- Reimbursement kesehatan merupakan program penggantian biaya medis karyawan yang membantu perusahaan memberikan benefit kesehatan secara lebih fleksibel.
- Pengelolaan reimbursement perlu dilakukan secara terstruktur agar proses klaim, administrasi, hingga perhitungan pajak dapat berjalan sesuai ketentuan perusahaan dan regulasi.
- Untuk membantu pengelolaan benefit dan payroll yang lebih efisien, perusahaan dapat menggunakan jasa payroll seperti Mekari Talenta.
Reimbursement kesehatan karyawan,asuransi kesehatan untuk karyawan, medical reimbursement benefit adalah hal yang biasa didapatkan oleh karyawan. Lalu bagaimana cara tepat melakukan program kesehatan untuk karyawan ini?
Dalam beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan proses bisnis atau tunjangan karyawan, terkadang suatu perusahaan tidak dapat membayarkan anggaran atau biaya tersebut secara langsung.
Misalnya, saat perjalanan bisnis, meeting di luar kantor, atau tunjangan kesehatan yang termasuk dalam anggaran khusus perusahaan.
Dalam hal ini, karyawan harus membayarkan terlebih dahulu dan mengajukan klaim penggantian biaya kepada perusahaan. Kondisi seperti ini lebih dikenal dengan istilah reimbursement karyawan.
Reimbursement karyawan di setiap perusahaan dapat berbeda-beda tergantung ketentuan yang diterapkan, salah satunya adalah klaim kesehatan. Karena itu, perusahaan perlu memiliki prosedur reimbursement yang jelas agar proses pengajuan, verifikasi, dan pencairan klaim berjalan lebih tertib.
Ada beberapa hal yang harus dicermati oleh perusahaan sebelum membuat program pengembalian klaim kesehatan tersebut.
Cara Tepat Melakukan Program Reimbursement Kesehatan Karyawan
Berikut lima langkah tepat untuk membuat health reimbursement program atau reimbursement kesehatan karyawan yang bisa Anda terapkan di perusahaan anda.
Menyiapkan Reimbursement Benefit Plan
Menyiapkan rencana pengembalian biaya berarti perusahaan menetapkan dan mengendalikan biaya dari layanan tersebut.
Rencana tersebut akan membantu Anda dalam mematuhi berbagai aturan terkait.
Perusahaan juga dapat mempertimbangkan employee benefit program yang fleksibel agar manfaat kesehatan yang diberikan lebih sesuai dengan kebutuhan karyawan.
Hal itu juga membantu Anda untuk merekrut dan mempertahankan karyawan terbaik di perusahaan.
Anda bisa menerapkan dua pilihan terkait pengembalian dana kesehatan tersebut, yaitu menerapkan klaim kesehatan kena pajak, atau pengembalian dana kesehatan bebas pajak.
Jika perusahaan menerapkan klaim kesehatan kena pajak, maka penggantian dana tersebut akan masuk dalam pemotongan pajak penghasilan ( PPh Pasal 21 ).
Sesuai dengan Pasal 17 ayat 1, Undang Undang PPh No. 36 tahun 2008, persentase potongan tarif perhitungan PPh 21 karyawan sebagai berikut:
- Penghasilan tahunan hingga Rp 50 juta, tarif pajak sebesar 5%
- Penghasilan tahunan Rp 50 juta hingga Rp250 juta, tarif pajak sebesar 15%
- Penghasilan tahunan Rp 250 juta hingga Rp500 juta, tarif pajak sebesar 25%
- Penghasilan tahunan di atas Rp 500 juta, tarif pajak sebesar 30%
Baca Juga : Cara Menyusun Program Benefit Karyawan yang Efektif
Baca Juga : 10 Benefit Karyawan yang Bantu Tingkatkan Loyalitas
Gunakan Reimbursement Benefit Software Untuk Program Reimbursement Kesehatan Karyawan di Perusahaan Anda
Dengan menggunakan reimbursement software, perusahaan dapat menyesuaikan proses administrasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
Perusahaan juga bisa mengelola dana penggantian secara cepat dan mudah.
Penggunaan sistem HR juga membantu proses pengajuan klaim karyawan menjadi lebih tertata, mulai dari pengumpulan dokumen, verifikasi, hingga pemantauan status klaim.
