Reimbursement: Panduan Lengkap Pengajuan & Penggantian Biaya Karyawan

Reimbursement menjadi bagian penting dalam operasional bisnis, terutama bagi organisasi dengan mobilitas kerja tinggi seperti tim sales, konsultan, atau divisi yang sering melakukan perjalanan dinas.

Proses ini melibatkan banyak pihak, mulai dari karyawan yang mengajukan klaim, atasan yang memberikan persetujuan, hingga tim finance yang memverifikasi dan mencairkan dana, sehingga rentan menimbulkan hambatan jika dikelola secara manual. 

Studi yang dikomisikan SAP Concur menemukan bahwa karyawan menghabiskan rata-rata 4,5 jam per bulan hanya untuk mengajukan klaim reimbursement, sementara manajer menghabiskan 6,1 jam untuk meninjau dan menyetujui klaim tersebut, sehingga totalnya mencapai 10,6 jam per bulan. 

Beban waktu ini tidak hanya menurunkan produktivitas, tetapi juga berdampak pada kepuasan karyawan terhadap proses administrasi keuangan internal perusahaan. 

Oleh karena itu, memahami bagaimana proses reimbursement yang efektif dapat dirancang menjadi krusial bagi organisasi yang ingin menjaga efisiensi operasional sekaligus kepercayaan karyawan. 

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang pengertian reimbursement, jenis dan contoh biaya, alur pengajuan, aspek perpajakan, tantangan pengelolaan, hingga cara mengelola reimbursement secara efektif.

Apa Itu Reimbursement?

Reimbursement adalah penggantian yang dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan, pelanggan, atau pihak lain atas pengeluaran bisnis yang telah mereka bayarkan terlebih dahulu menggunakan dana pribadi, seperti biaya transportasi, makan, asuransi, pajak, atau kebutuhan operasional lainnya.

Dengan kata lain, reimbursement artinya adalah kompensasi moneter yang diterima untuk menutupi transaksi yang dilakukan sebelumnya.

Reimbursement atau penggantian biaya biasanya dikaitkan dengan pengeluaran bisnis.

Banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan kapan mereka akan mengganti biaya yang telah dikeluarkan karyawannya.

Biasanya, pengeluaran ini mencakup biaya seperti hotel, makanan. transportasi dan penggantian biaya perjalanan.

Perusahaan juga dapat mengganti biaya karyawan untuk jenis pengeluaran lain, seperti kursus di perguruan tinggi atau kursus profesi.

Apa Perbedaan Reimbursement dan Refund?

Perbedaan utama reimbursement dan refund terletak pada tujuan serta konteks pengembalian dana. 

Reimbursement adalah penggantian biaya yang sebelumnya dikeluarkan seseorang untuk keperluan tertentu, misalnya karyawan membayar biaya perjalanan dinas menggunakan uang pribadi kemudian mengajukan penggantian kepada perusahaan.

Sementara itu, refund adalah pengembalian uang atas transaksi atau pembayaran yang sebelumnya telah dilakukan, biasanya karena pembatalan, pengembalian barang, atau layanan yang tidak digunakan. 

Dengan demikian, reimbursement umumnya berkaitan dengan penggantian biaya yang sudah dikeluarkan, sedangkan refund berkaitan dengan pengembalian dana dari suatu transaksi. 

Baca Juga: Contoh SOP dan Prosedur Reimbursement yang Efektif dalam Perusahaan

Jenis dan Contoh Reimbursement yang Biasa Diberlakukan Perusahaan 

Ketika perusahaan mempekerjakan karyawan dan memulai operasinya, akan tiba saatnya perusahaan perlu mengganti biaya yang telah dikeluarkan karyawan.

Ada 3 jenis penggantian biaya karyawan yang umum diterapkan oleh berbagai perusahaan di dunia maupun Indonesia, berikut penjelasannya:

1. Penggantian Biaya Bisnis

Contoh reimburse / reimbursement yang pertama adalah penggantian biaya bisnis.

Biaya yang dikeluarkan seorang karyawan untuk tujuan bisnis seperti:

• Membayar perlengkapan kantor
• Menyewa gedung kantor
• Program pelatihan dan pendidikan
• Biaya makan
• Biaya pulsa dan kuota
• Pengeluaran lain terkait bisnis.

