Cara Implementasi Performance Improvement Plan (PIP)

Guna meningkatkan produktivitas dan kinerja, perusahaan akan melakukan hal apapun. Salah satunya melalui Performance Improvement Plan (PIP).

Pada kesempatan kali ini, Mekari Talenta akan membahas soal Performance Improvement Plan melalui artikel berikut.

Performance Improvement Plan (PIP) adalah metode atau suatu cara perusahaan dalam memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.

Nantinya, dengan menggunakan PIP, segala permasalahan seputar produktivitas kerja dapat terselesaikan dengan lebih efisien.

Dalam perusahaan, tidak semua karyawan mampu memenuhi target kerja. Atas hal tersebut perlu adanya tindakan evaluasi kinerja.

Dengan demikian, diharapkan pekerja dengan performa di bawah rata-rata dapat memperbaiki diri dan makin produktif di kemudian hari.

Apa Itu Performance Improvement Plan (PIP)?

Performance Improvement Plan (PIP) atau Rencana Peningkatan Kinerja adalah suatu proses atau program yang dirancang untuk membantu karyawan yang mengalami kinerja yang kurang memuaskan.

Tujuan utama dari PIP adalah untuk mengidentifikasi masalah kinerja, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan membantu karyawan dalam mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai standar kinerja yang diharapkan.

PIP biasanya melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi masalah kinerja: Manajer atau atasan langsung mengidentifikasi masalah spesifik dalam kinerja karyawan yang perlu diperbaiki. Masalah ini dapat berkaitan dengan produktivitas, kualitas pekerjaan, keterampilan interpersonal, atau bidang lain yang relevan dengan pekerjaan karyawan.
2. Penetapan tujuan dan harapan: Pada tahap ini, tujuan dan harapan yang spesifik dan terukur ditetapkan untuk karyawan. Tujuan ini harus realistis dan dapat dicapai dalam jangka waktu tertentu. Tujuan ini harus jelas dan dapat diukur agar kemajuan karyawan dapat dievaluasi secara objektif.
3. Pengembangan rencana aksi: Rencana aksi dibuat untuk membantu karyawan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Rencana ini dapat mencakup pelatihan tambahan, mentoring, pengawasan lebih dekat, atau tindakan lain yang relevan untuk memperbaiki kinerja.
4. Pemantauan dan evaluasi: Selama periode PIP, kinerja karyawan akan dipantau secara teratur. Evaluasi dilakukan untuk melihat kemajuan yang dicapai dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Umpan balik terus diberikan kepada karyawan untuk membantu mereka dalam memperbaiki kinerja mereka.
5. Tindakan lanjutan: Jika karyawan berhasil meningkatkan kinerjanya sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan dalam PIP, tindakan lanjutan mungkin tidak diperlukan. Namun, jika karyawan tidak mencapai kemajuan yang diharapkan, langkah-langkah lebih lanjut, termasuk sanksi atau konsekuensi yang lebih serius, mungkin perlu dilakukan.

PIP seharusnya menjadi proses kolaboratif antara karyawan dan manajer atau atasan, di mana dukungan dan sumber daya yang tepat disediakan untuk membantu karyawan dalam mencapai peningkatan kinerja yang diharapkan.

Bagaimana Cara Implementasi Performance Improvement Plan? 

Supaya implementasi PIP dapat berjalan dengan efektif, ada beberapa cara yang dapat perusahaan Anda lakukan.

Berikut langkah-langkahnya.

Ketahui Apakah PIP Merupakan Langkah Tepat

Perusahaan menggunakan PIP untuk membantu karyawan bekerja menjadi lebih baik di kemudian hari.

Jadi, manajemen tak dianjurkan melaksanakan PIP sebagai bentuk frustasi atas buruknya produktivitas pekerja.

Sebelum melakukan metode ini, pun tugas HRD perlu melakukan tinjauan analisis mengenai kelebihan dan kekurangan yang mungkin akan terjadi selanjutnya.

Apabila karyawan memang benar-benar sudah berada di titik tersulit dalam upaya peningkatan kinerja, maka barulah PIP bisa digunakan.

Buat Draf Rencana Pelaksanaan

Setelah HRD meninjau bahwa PIP perlu dilakukan, langkah selanjutnya ialah membuat sebuah draft perencanaan atau menyusun rencana strategic performance management.

Dalam draf ini akan memuat apa-apa saja orientasi yang perlu dipenuhi.

Namun, jangan lupa untuk menyisipkan dokumen mengenai hasil evaluasi kinerja karyawan yang dinilai kurang maksimal.

Dengan adanya sisipan tersebut, akan memudahkan pelaksanaan PIP.

Lalu, Tuliskan tanggal, data pendukung, dan detail lainnya dalam drat tersebut.

Lakukan Review Perencanaan Kembali

Bila draf perencanaan telah selesai dibuat, HRD perlu meninjau kembali.

Hal ini perlu dilakukan guna mengantisipasi adanya strategi yang salah diambil.

Dengan demikian, segala perencanaan dapat terlaksana secara efektif demi menunjang kinerja karyawan bersangkutan.

