Mengenal Evolusi Sistem Amano Absensi Hingga Berbasis Aplikasi

Supaya data absensi karyawan di perkantoran atau perusahaan semakin akurat, berbagai jenis alat yang lebih canggih dipilih untuk menggantikan absensi pegawai terutama amano absensi.

Adapun pilihan mesin absensi tersebut mulai dari ceklok absen, absensi digital, finger print, sensor wajah hingga saat ini yang banyak digunakan adalah absensi karyawan online.

Semua cara absensi ini memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing. Namun, setiap perubahan metode absensi tentunya disertai dengan tujuan pendataan kehadiran karyawan yang lebih akurat dari pada metode sebelumnya.

Tentunya, ini semua pada akhirnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Pengertian dan Pentingnya Sistem Absensi Karyawan

Supaya pendataan kehadiran karyawan tertata dengan rapi, dibutuhkan sebuah sistem absen online kehadiran kerja agar absensi karyawan terorganisir dengan baik.

Itulah sebabnya setiap perusahaan memiliki sistem absensi karyawan tersendiri, terlepas dari cara pengambilan datanya, baik itu menggunakan absen amano atau justru absensi secara real-time.

Jika harus dijabarkan, pengertian dari sistem absensi karyawan adalah suatu sistem yang mencatat kehadiran karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang sudah diatur oleh perusahaan atau kantor.

Biasanya, sistem ini menampilkan waktu datang atau pulang, waktu terlambat, izin atau cuti juga berbagai fitur lainnya.

Seiring dengan perkembangan zaman, absensi pun mengalami digitalisasi yang sebenarnya sangat membantu pihak HRD dalam melihat kinerja karyawan.

Apalagi ketika jumlah karyawan mencapai ratusan, jika masih mengandalkan cara manual tentu akan memakan banyak waktu dan tenaga, baik untuk absensi maupun rekapan.

Jenis-Jenis Absensi Karyawan, Mulai dari Amano hingga Online

Selain dari absensi manual, amano absensi dan absensi online, ada banyak lagi jenis absensi karyawan yang pernah dan masih digunakan hingga saat ini.

Alat ini bisa membantu menilai tingkat produktivitas karyawan yang menentukan kinerja perusahaan. Berikut ini beberapa metode absensi yang umum digunakan.

Absensi Karyawan Manual

Mesin absensi manual adalah metode absensi karyawan yang paling awal digunakan. Biasanya, perusahaan akan menunjuk pegawai khusus untuk mencatat jam kedatangan dan kepulangan karyawan.

Tapi, ada juga perusahaan yang hanya menyediakan buku absensi di meja khusus dan setiap karyawan mengisinya sendiri.

Dengan menggunakan metode ini, perusahaan harus mengeluarkan berlembar-lembar kertas dan puluhan bolpoin hanya untuk mengetahui informasi presensi kehadiran karyawan.

Selain itu, HRD pun harus mendata secara manual jumlah kehadiran karyawan. Butuh usaha dan dana ekstra untuk melakukan absensi manual ini.

Cara ini dinilai tidak efektif, apalagi ketika masih harus diterapkan di pabrik dengan karyawan yang mencapai ratusan sehingga banyak yang sudah beralih menggunakan mesin amano absensi.

Akan tetapi, pada beberapa kasus, seperti di site plant atau proyek lapangan, cara ini masih digunakan atau dibutuhkan.

Sistem Kehadiran Analog atau Amano Absensi

Walaupun masih terhitung manual, penggunaan mesin ceklok seperti mesin absen amano masih bisa lebih cepat dan akurat dalam pendataan waktu.

Saat mesin ini digunakan untuk absensi, setiap karyawan hanya perlu memasukkan kartu kehadiran karyawan ke mesin kehadiran tanpa perlu menulis secara manual.

Mesin absen amano sendiri merupakan mesin absensi yang berasal dari Jepang. Bisa dibilang, absen amano ini sangat canggih dan ekonomis di masanya. Bentuknya yang kokoh dan awet, membuatnya juga mudah digunakan.

Mesin ini banyak digunakan di pabrik yang memiliki jam kerja shift dan bisa diatur sesuai dengan shift kerja karyawan yang diberlakukan. Kartu absensi karyawan akan diganti setiap bulan.

Kelebihan Mesin Absensi Amano

Salah satu kelebihan mesin absensi amano adalah fitur jamnya yang berukuran besar. Ini memudahkan para pegawai untuk mengontrol sistem kehadiran online mereka.

Absensi amano juga dapat dioperasikan pada perusahaan yang jumlah karyawannya melebihi 100 orang.

Salah satu prinsip yang digunakan pada mesin absen amano adalah dengan menggunakan kartu yang akan dibaca oleh mesin.

Beberapa komponen tambahan juga disematkan, seperti pita berwarna merah-biru, koneksi bell, dox matrix printing, serta penyimpanan yang bisa bertahan selama tiga tahun meskipun mesin tidak memiliki daya listrik.

Yang terpenting, pastikan untuk memeriksa komponen-komponen yang terdapat di mesin absen amano agar tetap beroperasi dengan optimal.

Kelemahan Mesin Absensi Amano

Kelemahan dari mesin ini adalah kartu absensi bisa mengalami kerusakan, adanya penitipan absensi, juga rekapan data absensi tetap dilakukan HRD personalia.

Selain itu, karena masih berupa perangkat, mesin ini perlu maintenance agar tetap beroperasi dengan baik. Anda juga perlu rutin mengecek alat sensor mesin absensi karena bagian tersebut merupakan bagian yang paling banyak tersentuh oleh kartu yang dimiliki karyawan.

