Panduan Gardening Leave sebagai Strategi Melindungi Bisnis Saat Karyawan Penting Resign

Di banyak perusahaan enterprise, gardening leave masih dianggap sebagai kebijakan “darurat” yang baru dipikirkan setelah resign terjadi.

Padahal, semakin matang sebuah organisasi, semakin penting kebijakan ini disiapkan lebih awal sebagai bagian dari manajemen risiko SDM, bukan reaksi dadakan atas satu kasus resign yang mengkhawatirkan.

Saat seorang senior leader atau sales key account resign misalnya, pertanyaan terbesar CHRO bukan lagi “siapa penggantinya”, melainkan “apa yang terjadi pada klien, data, dan tim selama masa transisi berlangsung.” Gardening leave hadir sebagai jawaban atas pertanyaan itu.

Kebijakan ini memberi perusahaan ruang untuk melindungi kepentingan bisnis tanpa harus menahan karyawan bekerja lebih lama dari yang seharusnya.

Artikel ini membahas tuntas apa itu gardening leave, kapan sebaiknya diterapkan, hingga aspek hukumnya di Indonesia.

Apa Itu Gardening Leave?

Gardening leave adalah kebijakan di mana karyawan yang telah mengajukan resign atau diberhentikan diminta untuk tidak masuk kerja dan tidak melaksanakan tugas apa pun selama sisa masa notice period, tetapi tetap menerima gaji dan hak-haknya secara penuh.

Selama periode ini, status karyawan masih aktif secara hukum, tetapi akses ke sistem kerja, data perusahaan, klien, maupun tim biasanya dibatasi atau dihentikan sementara.

Istilah ini muncul dari gambaran karyawan yang “dirumahkan” sambil menunggu masa kerjanya berakhir, seolah hanya punya waktu untuk berkebun di rumah.

Tujuannya yaitu untuk memutus akses karyawan terhadap informasi sensitif dan hubungan bisnis strategis, sebelum ia benar-benar bergabung dengan kompetitor atau memulai usaha sendiri.

Perbedaan Gardening Leave dengan Notice Period, Garden Leave, dan Non-Compete Clause

Keempat istilah ini sering tertukar, padahal masing-masing punya fungsi dan konsekuensi hukum yang berbeda.

• Notice Period adalah jangka waktu wajib yang harus dilalui sebelum hubungan kerja resmi berakhir, di mana karyawan pada dasarnya tetap bekerja seperti biasa hingga hari terakhirnya. Gardening leave adalah salah satu cara mengisi notice period tersebut, yaitu dengan membebastugaskan karyawan meski masa kerjanya belum selesai.
• Garden Leave sebenarnya adalah istilah yang identik dengan gardening leave, hanya beda penyebutan yang lebih umum dipakai di literatur hukum ketenagakerjaan Inggris. Keduanya merujuk pada praktik yang sama: karyawan tetap digaji tetapi tidak bekerja selama notice period.
• Non-Compete Clause berbeda secara mendasar karena berlaku setelah hubungan kerja resmi berakhir, membatasi karyawan bekerja di kompetitor atau membuka usaha sejenis dalam periode tertentu tanpa menerima gaji dari perusahaan lama. Gardening leave terjadi saat karyawan masih berstatus aktif dan masih digaji, sementara non-compete clause mengikat setelah status karyawan sudah tidak aktif lagi.

Perbedaan status inilah yang membuat gardening leave secara hukum lebih mudah diterapkan dibandingkan non-compete clause, karena karyawan tetap mendapat kompensasi penuh selama dibatasi aktivitasnya.

Memahami Urgensi Gardening Leave dalam Manajemen Risiko Perusahaan

Bagi perusahaan enterprise, resign-nya satu karyawan kunci bisa membawa risiko bisnis yang jauh lebih besar dari sekadar kekosongan posisi.

Biaya dari tidak menyiapkan kebijakan ini seringkali baru terasa setelah insiden terjadi, saat klien besar sudah berpindah tangan atau data strategis sudah bocor ke kompetitor.

1. Risiko Kebocoran Informasi Strategis dan Rahasia Dagang

Karyawan pada level manajerial hingga eksekutif umumnya memiliki akses terhadap informasi strategis yang belum dipublikasikan, seperti roadmap produk, strategi penetapan harga (pricing strategy), rencana ekspansi, hasil riset pasar, pipeline penjualan, hingga inisiatif transformasi bisnis.

