Insight Talenta

Bagaimana Cara Implementasi Performance Improvement Plan? Berikut Tipsnya

Guna meningkatkan produktivitas dan kinerja, perusahaan akan melakukan hal apapun. Salah satunya melalui Performance Improvement Plan (PIP). Pada kesempatan kali ini, Talenta akan membahas soal Performance Improvement Plan melalui artikel berikut.

Performance Improvement Plan (PIP) adalah metode atau suatu cara perusahaan dalam memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan kinerjanya. Nantinya, dengan menggunakan PIP, segala permasalahan seputar produktivitas kerja dapat terselesaikan dengan lebih efisien.

Dalam perusahaan, tidak semua karyawan mampu memenuhi target kerja. Atas hal tersebut perlu adanya tindakan evaluasi kinerja. Dengan demikian, diharapkan pekerja dengan performa di bawah rata-rata dapat memperbaiki diri dan makin produktif di kemudian hari.

tips performance improvement plan

Bagaimana Cara Implementasi Performance Improvement Plan? 

Supaya implementasi PIP dapat berjalan dengan efektif, ada beberapa cara yang dapat perusahaan Anda lakukan. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Ketahui Apakah PIP Merupakan Langkah Tepat

Perusahaan menggunakan PIP untuk membantu karyawan bekerja menjadi lebih baik di kemudian hari. Jadi, manajemen tak dianjurkan melaksanakan PIP sebagai bentuk frustasi atas buruknya produktivitas pekerja.

Sebelum melakukan metode ini, pun HRD perlu melakukan tinjauan analisis mengenai kelebihan dan kekurangan yang mungkin akan terjadi selanjutnya. Apabila karyawan memang benar-benar sudah berada di titik tersulit dalam upaya peningkatan kinerja, maka barulah PIP bisa digunakan.

  1. Buat Draf Rencana Pelaksanaan

Setelah HRD meninjau bahwa PIP perlu dilakukan, langkah selanjutnya ialah membuat sebuah draft perencanaan atau menyusun rencana strategic performance management. Dalam draf ini akan memuat apa-apa saja orientasi yang perlu dipenuhi.

Namun, jangan lupa untuk menyisipkan dokumen mengenai hasil evaluasi kinerja karyawan yang dinilai kurang maksimal. Dengan adanya sisipan tersebut, akan memudahkan pelaksanaan PIP.  Lalu, Tuliskan tanggal, data pendukung, dan detail lainnya dalam drat tersebut.

  1. Lakukan Review Perencanaan Kembali

Bila draf perencanaan telah selesai dibuat, HRD perlu meninjau kembali. Hal ini perlu dilakukan guna mengantisipasi adanya strategi yang salah diambil. Dengan demikian, segala perencanaan dapat terlaksana secara efektif demi menunjang kinerja karyawan bersangkutan.

  1. Implementasi Rencana

Ketika draf PIP telah difinalisasi oleh HRD, saatnya masuk pada sesi pelaksanaan. Namun demikian, sebaiknya implementasi ini terus diawasi oleh manajemen perusahaan. Pasalnya, jika luput dari pengawasan dikhawatirkan terjadi suatu aktivitas yang menyimpang dari perencanaan awal. Sehingga, orientasi PIP pun tak bisa tercapai secara optimal.

  1. Pastikan Proses Berjalan Baik

Dalam pelaksanaan PIP, manajemen pun harus bisa memastikan bahwa seluruh proses telah berjalan dengan sebagaimana mestinya. Ada baiknya, HRD juga memberikan kesempatan karyawan untuk memberikan umpan balik dalam pelaksanaan Performance Improvement Plan.

Jadi, perusahaan bisa mengetahui apakah ada rangkaian proses PIP yang tidak efektif kepada karyawan. Dengan begitu, upaya perbaikan performa kerja pegawai dapat terlaksana secara optimal. 

  1. Menyimpulkan Hasil 

Setelah PIP selesai dilaksanakan, maka manajemen dapat mengadakan pertemuan dengan karyawan terkait. Hal ini dilakukan untuk mengevaluasi dan menyimpulkan hasil dari aktivitas tersebut.

Bila dinilai memberikan dampak positif untuk menunjang kinerja pekerja, maka program PIP dapat dilaksanakan lagi di waktu mendatang. Namun, bila sebaliknya, manajemen dapat mengulas kembali mengenai materi-materi yang tertera dalam PIP.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Melaksanakan Performance Improvement Plan? 

Performance Improvement Plan merupakan hal yang lumrah. Jika dalam perusahaan Anda ditemukan seorang karyawan yang kerap melakukan kesalahan kerja secara berulang, maka disitulah waktu yang tepat untuk melaksanakan PIP. 

Namun, sebelum memutuskan untuk memberikan PIP pada karyawan terkait, umumnya perusahaan  melalui supervisor atau manajemen akan membuka pembicaraan terdahulu. Dalam pembicaraan tersebut, karyawan dan manajemen perusahaan akan mendiskusikan apa saja yang menjadi penyebab terjadinya penurunan kinerja.

Setelah melakukan pembicaraan, manajemen perlu memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melakukan koreksi. Jika karyawan tidak mampu memperbaiki performa dalam jangka waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan dapat mengambil langkah PIP.