Darimana kita tahu bahwa pengeluaran tersebut termasuk biaya bisnis? Apa syarat yang dapat diberikan kepada karyawan?

Pertama, karyawan harus membayar atau mengeluarkan biaya saat sedang bekerja dan harus ada hubungannya dengan bisnis.

Kedua, karyawan harus memperhitungkan pengeluaran dalam periode waktu yang masih wajar.

Tanda terima perlu memverifikasi tanggal, waktu, tempat, jumlah dan untuk apa pengeluaran biaya bisnis tersebut.

Ketiga, karyawan harus mengembalikan penggantian atau uang berlebih dalam jangka waktu tertentu.

Misal, karyawan diberikan 20jt untuk membeli keperluan kantor, biaya setelah diskon sebenarnya 17jt, maka karyawan perlu mengembalikan 3jt ke perusahaan.

2. Penggantian Biaya Perjalanan

Perusahaan biasanya meminta karyawan untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau bahkan negara.

Proses reimburse / reimbursement artinya akan diperlukan pada perjalanan ini.

Biaya saat perjalanan dinas ini nantinya yang akan diganti oleh perusahaan.

Beberapa contohnya yaitu:

• Biaya tiket pesawat
• Transportasi dan akomodasi
• Makan

Walaupun terdapat kebijakan reimburse, biasanya perusahaan juga memberikan tunjangan harian kepada karyawan yang melakukan perjalanan bisnis tersebut.

3. Penggantian Biaya Kesehatan

Penggantian biaya kesehatan juga biasa ditawarkan beberapa perusahaan.

Ketika karyawan melakukan transaksi kesehatan, maka perusahaan akan menggantinya.

Tapi, biasanya sudah terdapat ketentuan perusahaan tentang biaya kesehatan apa saja yang dapat diganti perusahaan.

Beberapa contohnya seperti:

• Biaya kacamata
• Medical check up
• Biaya obat
• Konsultasi dokter

Baca Juga: Cara Tepat Melakukan Program Kesehatan Reimbursement Karyawan

Bagaimana Alur Proses Reimbursement Karyawan?

Proses reimbursement karyawan perlu dilakukan secara sistematis agar setiap pengajuan dapat diverifikasi, disetujui, dan dibayarkan sesuai kebijakan perusahaan. Secara umum, alurnya terdiri dari beberapa tahapan berikut:

1. Pengajuan Reimbursement oleh Karyawan

Karyawan mengajukan reimbursement atas biaya yang telah dikeluarkan untuk kepentingan pekerjaan.

Pengajuan biasanya disertai dokumen pendukung, seperti kuitansi, invoice, bukti pembayaran, atau dokumen perjalanan dinas sesuai ketentuan perusahaan.

2. Verifikasi Dokumen dan Kelayakan Klaim

Tim HR, finance, atau pihak yang bertanggung jawab akan memeriksa kelengkapan dokumen serta memastikan rincian biaya yang diajukan sesuai dengan kebijakan reimbursement perusahaan.

Verifikasi juga dapat mencakup pengecekan nominal, tanggal transaksi, tujuan pengeluaran, dan bukti pembayaran untuk memastikan klaim valid.

3. Proses Approval Reimbursement

Setelah dokumen dinyatakan lengkap dan klaim memenuhi ketentuan, pengajuan diteruskan kepada pihak yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan. Proses approval dapat melibatkan atasan karyawan, HR, finance, atau manajer terkait, tergantung pada kebijakan dan nominal reimbursement.

4. Pembayaran Penggantian Biaya

Pengajuan yang telah disetujui kemudian diproses untuk pembayaran kepada karyawan. Penggantian biaya dapat dilakukan melalui transfer ke rekening karyawan atau metode pembayaran lain yang ditetapkan perusahaan.

5. Pencatatan dan Rekonsiliasi Pengeluaran

Setelah pembayaran dilakukan, perusahaan mencatat transaksi reimbursement dalam sistem keuangan atau administrasi perusahaan.

Pencatatan ini membantu memastikan seluruh pengeluaran terdokumentasi dengan baik dan dapat direkonsiliasi dengan laporan keuangan serta anggaran perusahaan. 

Contoh Aspek Perpajakan dalam Reimbursement

Lalu, kini terbesit dalam pikiran, “Apakah reimbursement artinya akan kena pajak? Bagaimana hukum perpajakan reimburse / reimbursement?”