Informasi tersebut merupakan bagian dari keunggulan kompetitif perusahaan yang dibangun melalui investasi waktu dan sumber daya yang tidak sedikit.

Ketika karyawan tersebut mengundurkan diri dan langsung bergabung dengan kompetitor, perusahaan menghadapi risiko meningkatnya paparan informasi strategis dalam waktu yang sangat singkat.

Meskipun karyawan tetap terikat oleh kewajiban menjaga kerahasiaan, peluang terjadinya pemanfaatan pengetahuan bisnis (institutional knowledge) secara tidak langsung tetap ada. 

Gardening leave memberikan perusahaan periode transisi atau cooling-off period, sehingga informasi yang sebelumnya bersifat sangat sensitif memiliki waktu untuk kehilangan relevansi operasional sebelum karyawan mulai bekerja di tempat baru.

2. Risiko Pembajakan Klien dan Tim oleh Kompetitor

Bagi perusahaan enterprise, aset yang paling berharga bukan hanya data, tetapi juga hubungan bisnis yang telah dibangun selama bertahun-tahun.

Karyawan di posisi seperti sales leader, account manager, business development, hingga eksekutif sering kali menjadi penghubung utama dengan pelanggan strategis, mitra bisnis, maupun anggota tim yang memiliki peran penting.

Ketika karyawan tersebut berpindah ke kompetitor, terdapat risiko bahwa hubungan yang telah terbangun akan ikut berpindah, baik dalam bentuk perpindahan klien (client poaching) maupun ajakan kepada rekan kerja untuk bergabung ke perusahaan baru (talent poaching).

Kondisi ini dapat berdampak pada pendapatan, stabilitas tim, hingga keberlangsungan hubungan bisnis.

Melalui gardening leave, perusahaan memiliki waktu untuk mengalihkan kepemilikan akun kepada pengganti, memperkenalkan relationship owner yang baru, serta melakukan proses transisi secara bertahap.

Pendekatan ini membantu menjaga kepercayaan klien sekaligus mengurangi risiko terganggunya operasional bisnis selama proses pergantian personel.

3. Risiko Gangguan terhadap Stabilitas Tim

Kepergian seorang manajer atau eksekutif tidak hanya meninggalkan kekosongan jabatan, tetapi juga berpotensi memengaruhi stabilitas tim, proses pengambilan keputusan, hingga kelangsungan operasional.

Tanpa transisi yang terencana, perusahaan dapat menghadapi ketidakjelasan pembagian tanggung jawab, penurunan produktivitas, hingga meningkatnya ketidakpastian di dalam tim.

Gardening leave memberikan waktu bagi perusahaan untuk menjalankan proses succession planning dan knowledge transfer secara lebih terstruktur.

Selama periode ini, perusahaan dapat menunjuk pemimpin sementara, mengalihkan tanggung jawab kepada penerus yang telah ditentukan, serta menyampaikan perubahan kepada tim secara bertahap.

Dengan demikian, proses pergantian kepemimpinan dapat berlangsung lebih terkendali tanpa mengganggu kesinambungan operasional maupun pencapaian target bisnis.

4. Risiko Konflik Kepentingan Selama Masa Transisi

Setelah keputusan pengunduran diri disampaikan, terutama ketika karyawan akan bergabung dengan perusahaan di industri yang sama, potensi konflik kepentingan dapat meningkat. 

Selama masih aktif bekerja, karyawan tersebut mungkin tetap terlibat dalam rapat strategis, memiliki akses ke informasi bisnis terbaru, atau berpartisipasi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan arah perusahaan.

Gardening leave membantu perusahaan mengurangi risiko tersebut dengan membebastugaskan karyawan dari aktivitas operasional sehari-hari, sambil tetap memenuhi hak-haknya sesuai kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.

Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga objektivitas proses bisnis sekaligus membatasi akses terhadap informasi strategis yang tidak lagi diperlukan selama masa transisi.

Pendekatan ini bukan didasarkan pada asumsi bahwa karyawan akan menyalahgunakan informasi perusahaan, melainkan merupakan bagian dari praktik manajemen risiko untuk menjaga tata kelola (governance) dan kepentingan bisnis selama proses transisi berlangsung.

