-
Surat perjanjian kerja adalah dokumen hukum yang mengatur hubungan kerja, hak, kewajiban, dan syarat kerja antara perusahaan dengan karyawan.
-
Surat perjanjian kerja umumnya memuat identitas para pihak, jabatan, ruang lingkup pekerjaan, masa kerja, upah, jam kerja, hak dan kewajiban, serta ketentuan pemutusan hubungan kerja.
Surat perjanjian kerja bukan sekadar dokumen administratif, tetapi menjadi fondasi hubungan kerja yang memberikan kepastian hak dan kewajiban bagi perusahaan maupun karyawan.
Seiring meningkatnya kompleksitas pengelolaan tenaga kerja, penyusunan perjanjian kerja yang sesuai regulasi menjadi bagian penting dalam mitigasi risiko hukum dan tata kelola SDM.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan setiap perjanjian kerja disusun sesuai ketentuan perundang-undangan, menggunakan bahasa yang tepat, serta memuat klausul yang jelas untuk meminimalkan potensi sengketa di kemudian hari.
Artikel ini akan membahas pengertian surat perjanjian kerja, dasar hukum, aturan penggunaan bahasa Indonesia, isi yang wajib dicantumkan, hingga contoh surat perjanjian kerja yang umum digunakan di perusahaan.
Tentang Surat Perjanjian Kerja dan Aturan Pembuatannya dalam Bahasa Indonesia
Hal ini yang menjadikan penggunaan bahasa Indonesia dalam surat perjanjian kerja karyawan itu penting.
Selain itu, penggunaan bahasa Indonesia pada surat perjanjian kerja juga telah diatur melalui UU Ketenagakerjaan.
Untuk memahami aturan penggunaan bahasa dalam perjanjian kerja karyawan, berikut penjelasan mengenai hal tersebut.
Penggunaan Bahasa Menurut UU Ketenagakerjaan
Perjanjian kerja karyawan diatur di dalam UU Ketenagakerjaan, di mana perjanjian kerja baik PKWT atau PKWTT wajib disusun secara tertulis.
Sebagaimana aturan UU Ketenagakerjaan Pasal 57 Ayat 1 menjelaskan bahwa:
- Ayat 1, โPerjanjian kerja untuk waktu tertentu dibuat secara tertulis serta harus menggunakan bahasa Indonesia dan huruf latin.โ
- Ayat 2, โPerjanjian kerja untuk waktu tertentu yang dibuat tidak tertulis bertentangan dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 dinyatakan sebagai perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu.โ
Bisa diambil kesimpulan bahwa di dalam perjanjian kerja karyawan ada tiga poin yang harus diperhatikan sebagai syarat teknis.
Hal ini meliputi pembuatan yang wajib tertulis, pembuatan harus menggunakan bahasa Indonesia, dan penggunaan aksara atau huruf latin.
Penjelasan ini berlaku untuk semua jenis perjanjian kerja meliputi pengusaha dan karyawan asing yang bekerja di Indonesia karena UU tersebut tidak menyebutkan pengecualian.
Lalu bagaimana dengan suatu perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja asing.
Apakah perusahaan tetap membuat perjanjian kerja dengan menggunakan bahasa Indonesia atau tidak?
Baca Juga: 5 Perbedaan Karyawan Outsourcing dan Karyawan Kontrak
Aturan Surat Perjanjian Kerja bagi Tenaga Kerja Asing
Terkadang, perusahaan membutuhkan tenaga ahli di bidang tertentu sehingga harus mempekerjakan tenaga kerja asing untuk kebutuhan tersebut.
Hal ini jelas tidak dilarang jika perusahaan menggunakan jasa atau tenaga ahli asing.
Akan tetapi, ada beberapa catatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk melindungi tenaga kerja domestik.
Salah satunya dengan melakukan pembatasan.
Pembatasan ini berupa jabatan tertentu yang hanya bisa ditempati dan status kerja hanya bisa diterapkan secara kontrak atau berdasarkan jangka waktu yang disepakati.