Implementasi Rencana

Ketika draf PIP telah difinalisasi oleh HRD, saatnya masuk pada sesi pelaksanaan.

Namun demikian, sebaiknya implementasi ini terus diawasi oleh manajemen perusahaan.

Pasalnya, jika luput dari pengawasan dikhawatirkan terjadi suatu aktivitas yang menyimpang dari perencanaan awal.

Sehingga, orientasi PIP pun tak bisa tercapai secara optimal.

Pastikan Proses Berjalan Baik

Dalam pelaksanaan PIP, manajemen pun harus bisa memastikan bahwa seluruh proses telah berjalan dengan sebagaimana mestinya.

Ada baiknya, HRD juga memberikan kesempatan karyawan untuk memberikan umpan balik dalam pelaksanaan Performance Improvement Plan.

Jadi, perusahaan bisa mengetahui apakah ada rangkaian proses PIP yang tidak efektif kepada karyawan.

Dengan begitu, upaya perbaikan performa kerja pegawai dapat terlaksana secara optimal.

Menyimpulkan Hasil

Setelah PIP selesai dilaksanakan, maka manajemen dapat mengadakan pertemuan dengan karyawan terkait.

Hal ini dilakukan untuk mengevaluasi dan menyimpulkan hasil dari aktivitas tersebut.

Bila dinilai memberikan dampak positif untuk menunjang kinerja pekerja, maka program PIP dapat dilaksanakan lagi di waktu mendatang.

Namun, bila sebaliknya, manajemen dapat mengulas kembali mengenai materi-materi yang tertera dalam PIP.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Melaksanakan Performance Improvement Plan? 

Performance Improvement Plan merupakan hal yang lumrah.

Jika dalam perusahaan Anda ditemukan seorang karyawan yang kerap melakukan kesalahan kerja secara berulang, maka disitulah waktu yang tepat untuk melaksanakan PIP.

Namun, sebelum memutuskan untuk memberikan PIP pada karyawan terkait, umumnya perusahaan melalui supervisor atau manajemen akan membuka pembicaraan terdahulu.

Dalam pembicaraan tersebut, karyawan dan manajemen perusahaan akan mendiskusikan apa saja yang menjadi penyebab terjadinya penurunan kinerja.

Setelah melakukan pembicaraan, manajemen perlu memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melakukan koreksi.

Jika karyawan tidak mampu memperbaiki performa dalam jangka waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan dapat mengambil langkah PIP.

Bila karyawan membutuhkan suatu pelatihan tertentu demi meningkatkan produktivitas, perusahaan dapat menyediakannya.

Jadi, perusahaan tidak hanya menjadi pihak pemberi kerja, akan tetapi  membantu karyawan dalam meningkatkan kemampuannya.

Manfaat Melaksanakan Performance Improvement Plan

Adapun penggunaan PIP dapat mendatangkan beberapa manfaat sebagai berikut.

Membangun Budaya Perusahaan yang Sehat

Adanya PIP, akan menumbuhkan rasa tanggung jawab kerja dalam karyawan.

Dengan begitu, karyawan akan sadar bahwa dirinya perlu bekerja secara optimal guna memenuhi target perusahaan.

Bila tidak mampu memenuhi harapan kinerja perusahaan, karyawan harus mau menerima adanya tindakan disipliner yang dilayangkan oleh manajemen.

Jadi, apabila ada karyawan di suatu divisi kerja dengan kinerja di bawah rata-rata, dapat tersadarkan bahwa dirinya dapat menghambat produktivitas.

Melalui PIP, karyawan pun akan mengetahui bahwa kinerjanya diperhatikan oleh pihak manajemen perusahaan.

Alhasil, motivasi kerja pun akan meningkat dari waktu ke waktu.

Efisiensi Waktu dan Finansial Perusahaan

Salah satu cara cepat dalam meningkatkan produktivitas perusahaan adalah dengan merekrut karyawan baru.

Namun, cara tersebut memerlukan waktu yang tidak sebentar. Selain itu, perusahaan pun perlu mengeluarkan anggaran tambahan.

Dengan menggunakan Performance Improvement Plan, perusahaan hanya perlu melakukan evaluasi kemampuan karyawan dan membantu mencarikan solusi terbaik.

Perusahaan tidak perlu merekrut karyawan baru. Alhasil, penggunaan finansial perusahaan pun menjadi lebih efisien.

“Optimalisasi pengelolaan karyawan di perusahaan Anda dengan menggunakan software HRD Mekari Talenta. Dengan didukung melalui berbagai modul dan fitur, segala urusan pengelolaan karyawan Anda dapat dilakukan secara optimal dan maksimal.”

PIP Lebih Efektif Dibanding Review dan Feedback

Umumnya, perusahaan menggunakan metode review dan feedback kinerja untuk mengevaluasi kerja karyawannya.

Sayangnya, cara ini dinilai kurang efektif. Terlebih jika ada sejumlah karyawan yang mudah tersinggung ketika menerima kritik dan masukan.

Sedangkan melalui PIP, perusahaan lebih jelas dalam memaparkan segala gagasan evaluasi.

Dengan begitu, karyawan dapat lebih mudah dalam memahami apa saja hal yang perlu dibenahi.