5. Risiko Reputasi di Mata Klien dan Mitra Bisnis

Hubungan dengan klien dan mitra bisnis sering kali dibangun melalui interaksi jangka panjang dengan individu tertentu, seperti account manager, relationship manager, atau eksekutif yang menjadi titik kontak utama.

Ketika karyawan tersebut mengundurkan diri, proses transisi yang tidak dikelola dengan baik dapat menimbulkan ketidakpastian mengenai kelanjutan layanan maupun hubungan kerja sama.

Gardening leave memberikan perusahaan waktu untuk mengomunikasikan perubahan secara terencana, menunjuk pengganti yang tepat, dan melakukan proses handover hubungan dengan klien atau mitra bisnis secara bertahap.

Pendekatan ini membantu menjaga kepercayaan para pemangku kepentingan sekaligus memastikan kualitas layanan tetap terjaga selama masa transisi.

Baca juga: Exit Clearance saat Karyawan Resign serta Contoh Formnya

Kapan Gardening Leave Layak Diterapkan?

Tidak semua karyawan yang mengundurkan diri perlu menjalani gardening leave. Menerapkan kebijakan ini secara menyeluruh justru berpotensi meningkatkan biaya tanpa memberikan manfaat yang sepadan.

Bagi perusahaan enterprise, keputusan tersebut sebaiknya didasarkan pada tingkat risiko yang ditimbulkan terhadap bisnis.

Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah Offboarding Risk Matrix, yaitu kerangka evaluasi yang mempertimbangkan dua faktor utama: tingkat akses terhadap aset strategis perusahaan (Asset Exposure) dan tingkat risiko dari perusahaan tujuan karyawan (Destination Threat).

Berikut penjelasannya.

Offboarding Risk Matrix

Semakin tinggi tingkat akses terhadap informasi strategis dan semakin besar potensi risiko dari perusahaan tujuan, semakin kuat justifikasi perusahaan untuk mempertimbangkan gardening leave.

1. Menilai Tingkat Akses terhadap Aset Strategis (Asset Exposure)

Langkah pertama adalah mengevaluasi sejauh mana karyawan memiliki akses terhadap aset yang dapat memengaruhi daya saing perusahaan.

Aset tersebut tidak hanya berupa trade secrets, tetapi juga informasi seperti strategi harga (pricing strategy), roadmap produk, rencana ekspansi, pipeline penjualan, data pelanggan strategis, hingga keputusan bisnis yang belum dipublikasikan.

Semakin besar potensi dampak apabila informasi tersebut diketahui pihak lain, semakin tinggi tingkat asset exposure yang perlu dikelola selama masa transisi.

2. Mengevaluasi Tingkat Risiko dari Perusahaan Tujuan (Destination Threat)

Faktor berikutnya adalah mengevaluasi tingkat risiko dari perusahaan atau industri tujuan karyawan setelah mengundurkan diri. Tidak semua perpindahan karier menimbulkan tingkat risiko yang sama bagi perusahaan.

Sebagai contoh, karyawan yang memilih melanjutkan studi, mengambil career break, atau berpindah ke industri yang berbeda umumnya memiliki risiko yang lebih rendah karena kecil kemungkinan mereka memanfaatkan informasi strategis perusahaan dalam konteks bisnis yang sama.

Sebaliknya, apabila karyawan bergabung dengan kompetitor langsung atau perusahaan yang menawarkan produk, layanan, maupun segmen pelanggan yang serupa, potensi konflik kepentingan menjadi lebih tinggi.

Dalam kondisi tersebut, perusahaan perlu mempertimbangkan apakah karyawan masih memerlukan akses terhadap informasi strategis selama notice period, atau apakah gardening leave lebih tepat diterapkan sebagai bagian dari upaya mitigasi risiko.

Penilaian ini bukan untuk membatasi hak karyawan dalam melanjutkan kariernya, melainkan memastikan tingkat perlindungan yang diterapkan tetap proporsional dengan risiko bisnis yang dihadapi perusahaan.