Hal ini telah ditetapkan melalui UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 42, menjelaskan bahwa:
- Ayat 4, โTenaga kerja asing yang dipekerjakan di Indonesia hanya dalam hubungan kerja untuk jabatan tertentu dan waktu tertentu.โ
- Ayat 5, โKetentuan mengenai jabatan tertentu dan waktu tertentu sebagaimana maksud di dalam ayat 4 ditetapkan dengan Keputusan Menteri.โ
- Ayat 6, โTenaga kerja asing sebagaimana dimaksud dalam ayat 4 yang masa kerjanya habis dan tidak dapat diperpanjang, dapat digantikan oleh tenaga kerja asing lainnya.โ
Dari penjelasan UU tersebut, bisa diambil kesimpulan bahwa tenaga kerja asing diperbolehkan untuk bekerja di perusahaan di Indonesia dengan status sebagai pekerja kontrak atau dalam jangka waktu tertentu dan tidak bisa diangkat sebagai karyawan tetap.
Baca juga: Serba-Serbi Karyawan Kontrak dan Perjanjian Kerja
Perusahaan Menggunakan Bahasa Inggris
Walaupun aturan penggunaan bahasa ini sudah ditetapkan melalui UU Ketenagakerjaan, masih banyak perusahaan yang mengabaikan aturan tersebut dalam membuat surat kesepakatan kerja.
Perusahaan lebih memilih menggunakan bahasa asing khususnya bahasa Inggris agar memudahkan tenaga asing untuk memahami perjanjian kerja.
Akan tetapi, hal ini jelas akan memberi dampak yang rumit pada sisi hukum di kemudian hari.
Misalnya saja, jika terjadi perselisihan terkait perjanjian kerja dan permasalahan ini dibawa ke meja pengadilan hubungan industrial, maka proses hukum akan mengacu pada UU Ketenagakerjaan yang mewajibkan perjanjian kerja disusun dalam bahasa Indonesia.
Sebagaimana diatur melalui UU Ketenagakerjaan Pasal 57 Ayat 3 menjelaskan bahwa,
โDalam hal perjanjian kerja dibuat dalam bahasa Indonesia dan bahasa asing, apabila kemudian terdapat perbedaan penafsiran antara keduanya, maka yang berlaku perjanjian kerja yang dibuat dalam bahasa Indonesia.โ
Selain itu, penggunaan bahasa Indonesia yang sifatnya wajib, salah satunya pembuatan surat kesepakatan kerja juga mengacu pada UU No.24 Tahun 2009 Pasal 31 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan, menjelaskan bahwa,
โBahasa Indonesia wajib digunakan dalam nota kesepahaman atau perjanjian yang melibatkan lembaga negara, instansi pemerintah Republik Indonesia, lembaga swasta Indonesia atau perseorangan warga negara Indonesia.โ
Baca juga: Mempekerjakan Karyawan PKWT Sesuai UU Ketenagakerjaan
Kepatuhan Hukum Perjanjian Kerja untuk Perusahaan Asing di Indonesia
Lalu, bagaimana dengan perusahaan asing yang ada di Indonesia dengan karyawan domestik?
Hal ini balik lagi ke acuan UU, di mana perusahaan apapun yang beroperasi di wilayah Republik Indonesia harus patuh dan tunduk dengan hukum ketenagakerjaan yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain, perusahaan tetap menggunakan bahasa Indonesia dalam pembuatan perjanjian kerja.
Untuk mengatasi permasalahan bahasa, perusahaan bisa membuat kontrak perjanjian kerja dalam dua bahasa agar saling memahami dengan jelas.
Namun, hal ini tidak akan berpengaruh apa-apa jika terjadi perselisihan atau sengketa karena perjanjian dalam bahasa Indonesia yang menjadi acuan.
Selain itu, menurut aturan UU No 24 Tahun 2009 serta UU Ketenagakerjaan Pasal 116 menjelaskan bahwa aturan penggunaan bahasa Indonesia ini juga harus diterapkan dalam pembuatan peraturan perusahaan atau PP, perjanjian kerja sama lainnya, dan hal-hal semacamnya
Oleh karena itu, sudah sewajarnya hal-hal yang menyangkut pembuatan berbagai berkas perjanjian atau perusahaan dan berada di Indonesia, harus menggunakan bahasa Indonesia.
Hal ini dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang dapat terjadi pada suatu perusahaan di masa mendatang.
Untuk urusan peraturan dan perjanjian kerja ini merupakan tugas dari divisi HRD.
Jika terjadi revisi atau perubahan atas keputusan yang diambil, maka pekerjaan ini terkadang memakan waktu yang lama sehingga urusan operasional HR terganggu.
Untuk mengantisipasi hal ini yang sewaktu-waktu dapat terjadi, maka perusahaan harus menemukan solusi dalam membantu pekerjaan HR yang bersifat administratif.
