Pentingnya Mengelola Database Karyawan bagi Perusahaan

Pentingnya Mengelola Database Karyawan bagi Perusahaan

Suatu perusahaan dijalankan oleh banyak sumber daya, termasuk salah satunya sumber daya manusia yang merupakan pelaksana fungsi suatu perusahaan. Oleh karena itu, antara perusahaan dan karyawan yang bekerja harus saling  bekerja sama demi majunya perusahaan. Karyawan yang dipilih untuk bekerja benar-benar yang kompeten untuk perusahaan. Disaring mulai dari perekrutan yang terstruktur hingga bekerja di perusahaan dengan dibekali berbagai training dan sertifikasi agar dalam menjalankan perusahaan dengan baik sesuai kemampuannya. Oleh sebab itu, wajib bagi sebuah perusahaan mengelola database karyawan dengan baik.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Database sendiri memiliki pengertian sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa dengan ketentuan dan aturan tertentu yang saling berelasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola dan memperoleh infomasi.
Database perusahaan yang dikelola dengan baik sangat memudahkan bagian HR dan administrasi saat mencari data karyawan. Hal tersebut juga bermanfaat untuk pengelolaan gaji, struktural organisasi dan sebagainya.

Pengelolaan data karyawan yang baik di administrasi awal, akan mempermudah perusahaan melakukan banyak hal untuk kepentingan karyawan lainnya. Sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan karyawan dengan memenuhi kebutuhan instansi baik kualitas dan kuantitas. Dengan data lengkap terkait setiap karyawan yang ada di perusahaan, ini dapat menjadi langkah awal sebuah perusahaan untuk optimalisasi pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan.

Pengelolaan database karyawan sendiri saat ini sudah jarang dilakukan secara konvensional karena sudah tidak efisien, sehingga mulai banyak dikembangkan pengelolaan database secara digital dengan sistem informasi manajemen kepegawaian yang baik. Dengan database yang berisi kumpulan file dan arsip disimpan dalam digitalilasi sistem informasi perusahaan yang baik. Dengan mengelola database karyawan yang baik dan informasi yang terstruktur akan membantu perusahaan mengambil keputusan dalam manajemen kepegawaian.

Manfaat Pengelolaan Database Karyawan

Mengapa kita perlu mengelola database karyawan dengan baik? Saat ini, data menjadi penting keberadaannya, maka database karyawan juga penting dan sangat rahasia. Sehingga database karyawan ini tidak boleh tersebar, dan digunakan untuk hal-hal yang dapat merugikan karyawan dan perusahaan.

Database karyawan ini hanya dapat diakses oleh orang-orang yang berkompeten dan memang pekerjaannya berkaitan dengan database karyawan. Tidak boleh akses orang atau karyawan lain yang tidak berkepentingan membuka database karena database karyawan sangat berharga. Banyak manfaat dalam menggunakan pengelolaan database yang baik.

1. Cepat dan Mudah untuk Digunakan

Dengan mengelola database, akan memudahkan penyeleksian data dengan cepat, sehingga data-data yang diperlukan itu akan muncul dengan cepat. Tanpa harus dicari satu per satu data yang diperlukan. Untuk database dengan digitalisasi, kecepatan proses database ini tergantung developer rancangan sistemnya.

2. Kontrol Data Terpusat

Dengan memiliki satu database lengkap yang dikelola baik, perusahaan akan mudah mengkontrol data yang otomatis akan tersambung ke data lainnya. Selain itu, karyawan juga dapat diberikan akses untuk melihat data pribadi tanpa merubah atau dapat merubah data dengan persetujuan dari pusat.
Selain itu, administrator database yang memiliki peranan penting dalam sistem database dan memang pekerjaan yang berhubungan dengan HR. Oleh karena itu, administrator harus memiliki kemampuan dan pengetahuan baik agar dapat mengatur sistem database dengan baik.

3. Hemat Biaya

Dengan database kontrol terpusat, maka tidak membutuhkan server yang menghubungkan berbagai perangkat karena server yang digunakan adalah server pusat. Jadi, tidak perlu melakukan pembelian perangkat untuk server lainnya

4. Database Aman

Database merupakan hal yang sangat penting, maka harus dijaga keamanannya tidak boleh bocor ke luar sehingga dapat merugikan banyak pihak, termasuk karyawan dan perusahaan. Oleh karena itu, pentingnya hak akses setiap orang yang berbeda sesuai dengan kepentingan pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan. Hal ini menjaga database yang ada di server pusat tidak digunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

5. Data Karyawan yang Lengkap

Hanya dengan satu aplikasi, segala informasi terkait karyawan dapat dimasukkan secara mudah dan cepat. Hal ini akan membantu dalam pengelolaan data secara terperinci dari mulai data diri, posisi, tanggung jawab, komponen gaji dan tunjangan, riwayat penghargaan, presensi hingga aset perusahan yang diterima. Dengan demikian, akan memudahkan HR atau pihak-pihak tertentu yang membutuhkan data karyawan sebagai keperluan.