3. Menguji Kesiapan Operasional Sebelum Mengambil Keputusan

Meskipun hasil evaluasi menunjukkan tingkat risiko yang tinggi, perusahaan tetap perlu memastikan kesiapan operasional sebelum menerapkan gardening leave.

Beberapa hal yang perlu dipastikan antara lain kesiapan pengganti, selesainya proses knowledge transfer, pengalihan hubungan dengan pelanggan utama, serta distribusi kembali tanggung jawab kepada anggota tim lainnya.

Tujuannya agar perlindungan terhadap bisnis tidak justru menimbulkan gangguan terhadap operasional sehari-hari.

4. Memastikan Aspek Hukum dan Tata Kelola

Keputusan menerapkan gardening leave juga harus mempertimbangkan aspek hukum dan kebijakan internal perusahaan.

HR perlu memastikan bahwa ketentuan tersebut telah diatur dalam kontrak kerja atau peraturan perusahaan, serta hak-hak karyawan tetap dipenuhi selama masa gardening leave.

Selain itu, perusahaan juga perlu menjaga konsistensi penerapan kebijakan pada kasus-kasus yang memiliki tingkat risiko serupa.

Pendekatan ini membantu memperkuat good corporate governance sekaligus mengurangi potensi sengketa hubungan industrial.

Posisi Apa Saja yang Sebaiknya Menggunakan Gardening Leave?

Gardening leave tidak perlu diterapkan untuk seluruh karyawan yang resign. Kebijakan ini paling relevan untuk posisi-posisi berikut.

1. C-Level dan Senior Leadership

Posisi ini biasanya memiliki akses penuh terhadap strategi bisnis, data finansial, dan informasi rahasia lain yang berisiko tinggi jika jatuh ke kompetitor.

2. Sales dan Business Development dengan Portofolio Klien Strategis

Karyawan di posisi ini memiliki hubungan langsung dengan klien besar, sehingga rawan membawa portofolio klien tersebut jika langsung bergabung dengan kompetitor.

3. Tim R&D, Engineering, dan Product dengan Akses ke Kekayaan Intelektual

Karyawan yang terlibat dalam pengembangan produk atau teknologi inti perusahaan berpotensi membawa pengetahuan teknis sensitif yang sulit digantikan dalam waktu singkat.

4. Finance dan Posisi dengan Akses Data Keuangan Sensitif

Karyawan yang mengelola data keuangan, kontrak vendor, atau informasi investor memerlukan pengawasan ekstra selama masa transisi sebelum benar-benar meninggalkan perusahaan.

5. HR dan Posisi dengan Akses Data Kompensasi atau Organisasi

Karyawan HR senior yang memiliki akses ke data gaji, struktur organisasi, atau rencana suksesi juga tergolong berisiko tinggi, karena informasi tersebut dapat memberi keuntungan tidak adil bagi kompetitor dalam merekrut talenta perusahaan.

Aspek Hukum Gardening Leave di Indonesia

Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia tidak mengatur secara eksplisit mengenai gardening leave, sehingga penerapannya sepenuhnya bergantung pada kesepakatan yang dituangkan dalam perjanjian kerja antara perusahaan dan karyawan.

Yang diatur secara jelas adalah kewajiban penyampaian Notice of Termination, yaitu paling lambat 14 hari sebelum tanggal efektif pengakhiran hubungan kerja, atau 7 hari apabila karyawan masih dalam masa percobaan, sebagaimana diatur dalam Pasal 37 PP 35/2021.

Gardening leave pada dasarnya mengisi periode notice ini dengan membebastugaskan karyawan, bukan menggantikannya.

Karena tidak diatur secara spesifik, penerapan gardening leave mengacu pada prinsip kebebasan berkontrak (freedom of contract) sesuai Pasal 1338 KUHPerdata.

Artinya, klausul gardening leave hanya bisa ditegakkan apabila sudah dicantumkan secara jelas dan disepakati kedua pihak sejak awal, idealnya dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Penting dipahami, dalam praktik gardening leave, hubungan kerja pada umumnya masih berlangsung sehingga pekerja tetap menerima upah dan hak-hak yang diperjanjikan selama periode tersebut, sehingga kebijakan ini relatif lebih mudah diterapkan dibandingkan non-compete clause.

Berbeda dengan gardening leave, keberlakuan non-compete clause di Indonesia masih menjadi isu yang terus berkembang karena belum diatur secara khusus dalam peraturan ketenagakerjaan.

