Supervisor Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Tanggung Jawab

Apa sih peran penting dan tanggung jawab supervisor (SPV) di perusahaan? Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi sebagai dasar suatu perusahaan untuk beroperasi dengan normal setiap hari.

Karena itu dibuatnya struktur organisasi yakni, agar semua orang dapat bekerja dengan efisien dan optimal, yang mana alur dalam struktur mencakup kebijakan atau gagasan yang disusun, dirumuskan, dieksekusi, dan dapat menghasilkan suatu output tertentu sehingga tujuan perusahaan tercapai.

Perencanaan dan perumusan adalah langkah yang dilakukan oleh manajer dan dieksekusi oleh karyawannya. Dalam pelaksanaan eksekusi, tentu akan dilakukan pengawasan, saat itulah tanggung jawab supervisor berada dalam alur tersebut.

Jika tidak ada supervisor pada struktur organisasi perusahaan Anda, maka perusahaan akan kesulitan untuk mengontrol karyawannya secara langsung, karena supervisor adalah salah satu jabatan vital pada perusahaan, dan memiliki peran penting dalam keberlangsungan perusahaan.

Pengertian Supervisor ( SPV )

Supervisor adalah seseorang yang bertanggung jawab atas pengawasan dan koordinasi tugas-tugas yang dilakukan oleh karyawan atau tim kerjanya.

Supervisor biasanya berada di antara manajemen dan karyawan, dan memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang diberikan kepada karyawan atau tim kerjanya terlaksana dengan baik, sesuai dengan standar yang ditetapkan, dan dalam batas waktu yang ditentukan.

Tugas-tugas seorang supervisor dapat meliputi pengawasan terhadap kinerja karyawan, memberikan pelatihan atau arahan untuk meningkatkan kinerja karyawan, mengembangkan dan mengevaluasi program kerja, serta membuat laporan kinerja kepada manajemen.

Selain itu, supervisor juga dapat bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan mematuhi aturan dan prosedur perusahaan, serta memperbaiki ketidaksesuaian atau masalah yang terjadi di dalam tim kerjanya.

Seorang supervisor perlu memiliki keterampilan kepemimpinan yang baik, seperti kemampuan untuk mengambil keputusan, memotivasi karyawan, berkomunikasi dengan baik, dan memiliki keahlian dalam mengelola konflik dan memecahkan masalah.

Seorang supervisor yang baik dapat menjadi penghubung yang efektif antara karyawan dan manajemen, dan membantu meningkatkan kinerja tim kerjanya.

Seperti yang disebutkan diatas, Supervisor adalah jabatan dalam struktur perusahaan yang memiliki kuasa dan otoritas untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya di bawah arahan jabatan atasannya.

Jika dilihat dalam struktur organisasi, biasanya jabatan supervisor berada di antara manajer dan staff pelaksana.

Seorang supervisor dituntut mampu bertindak sebagai jembatan antara manajer dan staf pelaksana atau staf bawah.

Tugas seorang supervisor diharuskan untuk berhubungan secara langsung dengan stafnya, hal ini untuk menentukan kelancaran selesai tidaknya sebuah proyek.

Jika manajer bertanya perkembangan lapangan, maka supervisor yang memahami secara menyeluruh mengenai hal tersebut.

Selain itu, supervisor yang baik biasanya memiliki rasa empati tinggi, senantiasa mendampingi bawahannya, menyampaikan informasi dari manajer dengan baik, dan dapat merangkul setiap karyawan di bawahnya.

Dengan begitu, setiap karyawan merasa menjadi bagian dari sistem dan bisa bekerja dengan optimal.

Maka dapat disimpulkan, bahwa seorang supervisor selain bertanggung jawab kepada manajer, juga bertanggung jawab memastikan staf yang bekerja di bawahnya bekerja dengan baik.

