Apa Itu Presensi? Berikut Adalah Contoh Solusi dari Presensi Online

Apa itu presensi dan apa bedanya dengan absensi? Mungkin Anda justru lebih sering mendengar kata absensi online ketimbang presensi online. Disini akan dijelaskan mengenai presensi adalah apa dengan lengkap untuk Anda yang ingin mengetahuinya.

Istilah absensi sendiri biasa digunakan orang sebagai istilah untuk mendata kehadiran seseorang.

Padahal di dalam KBBI, istilah absensi memiliki arti sebagai ketidakhadiran. Jika seseorang dinyatakan absen, berarti dia tidak masuk kerja.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Mungkin banyak yang selama ini masih menganggap bahwa absen atau absensi adalah sebuah istilah yang menunjukkan kehadiran.

Misalnya di tempat kerja, mungkin Anda tidak asing mendengar kalimat seperti “Jangan lupa untuk absen di mesin fingerprint saat masuk kantor”.

Pemakaian istilah ini sebenarnya kurang tepat jika yang Anda maksud adalah kehadiran.

Jadi ketika Anda menggunakan istilah ‘daftar absen’ maka yang dimaksud adalah daftar untuk mendata orang-orang yang tidak hadir. Lalu bagaimana dengan presensi?

Menurut KBBI, presensi adalah kehadiran. Jadi ketika membahas tentang kehadiran karyawan misalnya, istilah yang tepat adalah presensi.

Jadi dengan mengetahui hal ini, Anda tidak perlu lagi keliru untuk membedakan mana presensi mana yang absensi.

Di artikel kali ini, Talenta akan membahas secara lengkap mengenai perbedaan presensi dan absensi, serta bagaimana penerapan sistem presensi online di dalam perusahaan. Berikut adalah penjelasan lengkapnya.

Apa Itu Sistem Presensi?

Sebelum membahas lebih jauh, Anda perlu mengetahui dulu pengertian dari sistem presensi.

Secara sederhana, sistem presensi adalah sebuah sistem yang dipakai perusahaan untuk mengelola kehadiran para karyawannya.

Mengapa perusahaan perlu menerapkan sistem presensi? Hal ini agar perusahaan dapat memantau produktivitas karyawan dari jumlah kehadiran mereka.

Dengan melihat persentase kehadiran karyawan, perusahaan dapat menilai apakah terdapat peningkatan atau malah penurunan dari produktivitas karyawan.

Hal ini penting karena perkembangan bisnis perusahaan sendiri sangat bergantung kepada tingkat produktivitas karyawan yang salah satu faktornya adalah presensi karyawan.

Baca Juga : Apa Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional

Mengapa Data Presensi Itu Jadi Penting?

Adanya sebuah pencatatan kehadiran di perusahaan bukanlah tanpa alasan. Selain membuat karyawan disiplin, berikut adalah beberapa alasan mengapa presensi menjadi penting di dalam perusahaan.

1. Mencatat Kehadiran Karyawan

Kehadiran karyawan wajib dicatat setiap harinya. Data presensi karyawan ini nantinya akan dijadikan dasar untuk berbagai keperluan misalnya untuk membayar gaji karyawan atau kenaikan gaji.

2. Dasar untuk Menghitung Gaji karyawan

Meski digaji setiap bulan, masing-masing karyawan juga memiliki nominal upah per hari yang jumlahnya didapat dari total gaji pokok dibagi jumlah hari kerja dalam satu bulan.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Oleh karena itu jumlah kehadiran karyawan diperlukan HR agar mereka bisa menghitung berapa banyak gaji yang harus dibayarkan ke karyawan di bulan tersebut.

Pengurangan gaji akan dilakukan berdasarkan seberapa banyak karyawan tersebut tidak masuk tanpa keterangan seperti yang akan tertera pada slip gaji.

3. Melihat Sisa Cuti Karyawan

Dari data kehadiran yang dimiliki HR, mereka juga bisa melihat karyawan mana saja yang mengambil cuti di bulan tersebut. Sehingga, mereka juga mengetahui sisa cuti masing-masing karyawan.

4. Membuat Pencatatan Administrasi Lebih Rapi

Adanya pencatatan database yang rapi, terlebih jika sudah menggunakan sistem presensi online, akan mendukung HR untuk melakukan berbagai hal jadi lebih efektif, misalnya menghitung gaji, cuti, bonus karyawan, dan lain sebagainya.

