Insight Talenta

Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional

Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional

Absensi adalah hal vital yang diperlukan di setiap perusahaan. Baik karyawan atau Anda yang memiliki perusahaan, absensi adalah sesuatu yang tidak boleh terlupakan begitu saja. Bagi seorang karyawan, absensi adalah tanda kehadiran bahwa mereka telah datang bekerja sesuai dengan ketentuan yang ditentukan. Sementara itu bagi pemilik perusahaan, absensi digunakan sebagai alat analisis untuk melihat kinerja dari setiap karyawan. Bayangkan, jika tidak ada absensi tentunya produktivitas seorang karyawan akan sulit terlihat.

Di era seperti sekarang ini, absensi sudah disulap untuk tidak lagi dilakukan secara manual, seperti dengan kertas atau fingerprint layaknya absensi yang diterapkan di banyak perusahaan. Saat ini, sudah banyak aplikasi absensi online yang tentunya akan lebih memudahkan karyawan untuk melakukan absen. Meskipun demikian, masih banyak saja perusahaan yang menggunakan sistem absensi konvensional karena dianggap lebih mudah digunakan. Sebenarnya, mana sih yang lebih mudah dan praktis digunakan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, artikel ini akan membahas absensi online dan konvensional lebih  lanjut.

Absensi Online dan Konvensional

Absensi Online dan Konvensional

Jika dilihat dari pengertian dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, absensi adalah ketidakhadiran. Namun, absensi yang akan dibahas di sini adalah kegiatan pengambilan data untuk mengetahui kehadiran pegawai yang bekerja di suatu perusahaan. Pada umumnya, perusahaan menerapkan sistem absensi dengan fingerprint, di mana mesinnya terpasang di setiap pintu masuk. Namun, pada zaman sekarang ini tentunya teknologi sudah semakin canggih yang pada akhirnya menghasilkan proses absen yang lebih cepat dan mudah, seperti aplikasi absensi karyawan online.

a. Absensi Online

Absensi online adalah pencatatan kehadiran yang menggunakan sistem cloud dan sudah terhubung dengan database secara realtime. Sistem cloud memungkinkan penyimpanan data absensi dilakukan secara otomatis. Selain itu, data absensi ini dapat diakses di mana pun dan kapan pun selama terhubung dengan koneksi internet.

b. Absensi Konvensional 

Absensi konvensional adalah sistem pencatatan kehadiran dengan sistem manual, di mana sistem tidak memakai teknologi internet atau hanya menggunakan teknologi elektronik sederhana untuk pengoperasiannya. Sistem absensi ini dianggap cara terkuno untuk mendapatkan data absensi karyawan karena memerlukan satu atau lebih tenaga untuk memasukkan data kehadiran. Cara ini dianggap tidak efektif diterapkan pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak karena waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan dan memasukkan data kehadiran akan sangat banyak. Selain itu, sistem ini juga lebih berisiko terjadinya human error karena data dihitung secara manual.

Manfaat Absensi Online

Manfaat Absensi Online

Kehadiran absensi online dinilai memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan karyawannya. Apa sajakah?

a. Lebih Hemat Biaya

Absensi online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi ataupun pemasangan sistem. Dengan demikian, cara ini akan menghemat pengeluaran dari perusahaan itu sendiri. Kehadiran absensi online akan memberikan fleksibilitas sehingga Anda hanya perlu mendaftar, mengunduh aplikasi, serta memakai smartphone atau laptop untuk mengakses sistem absensi. Sistem ini tentunya sangat memudahkan karyawan yang bekerja secara mobile karena mereka tidak perlu harus datang ke kantor untuk melakukan absensi.

b. Minim Kecurangan

Absensi online umumnya didukung dengan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik yang meminimalkan kecurangan. Teknologi ini akan memverifikasi kehadiran karyawan di  suatu tempat. Selain itu, posisi pengguna aplikasi juga akan memberi informasi keberadaannya yang dengan mudah terlacak oleh GPS. Oleh karena itu, karyawan tidak bisa memanipulasi data karena data digital dienkripsi serta disimpan dengan aman.

c. Dipantau Real Time 

Aplikasi absensi online terkoneksi dengan internet sehingga kemampuan memantau data dilakukan dengan realtime. Keunggulan ini memudahkan kinerja bagian HRD dalam memproses data kehadiran serta keterlambatan karyawan. Selain itu, sinkronisasi jadi lebih mudah karena tersimpan otomatis dengan sistem cloud.

d. Perhitungan Jam Kerja yang Akurat 

Sistem absensi dilakukan online yang akan membuat perhitungan jam kerja akurat karena waktu yang dipakai tersinkron otomatis dengan waktu yang berlaku di semua perangkat. Cara ini sangat efektif karena perhitungannya dinilai lebih akurat.

e. Rekapitulasi Lebih Mudah 

Sistem absensi online memudahkan pencatatan serta rekapitulasi data, begitupun dengan data kehadiran, ketidakhadiran, dan keterlambatan tercatat otomatis tanpa perlu memindahkannya secara manual. Terlebih, sistem online juga biasanya sudah terintegrasi antar data sehingga perubahan data akan dilakukan secara otomatis dan akurat sehingga HRD atau personalia akan lebih efisien dalam bekerja.

