, posisi / jabatan, usia hingga sebaran bisa menjadi metode sederhana dalam menentukan perkiraan kebutuhan pekerja.

Pada analisis ini akan memberikan gambaran kebutuhan karyawan dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja dan jumlah karyawan yang akan pensiun atau habis masa kontraknya.

Metode kalkulator HR

Selanjutnya ada metode yang terbilang cukup rumit dilakukan yaitu metode kalkulator HR, pada metode ini akan dihitung sejumlah metrik ketenagakerjaan contohnya :

• tingkat retensi
• tingkat turnover
• biaya rekrutmen
• biaya tenaga kerja
• tingkat produktivitas
• dan lain-lain

Dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan angka pada beberapa metrik tersebut kita dapat melakukan perencanaan kebutuhan staf pada masa depan.

Metode anggaran

Sesuai dengan namanya, metode anggaran memang menitik beratkan pada anggaran sebagai acuan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja.

Perencanaan dengan cara menghitung kebutuhan tenaga kerja disesuaikan dengan anggaran rekrutmen dengan gaji karyawan yang dialokasikan oleh perusahaan.

Disini bagian HR hanya bertugas untuk menjalankan keputusan dari pimpinan saja.

Manfaat Manajemen Tenaga Kerja yang Baik Untuk Perusahaan

Setelah mendapatkan tenaga kerja yang sesuai, peran HR tidak hanya sampai disitu saja namun masih ada tugas untuk memanajemen tenaga kerja yang tersedia.

Peran yang sangat vital dengan tanggung jawab yang cukup luas ini akan sangat menentukan kualitas tenaga kerja.

Melakukan manajemen SDM tidak hanya sekedar mengurusi hal-hal administratif saja, namun juga bagaimana mengefektifkan dan efisienkan SDM yang ada.

Tugas yang panjang ini dimulai dari menyusun rencana tenaga kerja, menempatkan dan mempertahankan pekerja, hingga perancangan strategi guna mengembangkan kualitas pekerja.

Manajemen SDM ini setidaknya mempunyai beberapa fungsi yaitu :

1. Staffing : fungsi terkait pengaturan keanggotaan juga perihal perekrutan.
2. Evaluasi : fungsi yang berhubungan dengan penilaian kinerja pada tenaga kerja.
3. Kompensasi : fungsi sebagai pemberian paket imbalan atas kinerja pekerja yang memuaskan.
4. Kualitas: Mengembangkan dan meningkatkan kualitas dari tenaga kerja.
5. Hubungan karyawan : peran HR dalam menjembatani hubungan antara pekerja atau karyawan maupun serikat pekerja dengan pemilik perusahaan atau bisnis.
6. Pendalaman masalah : fungsi sebagai pencari dan peneliti masalah ketenagakerjaan dalam sebuah perusahaan.
7. K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) : fungsi untuk mengupayakan perlindungan pada pekerja dengan membuat lingkungan kerja yang layak dan aman.

Manfaat manajemen tenaga kerja yang baik

Salah satu aset berharga dalam perusahaan adalah SDM, karenanya hal ini perlu dikelola serta dikembangkan dengan baik.

SDM yang tidak terkelola dengan baik akan menyusahkan perusahaan untuk berkembang dan mencapai targetnya.

Berikut beberapa manfaat pengelolaan atau manajemen tenaga kerja yang baik :

1. Meningkatkan profit

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, manajemen tenaga kerja yang baik akan meningkatkan kualitas dari pekerja tersebut.

Dengan karyawan atau pekerja yang berkualitas dan berkinerja tinggi maka akan mendorong kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Hal ini juga akan berpengaruh pada meningkatnya profit pada perusahaan tersebut.

Karenanya, salah satu peran HR adalah untuk meningkatkan dan mengembangkan kemampuan karyawan melalui berbagai pelatihan maupun program pengembangan diri.

Selain akan meningkatkan kualitas karyawan, dengan pengelolaan yang baik juga akan menjadi investasi guna menyiapkan kebutuhan suksesi kepemimpinan organisasi pada masa yang akan datang.

2. Daya saing perusahaan meningkat meningkat

Dengan manajemen yang baik maka akan membuat karyawan atau pekerja semakin terampil, gesit dan andal untuk melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien.

Dengan begitu hal ini dapat menurunkan biaya perusahaan akan hal-hal yang tidak perlu.

Sebab dengan pekerja atau karyawan tersebut maka tugas hariannya bisa diselesaikan dengan cepat dan baik sehingga tidak memerlukan lembur untuk menyelesaikannya.

Pada akhirnya perusahaan tidak perlu mengeluarkan upah untuk lembur pekerja atau karyawannya.

Selain itu karyawan yang memiliki kualitas baik juga akan membuat produk yang dijual perusahaan akan mempunyai daya saing dengan kompetitornya.

3. Cepatnya target perusahaan untuk tercapai

Adanya kompensasi yang sepadan dan perlindungan yang layak pada pekerja akan meningkatkan kesejahteraan pekerja atau karyawan.

Dengan begitu hal ini juga akan membuat mereka senang dan betah bekerja pada perusahaan tersebut.

Tingkat kebahagiaan sendiri juga akan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Dengan meningkatnya produktivitas pekerja maka target perusahaan juga akan lebih mudah terpenuhi.

Permudah Pengelolaan Tenaga Kerja dengan Aplikasi HRD

Di jaman yang sudah serba canggih seperti sekarang ini, kemajuan teknologi sangat membantu dalam berbagai aspek kehidupan manusia.

Hal ini juga sangat dirasakan manfaatnya dalam dunia industri maupun perusahaan.

Pekerjaan yang dulunya membutuhkan waktu yang lama bila dikerjakan secara manual, kini bisa lebih diefisienkan dengan penggunaan aplikasi atau software.

Termasuk dalam pekerjaan HRD maupun pengelolaan tenaga kerja atau karyawan, dengan Aplikasi HRD dari Mekari Talenta, akan membuat berbagai pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.

Selain memudahkan pekerjaan, penggunaan aplikasi Talenta akan memudahkan pemilik bisnis dalam melakukan pemantauan terhadap pekerja atau karyawannya.

Dengan dilengkapi juga dengan Aplikasi Absensi Online, Mekari Talenta akan memudahkan pemilik maupun bagian staff HR dalam memantau kehadiran karyawan dimana saja dan kapan saja.

Informasi selengkapnya mengenai aplikasi presensi online ini dapat Anda akses pada: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-presensi-online/.

Mekari Talenta merupakan penyedia berbagai aplikasi dan software perusahaan yang telah dipercaya banyak perusahaan yang akan memudahkan pekerjaan dalam perusahaan Anda:

• Meminimalisir penggunaan arsip fisik.
• Manajemen data yang terintegrasi secara online.
• Dapat diakses secara online, mengurangi miskomunikasi hingga otomatisasi perekrutan.
• Pengelolaan data dan pembuatan laporan yang mudah.
• Mewujudkan budaya kerja yang terstruktur, alur kerja juga akan menjadi jelas dan teratur.
• Pengelolaan secara menyeluruh pada alur rekrutmen.
• Mengelola berbagai pekerjaan dalam satu dashboard.

Dapatkan berbagai kemudahan tersebut dengan penggunaan Aplikasi HRD Mekari Talenta dengan mengakses tautan berikut https://www.talenta.co/.