Bila karyawan membutuhkan suatu pelatihan tertentu demi meningkatkan produktivitas, perusahaan dapat menyediakannya. Jadi, perusahaan tidak hanya menjadi pihak pemberi kerja, akan tetapi  membantu karyawan dalam meningkatkan kemampuannya.

Manfaat Melaksanakan Performance Improvement Plan

Adapun penggunaan PIP dapat mendatangkan beberapa manfaat sebagai berikut. 

  1. Membangun Budaya Perusahaan yang Sehat

Adanya PIP, akan menumbuhkan rasa tanggung jawab kerja dalam karyawan. Dengan begitu, karyawan akan sadar bahwa dirinya perlu bekerja secara optimal guna memenuhi target perusahaan.

Bila tidak mampu memenuhi harapan kinerja perusahaan, karyawan harus mau menerima adanya tindakan disipliner yang dilayangkan oleh manajemen. Jadi, apabila ada karyawan di suatu divisi kerja dengan kinerja di bawah rata-rata, dapat tersadarkan bahwa dirinya dapat menghambat produktivitas.

Melalui PIP, karyawan pun akan mengetahui bahwa kinerjanya diperhatikan oleh pihak manajemen perusahaan. Alhasil, motivasi kerja pun akan meningkat dari waktu ke waktu.

  1. Efisiensi Waktu dan Finansial Perusahaan

Salah satu cara cepat dalam meningkatkan produktivitas perusahaan adalah dengan merekrut karyawan baru. Namun, cara tersebut memerlukan waktu yang tidak sebentar. Selain itu, perusahaan pun perlu mengeluarkan anggaran tambahan.

Dengan menggunakan Performance Improvement Plan, perusahaan hanya perlu melakukan evaluasi kemampuan karyawan dan membantu mencarikan solusi terbaik. Perusahaan tidak perlu merekrut karyawan baru. Alhasil, penggunaan finansial perusahaan pun menjadi lebih efisien.

“Optimalisasi pengelolaan karyawan di perusahaan Anda dengan menggunakan software HRD Talenta. Dengan didukung melalui berbagai modul dan fitur, segala urusan pengelolaan karyawan Anda dapat dilakukan secara optimal dan maksimal.” 

  1. PIP Lebih Efektif Dibanding Review dan Feedback

Umumnya, perusahaan menggunakan metode review dan feedback kinerja untuk mengevaluasi kerja karyawannya. Sayangnya, cara ini dinilai kurang efektif. Terlebih jika ada sejumlah karyawan yang mudah tersinggung ketika menerima kritik dan masukan.

Sedangkan melalui PIP, perusahaan lebih jelas dalam memaparkan segala gagasan evaluasi. Dengan begitu, karyawan dapat lebih mudah dalam memahami apa saja hal yang perlu dibenahi.

Hal-Hal yang Dievaluasi Dalam PIP

Dalam dokumen ini, kami manajemen perusahaan telah mengevaluasi beberapa masalah yang menghambat kinerja Anda.

  • Masalah 1: Anda memiliki target penjualan sebanyak 10 kendaraan mobil dalam setahun

Sayangnya, pada tahun 2020 Anda hanya mampu menjual 5 kendaraan.

  • Masalah 2: Anda diharapkan mampu memperluas target pasat untuk kalangan muda

Berdasarkan laporan penjualan tahun kemarin, Anda hanya mampu menjual 1 unit mobil pada kalangan muda.

Saran dan masukan dari manajemen untuk mengatasi masalah tersebut:

Dalam rangka upaya membantu Anda untuk mengatasi sejumlah masalah yang ditemui, kami menyarankan untuk melakukan beberapa langkah berikut:

  1. Menggencarkan promosi dan bonus-bonus terkait
  2. Mengadakan kampanye dan iklan dengan menunjuk influencer milenial untuk menggunakan produk 

Dengan mengikuti saran di atas, kami yakin akan membantu Anda dalam menyelesaikan masalah dan mampu memperbaiki produktivitas kerja.

Jika Anda enggan melaksanakan arahan di atas dan tak kunjung memenuhi target kerja dalam jangka waktu 4 bulan, maka akan ada tindakan pendisiplinan lanjutan.

Kelola Kinerja Karyawan dengan Modul Performance Management dari Talenta!

Dalam melakukan pengelolaan kinerja karyawan, perusahaan perlu melalui berbagai proses yang rumit. Selain itu, saat menilai produktivitas dan kinerja karyawan pun membutuhkan waktu yang cukup lama. Talenta by Mekari hadir untuk membantu hal tersebut.

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software Talenta bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Talenta juga sebagai software penilaian kinerja karyawan yang akan mempermudah pekerjaan HR dalam memantau kinerja karyawan dan memberi feedback secara menyeluruh terhadap semua karyawan hanya dalam satu aplikasi Talenta saja. Kunjungi link berikut untuk lebih lengkapnya: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/.

Business model managed subscription juga diterapkan di Talenta, sehingga Anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. 

Berikut ini beberapa kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan. 

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Tertarik menggunakan performance management software by Talenta? Kunjungi https://www.talenta.co/en/features/performance-management-tools/ sekarang juga.

 


PUBLISHED28 Mar 2022
Made
Made