Aspek PPN

Jika dilihat dari aspek, reimbursement harus memenuhi 4 kriteria berikut ini:

1. Terdapat perjanjian yang mengatur tentang reimbursement;
2. Bukti tagihan atas nama penanggung beban yang sesungguhnya;
3. Bukti tagihan diserahkan kepada penanggung beban sesungguhnya; dan
4. Tidak ada mark up/down nilai atau harga.

Dengan penjelasan:

1. Pihak Pertama adalah penerima jasa sesungguhnya.
2. Pihak Kedua adalah pihak yang menalangi pembayaran.
3. Pihak Ketiga adalah pihak vendor.

Ketika pihak ketiga membuat tagihan atas nama pihak pertama, lalu pihak kedua hanya sebagai perantara yang menggunakan uangnya terlebih dahulu maka seluruh biaya reimburse / reimbursement dalam tagihan tidak menjadi apa yang dimaksud alam pengertian Undang-Undang sehingga tidak dikenakan Pajak Pertambahan Nilai PPN.

Ketika pihak ketiga memberi tagihan atas nama pihak kedua, kemudian pihak kedua membuat tagihan baru untuk pihak pertama, maka seluruh biaya di tagihan masuk ke dalam biaya yang diminta atau seharusnya diminta, berdasar Penggantian UU PPN No.42 Tahun 2009, maka biaya dalam tagihan dikenakan pajak PPN.

Aspek PPh

Sampai saat ini, ketentuan PPh 21 untuk reimbursement belum diatur secara khusus seperti surat penegasan DJP, khususnya penerbitan faktur dari pihak ketiga.

Hal ini karena seharusnya PPh reimburse / reimbursement artinya akan didasarkan atas prinsip kelaziman akuntansi Indonesia.

Karena jika dilihat dari kelaziman usaha, faktur tagihan tercatat pihak pertama adalah faktur tagihan dari pihak ketiga, tetapi terkadang muncul pihak kedua yang membayarkan terlebih dahulu kepada pihak ketiga.

Kemungkinan-kemungkinan yang terjadi diantaranya:

• Apabila faktur tagihan d pihak ketiga langsung ke pihak pertama, dan pihak kedua meminta penggantian biaya ke pihak pertama, maka pihak kedua tidak boleh mencatat sebagai penghasilan dan tidak boleh membebankan pembayaran ke pihak ketiga sebagai biaya.
• Apabila faktur tagihan pihak ketiga atas nama pihak kedua maka pada saat penggantian biaya ke pihak pertama, apabila pembayaran ke pihak kedua tersebut kategori pemotongan PPh pasal 23  maka pihak pertama wajib memotong kembali PPh Pasal 23. Dan secara pencatatan pihak kedua akan mengakui sebagai pendapatan dan sebagai biaya.

Penundaan proses reimbursement dapat pula merugikan bagi pihak perusahaan, jadi jangan sampai ditunda ya.

Contoh Kasus Reimbursement

Tn. Coleman adalah Manajer Penjualan Nasional Karibia Coffee Co., sebuah perusahaan yang memproduksi kopi untuk pasar ritel.

Sebagai bagian dari tugas rutinnya, ia harus melakukan perjalanan ke berbagai kota di AS untuk mengawasi Manajer Penjualan Regional.

Perusahaan biasanya membayar biaya perjalanan Tn. Coleman di muka, tetapi kali ini ia melakukan perjalanan mendadak dan tidak ada cukup waktu untuk mengurus pembayarannya.

Proses reimburse / reimbursement artinya akan terjadi pada perjalanan Tn. Coleman kali ini.

Sehingga Pak Coleman mengumpulkan semua kuitansi dari pengeluaran ini dan memberikannya kepada perusahaan.

Apakah ini situasi penggantian biaya? Ya, biaya perjalanan ini seharusnya ditanggung oleh perusahaan.

Hal ini berarti perusahaan harus mengganti semua biaya yang dikeluarkan oleh Tn.Coleman selama perjalanan, sesuai dengan kebijakan penggantian biaya perusahaan.

Download atau unduh contoh form reimburse / reimbursement

Apa Tantangan dalam Proses Reimbursement dari Sisi Karyawan?