Biasanya supervisor dibagi dalam beberapa tugas sesuai dengan kompetensi dan pengalamannya, seperti supervisor produksi, marketing, management, dan lainnya.

Tugas, Job Desk dan Tanggung Jawab Supervisor ( SPV)

Banyak perusahaan yang memiliki syarat atau kualifikasi tertentu untuk merekrut seseorang menjadi supervisor, karena memanglah tugas seorang supervisor tidak mudah dan banyak tanggung jawabnya.

Berikut adalah beberapa tugas supervisor dalam perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor Adalah Mengatur Karyawan

Menjadi supervisor maka Anda dituntut untuk bisa mengatur pekerjaan yang akan diselesaikan oleh staf pelaksana.

Setiap saat diperlukan pengaturan harian yang jelas oleh supervisor kepada staf bawahannya agar karyawan tetap bekerja maksimal, dan tercipta suasana kerja yang disiplin dan tertib.

Selain itu juga, supervisor harus  memberikan perintah untuk menjaga setiap rencana berada dalam satu garis dan tujuan yang jelas.

Memberikan Motivasi Karyawan

Memberikan motivasi kepada karyawan yang ada di bawahnya juga salah satu tugas penting menjadi seorang supervisor, guna menjaga fokus dan kualitas kerja karyawan agar tidak merasa bosan dengan pekerjaan yang diberikan sehingga dapat menghasilkan hasil kerja yang maksimal.

Seringkali pekerjaan yang diberikan oleh atasan memerlukan pemikiran yang berat, namun tugas supervisor setidaknya harus bisa memberikan mood yang baik pada karyawan, sehingga membuat pekerjaan tersebut menjadi mudah dan menyenangkan untuk dituntaskan.

Baca juga: Performance Management & Performance Appraisal, Apa Bedanya?

Mampu Menjelaskan Deskripsi Pekerjaan Dengan Baik

Selain itu, menjadi supervisor dituntut untuk mampu menjelaskan dan mengkomunikasikan rencana kerja pada staf bawahannya.

Hal ini tidaklah mudah untuk dilakukan, karena pekerjaan yang diinstruksikan oleh manajer tidak dapat langsung dimengerti oleh karyawan, maka penjelasan yang disampaikan oleh supervisor harus mampu menyampaikan setiap detail yang ada dalam perencanaan manajer.

Dengan arahan pekerjaan yang baik, maka karyawan akan paham dan mengeksekusi perencanaan manajer dengan baik dan tepat.

Tanggung Jawab Supervisor Mampu Memberikan Arahan pada Karyawan

Adanya arahan yang diberikan secara terperinci dan rutin akan membuat pekerjaan karyawan terlaksana dengan baik.

Sebagai supervisor, selain menjadi ruang koordinasi pekerjaan, arahan yang dilakukan secara terjadwal dan rutin dapat menjaga komunikasi yang baik antara supervisor dan bawahannya, sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman.

Tanggung Jawab Supervisor Melakukan Kontrol dan Evaluasi Kinerja Karyawan

Supervisor juga bertugas untuk mengontrol dan memberikan evaluasi dari setiap pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan.

Dengan adanya kontrol yang kuat, maka eksekusi pekerjaan yang sesuai rencana bisa terjaga, juga dengan adanya evaluasi yang benar dapat dilakukan koreksi terhadap hasil kerja yang tidak mencapai target.

Namun, evaluasi yang dilakukan sebaiknya bersifat membangun agar karyawan tetap memiliki semangat kerja yang tinggi.

Biasanya perusahaan memiliki alat evaluasi berupa Key Performance Indicator di setiap posisi, sehingga supervisor juga lebih mudah dalam evaluasi pekerjaan yang tidak mencapai KPI yang telah ditetapkan.

