Turnover karyawan merupakan bagian yang tidak terhindarkan dalam siklus pengelolaan tenaga kerja.
Tantangannya bukan hanya menjaga retensi, tetapi juga memastikan setiap proses resign karyawan berjalan tertib, sesuai regulasi, dan tidak mengganggu operasional.
Di sisi lain, pengelolaan resign karyawan yang tidak sesuai ketentuan berpotensi memicu sengketa ketenagakerjaan, keterlambatan administrasi, hingga kesalahan dalam penyelesaian hak karyawan.
Artikel ini akan membahas pengertian resign, syarat dan prosedur pengunduran diri sesuai regulasi Indonesia, hak dan kewajiban para pihak, serta praktik terbaik bagi HR dalam mengelola proses offboarding.
Apa Itu Resign Karyawan?
Resign adalah tindakan pengunduran diri yang dilakukan oleh karyawan atas kemauan sendiri untuk mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan.
Berbeda dengan pemutusan hubungan kerja (PHK) yang diprakarsai oleh pemberi kerja, resign merupakan keputusan yang berasal dari pekerja dan dilakukan sesuai prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undangan maupun kebijakan internal perusahaan.
Dalam praktiknya, resign merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari employee lifecycle. Karyawan dapat mengundurkan diri karena berbagai alasan, seperti memperoleh peluang karier yang lebih baik, melanjutkan pendidikan, berpindah domisili, alasan keluarga, maupun mencari lingkungan kerja yang lebih sesuai.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki proses resign dan offboarding yang jelas agar transisi berjalan tertib, hak dan kewajiban kedua belah pihak terpenuhi, serta operasional bisnis tetap berjalan tanpa gangguan.
Penting juga untuk memahami bahwa resign memiliki konsekuensi hukum dan administratif yang berbeda dengan bentuk berakhirnya hubungan kerja lainnya. Berikut perbedaannya:
| Jenis | Diprakarsai oleh | Alasan Berakhirnya Hubungan Kerja | Contoh |
|---|---|---|---|
| Resign | Karyawan | Pengunduran diri secara sukarela sesuai ketentuan yang berlaku. | Karyawan mengajukan surat resign karena menerima pekerjaan baru. |
| PHK | Perusahaan (atau berdasarkan kondisi tertentu sesuai ketentuan hukum) | Hubungan kerja diakhiri oleh perusahaan atau karena alasan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. | Efisiensi perusahaan, pelanggaran disiplin berat, atau perusahaan tutup. |
| Berakhirnya PKWT | Sesuai perjanjian kerja | Masa kontrak kerja telah selesai atau pekerjaan yang diperjanjikan telah berakhir. | Kontrak kerja 12 bulan berakhir sesuai tanggal yang disepakati. |
| Pensiun | Sesuai ketentuan perusahaan atau peraturan yang berlaku | Karyawan mencapai usia pensiun atau memenuhi persyaratan pensiun. | Karyawan memasuki usia pensiun sesuai kebijakan perusahaan. |
Bagi HR, memahami perbedaan tersebut sangat penting karena setiap kondisi memiliki prosedur administrasi, hak finansial, serta kewajiban perusahaan yang berbeda.
Misalnya, proses perhitungan kompensasi, pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR), penyelesaian hak normatif, hingga dokumen yang perlu diterbitkan dapat berbeda antara karyawan yang resign, terkena PHK, atau menyelesaikan masa kontraknya.
Dasar Hukum Resign Karyawan di Indonesia
Proses pengunduran diri (resign) di Indonesia tidak hanya diatur oleh kebijakan internal perusahaan, tetapi juga memiliki dasar hukum yang jelas dalam peraturan ketenagakerjaan
Dasar hukum utama yang mengatur pengunduran diri karyawan meliputi:
- Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
- Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja.
Salah satu ketentuan penting terdapat dalam Pasal 36 huruf i PP Nomor 35 Tahun 2021, yang menyatakan bahwa hubungan kerja dapat berakhir karena pekerja atau buruh mengundurkan diri atas kemauan sendiri.
Artinya, resign merupakan salah satu bentuk berakhirnya hubungan kerja yang diakui secara hukum.
Syarat-Syarat Pengajuan Resign Karyawan
Agar pengunduran diri dilakukan secara sah, karyawan harus memenuhi persyaratan sebagaimana diatur dalam Pasal 50 PP Nomor 35 Tahun 2021, yaitu:
- Karyawan mengundurkan diri atas kemauan sendiri tanpa paksaan dari pihak lain.
- Karyawan yang hendak melakukan resign wajib mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran diri.
- Karyawan yang melakukan pengunduran diri harus sudah tidak terikat dalam ikatan dinas,
- Bagi karyawan yang masih terikat dalam ikatan dinas wajib melaksanakan kewajibannya sampai tanggal pengunduran diri.
- Pemutusan hubungan kerja atas kemauan sendiri dilakukan tanpa penetapan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial.
Dari ketentuan di atas dapat diketahui bahwa ketentuan hukum ketenagakerjaan di Indonesia menetapkan permohonan pengunduran diri selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran diri.
Maka, ketentuan tersebut tidak menetapkan batas maksimal permohonan pengunduran diri diajukan tapi justru menetapkan paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum resign. Artinya, karyawan boleh mengajukan resign lebih dari 30 (tiga puluh) hari, tapi jika kurang dari itu tidak diperbolehkan.
Dalam beberapa kondisi, terdapat perusahaan yang kemudian menetapkan dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama bahwa pengunduran diri harus diajukan 2 (dua) bulan sebelum tanggal pengunduran diri. Berdasarkan ketentuan di atas, maka hal tersebut sah-sah saja untuk dilakukan.
Dalam praktinya, bagi pekerja dalam posisi-posisi strategis, umumnya perusahaan mensyaratkan waktu yang cukup lama untuk karyawannya mengajukan permohonan resign. Pengaturan tersebut dibuat agar perusahaan memiliki waktu yang cukup atau tidak mendadak dalam mencari karyawan pengganti.
Secara umum, perusahaan wajib memberikan jawaban atas permohonan pengunduran diri tersebut selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sebelum tanggal terakhir bekerja. Jika perusahaan tidak memberi jawaban dalam batas waktu tersebut, maka perusahaan dianggap telah menyetujui pengunduran diri yang diajukan karyawan.
Perlu dicatat, bagi karyawan dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), penting untuk tidak hanya memperhatikan prosedur resign, tetapi juga isi kontrak kerja yang telah disepakati.
Pasalnya, dalam banyak kasus, terdapat klausul yang mengatur kewajiban tertentu apabila karyawan mengundurkan diri sebelum masa kontrak berakhir, termasuk kemungkinan adanya penalti atau ganti rugi.
Oleh karena itu, karyawan perlu memahami ketentuan tersebut sejak awal untuk menghindari situasi di mana karyawan menolak membayar penalti kontrak kerja akibat perbedaan pemahaman terhadap isi perjanjian.
Proses Resign Karyawan: Tahapan yang Perlu Dikelola HR
Proses resign tidak berhenti ketika karyawan menyerahkan surat pengunduran diri. Bagi HR, pengunduran diri merupakan rangkaian proses yang melibatkan berbagai fungsi, mulai dari atasan langsung, payroll, finance, hingga tim IT.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki alur offboarding yang terstandarisasi agar transisi berjalan lancar, hak dan kewajiban kedua belah pihak terpenuhi, serta operasional bisnis tetap berjalan tanpa gangguan.
Secara umum, berikut tahapan proses resign yang perlu dikelola oleh HR.
1. Menerima Surat Pengunduran Diri
Proses resign diawali ketika karyawan menyampaikan surat pengunduran diri sesuai ketentuan perusahaan. HR perlu memverifikasi bahwa pengajuan telah memenuhi persyaratan, seperti pemberitahuan minimal 30 hari sebelum tanggal efektif resign apabila mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan atau kebijakan internal perusahaan.
2. Menentukan Tanggal Efektif Resign (Last Working Day)
Setelah pengunduran diri diterima, HR bersama atasan langsung menetapkan last working day atau hari kerja terakhir karyawan.
Penetapan tanggal ini menjadi acuan bagi seluruh proses administrasi berikutnya, termasuk penyerahan pekerjaan, penggajian terakhir, hingga penonaktifan akses sistem.
3. Menyusun Rencana Serah Terima Pekerjaan
Agar aktivitas bisnis tetap berjalan, perusahaan perlu memastikan adanya proses knowledge transfer kepada rekan kerja atau pengganti.
HR dapat bekerja sama dengan manajer terkait untuk membuat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan, proyek yang sedang berjalan, serta dokumen yang perlu diserahkan sebelum hari kerja terakhir.
4. Melakukan Proses Clearance
Sebelum karyawan resmi meninggalkan perusahaan, HR perlu memastikan seluruh kewajiban administrasi telah diselesaikan.
Proses ini biasanya mencakup pengembalian aset perusahaan, penyelesaian pinjaman atau fasilitas tertentu, serta konfirmasi dari departemen terkait, seperti finance, IT, dan general affairs.
5. Menghitung Hak-Hak Karyawan
HR kemudian melakukan perhitungan hak finansial yang masih harus dibayarkan kepada karyawan, seperti gaji terakhir, pembayaran cuti yang dapat diuangkan apabila diatur dalam kebijakan perusahaan, THR apabila memenuhi persyaratan, serta hak lainnya sesuai peraturan yang berlaku atau perjanjian kerja.
6. Melakukan Exit Interview
Exit interview membantu perusahaan memahami alasan karyawan mengundurkan diri dan mengidentifikasi peluang perbaikan dalam aspek kepemimpinan, budaya kerja, kompensasi, maupun pengembangan karier.
Apabila didokumentasikan secara konsisten, hasil exit interview juga dapat menjadi masukan berharga bagi strategi retensi karyawan.
7. Menonaktifkan akses dan menerbitkan dokumen akhir
Pada hari kerja terakhir, perusahaan perlu menonaktifkan akses karyawan ke berbagai sistem dan aplikasi internal untuk menjaga keamanan data perusahaan.
HR juga dapat menerbitkan dokumen yang diperlukan, seperti surat pengalaman kerja (paklaring) atau dokumen administrasi lainnya sesuai kebijakan perusahaan.
Dengan proses yang terdokumentasi dan terstandarisasi, perusahaan dapat mengurangi risiko administratif, menjaga keamanan informasi, serta memberikan pengalaman offboarding yang profesional bagi setiap karyawan yang mengundurkan diri.
Hak Karyawan yang Resign & Kewajiban Perusahaan
Meskipun mengundurkan diri atas kemauan sendiri, karyawan tetap memiliki hak-hak yang wajib dipenuhi oleh perusahaan sesuai peraturan perundang-undangan, perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB).
Oleh karena itu, HR perlu memastikan seluruh hak tersebut dihitung dan diselesaikan sebelum proses offboarding dinyatakan selesai.
Berikut beberapa hak yang umumnya diterima oleh karyawan yang resign.
1. Gaji hingga Hari Kerja Terakhir
Karyawan tetap berhak menerima gaji atas pekerjaan yang telah dilakukan hingga tanggal efektif pengunduran diri. Apabila karyawan resign di tengah periode penggajian, perusahaan perlu menghitung gaji secara proporsional sesuai kebijakan yang berlaku.
2. Tunjangan Hari Raya (THR)
Hak atas THR bergantung pada status hubungan kerja dan waktu efektif pengunduran diri. Apabila karyawan memenuhi persyaratan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, perusahaan tetap berkewajiban membayarkan THR.
Sebaliknya, apabila syarat tersebut tidak terpenuhi, perusahaan tidak wajib memberikan THR, kecuali memiliki kebijakan yang lebih menguntungkan bagi pekerja.
3. Uang Penggantian Hak
Berdasarkan ketentuan yang berlaku, karyawan yang resign dan memenuhi persyaratan dapat menerima uang penggantian hak sesuai peraturan perundang-undangan atau perjanjian kerja.
Komponen ini dapat mencakup hak-hak yang belum diterima pekerja, seperti biaya atau fasilitas tertentu yang menjadi kewajiban perusahaan sesuai peraturan atau kebijakan internal.
4. Penggantian Sisa Cuti Tahunan
Pada dasarnya, peraturan perundang-undangan tidak mewajibkan perusahaan membayar sisa cuti tahunan yang belum digunakan ketika karyawan resign.
Namun, apabila hal tersebut diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB), maka perusahaan wajib mengikuti ketentuan tersebut.
5. Dokumen Ketenagakerjaan
Setelah seluruh proses administrasi selesai, perusahaan umumnya menerbitkan dokumen yang diperlukan oleh mantan karyawan, seperti surat pengalaman kerja (paklaring), bukti potong pajak penghasilan, serta dokumen administrasi lainnya sesuai kebutuhan.
6. Kepesertaan BPJS
Resign tidak menghapus riwayat kepesertaan BPJS Kesehatan maupun BPJS Ketenagakerjaan.
Setelah hubungan kerja berakhir, HR perlu memastikan proses pelaporan kepesertaan telah dilakukan sesuai ketentuan agar karyawan dapat melanjutkan status kepesertaannya sesuai mekanisme yang berlaku.
Agar tidak terjadi kesalahan pembayaran maupun sengketa di kemudian hari, HR sebaiknya menggunakan checklist penyelesaian hak karyawan sebagai bagian dari proses offboarding.
Dengan begitu, setiap komponen hak dapat diverifikasi sebelum karyawan resmi meninggalkan perusahaan.
Sanksi bagi Perusahaan yang Menahan Karyawan Resign
Pada dasarnya, perusahaan tidak dapat secara sepihak melarang karyawan untuk mengundurkan diri apabila karyawan telah memenuhi persyaratan resign sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Setelah syarat-syarat tersebut dipenuhi, perusahaan berkewajiban memproses pengunduran diri dan menyelesaikan hak serta kewajiban kedua belah pihak sesuai ketentuan yang berlaku.
Namun, dalam praktiknya masih ditemukan perusahaan yang menolak surat resign, menunda tanggal efektif pengunduran diri tanpa dasar yang jelas, atau menahan dokumen maupun hak-hak karyawan setelah hubungan kerja berakhir.
Tindakan tersebut berpotensi menimbulkan perselisihan hubungan industrial apabila bertentangan dengan peraturan perundang-undangan maupun isi perjanjian kerja.
Apabila perusahaan tidak memenuhi kewajibannya, karyawan dapat menempuh mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial sesuai Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (PPHI).
Tahapan penyelesaiannya meliputi:
- Perundingan bipartit, yaitu musyawarah antara karyawan dan perusahaan untuk mencapai kesepakatan.
- Mediasi atau konsiliasi melalui instansi ketenagakerjaan apabila perundingan bipartit tidak mencapai hasil.
- Gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) apabila sengketa tetap tidak terselesaikan.
Selain itu, perusahaan tetap berkewajiban memenuhi hak-hak karyawan yang telah menjadi kewajibannya, seperti pembayaran gaji hingga hari kerja terakhir, penyelesaian kompensasi yang menjadi hak pekerja, serta penerbitan dokumen ketenagakerjaan sesuai ketentuan yang berlaku.
Menahan hak-hak tersebut tanpa dasar hukum dapat meningkatkan risiko sengketa dan berdampak pada kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Kelola Proses Resign dan Offboarding Lebih Terstruktur dengan Mekari Talenta
Proses resign yang baik tidak berhenti setelah surat pengunduran diri disetujui. HR juga perlu memastikan seluruh tahapan offboarding, mulai dari handover pekerjaan, pengembalian aset perusahaan, penyelesaian dokumen administrasi, hingga final payroll berjalan tepat waktu dan terdokumentasi dengan baik.
Melalui fitur Onboarding & Offboarding di Mekari Talenta, perusahaan dapat mengelola seluruh proses transisi karyawan secara lebih terstruktur dalam satu platform terintegrasi.
HR dapat membuat checklist offboarding yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, mengotomatisasi tugas lintas divisi, memantau progres setiap tahapan secara real-time, serta memastikan seluruh dokumen dan informasi penting tersimpan dengan aman.
Selain membantu mempercepat proses administrasi, Mekari Talenta juga memudahkan perusahaan menjaga pengalaman karyawan hingga hari terakhir bekerja sekaligus meminimalkan risiko proses yang terlewat.
Dengan alur offboarding yang terdigitalisasi, tim HR dapat mengurangi pekerjaan administratif dan lebih fokus pada aktivitas strategis seperti workforce planning dan talent management.
Optimalkan proses resign dan offboarding karyawan dengan solusi Onboarding & Offboarding Mekari Talenta.
Jadwalkan demo sekarang dan lihat bagaimana transisi karyawan dapat dikelola lebih efisien, konsisten, dan sesuai kebijakan perusahaan.
