Sistem ESS Vs Sistem Konvensional, Mana yang Terbaik?

Sistem ESS atau Employee Self Service merupakan salah bentuk implementasi pemanfaatan teknologi dalam manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), di mana seperti yang kita ketahui bahwa SDM memiliki peranan penting dalam suatu produksi.

Untuk dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan yang profesional dalam sebuah perusahaan, tim Human Resources (HR) harus memiliki pondasi yang kuat dalam hal data karyawan. Pengelolaan data ini pada dunia HR biasa dikenal dengan Human Resource Information System (HRIS).

HRIS dapat dikatakan sebagai perpaduan antara manajemen SDM dan teknologi informasi yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dari fungsi manajemen SDM itu sendiri. Sedangkan sistem ESS merupakan perpanjangan dari HRIS yang dapat memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi secara mandiri.

Note : Baca artikel 7 Bentuk Employee Self Service dalam HRIS

Sistem ESS Vs Sistem Konvensional

Bila sebelumnya proses dalam manajemen SDM dilakukan secara manual dan akses data dilakukan secara konvensional, dengan ESS data dapat diolah secara otomatis pada HRIS perusahaan.

Namun meskipun begitu, masih banyak perusahaan-perusahaan yang memilih bertahan menggunakan sistem konvensional dalam melakukan manajemen SDM nya. Pada artikel ini, akan dijelaskan perbedaan dari sistem ESS dengan sistem konvensional dari sudut pandang HR.

Padahal standarisasi yang baku dari sistem konvensional, menjadikan sistem lawas ini akan lebih sulit diimplementasikan pada industri-industri dengan tingkat perubahan yang tinggi apalagi di era industri digital.

Mengenal Sistem Employee Self Service (ESS)

Di lain pihak, sistem Employee Self Service (ESS) memberikan solusi bagi tim HR karena memiliki fleksibilitas yang cukup mumpuni. Sistem ESS juga lebih mudah diimplementasikan ke berbagai jenis perusahaan.

Seperti pada perusahaan dengan banyak cabang atau perusahaan yang menerapkan sistem kerja yang lebih fleksibel di mana pengajuan, kepengurusan lembur, maupun kebutuhan akses data bagi karyawan harus dilakukan secara online. Untuk itu diperlukan sistem ESS.

Note : Baca artikel Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Apa Saja Kelebihan Sistem ESS Dibandingkan Sistem Konvensional?

Secara garis besar sistem ESS memiliki berbagai keuntungan dibandingkan dengan sistem konvensional dalam manajemen karyawan yaitu:

• Lebih fleksibel dalam penerapannya
• Lebih efektif dan efisien sehingga dapat memudahkan tim HR dalam melakukan olah data karyawan
• Meminimalisir adanya human error karena sistem sudah terintegrasi secara otomatis

Slip Gaji Online Employee Self Service (ESS) Vs Slip Gaji Kertas

Salah satu output dari sistem ESS adalah slip gaji online bagi karyawan. Bila sebelumnya slip gaji berbentuk print out berupa kertas pada sistem konvensional, pada sistem Employee Self Service, tim HR dapat memberikan slip gaji online kepada karyawan setiap periodenya.

Slip gaji online pada sistem ESS memiliki berbagai keuntungan dibandingkan dengan slip gaji kertas konvensional, antara lain:

• Sistem yang sudah otomatis terintegrasi dengan data setiap karyawan, mengefektifkan kerja tim HR dalam melakukan proses payroll
• Menghemat biaya operasional dan ramah lingkungan karena tidak perlu lagi menggunakan kertas
• Lebih mudah disimpan dan kerahasiaan data lebih terjamin dengan fitur password pada slip gaji online.

Note : Baca artikel Mengapa HRIS ESS (Employee Self Service) Penting dalam Perusahaan?

Cuti-Lembur Online Vs Cuti-Lembur Konvensional

Output lainnya dari sistem ESS yang juga sangat berguna baik bagi perusahaan maupun karyawan adalah fitur pengaturan dan pengajuan cuti atau lembur secara online. Pengajuan cuti atau jam kerja lembur secara online bisa sangat memudahkan karyawan dan tim HR khususnya pada situasi seperti saat ini di mana banyak perusahaan yang menerapkan work from home.

Note : Baca artikel Cara Mudah Mengatur Program Cuti Karyawan untuk Industri Menengah

Berikut merupakan keuntungan proses pengajuan cuti-lembur online dengan sistem ESS dibandingkan dengan proses pengajuan cuti-lembur konvensional:

• Data yang lebih valid karena karyawan dapat mengajukan cuti atau lembur di mana saja dan kapan saja secara mandiri sehingga data yang didapatkan tim HR bersifat real time
• Memudahkan tim HR dalam melakukan perhitungan gaji karyawan
• Memangkas proses administrasi sehingga proses pengajuan cuti atau lembur bisa lebih efektif dan efisien

Software HR yang sudah memiliki sistem Employee Self Service seperti Talenta tentunya dapat membantu Anda sebagai tim HR dalam melakukan manajemen SDM dengan fitur HRIS yang mumpuni. Talenta adalah software HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda dalam melakukan pengelolaan data karyawan lebih mudah. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

Note : Baca artikel Absensi Mudah dengan Fitur ESS dari Aplikasi Absensi Talenta

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis aplikasi manajemen kehadiran online dari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.