Ketika seorang karyawan memutuskan untuk resign, salah satu prosedur yang umumnya harus dilalui adalah exit clearance.
Apa itu exit clearance dan apa manfaatnya bagi perusahaan maupun karyawan? Simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut.
Apa itu Exit Clearance pada Konteks Karyawan Resign?
Exit clearance adalah proses yang dilakukan oleh perusahaan ketika seorang karyawan mengajukan pengunduran diri (resign).
Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan yang akan keluar telah menyelesaikan semua tanggung jawab dan kewajibannya sebelum resmi berhenti bekerja.
Exit clearance mencakup berbagai aspek, seperti pengembalian aset perusahaan seperti laptop, kartu identitas, atau dokumen, kemudian penyelesaian pekerjaan yang masih tertunda, serta pelunasan pinjaman atau hutang karyawan kepada perusahaan, jika ada.
Selain itu, exit clearance juga bisa melibatkan proses administrasi seperti penutupan akses karyawan terhadap sistem perusahaan, verifikasi penyelesaian dokumen kepegawaian, dan penyelesaian pembayaran akhir, termasuk gaji terakhir, tunjangan, atau kompensasi lainnya.
Proses ini penting untuk menjaga hubungan yang baik antara karyawan dan perusahaan, serta memastikan tidak ada masalah administratif atau hukum yang belum terselesaikan saat karyawan meninggalkan perusahaan.
Mengapa Wajib Ada Exit Clearance Ketika Karyawan Keluar Dari Perusahaan?
Berikut adalah beberapa alasannya.
1. Menghindari Masalah di Masa Depan
Exit clearance membantu memastikan bahwa karyawan yang resign telah menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawabnya sebelum meninggalkan perusahaan.
Ini penting untuk menghindari masalah di masa depan, seperti pekerjaan yang tertunda, proyek yang tidak selesai, atau kewajiban lainnya yang belum dipenuhi.
Dengan adanya proses ini, perusahaan dapat memastikan bahwa semua hal yang terkait dengan pekerjaan karyawan sudah selesai, sehingga tidak ada tuntutan atau masalah yang muncul di kemudian hari.
2. Pengelolaan Aset dan Dokumen
Dalam proses exit clearance, perusahaan memastikan bahwa semua aset yang diberikan kepada karyawan, seperti laptop, ponsel, kartu akses, atau dokumen penting, telah dikembalikan.
Ini mencegah potensi kerugian perusahaan akibat hilangnya aset atau kebocoran informasi yang tidak semestinya.
Proses ini juga membantu perusahaan mengelola aset dengan baik, sehingga bisa dialokasikan kembali untuk kebutuhan lain.
3. Transisi yang Mulus
Exit clearance memungkinkan transisi pekerjaan yang lebih terstruktur dan mulus.
Bagian dari proses ini mencakup dokumentasi dan pengalihan informasi penting yang diperlukan untuk kelanjutan pekerjaan, sehingga pengganti karyawan atau tim yang mengambil alih tugas bisa melanjutkan pekerjaan tanpa hambatan.
Ini membantu mengurangi gangguan operasional dan memastikan kelancaran proses bisnis meskipun ada perubahan dalam tim.
4. Melindungi Hak Perusahaan dan Karyawan
Exit clearance juga melibatkan penyelesaian administrasi terkait hak-hak karyawan, seperti pembayaran gaji terakhir, tunjangan, dan kompensasi lainnya.
Hal ini akan membantu Anda memastikan bahwa karyawan menerima semua haknya sebelum meninggalkan perusahaan, sementara perusahaan juga terlindungi dengan memastikan bahwa tidak ada aset atau informasi yang tertinggal di tangan karyawan yang sudah tidak bekerja.
Proses ini penting untuk menjaga hubungan profesional yang baik dan menghindari potensi perselisihan di masa mendatang.
Baca juga: Panduan Lengkap Pelatihan Karyawan
Contoh SOP Prosedur Exit Clearance Yang Benar
Berikut adalah langkah dalam SOP prosedur exit clearance yang benar.
Langkah 1: Notifikasi Pengunduran Diri atau Pemberitahuan PHK Secara Tertulis
Proses exit clearance dimulai dengan adanya notifikasi resmi dari karyawan yang mengajukan pengunduran diri atau dari perusahaan yang memberikan pemberitahuan pemutusan hubungan kerja (PHK).
Notifikasi ini harus disampaikan secara tertulis agar ada bukti yang jelas tentang keputusan tersebut. Dalam surat ini biasanya akan dicantumkan tanggal terakhir karyawan bekerja, sehingga perusahaan dapat memulai proses administrasi untuk mempersiapkan exit clearance.
Langkah 2: Pengembalian Aset Perusahaan
Setelah notifikasi diterima, karyawan yang akan keluar diwajibkan untuk mengembalikan semua aset perusahaan yang pernah dipinjamkan kepada mereka.
Ini termasuk kartu akses, laptop, ponsel, perangkat kerja lainnya, dan dokumen penting.