Baca Juga: Simak Perbedaan PKWT dan PKWTT yang Perlu Diketahui
Isi Surat Perjanjian Kerja yang Wajib Dicantumkan
Surat perjanjian kerja tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administratif, tetapi juga menjadi dasar hukum yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.
Oleh karena itu, isi perjanjian harus disusun secara jelas, lengkap, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan agar mengurangi potensi sengketa di kemudian hari.
Mengacu pada Pasal 54 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah oleh UU Cipta Kerja beserta peraturan pelaksananya, sekurang-kurangnya surat perjanjian kerja memuat beberapa informasi berikut.
1. Identitas Para Pihak
Perjanjian kerja harus mencantumkan identitas lengkap perusahaan dan karyawan, meliputi nama, alamat, serta informasi lain yang diperlukan untuk menunjukkan siapa saja pihak yang terikat dalam perjanjian tersebut.
2. Jabatan atau Jenis Pekerjaan
Dokumen perlu menjelaskan posisi yang akan ditempati karyawan beserta ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya. Penjelasan ini membantu menghindari perbedaan interpretasi mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.
3. Lokasi Penempatan Kerja
Perusahaan juga perlu mencantumkan lokasi atau wilayah kerja karyawan. Apabila terdapat kemungkinan mutasi atau penugasan ke cabang lain, ketentuan tersebut sebaiknya dijelaskan sejak awal dalam perjanjian.
4. Besaran Upah dan Komponen Penghasilan
Perjanjian kerja harus menjelaskan besaran gaji yang diterima karyawan beserta komponen lainnya, seperti tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, bonus, insentif, maupun fasilitas lain apabila diberikan perusahaan.
5. Hak dan Kewajiban Para Pihak
Hak serta kewajiban perusahaan dan karyawan perlu dijelaskan secara rinci, termasuk jam kerja, cuti, kepatuhan terhadap peraturan perusahaan, kewajiban menjaga kerahasiaan data, hingga hak memperoleh perlindungan sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Masa Berlaku Perjanjian
Apabila menggunakan PKWT, perjanjian harus mencantumkan jangka waktu berlakunya kontrak. Sementara untuk PKWTT, perjanjian menjelaskan bahwa hubungan kerja berlangsung tanpa batas waktu sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
7. Waktu Mulai Bekerja
Tanggal efektif dimulainya hubungan kerja perlu dicantumkan secara jelas karena akan menjadi acuan dalam berbagai administrasi ketenagakerjaan, seperti masa kerja, penggajian, cuti, hingga kepesertaan BPJS.
8. Tempat dan Tanggal Penandatanganan
Bagian penutup memuat tempat, tanggal penandatanganan, serta tanda tangan kedua belah pihak sebagai bukti bahwa isi perjanjian telah disepakati secara sadar tanpa adanya paksaan.
Baca Juga: Ini Syarat Perjanjian Kontrak Kerja Karyawan yang Sah di Indonesia
Contoh Surat Perjanjian Kerja Yang Sering Digunakan HR Perusahaan
1. Contoh Surat Perjanjian Kerja Sederhana
SURAT PERJANJIAN KERJA
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Perusahaan: [Nama Perusahaan]
Alamat Perusahaan: [Alamat Perusahaan]
Telepon: [Nomor Telepon Perusahaan]
Berdasarkan kesepakatan antara perusahaan di atas, selanjutnya disebut sebagai “Pemberi Kerja”, dengan:
Nama Karyawan: [Nama Karyawan]
Alamat: [Alamat Karyawan]
Nomor Telepon: [Nomor Telepon Karyawan]
Selanjutnya disebut sebagai “Penerima Kerja”.
Keduanya sepakat untuk mengatur hubungan kerja dengan syarat-syarat sebagai berikut:
Jabatan
Penerima Kerja akan bekerja sebagai [jabatan] dengan tugas dan tanggung jawab yang sesuai dengan peran tersebut.
Waktu Kerja
a. Jam kerja Penerima Kerja adalah [waktu kerja] setiap hari, kecuali hari libur yang ditetapkan oleh Pemberi Kerja.
b. Penerima Kerja wajib mematuhi jadwal kerja yang ditetapkan dan melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab.