Proses reimbursement yang seharusnya membantu karyawan mendapatkan kembali biaya yang telah dikeluarkan untuk kebutuhan pekerjaan justru dapat menjadi beban apabila prosedurnya terlalu rumit. 

Mulai dari pengajuan yang membutuhkan banyak tahapan, bukti transaksi yang harus disimpan, hingga waktu pencairan yang lama dapat memengaruhi pengalaman karyawan dalam mengurus penggantian biaya. 

Berikut beberapa tantangan yang umum dihadapi karyawan dalam proses reimbursement. 

1. Proses Pengajuan Reimbursement yang Rumit dan Memakan Waktu

Proses pengajuan reimbursement dapat terasa membosankan ketika karyawan harus mengisi formulir, melampirkan kuitansi, serta memberikan informasi tambahan mengenai setiap transaksi yang dilakukan.

Semakin banyak dokumen dan tahapan yang harus dilalui, semakin besar pula waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan pengajuan.

Kondisi ini dapat menjadi lebih merepotkan bagi karyawan yang sering melakukan perjalanan bisnis atau memiliki banyak transaksi terkait pekerjaan.

Mereka harus meluangkan waktu untuk mengumpulkan bukti transaksi dan memastikan setiap pengeluaran sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Proses yang terlalu panjang juga dapat membuat pengajuan reimbursement tertunda. Padahal, karyawan sudah terlebih dahulu mengeluarkan biaya untuk kebutuhan pekerjaan dan membutuhkan penggantian dalam waktu yang wajar.

2. Kehilangan Bukti Transaksi Menghambat Pengajuan Reimbursement

Bukti transaksi seperti kuitansi atau nota biasanya menjadi salah satu dokumen penting dalam pengajuan reimbursement karena digunakan perusahaan untuk memverifikasi jumlah dan jenis pengeluaran.

Namun, menyimpan setiap bukti transaksi dapat menjadi tantangan, terutama ketika karyawan melakukan perjalanan bisnis dan memiliki banyak pengeluaran.

Ketika salah satu kuitansi hilang, karyawan dapat kesulitan membuktikan transaksi yang telah dilakukan. Akibatnya, pengeluaran tersebut berpotensi tidak dapat diajukan atau proses penggantiannya menjadi lebih lama karena membutuhkan verifikasi tambahan.

Masalah ini semakin terasa bagi karyawan yang melakukan perjalanan bisnis secara rutin karena jumlah transaksi yang perlu dicatat dan disimpan juga lebih banyak.

3. Kebijakan Reimbursement yang Tidak Jelas

Karyawan juga dapat mengalami kesulitan apabila kebijakan reimbursement perusahaan tidak dijelaskan secara rinci.

Ketidakjelasan mengenai jenis biaya yang dapat diganti, batas pengeluaran, dokumen yang harus dilampirkan, atau batas waktu pengajuan dapat menyebabkan karyawan melakukan kesalahan saat mengajukan klaim.

Masalah dapat semakin besar apabila perusahaan melakukan perubahan kebijakan tetapi informasi tersebut tidak disosialisasikan kepada seluruh karyawan.

Karyawan yang masih menggunakan ketentuan lama dapat mengajukan biaya yang ternyata sudah tidak memenuhi persyaratan.

Akibatnya, reimbursement dapat ditolak atau karyawan harus melakukan pengajuan ulang. Karena itu, kebijakan reimbursement perlu dibuat secara jelas dan dikomunikasikan secara konsisten agar karyawan memahami ketentuan yang berlaku.

 4. Proses Persetujuan Reimbursement yang Terlalu Panjang

Selain proses pengajuan, tahapan persetujuan yang terlalu panjang juga dapat memperlambat pencairan reimbursement.

Misalnya, satu pengajuan harus melewati beberapa pihak untuk mendapatkan persetujuan sebelum akhirnya diproses oleh bagian keuangan.

Semakin banyak tahapan yang harus dilalui, semakin lama pula waktu yang dibutuhkan hingga biaya tersebut diterima kembali oleh karyawan.

Kondisi ini tentu menjadi lebih merepotkan jika karyawan memiliki banyak transaksi yang harus direimbursement.