6. Konsistensi Data

Database karyawan bersifat tunggal, artinya membuat daya menjadi lebih konsisten. Perbedaan atau inkonsistensi data yang mungkin terjadi ketika penyimpanan dilakukan secara manual dapat diminimalisir. Setiap divisi yang memerlukan data karyawan juga dapat mengolahnya secara tepat karena bersumber dari data yang sama. Tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk validitas data dan sebagainya. Data yang konsisten ini juga penting dalam kondisi darurat. Eksekutif perusahaan dapat mempertanggungjawabkan keputusan yang mereka buat karena sumber data yang mereka ambil juga sudah dipastikan valid.

7. Aplikasi Baru untuk Sistem Digitalisasi Lainnya

Database yang dirancang baik akan memudahkan perusahaan mengembangkan kebijakan aplikasi lainnya untuk perusahaan dan karyawan. Mulai dari payroll gaji, jatah cuti dan lainnya semua berdasarkan database karyawan di awal yang akurat. Database yang dibuat perusahaan baik usaha kecil maupun perusahaan besar haruslah dengan rancangan yang baik dengan memanfaatkan teknologi infomasi dan jaringan yang sekarang sudah sangat besar.

Pengelolaan Database Digital

Database sendiri merupakan kumpulan berbagai data yang disimpan dalam satu sistem. Jika dulu disimpan manual, sekarang secara sistematis disimpan dalam suatu sistem. Berkembangnya waktu, penyimpanan ini menggunakan program yang bisa dimiliki perusahaan dengan software lengkap.

Hal ini menjadikan karyawan bagian HR (Human Resources) mengoptimalkan pengelolaan database dengan baik, hemat dan efisien karena database karyawan di awal sangat penting dilakukan secara akurat. Mempermudah bagian HR untuk mengelola hal lain yang berhubungan dengan ketenagakerjaan seperti hak karyawan tentang gaji, cuti, lembur dll. Selain itu, perusahaan juga dapat meningkatkan sumber daya manusia yaitu karyawannya untuk penempatan yang sesuai, pemberian training dan sertifikasi berkaitan dengan pekerjaaan karyawan tersebut atau kegiatan yang mendukung pekerjaan karyawan untuk lebih loyal terhadap perusahaan.

Seperti software database yang dimiliki Talenta, dengan menyimpan database yang baik maka akan dapat memudahkan pengelolaan payroll dan gaji. Selain itu, kemudahan pengelolaan database ini diintegrasikan untuk fitur lengkap pengelolaan HR secara umum seperti umum, seperti absensi, payroll dan pelaporan setiap periode. Selain itu, penggunaan software dari Talenta sangat mudah digunakan baik oleh perusahaan maupun karyawan dengan minimalisir risiko kesalahan.

Talenta membantu Anda menyimpan seluruh data karyawan mulai dari informasi pribadi dan keluarga karyawan, alamat, payroll, kontrak karyawan, NPWP, BPJS dan data lain yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan Talenta, data perusahaan akan terdata rapi dan terpusat sehingga mudah untuk pencarian data.  Dan ini dimulai sejak proses rekrutmen dan onboarding sesuai standar perusahaan. Selain itu pihak HR akan mendapat laporan lengkap dan terstruktur hanya dengan satu klik.

Baca juga : Solusi HR Menghadapi Karyawan Manufaktur Generasi Z

Penggunaan software dan aplikasi database karyawan secara digital dirasakan sangat memberikan efisiensi  karena dapat dimodifikasi untuk kemudahakan pengelolaan data karyawan dari waktu ke waktu. Selain itu, dengan penggunaan digitalisasi, data karyawan dapat diakses dibanyak tempat namun keamanannya tetap terjaga. Dan yang pasti harus aman karena menyangkut database pribadi karyawan yang pasti tidak sedikit jumlahnya. Dapat dibayangkan apabila database itu digunakan pihak lain untuk hal-hal yang merugikan karyawan dan perusahaan? Hal tersebut pasti karena pengelolaan database yang tidak tepat.

Oleh sebab itu, pilihlah aplikasi pengelolaan database yang tepat sehingga akan memudahkan karyawan dan perusahaan untuk  langkah awal manajemen administrasi karyawan. Perusahaan akan dapat mengembangkan perencanaan SDM yang tepat untuk para karyawannya dan lebih mudah menghitung hak karyawan mulai gaji yang diperoleh, upah kerja lembur sampai fasilitas lain yang diberikan karyawan. Pemantauan jumlah karyawan, jatah cuti hingga penggajian karyawan mudah dilakukan sesuai profil karyawan.

Di sisi para karyawan sendiri, pengelolaan database karyawan yang mutakhir dan terintegrasi baik akan memudahkan saat menghitung absen, data keluarga yang diperlukan mendapat fasilitas perusahaan, struktural jabatan di perusahaan sampai pada penghitungan gaji. Dengan sistem yang sudah terintegrasi, karyawan tidak perlu membuat sistem laporan manual. Jangan lupa pilih aplikasi yang aman dan tepercaya untuk pengelolaan database. Talenta, akan membantu keperluan Anda.


PUBLISHED03 Jan 2020
Echa
Echa