Gaji dan Tunjangan
a. Penerima Kerja akan menerima gaji sebesar [jumlah gaji] per [periode gaji]. b. Selain gaji pokok, Penerima Kerja juga berhak atas tunjangan [sebutkan tunjangan yang diberikan] sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Cuti
a. Penerima Kerja berhak atas cuti tahunan selama [jumlah hari cuti] hari dalam setahun, yang harus diajukan sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan. b. Pemberi Kerja berhak menentukan waktu cuti yang disetujui, dengan mempertimbangkan kebutuhan operasional perusahaan.
Kewajiban Kerahasiaan
a. Selama menjalankan tugas, Penerima Kerja berkewajiban menjaga kerahasiaan informasi yang berkaitan dengan bisnis, pelanggan, dan rekan kerja Pemberi Kerja. b. Penerima Kerja tidak boleh mengungkapkan informasi tersebut kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis dari Pemberi Kerja.
Periode Kerja dan Penyelesaian
a. Perjanjian kerja ini berlaku mulai tanggal [tanggal mulai kerja] dan akan berakhir pada tanggal [tanggal berakhir kerja].
b. Jika Penerima Kerja ingin mengakhiri perjanjian kerja sebelum masa berakhir, Pemberi Kerja harus diberitahu secara tertulis sebelumnya dalam waktu [waktu pemberitahuan] hari.
Penyelesaian Sengketa
a. Setiap sengketa yang timbul antara Pemberi Kerja dan Penerima Kerja akan diselesaikan melalui musyawarah untuk mencapai mufakat.
b. Jika musyawarah tidak mencapai mufakat, sengketa tersebut akan dirujuk ke pengadilan yang berwenang.
Surat perjanjian kerja ini dibuat dalam 2 (dua) rangkap, masing-masing pihak memegang 1 (satu) rangkap untuk keperluan administrasi dan referensi. Surat perjanjian kerja ini berlaku dengan sah setelah ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Pemberi Kerja: [Nama dan Tanda Tangan Pemberi Kerja]
Penerima Kerja: [Nama dan Tanda Tangan Penerima Kerja]
Tanggal: [Tanggal Penandatanganan]
Dengan menandatangani surat perjanjian kerja ini, kedua belah pihak menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui semua syarat dan ketentuan yang tercantum di dalamnya.
Kedua belah pihak juga sepakat untuk menjalankan hubungan kerja sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
Surat perjanjian kerja ini merupakan acuan dan pedoman kerja yang mengikat Pemberi Kerja dan Penerima Kerja selama periode kerja yang ditetapkan.
Surat perjanjian kerja ini dapat direvisi atau diperbarui dengan persetujuan tertulis dari kedua belah pihak jika terdapat perubahan yang dianggap perlu.
Pemberi Kerja dan Penerima Kerja berkomitmen untuk saling mendukung dan bekerja sama secara profesional demi keberhasilan perusahaan serta peningkatan karir dan kesejahteraan Penerima Kerja.
Terima kasih atas kerjasama dan komitmen Anda.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Penandatangan dari Pemberi Kerja]
[Alamat Email atau Nomor Kontak Pemberi Kerja]
Baca juga: Berikut Ini Cara Mudah Menghitung PPh 21 Karyawan
2. Contoh Surat Perjanjian Kerja yang Lainnya
SURAT PERJANJIAN KERJA
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Perusahaan: PT Contoh Perusahaan Alamat Perusahaan: Jl. Contoh No. 123, Kota Contoh Telepon Perusahaan: 08123456789
dalam hal ini diwakili oleh: Nama: John Doe Jabatan: Direktur
Selanjutnya disebut sebagai “Pemberi Kerja”
Dan
Nama: Jane Smith Alamat: Jl. Contoh No. 456, Kota Contoh Nomor KTP: 1234567890123456
Selanjutnya disebut sebagai “Pekerja”
Pemberi Kerja dan Pekerja selanjutnya disebut secara bersama-sama sebagai “Para Pihak”.
Dengan ini Para Pihak setuju dan sepakat untuk mengadakan perjanjian kerja dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
Pasal 1: Jenis Pekerjaan 1.1 Pekerja dipekerjakan oleh Pemberi Kerja untuk menjabat posisi sebagai Marketing Executive. 1.2 Pekerjaan yang akan dilakukan oleh Pekerja meliputi promosi dan penjualan produk perusahaan, mencari peluang bisnis baru, serta menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Pasal 2: Masa Kerja 2.1 Perjanjian kerja ini berlaku mulai tanggal 1 Januari 2023. 2.2 Masa kerja perjanjian ini adalah selama 1 (satu) tahun, dan akan diperpanjang secara otomatis kecuali salah satu pihak memberikan pemberitahuan tertulis kepada pihak lainnya selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum berakhirnya masa kerja.