Baca juga: Kenali Ciri-Ciri Micromanaging dan Dampak Buruk-nya

Fungsi Supervisor

Setelah mengetahui arti dari supervisor, berikut fungsi dari adanya supervisor dalam sebuah perusahaan yang harus Anda ketahui:

• Sebagai penghubung antara staf dan manajer
• Menyelesaikan masalah semaksimal mungkin tanpa harus ditangani oleh atasan
• Membantu tugas staf bawahan
• Menampung segala keluhan dari customer dan menyampaikan ke manajer.

Tanggung Jawab Supervisor (SPV)

Setelah mengetahui tugas seorang supervisor, maka dapat disimpulkan tanggung jawab seorang supervisor meliputi;

Planning (Merencanakan)

Seorang supervisor bertanggung jawab dalam membuat perencanaan kegiatan yang menjadi tugasnya dan juga bawahannya sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Staffing (Menempatkan)

Menjadi supervisor artinya Anda harus bisa memastikan setiap orang yang terlibat pada pekerjaan tersebut sesuai dengan deskripsi pekerjaan masing-masing yang telah diberikan.

Organizing (Mengatur)

Melakukan koordinasi kegiatan dan tugas-tugas dalam lingkupnya agar bisa berjalan lancar, adalah salah satu peran dan tanggung jawab yang harus diambil oleh seorang supervisor.

Directing (Mengarahkan)

yakni supervisor harus mampu mengarahkan bagaimana supaya tugas dan pekerjaan tersebut bisa berjalan lancar sesuai tujuan perusahaan.

Controlling (Mengawasi)

Supervisor dituntut untuk dapat melakukan kontrol atau pengawasan terhadap tugas atau pekerjaan dan kegiatan dalam lingkup kerjanya.

Perbedaan Supervisor (SPV) dengan Manajer

Supervisor adalah seorang manajer yang berhubungan langsung dengan manajer lainnya, tugas utamanya memimpin pekerja pada taraf operasional, dan berhadapan langsung dengan para pekerja.

Supervisor termasuk dalam jajaran manajemen, namun memiliki fungsi yang berbeda dari manajer lainnya.

Manajer bertanggung jawab dan membawahi sesama manajer, dan membawahi orang-orang yang termasuk satu kelompok.

Namun, lain hal dengan supervisor yang memiliki hubungan kerja dengan dua kelompok yang berbeda.

Supervisor bertanggung jawab kepada kelompok manajer, dan bertanggung jawab memimpin kelompok staf pelaksana.

Sebaiknya, supervisor harus diterima dan dihormati oleh kedua kelompok tersebut, yakni kelompok manajer maupun kelompok staf bawahannya.

Selain karena supervisor harus menjadi anggota yang dapat merangkap dari dua kelompok, juga supervisor diharuskan dapat berdiri dengan satu kaki dalam kelompok manajer dan kaki lain dalam kelompok pekerja.

Peranan Seorang Supervisor (SPV)

Seorang supervisor diberi tanggung jawab untuk mengawasi, serta mengelola sebuah produksi dan pelayanan kepada konsumen, juga membimbing dan mengatur rekan kerja bawahannya guna mencapai tujuan perusahaan.

Selain itu, seorang supervisor harus membantu bawahannya bila ada permaslahan, misal dengan staf HR mengenai absensi.

Untuk sejumlah perusahaan, absensi merupakan faktor yang menentukan besaran gaji yang akan diterima karyawan.

Tentu apabila ada kesalahan mengenai data absensi, maka karyawan akan dirugikan.

Perlu suatu aplikasi absensi pegawai online agar meminimalkan kemungkinan kesalahan tersebut.

Untuk memudahkan dan meringankan tugas seorang supervisor, sistem absensi karyawan online milik aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobiledari Mekari Talenta hadir dengan menyediakan fitur lengkap untuk memonitoring kehadiran karyawan kapan pun dan di mana pun.

Dengan aplikasi HRIS Mekari Talenta, Anda dapat mengatur kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.

Coba gratis aplikasi absensi karyawan dari Mekari Talenta lewat form ini.