Dalam praktiknya, efektivitas klausul tersebut bergantung pada rumusan perjanjian, tujuan bisnis yang ingin dilindungi, serta penilaian pengadilan apabila terjadi sengketa.

Beberapa perkara yang pernah diperiksa hingga tingkat Mahkamah Agung menunjukkan bahwa setiap kasus dinilai berdasarkan fakta dan klausul yang disepakati para pihak, sehingga tidak dapat digeneralisasi sebagai aturan yang berlaku untuk semua situasi.

Meskipun gardening leave memiliki karakteristik yang berbeda dengan non-compete clause, keduanya sama-sama bertujuan membantu perusahaan mengelola risiko selama masa transisi karyawan.

Oleh karena itu, penyusunan klausul gardening leave sebaiknya dilakukan secara jelas, proporsional, dan memiliki tujuan bisnis yang dapat dipertanggungjawabkan, serta disepakati oleh kedua belah pihak sejak awal hubungan kerja.

Perusahaan juga perlu memahami bahwa gardening leave bukan merupakan mekanisme yang secara otomatis dapat mencegah seluruh potensi pelanggaran.

Kebijakan ini lebih tepat diposisikan sebagai salah satu instrumen mitigasi risiko yang dilengkapi dengan perjanjian kerahasiaan (confidentiality agreement), pengelolaan hak akses terhadap sistem dan informasi perusahaan, serta proses offboarding yang terdokumentasi dengan baik.

Seluruh keputusan terkait penerapan gardening leave, termasuk hasil penilaian risiko, dasar pertimbangan bisnis, proses persetujuan internal, hingga pelaksanaan handover, sebaiknya didokumentasikan secara sistematis.

Dokumentasi tersebut tidak hanya mendukung prinsip good corporate governance, tetapi juga dapat menjadi bukti pendukung apabila di kemudian hari timbul perselisihan hubungan industrial atau sengketa perdata yang berkaitan dengan pelaksanaan klausul tersebut.

Hal yang Harus Disiapkan dalam Membangun Kebijakan Gardening Leave yang Efektif

Agar gardening leave tidak menimbulkan sengketa di kemudian hari, ada lima hal yang perlu disiapkan HR sejak awal.

Kelimanya sebaiknya menjadi bagian dari kebijakan HR yang baku, bukan keputusan yang baru dibuat saat kasus resign berisiko sudah di depan mata.

1. Klausul dalam Perjanjian Kerja

Penerapan gardening leave sebaiknya dipersiapkan jauh sebelum terjadi proses pengunduran diri. 

Oleh karena itu, ketentuannya idealnya dicantumkan secara eksplisit dalam surat perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama sejak awal hubungan kerja dimulai.

Pencantuman klausul sejak awal memberikan kepastian bagi kedua belah pihak mengenai kondisi yang memungkinkan perusahaan menerapkan gardening leave, durasi pelaksanaannya, serta hak dan kewajiban yang tetap berlaku selama periode tersebut.

Sebaliknya, menerapkan kebijakan ini secara mendadak setelah karyawan mengajukan resign berpotensi menimbulkan perbedaan penafsiran, mempersulit proses negosiasi, hingga meningkatkan risiko terjadinya perselisihan hubungan industrial.

2. Penilaian Tingkat Risiko Karyawan

Keputusan menerapkan gardening leave sebaiknya didasarkan pada penilaian risiko yang terstruktur, bukan semata-mata berdasarkan jabatan atau pertimbangan subjektif.

HR perlu menetapkan kriteria yang objektif untuk mengevaluasi tingkat risiko setiap kasus, misalnya berdasarkan akses terhadap informasi strategis, hubungan dengan pelanggan utama, peran dalam pengambilan keputusan bisnis, hingga potensi konflik kepentingan apabila karyawan bergabung dengan perusahaan lain.

Pendekatan berbasis risiko membantu memastikan kebijakan diterapkan secara konsisten pada posisi dengan karakteristik yang serupa.

Selain memperkuat tata kelola (governance), hal ini juga mengurangi potensi munculnya persepsi perlakuan yang tidak adil atau diskriminatif di lingkungan kerja.