Di sisi lain, perusahaan memang membutuhkan mekanisme persetujuan untuk memastikan pengeluaran sesuai dengan kebijakan dan mencegah terjadinya kecurangan. Namun, proses yang terlalu ketat tanpa alur yang efisien justru dapat menambah beban administratif bagi karyawan.

5. Karyawan Harus Menggunakan Uang atau Kartu Kredit Pribadi 

Dalam sistem reimbursement, karyawan biasanya perlu membayar terlebih dahulu biaya yang berkaitan dengan kebutuhan pekerjaan menggunakan uang pribadi atau kartu kredit. Setelah itu, karyawan baru dapat mengajukan penggantian kepada perusahaan.

Kondisi ini dapat menjadi masalah apabila proses reimbursement membutuhkan waktu lama. Karyawan harus menanggung biaya tersebut sementara waktu, bahkan dapat mengalami tekanan finansial jika nominal pengeluarannya cukup besar.

Penggunaan kartu kredit pribadi juga dapat menimbulkan risiko tambahan. Jika penggantian dari perusahaan terlambat diterima, karyawan berpotensi harus menanggung tagihan atau biaya bunga kartu kredit terlebih dahulu.

Situasi tersebut menunjukkan bahwa proses reimbursement yang tidak efisien tidak hanya menambah pekerjaan administratif, tetapi juga dapat berdampak langsung pada kondisi keuangan karyawan.

Dampak Kurangnya Regulasi Reimbursement yang Baik

Seorang karyawan dapat meminjamkan uang mereka ke perusahaan hingga 1,6 miliar dolar AS per bulan.

Karyawan yang harus menggunakan uang mereka terkadang merasa bahwa mereka adalah bank perusahaan sendiri.

Faktanya, 45 persen orang-orang bisnis mengalami masalah arus kas pribadi karena proses pembayaran perusahaan yang lamban.

Apa akibatnya?

1. Kesehatan Mental Karyawan Terganggu 

Kekurangan uang tunai berdampak pada kesehatan mental karyawan.

Lebih dari sepertiga karyawan menyatakan bahwa mereka harus menunggu hingga atau lebih dari 2 minggu untuk dibayar kembali setelah mengajukan klaim.

Mayoritas karyawan berusia 18 sampai 3 tahun mengatakan mereka memiliki uang untuk keperluan pribadi lebih sedikit yang berkorelasi dengan fakta bahwa rata-rata biaya yang dikeluarkan terkait pekerjaan pada kelompok usia isi mencapai 116 ratus dolar AS per bulan.

Tentu ini berpengaruh pada kesejahteraan mental karyawan. Lebih dari setengah karyawan dalam rentang usia ini mengaku bahwa hal-hal ini menyebabkan mereka stress.

2. Dampak Jangka Panjang yang Buruk pada Produktivitas Perusahaan

49 persen karyawan mengaku bahwa mereka berhenti menghabiskan uang untuk pengeluaran bisnis jika harus menunggu penggantian dengan waktu yang lama.

Hal ini membuat perusahaan kehilangan peluang bisnis.

Sebagai contoh, 20 persen karyawan berhenti melakukan perjalanan bisnis, padahal 51 persen dari pertemuan tersebut membahas pengembangan dan hal potensial bagi bisnis.

Masalah ini merugikan kedua belah pihak. baik karyawan maupun perusahaan. Ingat, ini mungkin dimengerti pada tahun 1998, tapi 2020?

Bisnis harus berbuat lebih banyak untuk mengatasi masalah ini demi keuntungan perusahaan serta kesejahteraan karyawan.

Baca juga: Etika Mengajukan Rembes Dari Perusahaan

Apa Tantangan Pengelolaan Reimbursement yang Sering Dihadapi HR?

Pengelolaan reimbursement karyawan dapat menjadi cukup kompleks ketika jumlah pengajuan semakin banyak dan prosesnya masih dilakukan secara manual. 

HR perlu memastikan setiap klaim memiliki dokumen yang lengkap, sesuai kebijakan perusahaan, serta telah melalui proses persetujuan yang tepat. 

Tanpa sistem pengelolaan yang terstruktur, beberapa tantangan berikut dapat muncul dalam proses reimbursement.

1. Data dan Bukti Transaksi Tersebar

Data reimbursement sering tersimpan di berbagai tempat, seperti email, spreadsheet, formulir, atau dokumen fisik. Kondisi ini membuat HR lebih sulit mengumpulkan dan memeriksa seluruh informasi yang dibutuhkan untuk memproses klaim. 