Perusahaan akan memeriksa kondisi aset yang dikembalikan untuk memastikan tidak ada kerusakan atau kehilangan. Langkah ini penting untuk menjaga keamanan aset perusahaan dan mencegah potensi kerugian.
Langkah 3: Penyelesaian Dokumen Administrasi
Langkah berikutnya adalah menyelesaikan semua dokumen administrasi yang berkaitan dengan pengunduran diri atau PHK.
Ini mencakup perhitungan dan pembayaran gaji terakhir, tunjangan, pesangon, atau kompensasi lain yang mungkin berhak diterima oleh karyawan.
Bagian administrasi perusahaan juga akan memastikan bahwa semua kewajiban finansial antara perusahaan dan karyawan telah diselesaikan, sehingga tidak ada masalah yang tertunda setelah karyawan meninggalkan perusahaan.
Langkah 4: Penandatanganan Form Exit Clearance dan Dokumen-Dokumen Legal Terkait
Setelah semua prosedur di atas selesai, karyawan dan perusahaan perlu menandatangani form exit clearance serta dokumen legal lainnya.
Penandatanganan ini berfungsi sebagai bukti bahwa karyawan telah menyelesaikan semua kewajibannya, dan perusahaan telah memenuhi semua hak yang berhak diterima oleh karyawan.
Ini juga membantu memastikan bahwa tidak ada hal yang dipersengketakan setelah proses keluar karyawan selesai.
Langkah 5: Exit Interview
Sebagai bagian terakhir dari prosedur exit clearance, perusahaan biasanya mengadakan exit interview dengan karyawan yang akan keluar.
Exit interview bertujuan untuk mendapatkan feedback dari karyawan tentang pengalaman kerja mereka di perusahaan, termasuk apa yang mereka anggap positif dan area mana yang bisa diperbaiki.
Informasi ini sangat berharga bagi perusahaan untuk meningkatkan lingkungan kerja dan budaya organisasi di masa depan.
Contoh Checklist untuk Exit Clearance
Berikut adalah checklist yang perlu Anda persiapkan untuk exit clearance.
Dokumen yang perlu dikumpulkan:
- Kartu identitas perusahaan (ID Card).
- Kartu akses dan kunci kantor.
- Laptop, ponsel, atau perangkat kerja lainnya.
- Dokumen administrasi yang harus diselesaikan.
- Pengalihan tanggung jawab.
- Transfer informasi kepada karyawan pengganti.
- Penyelesaian tugas proyek yang belum selesai.
- Pelaporan progres kerja terakhir.
- Feedback dan Formalitas.
- Exit interview.
- Penyelesaian pembayaran gaji akhir, tunjangan, dan pesangon.
- Penandatanganan dokumen akhir.
Baca juga: Manfaat Program Apprenticeship untuk Para Pencari Kerja
Contoh Formulir Exit Clearance dalam Excel, PDF, dan Word [Heading 2]
Berikut adalah template untuk form exit clearance dalam format Excel, PDF, dan Word yang dapat digunakan oleh HR untuk mempermudah proses exit clearance.
Formulir Exit Clearance PDF
Template dalam format PDF ini siap cetak dan dapat digunakan secara fisik untuk memastikan semua langkah exit clearance telah dipenuhi saat karyawan akan keluar. Format ini memuat checklist yang jelas dan ruang tanda tangan untuk otorisasi.
Unduh formulir exit clearance PDF di sini.
Formulir Exit Clearance Excel
Versi Excel ini menawarkan format digital dengan kolom checklist otomatis. Template ini memudahkan tim HR untuk memonitor setiap item yang harus dipenuhi, termasuk pengembalian aset, penyelesaian administrasi, dan dokumen lain yang perlu diurus.
Unduh formulir exit clearance versi Excel di sini.
Formulir Exit Clearance Word
Template dalam format Word ini mudah diedit, sehingga perusahaan bisa menyesuaikannya dengan kebijakan dan prosedur internal masing-masing. Formulir ini juga dapat digunakan sebagai basis untuk memperbarui format exit clearance di masa mendatang.
Unduh formulir exit clearance Word di sini.
Itulah tadi penjelasan singkat mengenai exit clearance yang penting untuk dilakukan perusahaan agar memastikan proses offboarding karyawan berjalan lancar.
Proses offboarding sendiri adalah bagian siklus dari proses rekrutmen yang pasti dilakukan perusahaan ketika setiap karyawan resign. Untuk membantu perusahaan Anda memiliki proses rekrutmen yang lancar, Anda juga bisa menggunakan software Mekari Talenta.
Mekari Talenta memiliki fitur Recruitment lengkap yang memudahkan proses rekrutmen dari job posting hingga offboarding. Semua dapat dipantau dengan mudah dalam satu dashboard terintegrasi.
Fitur ini memungkinkan Anda memiliki job portal tersendiri untuk posting lowongan pekerjaan yang dapat terintegrasi dengan LinkedIn, database kandidat untuk mengimpor data CV kandidat, hingga onboarding untuk transfer data karyawan ke database karyawan..
Tertarik mencari tahu fitur Recruitment? Hubungi tim sales untuk mendiskusikan kebutuhan Anda dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.