3. Menentukan Durasi dan Ruang Lingkup Gardening Leave

Berapa lama durasi gardening leave? Tidak ada ketentuan baku yang mengatur lamanya gardening leave. 

Durasi gardening leave sebaiknya disesuaikan dengan ketentuan notice period yang berlaku serta kebutuhan perusahaan dalam menyelesaikan proses transisi.

Selain menentukan lamanya periode tersebut, perusahaan juga perlu menetapkan ruang lingkup gardening leave secara jelas, seperti pembatasan akses ke sistem internal, penghentian kewenangan pengambilan keputusan, pembatasan komunikasi dengan pelanggan atau mitra bisnis tertentu, maupun pengaturan kehadiran di lingkungan kerja.

Penetapan ruang lingkup yang jelas membantu memastikan pembatasan yang diterapkan bersifat proporsional terhadap tingkat risiko yang dihadapi perusahaan.

Dengan demikian, gardening leave dapat berfungsi sebagai instrumen mitigasi risiko tanpa memberikan pembatasan yang melebihi kebutuhan bisnis selama masa transisi.

4. Hak dan Kewajiban Selama Masa Gardening Leave

Selama menjalani gardening leave, hubungan kerja pada dasarnya masih berlangsung.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan hak-hak karyawan tetap dipenuhi sesuai perjanjian yang berlaku, seperti pembayaran gaji, tunjangan tetap, maupun manfaat lain yang memang menjadi haknya selama masa kerja.

Di sisi lain, karyawan juga tetap memiliki kewajiban untuk mematuhi ketentuan perusahaan, termasuk menjaga kerahasiaan informasi, tidak menyalahgunakan akses terhadap aset perusahaan, serta mematuhi pembatasan aktivitas yang telah ditetapkan selama gardening leave.

Kejelasan mengenai hak dan kewajiban ini penting agar kedua belah pihak memiliki ekspektasi yang sama dan meminimalkan potensi sengketa di kemudian hari.

5. Menentukan Mekanisme Persetujuan Internal

Keputusan menerapkan gardening leave sebaiknya tidak diambil oleh satu pihak saja, melainkan melalui mekanisme persetujuan yang melibatkan pemangku kepentingan terkait, seperti atasan langsung, HR, tim legal, hingga manajemen apabila diperlukan.

Pendekatan ini membantu memastikan setiap keputusan telah mempertimbangkan aspek operasional, risiko bisnis, serta kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Selain itu, seluruh proses persetujuan sebaiknya terdokumentasi secara sistematis, termasuk hasil penilaian risiko, alasan penerapan gardening leave, dan pihak-pihak yang memberikan persetujuan.

Dokumentasi tersebut tidak hanya mendukung prinsip good corporate governance, tetapi juga memperkuat akuntabilitas perusahaan apabila di kemudian hari diperlukan untuk keperluan audit atau penyelesaian sengketa hubungan industrial.

Proses dan Tahapan Pelaksanaan Gardening Leave

Di perusahaan enterprise, efektivitas gardening leave tidak ditentukan oleh seberapa cepat karyawan dibebastugaskan, tetapi oleh seberapa cepat perusahaan mampu mengendalikan risiko tanpa mengganggu kelangsungan operasional.

Karena itu, prosesnya sebaiknya dipandang sebagai tiga fase yang saling berkaitan: Decide, Secure, dan Transition.

Fase 1: Decide (Menentukan Keputusan)

Tahap pertama adalah melakukan penilaian risiko untuk menentukan apakah gardening leave memang diperlukan.

HR bersama atasan langsung, tim legal, dan pihak terkait mengevaluasi tingkat akses karyawan terhadap informasi strategis, hubungan dengan pelanggan utama, serta potensi konflik kepentingan setelah mengundurkan diri.

Keputusan ini sebaiknya mengacu pada kerangka penilaian risiko yang telah ditetapkan perusahaan agar konsisten di setiap kasus.

Fase 2: Secure (Mengamankan Aset dan Informasi Perusahaan)

Setelah keputusan ditetapkan, fokus utama bergeser pada perlindungan aset perusahaan.

Pada fase ini, perusahaan mengomunikasikan keputusan gardening leave kepada karyawan secara profesional, kemudian menonaktifkan akses terhadap email, aplikasi kerja, sistem internal, hingga repositori data sesuai kebutuhan bisnis.