Selain itu, program medical reimbursement benefit yang dilakukan melalui perangkat lunak dapat mengurangi waktu administrasi dari layanan kesehatan yang diberikan.
peoplekeep.com menambahkan bahwa pengelolaan tunjangan dan klaim kesehatan dengan software hanya membutuhkan waktu 5 menit per bulan secara online.
Baca Juga : Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management
Bekerja Sama dengan Asuransi Kesehatan
Langkah selanjutnya adalah bekerja sama dengan asuransi kesehatan untuk memudahkan program medical reimbursement kesehatan karyawan.
Bagi perusahaan dengan skala kecil, bekerja sama dengan asuransi kesehatan mungkin akan menjadi pengalaman baru bagi karyawan.
Agen asuransi Anda akan membantu perusahaan untuk menentukan paket asuransi yang akan dipilih dan berapa biayanya.
Tak hanya itu, dengan bekerja sama Anda bisa menentukan paket asuransi kesehatan yang sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan anggaran perusahaan.
Untuk menghemat biaya, perusahaan sebaiknya memilih kerja sama dengan asuransi kesehatan yang menawarkan paket kesehatan perorangan.
Menurut data dari peoplekeep.com, paket asuransi kesehatan perorangan akan menghemat rata-rata 20% hingga 60% dibandingkan paket asuransi kesehatan kelompok.
Baca Juga : Ulasan Lengkap BPJS Kesehatan yang Harus Dipahami HR
Memahami Ketentuan
Penting bagi perusahaan untuk mengetahui ketentuan IRS, ERISA, HIPAA, ACA, dan aturan lain yang berlaku saat mengganti dana kesehatan karyawan.
Kegagalan memahami ketentuan mungkin akan berisiko pada pengeluaran biaya yang mahal.
ZaneBenefits.com menemukan fakta bahwa biaya yang dikeluarkan untuk kegagalan memahami ketentuan dan perencanaan bisa mencapai Rp1.400.000 per karyawan.
Perusahaan bisa menggunakan reimbursement software untuk memastikan dan memudahkan rencana program medical reimbursement kesehatan karyawan perusahaan berjalan dan telah sesuai dengan ketentuan.
Baca Juga : Panduan Lengkap BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
Sosialisasikan Karyawan tentang Program Reimbursement
Langkah terakhir yang perlu perusahaan lakukan adalah dengan melakukan sosialisasi tentang program tersebut.
Tujuannya, agar karyawan mendapatkan pengetahuan sesuai dan mendapat manfaat maksimal dari program tersebut.
Edukasi karyawan terkait reimbursement program serta paket asuransi kesehatan perorangan di program medical reimbursement kesehatan karyawan perusahaan Anda.
Jangan lupa untuk memberitahukan ketentuan serta anggaran dari program tersebut.
Perusahaan juga dapat menyiapkan form reimbursement yang mudah dipahami agar karyawan tahu data dan dokumen apa saja yang perlu dilengkapi saat mengajukan klaim.
Itulah beberapa langkah yang dapat perusahaan lakukan untuk mengelola program reimbursement secara tepat.
Jika Anda hendak menggunakan aplikasi HR dengan fitur klaim dan reimbursement, layanan Talenta bisa jadi pilihan yang tepat.
Kelola Reimbursement Kesehatan Lebih Mudah Dengan Talenta
Dengan Talenta, karyawan Anda dapat melakukan pengajuan reimbursement serta memeriksa status pembayaran dan klaim dengan smartphone pribadinya.
Selain memudahkan proses reimbursement, Talenta juga dilengkapi dengan fitur HRIS seperti sistem payroll otomatis yang mempermudah perhitungan gaji karyawan.
Segala proses administrasi juga dapat disesuaikan dengan aturan yang berlaku, termasuk potongan pajak penghasilan PPh 21 dan iuran BPJS Ketenagakerjaan.
Ingin mengetahui lebih lengkap tentang fitur Talenta? Yuk daftarkan perusahaan Anda di Talenta sekarang juga dan nikmati kelengkapan fiturnya!
Nah, diatas adalah penjelasan tentang reimbursement kesehatan karyawan, asuransi kesehatan untuk karyawan, dan medical reimbursement benefit adalah hal yang biasa didapatkan oleh karyawan.
Lalu dijelaskan juga oleh Insight Talenta bagaimana cara tepat melakukan program kesehatan untuk karyawan di perusahaan Anda.
Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda yang memerlukannya. Silahkan dibagikan di sosial media ya.