Keuntungan dan Kekurangan Absensi Online dan Konvensional

Keuntungan dan Kekurangan Absensi Online dan Konvensional

Apa sajakah kelebihan dan kekurangan absensi online dan konvensional?

a. Keuntungan Absensi Konvensional

Absensi konvensional sudah lama digunakan sebagai sistem absensi. Dalam sistem operasionalnya, absensi ini menggunakan daftar atau kertas yang tercantum informasi nama karyawan, jam berapa karyawan datang. Metode ini akan mencatat data kehadiran karyawan, tapi harus dilakukan dengan konsisten dan fair. Apa sajakah kelebihan absensi konvensional?

  • Penerapannya Sederhana dan Administrasi Kecil

    Perusahaan yang menerapkan sistem absensi konvensional biasanya diasumsikan memiliki jumlah karyawan yang tidak terlalu besar sehingga sistem ini lebih mudah untuk diimplementasikan pada kantor. Selain itu, sistem absensi ini memiliki admnistrasi yang sederhana.

  • Tidak Memerlukan Pengeluaran Terkait Teknologi Absen

    Dengan menggunakan metode konvensional, perusahaan tidak perlu mengeluarkan dana yang besar untuk membeli aplikasi absensi online. Hal ini dikarenakan absensi konvensional akan lebih mengandalkan tenaga manusia. Oleh karena itu, sistem absensi ini tidak memerlukan pengeluaran untuk teknologi seperti perangkat elektronik atau perangkat lunak tertentu.

b. Kekurangan Absensi Konvensional

Di balik kelebihannya, tentu saja absensi konvensional memiliki kekurangan yang utama, yaitu mudahnya terjadi human error. Sistem ini juga rentan kecurangan terkait data waktu kehadiran karena karyawan yang akan mengoperasikan absensi sendiri. Selain itu, cara manual ini juga dianggap sulit untuk diintegrasikan dengan hal lain.

 c. Keuntungan Absensi Online 

Berbeda dengan absensi konvensional, sistem absensi online memiliki banyak kelebihan. Absensi ini dianggap praktis dan mudah karena hanya bermodalkan smartphone yang memungkinkan karyawan melakukan absen tanpa harus antre. Apa sajakah kelebihannya?

  • Perampingan Tenaga Kerja

    Keuntungan menggunakan sistem absensi online adalah perampingan tenaga kerja karena absensi dilakukan secara otomatis. Oleh karena itu, perusahaan tidak memerlukan banyak tenaga kerja hanya untuk mengurus absensi.

  • Akurasi Data yang Tinggi

    Sistem absensi online memiliki akurasi data tinggi dalam hal merekap. Selain itu, tingkat kesalahan juga akan cenderung lebih minim karena sistem absensi online menggunakan aplikasi dan program khusus. Penggunaan sistem absensi online akan mengurangi kesalahan yang sering terjadi karena faktor manusia.

  • Terintegrasi dengan Sistem Lain

    Absensi online akan terintegrasi dengan sistem lain. Penggunaan data terekam secara online sehingga data yang dicatat akan lebih mudah dimanfaatkan untuk keperluan lain.

d. Kekurangan Sistem Absensi Online

Memang, sistem absensi online memiliki banyak keuntungan, tapi tentunya ada saja kekurangan yang dimilikinya. Kekurangannya terletak pada pengeluaran yang dibutuhkan untuk membeli perangkat yang diperlukan dengan harga yang terkadang mahal. Selain itu, sistem absensi ini juga akan sangat bergantung pada jaringan internet.

Jadi, setelah Anda mengetahui apa saja yang membedakan antara sistem absensi konvensinal dan online, manakah yang kira-kira lebih Anda sukai? Sebagai rekomendasi, jika Anda kerap bekerja secara remote, sebaiknya pilihlah absensi online karena sistem ini cenderung lebih mudah, praktis dan menguntungkan.

Talenta merupakan aplikasi absensi yang dapat mempermudah Anda dalam mengelola absensi karyawan dengan lebih mudah dan cepat. Ajukan demo Talenta sekarang!


PUBLISHED06 Jan 2020
Dewi Maharani
Dewi Maharani