Selain itu, dokumen yang tersebar meningkatkan risiko bukti transaksi hilang atau sulit ditemukan saat diperlukan.

2. Verifikasi Klaim Memakan Waktu

Setiap pengajuan reimbursement perlu diperiksa untuk memastikan nominal, bukti transaksi, dan tujuan pengeluaran sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Jika dilakukan secara manual, HR harus memeriksa dokumen satu per satu sehingga membutuhkan banyak waktu, terutama ketika jumlah pengajuan meningkat. Proses ini juga dapat memperlambat penyelesaian reimbursement bagi karyawan.

3. Proses Approval Berbelit

Pengajuan reimbursement dapat melibatkan beberapa pihak, mulai dari atasan hingga tim HR atau finance. Jika alur persetujuan belum terstruktur, pengajuan dapat tertahan karena menunggu approval dari pihak tertentu. Kondisi ini membuat proses reimbursement menjadi lebih lama dan menyulitkan HR dalam memastikan setiap klaim diproses tepat waktu.

4. Risiko Fraud dan Klaim Tidak Sesuai Kebijakan

Perusahaan menghadapi risiko adanya klaim dengan nominal yang tidak sesuai, bukti transaksi yang tidak valid, atau pengeluaran yang sebenarnya tidak termasuk dalam kebijakan reimbursement. 

Tanpa proses verifikasi dan kontrol yang memadai, klaim semacam ini dapat lolos dan menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

Karena itu, HR perlu memastikan setiap pengajuan memiliki bukti yang dapat diverifikasi dan memenuhi ketentuan yang berlaku.

Baca juga: Fraud Reimbursement di Perusahaan: Kenapa Sistem Manual Selalu Kalah Cepat dari Karyawan yang Berniat Curang 

5. Sulit Memantau Status Pengajuan

Ketika proses reimbursement dilakukan melalui berbagai kanal, HR dapat kesulitan mengetahui status setiap pengajuan secara real time. Karyawan juga mungkin harus menanyakan langsung kepada HR atau finance untuk mengetahui apakah klaim masih dalam tahap verifikasi, approval, atau pembayaran. 

Kurangnya visibilitas ini dapat membuat proses menjadi kurang transparan dan meningkatkan pekerjaan administratif bagi HR.

Bagaimana Cara Terbaik Mengelola Reimbursement Perusahaan?

Tujuan dari penggantian biaya adalah memastikan bahwa transaksi terkait pekerjaan diadministrasikan dan diselesaikan dengan efisiensi oleh HRD atau departemen terkait, ketepatan dan akuntabilitas untuk kepuasan pemberi kerja dan karyawan.

Berikut adalah panduan praktik terbaik untuk memproses reimburse / reimbursement karyawan terkait bisnis.

1. Membentuk Kebijakan Proses Penggantian Biaya

Tentukan kebijakan reimbursement yang jelas agar karyawan memahami jenis pengeluaran yang dapat diganti dan prosedur pengajuannya. 

Beberapa aspek yang perlu diatur meliputi jenis biaya yang dapat diklaim, batas nominal reimbursement, dokumen atau bukti transaksi yang wajib dilampirkan, kriteria pengeluaran yang tidak dapat diganti, batas waktu pengajuan, alur dan pihak yang berwenang melakukan approval, serta mekanisme pembayaran reimbursement.

Kebijakan juga perlu menjelaskan prosedur apabila bukti transaksi hilang, pengajuan ditolak, atau terdapat biaya yang melebihi batas yang telah ditentukan. 

Jika karyawan memerlukan persetujuan terlebih dahulu atas pembelian yang dilakukan atas nama perusahaan, buat hal ini menjadi eksplisit.

Dalam kepentingan kedua belah pihak, sebaiknya kebijakan dibuat sedetail mungkin agar karyawan dapat selalu memutuskan apa yang diperbolehkan dan apa yang tidak.

Selain itu, sediakan kontak jika karyawan memiliki pertanyaan atau masalah.

2. Tentukan Biaya Apa yang Dapat Diklaim Karyawan

Tetapkan aturan yang jelas tentang pembelian apa yang memenuhi syarat sebagai klaim pengeluaran yang valid.

