Pengertian Performance Management serta Tahapannya

Banyak orang pernah mendengar istilah performance management, dimana ini adalah salah satu cara untuk mengukur dan meningkatkan kinerja karyawan, namun belum paham seperti apa tahapannya dan bagaimana melakukannya.

Karyawan merupakan aset yang sangat penting bagi kemajuan perusahaan dan selalu berpengaruh pada kinerja perusahaan.

Tidak heran jika semua perusahaan pasti menginginkan karyawan memiliki kinerja atau performa maksimal.

Namun, masalah yang sering terjadi adalah performa karyawan belum maksimal atau tidak sesuai ekspektasi dalam mendukung performa perusahaan..

Salah satu cara efektif untuk meningkatkan dan menjaga performa kerja karyawan adalah dengan menerapkan performance management atau manajemen kinerja.

Apa itu performance management? Bagaimana penerapannya di perusahaan? Simak penjelasannya berikut ini.

Pengertian Performance Management

Definisi performance management menurut UC Berkeley adalah proses komunikasi yang berkelanjutan antara karyawan dan atasannya yang dilakukan sepanjang tahun, untuk mendukung mencapai tujuan strategis organisasi.

Tujuan utama dari manajemen kinerja adalah untuk membantu karyawan menggunakan seluruh potensi diri mereka agar selaras dengan tujuan keseluruhan organisasi.

Proses ini melibatkan umpan balik yang berkelanjutan, bukan hanya penilaian akhir bulan atau akhir tahun saja, diharapkan dalam setiap interaksi antara karyawan dan atasannya dalam proses manajemen kinerja membuka peluang untuk memberikan memperluas wawasan, menyesuaikan strategi, dan meningkatkan hasil kerja.

Penelitian membuktikan bahwa manajemen kinerja yang terstruktur sangat erat hubungannya dengan keberhasilan suatu perusahaan.

Sistem manajemen kinerja yang terstruktur tidak hanya meningkatkan produktivitas karyawan tetapi juga berkontribusi terhadap retensi karyawan dan budaya peningkatan berkelanjutan secara keseluruhan.

Tujuan Performance Management

Pada dasarnya tujuan manajemen kinerja adalah untuk memastikan kinerja karyawan agar maksimal dapat membantu kinerja perusahaan.

Secara spesifik, tujuan dari performance management adalah:

1. Mengidentifikasi kemampuan dan keterampilan karyawan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan oleh karyawan yang tepat;
2. Mengidentifikasi hambatan-hambatan yang terjadi dan menyelesaikan hambatan tersebut melalui proses monitoring, coaching, dan development.
3. Meningkatkan sistem komunikasi dua arah antara manajer dan staff yang sesuai harapan serta memberikan umpan balik yang teratur dan transparan sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan;
4. Menciptakan dasar penentuan keputusan administratif seperti kompensasi dan tunjangan karyawan, kenaikan gaji, struktur upah yang berdasarkan kinerja;
5. Meningkatkan pengembangan diri karyawan dan kemajuan dalam karir dengan membantu mereka memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diminati dan dibutuhkan.

Tahapan Penting Performance Management

Dalam praktiknya, pendekatan performance management dalam dunia industri dan usaha sangat beragam.

Secara garis besar dapat ditarik kesimpulan terdapat 4 tahapan dalam penerapan manajemen kinerja:

1. Fase Plan: Performance Planning

Pada tahap ini, perusahaan diminta untuk membuat rencana kerja yang disesuaikan dengan Key Performance Indicator (KPI), sasaran strategis, standar atau target dengan membuat tujuan spesifik untuk dicapai oleh masing-masing karyawan.

Tujuan ini dijabarkan dengan cara yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-oriented).

Sifatnya adalah top-down, artinya CEO atau direktur yang seharusnya membuat target perencanaan terlebih dahulu, kemudian diturunkan sampai level terendah.

2. Fase Do: Ongoing Feedback & Informal Coaching

Setelah rencana kerja disusun, selanjutnya adalah melaksanakan rencana tersebut.

Dibutuhkan pengawasan dalam pelaksanaan rencana kerja agar dapat memberikan feedback kepada karyawan.

Jika ada yang tidak sesuai, pihak atasan dapat kembali meluruskan pelaksanaan yang sesuai rencana awal.

Ini membuat perusahaan lebih agile dan memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan cara kerja mereka berdasarkan real–time input, meningkatkan keterlibatan dan kinerja karyawan.

Selain itu, feedback (umpan balik) dalam kaitan performance management sangat penting untuk memberikan motivasi kerja pada karyawan.

3. Fase Check: Performance Appraisal & Development Planning

Pada tahap ini Anda dapat mengevaluasi pencapaian kinerja karyawan dan membandingkan dengan rencana kerja awal yang telah disepakati.

Pihak yang terlibat dalam tahap ini adalah karyawan itu sendiri, atasan langsung atau manajer, HRD, dan top management.

4. Fase Action: Rewards System & Development Plans

Setelah mendapatkan hasil evaluasi, selanjutnya adalah saatnya Anda mengambil langkah yang tepat sesuai dengan hasil tersebut.