Bersamaan dengan itu, HR memastikan proses pengembalian laptop, kartu akses, perangkat kerja, maupun aset perusahaan lainnya berjalan sesuai prosedur.

Tujuan fase ini bukan sekadar membatasi akses, tetapi memastikan seluruh informasi strategis tetap terlindungi selama masa transisi.

Fase 3: Transition (Mengelola Masa Transisi Hingga Offboarding)

Tahap terakhir berfokus pada penyelesaian transisi secara terstruktur. HR memantau kepatuhan terhadap ketentuan gardening leave, memastikan proses handover telah selesai, serta menyelesaikan seluruh administrasi hingga hubungan kerja benar-benar berakhir.

Pada saat yang sama, perusahaan juga dapat mulai mengalihkan hubungan dengan pelanggan, menunjuk successor, atau melakukan redistribusi tanggung jawab agar operasional tetap berjalan tanpa gangguan.

Baca juga: Panduan Resign Karyawan Sesuai UU: Prosedur, Hak, dan Kewajiban Perusahaan

Dampak Gardening Leave terhadap Employee Experience dan Employer Branding

Gardening leave dirancang untuk melindungi kepentingan bisnis, tetapi cara perusahaan menerapkannya juga akan memengaruhi pengalaman karyawan saat meninggalkan organisasi (employee exit experience)

Oleh karena itu, perusahaan perlu menyeimbangkan kebutuhan mitigasi risiko dengan pengalaman offboarding yang tetap profesional dan menghormati karyawan.

1. Menjaga Kepercayaan Karyawan Melalui Komunikasi yang Transparan

Bagi sebagian karyawan, keputusan menjalani gardening leave dapat menimbulkan kesan bahwa perusahaan tidak lagi mempercayainya.

Apalagi jika keputusan tersebut disampaikan secara mendadak tanpa penjelasan mengenai alasan bisnis yang mendasarinya.

Karena itu, komunikasi menjadi faktor yang sangat penting.

HR perlu menjelaskan bahwa gardening leave merupakan kebijakan yang diterapkan berdasarkan tingkat risiko jabatan, bukan bentuk hukuman ataupun respons personal terhadap keputusan resign.

2. Offboarding Juga Membentuk Employer Branding

Pengalaman karyawan tidak berhenti ketika mereka mengajukan resign. Cara perusahaan menangani proses offboarding, termasuk penerapan gardening leave, turut membentuk reputasi perusahaan sebagai tempat bekerja.

Karena itu, semakin banyak organisasi yang memandang offboarding sebagai bagian dari strategi employer branding, bukan sekadar proses administrasi di akhir hubungan kerja.

Pengalaman mantan karyawan, baik yang dibagikan melalui ulasan di platform seperti Glassdoor maupun melalui rekomendasi dari mulut ke mulut (word-of-mouth), dapat memengaruhi persepsi kandidat terhadap perusahaan.

Selain menjaga reputasi perusahaan, proses offboarding yang profesional juga membantu mempertahankan hubungan baik dengan alumni perusahaan.

Dalam jangka panjang, mantan karyawan dapat menjadi sumber referensi talenta, mitra bisnis, bahkan kembali bergabung sebagai boomerang employee ketika kebutuhan organisasi berubah.

3. Memastikan Knowledge Transfer Tetap Berjalan

Salah satu risiko terbesar ketika talenta kunci meninggalkan perusahaan adalah hilangnya pengetahuan yang belum terdokumentasi.

Oleh karena itu, penerapan gardening leave sebaiknya tidak menghilangkan kesempatan perusahaan untuk melakukan knowledge transfer sebelum akses terhadap sistem dicabut.

Praktik terbaik yang banyak diterapkan perusahaan meliputi dokumentasi proses kerja, sesi serah terima (handover), identifikasi pemilik pengetahuan berikutnya, hingga penyusunan rencana transfer pengetahuan secara terstruktur.

Pendekatan ini membantu menjaga keberlangsungan operasional sekaligus mengurangi ketergantungan pada individu tertentu.