5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan

Bukan hal yang asing jika ada karyawan yang berbuat curang dengan memanipulasi data kehadiran mereka. Salah satu cara yang paling umum dilakukan adalah “titip absen”.

Dengan menerapkan sistem presensi yang baik, perusahaan dapat meminimalisir hal ini dan membuat karyawan jadi lebih disiplin.

Baca Juga : Kenali Format, Sistem, dan Jenis-jenis Absensi Karyawan

Apa Itu Jenis-jenis Sistem Presensi

Perusahaan wajib memiliki sistem presensi yang baik agar dapat mengelola kehadiran karyawan dengan tepat sehingga meningkatkan produktivitas. Nah, apa saja jenis-jenis sistem presensi yang ada?

1. Sistem Fingerprint

Mari mengenal sistem presensi fingerprint. Sistem ini mungkin jadi salah satu sistem kehadiran yang paling umum digunakan oleh banyak perusahaan.

Cara kerjanya sederhana. Data sidik jari karyawan akan dijadikan data untuk mengidentifikasi serta memverifikasi mereka.

Karena setiap orang memiliki sidik jari yang berbeda-beda, mesin fingerprint dapat mengetahui siapa yang sedang menempelkan jarinya.

Dengan demikian, sistem fingerprint dapat meminimalisir kecurangan karena sulit bagi karyawan untuk “menitipkan” kehadiran mereka lewat orang lain.

Mereka harus menempelkan jari mereka sendiri agar kehadiran mereka dapat tercatat.

Nantinya di masa penghitungan payroll, HR akan men-download data kehadiran karyawan secara manual untuk data mereka dalam menghitung gaji karyawan di bulan tersebut.

2. Sistem Kartu

Setiap karyawan pasti memiliki kartu identitas atau ID card dari kantornya. Selain sebagai tanda pengenal, biasanya kartu ini bisa dipakai juga sebagai alat untuk mendata kehadiran karyawan.

Cara kerjanya pun sangat mudah karena kartu ini pasti selalu dikalungkan oleh karyawan saat mereka berangkat kerja.

Karyawan hanya perlu menempelkan kartu ke mesin pembaca kehadiran untuk proses identifikasi dan kehadiran karyawan secara otomatis langsung tercatat.

Namun sistem ini memiliki kekurangan di mana kartu identitas karyawan bisa saja dititipkan oleh orang lain terutama agar ia tetap bisa datang telat.

3. Sistem Presensi Menggunakan Password

Salah satu sistem presensi lainnya adalah dengan menggunakan password di mana masing-masing karyawan punya password yang berbeda-beda. Sistem ini boleh dibilang tidak sepopuler kedua sistem presensi sebelumnya.

Untuk mendapatkan data kehadiran, karyawan hanya perlu memasukkan password yang sudah mereka miliki setiap datang ke kantor.

Namun sistem ini memiliki kelemahan yang sama dengan sistem kartu, yakni karyawan bisa menitipkan kehadiran mereka kepada teman kerjanya dengan memberikan password. Selain itu, karyawan juga bisa saja lupa dengan password mereka.

4. Sistem Presensi Online

Dengan semakin berkembangnya teknologi, dunia HR juga perlu memiliki inovasi agar mempercepat proses pekerjaan mereka.

Dengan sistem presensi online, karyawan dapat mencatat kehadiran mereka dengan memanfaatkan teknologi internet.

Sistem presensi online memungkinkan data kehadiran karyawan disimpan di dalam database berbasis cloud. Kelebihannya adalah perusahaan tak perlu lagi memiliki infrastruktur perangkat keras untuk menyimpan data kehadiran.

Contoh penyedia sistem presensi online adalah Talenta yang didukung dengan teknologi cloud. Dengan menggunakan fitur yang dinamakan Live Attendance dari aplikasi mobile Talenta, karyawan dapat menginput kehadiran mereka di mana saja.

Sehingga, sistem presensi online seperti Talenta cocok diterapkan di perusahaan dengan karyawan bermobilitas tinggi.

Sistem presensi online juga cocok diterapkan di masa pandemi ketika sebagian besar karyawan harus bekerja dari rumah atau WFH.

Karena menginput kehadiran harus lewat smartphone masing-masing, mereka tidak bisa menitipkan kehadiran lewat teman kerja mereka.

Baca Juga : Keuntungan Sistem Absensi Menggunakan Software Payroll

Apa Itu Sistem Presensi Online dan Mengapa Penting Diterapkan?