Contoh Hal-Hal yang Dievaluasi Dalam PIP

Berikut adalah beberapa contoh permasalahan yang dapat dievaluasi dalam Performance Improvement Plan (PIP):

1. Kinerja di bawah standar: Karyawan menghasilkan kualitas pekerjaan yang rendah, tidak mencapai target yang ditetapkan, atau sering membuat kesalahan yang dapat memengaruhi produktivitas dan efisiensi.
2. Kurangnya keterampilan atau pengetahuan: Karyawan mungkin tidak memiliki keterampilan atau pengetahuan yang cukup untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan efektif. Mereka mungkin membutuhkan pelatihan tambahan atau pengembangan kompetensi tertentu.
3. Kurangnya motivasi atau dedikasi: Karyawan mungkin menunjukkan kurangnya motivasi, kurangnya minat dalam pekerjaan, atau tidak menunjukkan komitmen yang cukup terhadap tugas dan tanggung jawab mereka.
4. Masalah interpersonal atau konflik: Karyawan mungkin menghadapi masalah dalam berkomunikasi atau berinteraksi dengan rekan kerja atau atasan. Konflik tim, konfrontasi, atau ketidakharmonisan dapat mempengaruhi kinerja mereka.
5. Kurangnya pemahaman terhadap peraturan atau kebijakan: Karyawan mungkin tidak memahami atau tidak mematuhi peraturan, kebijakan, atau prosedur yang berlaku di tempat kerja, yang dapat menyebabkan pelanggaran atau masalah hukum.
6. Kurangnya manajemen waktu atau organisasi: Karyawan mungkin mengalami kesulitan dalam mengelola waktu mereka dengan efektif, tidak dapat menyelesaikan tugas-tugas dalam batas waktu yang ditentukan, atau memiliki masalah dalam mengatur prioritas.
7. Kurangnya komunikasi: Karyawan mungkin memiliki kesulitan dalam menyampaikan informasi dengan jelas, tidak efektif dalam berkomunikasi dengan rekan kerja atau pelanggan, atau kurang mendengarkan dengan baik.

Permasalahan yang spesifik dalam PIP akan bervariasi tergantung pada situasi dan kebutuhan organisasi.

Penting untuk mengidentifikasi permasalahan dengan jelas dan secara objektif serta menetapkan langkah-langkah perbaikan yang spesifik dan terukur untuk membantu karyawan dalam meningkatkan kinerjanya.

Contoh Kasus Performance Improvement Plan ( PIP )

Dalam dokumen ini, kami manajemen perusahaan telah mengevaluasi beberapa masalah yang menghambat kinerja Anda.

Masalah 1: Anda memiliki target penjualan sebanyak 10 kendaraan mobil dalam setahun

Sayangnya, pada tahun 2020 Anda hanya mampu menjual 5 kendaraan.

Masalah 2: Anda diharapkan mampu memperluas target pasat untuk kalangan muda

Berdasarkan laporan penjualan tahun kemarin, Anda hanya mampu menjual 1 unit mobil pada kalangan muda.

Saran dan masukan dari manajemen untuk mengatasi masalah tersebut:

Dalam rangka upaya membantu Anda untuk mengatasi sejumlah masalah yang ditemui, kami menyarankan untuk melakukan beberapa langkah berikut:

1. Menggencarkan promosi dan bonus-bonus terkait
2. Mengadakan kampanye dan iklan dengan menunjuk influencer milenial untuk menggunakan produk

Dengan mengikuti saran di atas, kami yakin akan membantu Anda dalam menyelesaikan masalah dan mampu memperbaiki produktivitas kerja.

Jika Anda enggan melaksanakan arahan di atas dan tak kunjung memenuhi target kerja dalam jangka waktu 4 bulan, maka akan ada tindakan pendisiplinan lanjutan.

Kelola Kinerja Karyawan dengan Modul Performance Management dari Mekari Talenta

Dalam melakukan pengelolaan kinerja karyawan dan juga performance improvement plan (PIP), perusahaan perlu melalui berbagai proses yang rumit.

Selain itu, saat menilai produktivitas dan kinerja karyawan pun membutuhkan waktu yang cukup lama.

Mekari Talenta hadir untuk membantu hal tersebut.

Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia.

Software Mekari Talenta bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Mekari Talenta juga sebagai software penilaian kinerja karyawan yang akan mempermudah pekerjaan staff HR dalam memantau kinerja karyawan dan memberi feedback secara menyeluruh terhadap semua karyawan hanya dalam satu aplikasi Mekari Talenta saja.

Business model managed subscription juga diterapkan di Mekari Talenta, sehingga Anda berlangganan secara tahunan ke Mekari Talenta untuk menggunakan software ini.

Berikut ini beberapa kelebihan Mekari Talenta:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah.

Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya.
• Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses pengajuan cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur aplikasi absensi mobile online, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Mekari Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan boy ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Mekari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Mekari Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal.

Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Mekari Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering WFH, menggunakan Mekari Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Tertarik menggunakan performance management software Mekari Talenta? Coba gratis demonya dengan berkonsultasi bersama tim sales kami sekarang.