Penggantian yang memenuhi syarat biasanya mencakup transportasi dan akomodasi, perlengkapan kantor, biaya telepon seluler, dan biaya untuk bertemu klien.

Tunjangan karyawan, seperti keanggotaan kebugaran, dapat ditawarkan kepada karyawan.

Jika demikian, komunikasikan berapa banyak yang ditanggung oleh pemberi kerja, dari subsidi parsial hingga penggantian penuh.

3. Buat Sistem Reimburse / Reimbursement Yang Baik

Laporan klaim penggantian harus diajukan dan diselesaikan karyawan dan diajukan ke departemen HRD untuk disetujui.

Sesuai dengan kebijakan sebelumnya, komunikasikan informasi apa yang dibutuhkan saat mengirim klaim termasuk jumlah total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual/pemasok, dan deskripsi barang yang dibeli

Selain itu, penting bagi karyawan untuk menyediakan catatan yang mendukung klaim untuk ditinjau atau disetujui.

Catatan meliputi tanda terima, faktur, laporan kartu kredit, tiket, dan hal-hal terkait kendaraan.

Agar semuanya teratur, buat sistem terpusat termasuk proses mengunggah dan mengirimkan bukti pembayaran, baik dalam bentuk hardcopy atau softcopy. 

Jadikan proses sederhana, ramping dan didigitalkan sebanyak mungkin agar mempercepat proses reimburse / reimbursement. 

4. Tetapkan Legitimasi Pengeluaran 

Tetapkan dan komunikasikan deadline untuk setiap laporan pengeluaran uang karyawan.

Seperti setidaknya maksimal mengajukan klaim seminggu setelah tanggal pembayaran.

Beri juga waktu bagi perusahaan untuk meninjau klaim dan pastikan karyawan mematuhi kebijakan yang ada.

Dengan begini, perusahaan dapat mengomunikasikan dengan karyawan jika ada dokumen yang tidak lengkap, diluar kebijakan atau perbedaan lainnya.

5. Bayar Penggantian dalam Jangka Waktu Tertentu 

Biarkan karyawan tahu seberapa lama mereka akan menerima pembayaran dari perusahaan.

Semuanya harus jelas dan transparan.

Komunikasikan bagaimana mereka akan menerima pembayaran, apakah tunai, cek atau transfer bank.

Dalam hal membayar karyawan, transparansi penting untuk menjaga semuanya berjalan dengan lancar.

Perusahaan juga dapat mengotomatisasi proses reimburse / reimbursement dengan aplikasi.

Mengenai reimbursement tentu tak akan jadi masalah jika dari proses awal akan bergabung karyawan dan perusahaan sudah membicarakan secara jelas dan rinci.

Dengan penggunaan aplikasi rekrutmen karyawan online hasil negosiasi antara karyawan dengan perusahaan saat pertama kali bergabung, akan terekam jelas pada database dan dapat dipertanggungjawabkan.

Kelola Reimbursement Lebih Mudah dengan Sistem Reimbursement Mekari Talenta

Proses pengajuan dan pengecekan reimbursement secara manual dapat memakan waktu, terutama ketika perusahaan harus menangani banyak klaim sekaligus.

Kondisi ini juga dapat meningkatkan risiko kesalahan dalam memeriksa bukti transaksi dan memastikan setiap pengajuan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Software HRIS Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola penggantian biaya karyawan melalui sistem reimbursement yang lebih cepat dan terkontrol.

Karyawan dapat mengajukan klaim secara online, sementara perusahaan dapat memproses dan memantau pengajuan reimbursement dalam satu sistem.

Fitur reimbursement Mekari Talenta ini dilengkapi AI OCR dan Agentic AI yang membantu mengotomasi proses mulai dari membaca informasi pada receipt hingga memvalidasi pengajuan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Dengan teknologi ini, proses pemeriksaan klaim menjadi lebih cepat dan akurat sehingga HR maupun Finance dapat mengurangi pekerjaan administratif.

Proses juga tetap dapat melibatkan human review pada kondisi tertentu, sehingga setiap klaim tetap berada dalam kontrol perusahaan. 

Tertarik mengelola reimbursement dengan lebih praktis dan efisien? Hubungi tim sales kami dan coba demo Mekari Talenta sekarang juga.