Jika terdapat kotoran atau minyak, akan mempengaruhi sensitivitas mesin sehingga absensi karyawan jadi tidak akurat.

Absensi Magnetic Card

Beralih dari absensi manual menjadi absensi digital menggunakan magnetic card atau dikenal dengan absensi RFID.

Bisa dikatakan metode absensi magnetic card ini adalah versi modern dari metode check clock amano absensi. Dengan metode ini, karyawan membutuhkan kartu akses yang berfungsi mencatat waktu secara digital.

Bentuknya seperti kartu ATM dan penggunaannya pun cukup digesekkan di mesin absensi manual, waktu kedatangan dan kepulangan karyawan akan langsung tersimpan di sistem.

Bahkan, saat ini sudah banyak model kartu tap yang penggunaannya lebih mudah sehingga proses absensi bisa berlangsung lebih cepat.

Kelebihan dari kartu magnetik ini adalah bisa difungsikan sebagai kunci ruangan, tentu ini dengan desain khusus.

Namun tetap, kekurangan dari absensi menggunakan kartu ini adalah adanya kemungkinan penitipan absen serta kartu yang rusak karena pemakaian atau hilang.

Absensi Fingerprint

Tidak ingin lagi ada istilahnya titip absen? Berbagai perkantoran dan perusahaan sudah menerapkan penggunaan absensi fingerprint dan mulai meninggalkan absensi kartu seperti amano absensi atau magnetic card.

Selain itu ada banyak manfaat fingerprint bagi perusahaan besar dibandingkan manual.

Mesin fingerprint merupakan alat yang cara kerjanya cukup menempelkan sidik jari dan data akan langsung terbaca.

Sayangnya, mesin scanner sidik jari ini cukup sensitif terhadap kelembaban dan air sehingga sering terjadi kesalahan pembacaan sidik jari.

Perawatan mesinnya pun harus dilakukan secara rutin jika ingin berfungsi dengan baik. Tidak seperti mesin absensi amano yang cukup tahan banting.

Absensi Biometrik atau Analisa Wajah

Metode absensi yang lebih canggih dari sidik jari adalah dengan menggunakan absensi biometrik atau pun analisa wajah.

Cara absensi yang dulu hanya bisa dilihat di berbagai film fiksi ilmiah ini kini sudah banyak digunakan.

Bahkan, ada beberapa tipe mesin absensi finger print yang dipasangkan langsung dengan face ID atau sering disebut juga absensi face recognition.

Sayangnya, dibandingkan dengan mesin absensi lainnya, mesin absensi wajah ini cenderung lebih mahal walaupun bisa menyimpan data yang tidak terbatas.

Mesin scanner-nya juga sering mengalami masalah yang sama dengan mesin finger print. Sehingga, untuk sekelas pabrik, mesin amano absensi tetap menjadi pilihan.

Aplikasi Absensi

Untuk mendukung berbagai metode absensi yang sudah ada, terutama metode absensi digital, kini sudah banyak absensi yang bisa diintegrasikan dengan mesin absensi digital tersebut.

Aplikasi absensi online ini bisa mencatat data akurat secara real-time sehingga meminimalisir kecurangan pendataan waktu datang dan pulang karyawan.

Sama halnya seperti Anda akan memilih metode absensi, pemilihan aplikasi absensi pun harus dipertimbangkan dengan baik.

Jika Anda membutuhkan aplikasi yang bukan hanya sekedar mencatat waktu kerja karyawan, maka Anda bisa mencoba menggunakan software HRIS Talenta sebagai solusi untuk keperluan administrasi HR Anda.

Fitur Utama Talenta

Aplikasi Talenta memiliki berbagai macam fitur yang tidak akan ditemukan pada sistem absensi analog seperti amano absensi.

Fitur pertama adalah fitur Attendance Management, yakni pengelolaan absensi serta berbagai data administrasi karyawan yang mendata kehadiran, cuti, shift, hingga lembur karyawan, cukup dalam satu aplikasi saja tanpa memerlukan lembar buku kehadiran yang berbeda.

Fitur kedua adalah Employee Self-Service yang bisa membuat karyawan mengajukan cuti dan berbagai keperluan administrasi mereka dengan mudah.

Melalui fitur ini, setiap karyawan bisa mengajukan cuti langsung di aplikasi mobile Talenta dengan persetujuan berjenjang, sisa cuti yang bisa diambil, dan tentunya sinkronisasi dengan gaji yang berhak Anda dapatkan.

Aplikasi absensi digital modern ini sangat lengkap dan praktis digunakan.

Fitur terakhir adalah fitur cara membuat jadwal kerja karyawan yang sangat berguna untuk perusahaan atau pabrik yang memberlakukan jam kerja secara bergantian.

Melalui aplikasi ini bahkan perusahaan bisa langsung membuat jadwal pembagian shift dan mengintegrasikannya dengan aplikasi payroll.

Terlepas dari jenis absensi mana yang digunakan di perusahaan, baik itu manual, analog seperti amano absensi, atau digital dan online, semuanya tetap dikembalikan kepada kebutuhan perusahaan.

Kemudahan absensi kehadiran kerja karyawan yang ada saat ini pun pada akhirnya untuk menjawab semua kebutuhan tersebut.

Tertarik mencoba fitur-fitur milik Talenta lainnya? Daftarkan segera perusahaan Anda pada link formulir di bawah agar bisa mencoba demonya secara gratis.