3. Menjadikan Gardening Leave sebagai Bagian dari Employee Experience

Pada akhirnya, keberhasilan gardening leave tidak hanya diukur dari keberhasilannya melindungi informasi strategis perusahaan, tetapi juga dari kemampuannya menjaga pengalaman karyawan selama proses transisi.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tetap menjalankan proses exit interview, menyelesaikan administrasi secara profesional, serta memperlakukan setiap karyawan dengan konsisten hingga hari terakhir bekerja.

Pendekatan ini membantu perusahaan melindungi kepentingan bisnis tanpa mengorbankan kepercayaan, reputasi, maupun hubungan jangka panjang dengan talenta yang pernah menjadi bagian dari organisasi.

Peran Mekari Talenta dalam Mendukung Proses Gardening Leave

Menerapkan gardening leave secara manual sering kali berisiko ada langkah yang terlewat, misalnya lupa menonaktifkan akses sistem atau menagih pengembalian aset perusahaan tepat waktu.

Di sinilah Mekari Talenta melalui fitur offboarding mendukung proses offboarding yang lebih terstruktur.

1. Mengelola Detail Offboarding Karyawan Secara Terpusat

Ketika karyawan mengajukan resign dan ditetapkan menjalani gardening leave, data karyawan tersebut otomatis masuk ke halaman Offboarding pada menu Employees di Mekari Talenta. 

Dari sini, tim HR cukup klik “Details” pada nama karyawan berstatus In Progress atau Complete untuk melihat seluruh informasi terkait proses keluarnya, tanpa perlu berpindah-pindah dokumen atau spreadsheet manual.

Halaman detail ini menampilkan informasi mengenai aset perusahaan yang masih dipinjam karyawan, formulir exit yang harus diisi, serta status pinjaman atau loan apakah sudah dilunasi atau belum.

Bagi karyawan yang menjalani gardening leave, ini menjadi acuan penting bagi HR untuk memastikan seluruh aset kerja seperti laptop, kartu akses, atau perangkat lain benar-benar ditarik kembali sejak hari pertama masa gardening leave dimulai, bukan menunggu hingga hari terakhir kerja.

2. Memantau To Do List Antar Penanggung Jawab (PIC)

Pada bagian kanan halaman detail offboarding, tersedia to do list yang merangkum seluruh tugas yang perlu diselesaikan oleh masing-masing PIC, misalnya tim IT untuk pencabutan akses sistem, tim finance untuk penyelesaian hak terakhir, atau atasan langsung untuk proses handover pekerjaan.

Bagi karyawan yang berstatus gardening leave, daftar tugas ini membantu HR memastikan bahwa langkah-langkah krusial, seperti pemutusan akses ke sistem internal dan email kerja, benar-benar dieksekusi tepat waktu sesuai tanggal efektif gardening leave, bukan tertunda karena kurangnya koordinasi antar departemen.

3. Mengirim Reminder agar Proses Tidak Tertunda

Untuk memastikan setiap PIC segera menindaklanjuti tugasnya, HR dapat langsung klik “Send Reminder” dari halaman detail offboarding untuk mengirimkan email pengingat kepada pihak-pihak terkait.

Fitur ini penting khususnya untuk kasus gardening leave, di mana kecepatan penarikan akses dan aset menjadi faktor kunci dalam mengurangi risiko kebocoran informasi selama masa transisi karyawan.

4. Menyelesaikan Proses dengan Complete Offboarding

Setelah seluruh task dalam to do list terselesaikan, mulai dari pengembalian aset, penyelesaian form, hingga pelunasan pinjaman, HR dapat klik “Complete Offboarding” untuk menutup proses secara resmi dalam sistem.

Dengan seluruh riwayat proses tercatat rapi di satu tempat, perusahaan memiliki jejak audit yang jelas atas bagaimana kebijakan gardening leave dijalankan untuk setiap karyawan yang mengajukan resign.

Dengan pengelolaan offboarding yang terpusat ini, Mekari Talenta membantu tim HR menjalankan kebijakan gardening leave secara lebih tertib dan terdokumentasi, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada penilaian risiko dan strategi transisi, bukan pada pekerjaan administratif yang berulang.

Hubungi tim Mekari Talenta untuk mendiskusikan bagaimana proses offboarding yang terintegrasi dapat membantu perusahaan Anda melindungi kepentingan bisnis saat karyawan penting resign.