Apa Itu Sistem Presensi Online dan Mengapa Penting Diterapkan?

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Apa itu presensi online? Seperti yang sudah dijelaskan di atas, sistem presensi online dapat menjadi solusi sistem kehadiran yang mudah diterapkan karena mengandalkan teknologi dan konektivitas internet.

Melalui sistem ini, karyawan hanya perlu mengandalkan aplikasi dan mereka bisa langsung menginput data kehadiran di mana saja. Berikut adalah beberapa keunggulan lain dari sistem presensi online.

1. Mudah Digunakan

Karyawan tidak perlu lagi antri di depan mesin fingerprint. Perusahaan dapat menentukan radius di mana saja karyawan dapat input kehadiran.

Bahkan, Talenta sendiri sudah dilengkapi GPS sehingga dapat melihat posisi karyawan di mana saat mengakses Live Attendance.

Ini berguna bagi perusahaan yang menerapkan WFH sehingga dapat memastikan karyawan tetap berada di rumah saat bekerja.

2. Keakuratan Data Terjamin

Dengan sistem presensi online, HR tidak perlu meluangkan waktu lebih banyak untuk memverifikasi data kehadiran ke masing-masing karyawan.

Data kehadiran dapat ter-update otomatis di dalam sistem. Hanya saja, HR bisa menanyakan kembali jika ada karyawan yang tidak meng-input kehadiran ke sistem jika memang diperlukan.

3. Integrasi dengan Payroll

Salah satu keunggulan adanya sistem presensi online adalah ia dapat dengan mudah diintegrasikan dengan payroll.

Aplikasi Talenta bisa mewujudkan hal ini. Karena di-update secara realtime, HR dapat merekap gaji karyawan dengan cepat karena semua data kehadiran karyawan sudah terjadi.

4. Hemat Budget

Menyediakan sistem seperti mesin fingerprint ataupun mesin biometrik bukan lah hal yang murah untuk diaplikasikan.

Karena bentuknya berupa perangkat keras, butuh biaya ekstra bagi perusahaan untuk dapat menyiapkannya. Talenta sebagai salah satu penyedia sistem presensi online berbasis cloud tidak membutuhkan infrastruktur seperti komputer server. Karyawan hanya perlu mengaksesnya lewat smartphone.

Baca Juga : Sistem HRIS: Manfaat dan Pentingnya bagi Perusahaan

Apa Itu Fitur Lengkap Talenta sebagai Software Presensi Online?

Apa itu presensi dan apa bedanya dengan absensi? Mungkin Anda justru lebih sering mendengar kata absensi online ketimbang presensi online. Disini akan dijelaskan mengenai presensi adalah apa dengan lengkap untuk Anda yang ingin mengetahuinya.

Apa itu presensi online jika di dalamnya tidak terdapat kemudahan dalam menggunakannya?

Sebagai solusi atas permasalahan pengelolaan data kehadiran karyawan, Talenta bisa menjadi salah satu software yang dimanfaatkan perusahaan beserta HR-nya.

Talenta sebagai software HRIS menawarkan sistem presensi online yang lengkap.

Salah satu fitur unggulan yang bisa digunakan untuk menjawab permasalahan tersebut adalah Live Attendance. Fitur Live Attendance dapat membuat karyawan dapat input kehadiran mereka di mana saja lewat aplikasi mobile Talenta.

Mereka tinggal buka aplikasi tersebut, melakukan selfie, kemudian Talenta akan melacak lokasi mereka dan data kehadiran akan secara otomatis masuk ke dalam sistem.

Menariknya, fitur ini dapat digabungkan dengan sistem yang sudah ada di perusahaan, misalnya mesin fingerprint.

Jika dahulu HR harus men-download data kehadiran secara manual, kini mesin fingerprint dapat diintegrasikan dengan Talenta sehingga HR tak perlu lagi download secara manual.

Karena Talenta berbasis cloud, di periode payroll pun HR tak perlu lagi menghitung ulang masing-masing jumlah kehadiran karyawan.

Dengan mengintegrasikan modul Payroll, gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis sehingga sangat menghemat waktu HR.

Itulah tadi beberapa keunggulan dari sistem presensi online. Jika Anda tertarik untuk eksplor lebih jauh mengenai fitur Talenta lainnya, Anda dapat mencoba demo Talenta secara gratis dengan daftarkan diri Anda di sini. Beralih Talenta sekarang juga!


PUBLISHED19 Aug 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales