Notice Period: Pengertian, Tujuan, Aturan, dan Batasan

Notice period merupakan istilah yang digunakan sebagai salah satu syarat ketika seseorang ingin keluar dari perusahaan di mana mereka perlu memberitahu pada atasan atau pun HR.

Pemberitahuannya sendiri harus dilakukan paling lambat satu bulan sebelum karyawan bersangkutan mengakhiri masa kerja.

Nah melalui artikel ini, Mekari Talenta akan menjelaskan lebih lanjut mengenai apa itu notice period serta landasan hukumnya. Simak selengkapnya di artikel ini.

Apa itu notice period?

Notice period adalah periode waktu yang harus diikuti oleh karyawan ketika mereka mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan mereka.

Ini adalah periode waktu antara pemberitahuan resmi pengunduran diri hingga saat karyawan benar-benar meninggalkan posisi mereka.

Notice period biasanya diatur dalam kontrak kerja atau perjanjian kerja antara karyawan dan perusahaan.

Durasi notice period dapat bervariasi tergantung pada hukum tenaga kerja di suatu negara atau wilayah, peraturan perusahaan, atau tingkat posisi pekerjaan yang dipegang.

Selama notice period, karyawan biasanya diharuskan untuk terus bekerja dengan penuh tanggung jawab dan melakukan tugas-tugas mereka seperti biasa.

Biasanya karyawan bersangkutan juga diminta untuk menyerahkan beberapa tugas atau file-file pekerjaan pada rekan pengganti dan mengajarkan mereka tugas-tugas yang biasa dikerjakan. Ini dinamakan periode transisi.

Jika karyawan melanggar notice period dan meninggalkan pekerjaan tanpa memberikan pemberitahuan yang sesuai, ini bisa berakibat pada masalah hukum atau menyebabkan reputasi buruk di kalangan rekan kerja dan industri.

Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk mematuhi notice period yang telah disepakati sebelumnya.

Tujuan dan manfaat notice period 

Tujuan dari notice period sendiri yang paling utama adalah memberikan waktu bagi perusahaan untuk menemukan pengganti yang cocok untuk posisi yang akan ditinggalkan oleh karyawan.

Selain itu, notice period juga berguna untuk membantu perusahaan mengatur transisi tugas dan pengetahuan dari karyawan yang keluar kepada rekan kerja baru atau tim yang tersisa.

Dalam periode tersebut, karyawan juga bisa melengkapi keperluan administrasi. Misalnya meminta paklaring atau surat pernyataan kerja.

Karyawan juga bisa memanfaatkan waktunya untuk mempersiapkan beberapa hal sebelum masuk ke kantor baru atau malah mencari pekerjaan baru bagi mereka yang belum mendapatkannya.

Landasan hukum dan aturan terkait notice period di Indonesia

Di Indonesia, peraturan terkait notice period sudah diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Peraturan tersebut tercantum di dalam Pasal 162 ayat (3) UU Ketenagakerjaan di mana syarat bagi karyawan yang mengundurkan diri adalah perlu mengajukan permohonan secara tertulis paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri.

Selain itu, karyawan juga tidak terikat dalam ikatan dinas apapun dan harus tetap melaksanakan kewajibannya sampai masa kerjanya selesai sesuai periode.

Penjelasan yang sama juga dimuat dalam Pasal 81 angka 42 dari UU Cipta Kerja.

Kemudian penjelasan lainnya dalam Pasal 26 ayat (2) Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 78/2001 tentang Perubahan Kepmenaker No. 150/2000 tentang PHK, Pesangon, dan lainnya berbunyi:

• pekerja/buruh mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis dengan disertai alasannya selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri
• pekerja/buruh tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri
• pekerja/buruh tidak terikat dalam ikatan dinas

Disebutkan juga lanjutannya pada ayat (3) dan (4) bahwa perusahaan perlu memberikan persetujuan atau tidak selambat-lambatnya 14 hari sebelum masa kerja karyawan berakhir.

Jika tidak ada keputusan dalam rentang waktu tersebut, perusahaan dianggap menyetujui pengunduran diri karyawan.

Baca juga: Aturan Resmi Proses Resign di Perusahaan

Berapa lama notice period yang berlaku di Indonesia?

Dari penjelasan di atas beserta peraturan di Indonesia yang berlaku, kita mengetahui bahwa notice period yang umum berlaku di Indonesia adalah selama satu bulan atau lebih dikenal dengan sebutan one month notice.

Namun pada praktiknya, tidak jarang membuat peraturan lamanya transisi lebih dari satu bulan, misalnya dua bulan atau bahkan ada yang tiga bulan.

Ada juga yang membuatnya lebih dari satu bulan jika posisi karyawan tersebut sudah tinggi, misalnya manajer ke atas.

Hal ini dilakukan karena perusahaan mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari orang pengganti yang memiliki kualifikasi tinggi.

Resign tanpa notice period di Indonesia, apakah bisa terkena sanksi?

Setelah mengetahui tentang notice period di Indonesia, pertanyaan selanjutnya adalah apakah bisa terkena sanksi jika karyawan resign tanpa notice period?

Jika kita melihat peraturan yang sudah diatur oleh pemerintah, tidak ada aturan yang menegaskan sanksi apabila salah satu pihak tidak menerapkan setidaknya one month notice period.

Semua kembali ke perjanjian kerja antara karyawan dengan perusahaan. Misalnya saja pemotongan upah terakhir atau kemungkinan terjadinya PHK sebelum masa kerja berakhir.

Cara mengajukan notice periode pada perusahaan

Mengajukan notice period kepada HR atau perusahaan sebaiknya dilakukan dengan cara yang formal dan tertulis. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti oleh karyawan.

Siapkan surat pemberitahuan

Tulis surat pemberitahuan yang berisi pengunduran diri dari pekerjaan. Surat ini harus mencantumkan informasi penting, seperti nama karyawan, tanggal surat dibuat, posisi Anda di perusahaan, dan tanggal efektif dari pengunduran diri, biasanya sesuai dengan durasi notice period yang telah disepakati di perjanjian kerja.

Tetapkan tanggal pengunduran diri

Tentukan tanggal akhir kerjaberdasarkan durasi notice period yang telah diatur dalam kontrak kerja atau perjanjian kerja. Pastikan tanggal tersebut mematuhi ketentuan yang berlaku.

Sampaikan surat pemberitahuan

Setelah surat pemberitahuan selesai, ajukan secara resmi kepada HR atau atasan. Caranya bisa melalui email atau cetak surat dan serahkan secara langsung. Jika menggunakan email, pastikan untuk mengirimkannya ke alamat yang tepat dan mencantumkan subjek yang jelas, misalnya “Pengunduran Diri – [Nama Anda]”.

Baca juga: Apa Hak Karyawan Resign yang Harus Dipenuhi Perusahaan?

Bersikap profesional

Saat memberikan pemberitahuan, karyawan bisa berbicara dengan sikap profesional dan sopan. Berikan penghargaan kepada perusahaan atas kesempatan yang telah diberikan selama bekerja di sana.

Bicarakan secara langsung (optional)

Selain mengirimkan surat pemberitahuan secara tertulis, pertimbangkan untuk berbicara langsung dengan atasan mengenai keputusan untuk mengundurkan diri. Ini adalah tindakan sopan dan dapat membantu menjelaskan alasan di balik keputusan karyawan.

Bantu dalam transisi

Selama masa transisi, tetap fokus dan bantu dalam proses transisi. Serahkan pekerjaan kepada rekan kerja atau pengganti karyawan dan berikan informasi yang diperlukan untuk melanjutkan tugas-tugas tersebut.

Perhatikan ketentuan kontrak

Pastikan karyawan mematuhi semua ketentuan kontrak kerja terkait notice period dan kewajiban lainnya selama masa pengunduran diri.

Periksa hak dan manfaat

Pastikan karyawan memahami segala hak dan manfaat yang ia miliki sebagai karyawan selama notice period, seperti hak cuti yang belum digunakan atau kompensasi yang harus diterima.

Itulah tadi beberapa penjelasan mengenai notice period dan bagaimana aturannya di Indonesia.

Perusahaan dapat menggunakan fitur Dashboard HR Mekari Talenta untuk mempermudah pengelolaan data karyawan melalui analisis dashboard untuk rekap data karyawan hingga prediksi karyawan resign, sehingga pengelolaan notice period perusahaan dapat terkelola secara lebih efisien.

Selain itu, dengan menggunakan Mekari Talenta, perusahaan dapat juga dapat menerapkan sistem rekrutmen yang komprehensif melalui fitur rekrutmen online yang akan membantu HR dalam mengelola proses rekrutmen secara menyeluruh dari mulai job listing hingga onboarding karyawan secara online.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Konsultasi bersama tim ahli kami dan coba gratis demo Mekari Talenta sekarang juga.