Pasal 3: Gaji dan Tunjangan 3.1 Pekerja berhak menerima gaji sebesar Rp 10.000.000 (sepuluh juta rupiah) per bulan, yang akan dibayarkan setiap tanggal 25 setiap bulannya. 3.2 Pekerja berhak menerima tunjangan transportasi sebesar Rp 1.000.000 (satu juta rupiah) per bulan.
Pasal 4: Jam Kerja 4.1 Pekerja akan bekerja selama 40 (empat puluh) jam per minggu. 4.2 Jadwal kerja Pekerja akan ditentukan oleh Pemberi Kerja, yang akan diinformasikan kepada Pekerja setiap awal bulan.
Pasal 5: Cuti 5.1 Pekerja berhak mendapatkan cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja. 5.2 Pemberian cuti akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan diatur dengan persetujuan bersama antara Pemberi Kerja dan Pekerja.
Pasal 6: Kewajiban Lainnya 6.1 Pekerja wajib menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan penuh dedikasi, disiplin, dan integritas. 6.2 Pekerja wajib menjaga kerahasiaan informasi dan data perusahaan yang diperoleh dalam menjalankan pekerjaannya. 6.3 Pekerja wajib mematuhi semua peraturan dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
Pasal 7: Penyelesaian Sengketa 7.1 Segala perselisihan yang timbul dalam pelaksanaan perjanjian ini akan diselesaikan secara musyawarah untuk mencapai mufakat antara Para Pihak. 7.2 Apabila penyelesaian secara musyawarah tidak dapat dicapai, maka Para Pihak sepakat untuk menyelesaikan sengketa ini melalui Pengadilan Negeri setempat.
Demikian surat perjanjian kerja ini dibuat dengan penuh kesadaran dan kepatuhan dari kedua belah pihak.
Pemberi Kerja: John Doe Direktur
Pekerja: Jane Smith
Baca Juga: Syarat Aturan Penggunaan Tenaga Kerja Asing bagi Perusahaan
Kelola Surat Perjanjian Kerja Secara Digital dengan Mekari Talenta x Mekasi Sign
Menyusun surat perjanjian kerja yang sesuai regulasi hanyalah langkah awal. Dalam praktiknya, tim HR juga perlu memastikan setiap dokumen tersimpan dengan rapi, mudah diperbarui ketika ada perubahan kebijakan, serta dapat ditandatangani secara cepat tanpa menghambat proses administrasi.
Ketika jumlah karyawan terus bertambah, pengelolaan dokumen kerja secara manual berisiko menimbulkan kesalahan versi dokumen, proses persetujuan yang lambat, hingga kesulitan dalam melakukan pelacakan riwayat penandatanganan.
Hal ini dapat mengurangi efisiensi operasional sekaligus meningkatkan risiko ketidakpatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Untuk membantu mengelola administrasi ketenagakerjaan secara lebih efisien, Mekari Talenta menyediakan fitur Document Template yang terintegrasi dengan Mekari Sign, sehingga proses pembuatan, distribusi, hingga penandatanganan dokumen dapat dilakukan secara digital dalam satu platform.
Melalui solusi ini, perusahaan dapat:
- Membuat dan mengelola template surat perjanjian kerja secara terpusat.
- Menghasilkan dokumen secara otomatis menggunakan data karyawan yang tersimpan di HRIS.
- Mengirim dokumen kepada satu atau banyak karyawan sekaligus untuk ditandatangani.
- Menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui integrasi dengan Mekari Sign.
- Memantau status penandatanganan serta riwayat dokumen secara real-time tanpa perlu proses manual.
Dengan proses administrasi dokumen yang terintegrasi, perusahaan dapat mempercepat onboarding, memastikan konsistensi dokumen, serta mengurangi beban administratif tim HR dalam mengelola surat perjanjian kerja dan dokumen ketenagakerjaan lainnya.
Ingin menyederhanakan pengelolaan surat perjanjian kerja di perusahaan? Jadwalkan demo Mekari Talenta dan lihat bagaimana integrasi Document Template dengan Mekari Sign membantu membuat proses administrasi dokumen menjadi lebih cepat, aman, dan terdokumentasi dengan baik.