Memberikan penghargaan kepada karyawan yang berhasil mencapai target dan memberikan catatan pengembangan untuk kualitas kerjanya di kemudian hari serta pengembangan diri karyawan untuk memastikan kesuksesan di dalam perannya.

Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan software manajemen tugas dan proyek untuk membantu pengelolaan kinerja.

Dengan penggunaan software tentu urusan tersebut akan jauh lebih mudah.

Baca Juga: Tips Menumbuhkan & Menjaga Motivasi Kerja Karyawan

Karakter Performance Management

Berikut ini adalah karakteristik manajemen performa:

1. Hasil kerja yang terukur. Pengukuran hasil kerja dilakukan dengan mengevaluasi capaian serta membandingkannya dengan rencana awal yang sudah dibuat,
2. Peduli pada masukan dan nilai-nilai yang dipegang oleh perusahaan. Masukan yang dimaksud adalah pengetahuan, keterampilan, dan perilaku untuk menghasilkan kinerja yang diharapkan dari individu,
3. Proses yang berkelanjutan dan sifatnya fleksibel. Artinya, atasan dan bawahan bekerja sama untuk bertindak sebagai mitra dalam kerangka kerja untuk mencapai hasil yang sudah direncanakan,
4. Bekerja berdasarkan prinsip yang sudah disepakati bersama dalam perjanjian perencanaan awal,
5. Fokus pada perencanaan dan peningkatan kinerja di masa depan.

Poin-poin yang Harus Diperhatikan

Manajemen kinerja sangat memperhatikan hal-hal berikut ini:

1. Peduli dengan output, proses, dan input. Artinya, manajemen kinerja tidak hanya melihat hasil akhir saja, namun juga proses dan input (pengetahuan, kompetensi, keterampilan) yang dimiliki oleh karyawan dan proses kerja untuk memastikan efektivitas,
2. Perencanaan yang matang berkaitan erat dengan proses mencapai kesuksesan kinerja,
3. Pengukuran hasil kerja yang jelas. Artinya jika hasil kerja tidak bisa diukur maka Anda tidak bisa mengelolanya,
4. Perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Kepedulian atasan kepada timnya adalah dengan melakukan pendampingan dan perbaikan guna mencapai standar yang lebih tinggi,
5. Pengembangan yang berkelanjutan. Manajemen kinerja membentuk budaya di mana pembelajaran dan pengembangan individu adalah proses yang berkelanjutan,
6. Fokus kepada komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan. Komunikasi adalah dialog yang mempertemukan harapan perusahaan dengan kinerja yang akan dilakukan oleh karyawan,
7. Pemenuhan kebutuhan dan harapan semua stakeholder, manajemen, karyawan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat umum. Khususnya di sini adalah karyawan diperlakukan sebagai mitra perusahaan yang dihormati dengan didengarkan pendapatnya,
8. Peduli pada transparansi. Terdapat 4 prinsip etika yang mengatur operasional manajemen kinerja:

• Menghormati individu;
• Saling menghormati;
• Prosedur yang adil;
• Transparansi pengambilan keputusan.

Menerapkan performance management pada sebuah perusahaan bukan lah sesuatu hal yang mudah.

Namun, jika sudah diaplikasikan, manajemen kinerja memiliki dampak yang nyata bagi perkembangan bisnis.

Pentingnya bagi Karyawan

Performance management tidak hanya bermanfaat bagi kemajuan perusahaan saja, tetapi juga bagi karyawan yang bersangkutan.

Bagaimanapun, karyawan juga membutuhkan empati dan perlakukan baik sehingga berpengaruh pada kinerjanya.

Inilah pentingnya performance management bagi karyawan:

1. Memberikan rasa aman karena karyawan merasa diperlakukan baik sehingga secara psikologis dapat berpengaruh pada suasana hati yang kondusif saat bekerja.
2. Menampung feedback karyawan sebagai bahan masukan dalam pembuatan strategi.
3. Meningkatkan performance dengan pemberian motivasi kerja agar lebih memahami kondisi apa yang sebenarnya dirasakan oleh karyawan.

Melakukan manajemen kinerja pada karyawan bukanlah sesuatu yang mudah.

Satu karyawan dengan karyawan lainnya tentu memiliki karakteristik yang berbeda sehingga perlu adaptif dalam mengelolanya.

Kabar baiknya, kini Anda tidak perlu khawatir saat menerapkan performance management di perusahaan jika menggunakan bantuan HRIS.

Gunakan Mekari Talenta yang memiliki fitur lengkap untuk membantu melakukan review terhadap kinerja karyawan.

Mekari Talenta juga memiliki fitur bernama Competency Management yang memungkinkan HR untuk mengelola kompetensi setiap karyawan di semua divisi, mulai dari proses pendefinisian hingga menghasilkan insight berdasarkan hasil penilaian kinerja.

Mekari Talenta dilengkapi dengan fitur untuk mengelola administrasi seperti absensi kehadiran kerja, pengambilan cuti karyawan, dan penilaian kerja.

Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.