Pentingnya Sistem HRIS bagi Perusahaan saat Pemberlakuan New Normal

Pentingnya Sistem HRIS bagi Perusahaan saat Pemberlakuan New Normal

Karyawan atau pekerja di beberapa perusahaan mempersiapkan diri untuk penerapan kondisi normal baru atau new normal usai pandemi COVID-19. Ada beberapa skenario yang perlu disiapkan perusahaan yang ditujukan bagi karyawannya saat kegiatan bisnis kembali bergerak menuju normal.

Pada prinsipnya, skenario yang disiapkan yaitu menjaga keberlangsungan bisnis perusahaan dengan tetap memprioritaskan keamanan bagi karyawan dari bahaya  tertular COVID-19. Misalnya, pelaksanaan physical distancing, kewajiban penggunaan masker selama berada di wilayah lingkungan kerja, pengecekan suhu tubuh, hingga menjaga kebersihan lingkungan kerja.   

Note : Baca artikel Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Salah satu yang bisa dilakukan perusahaan guna menyambut new normal adalah dengan memaksimalkan peran human resource information system (HRIS) terutama untuk pengelolaan karyawan. Lantas, seperti apa peranan HRIS bagi perusahaan terutama saat menyambut new normal? Berikut ulasannya seperti dikutip Talenta by Mekari.

Jenis Pekerjaan yang Boleh Mempekerjakan Karyawan Kontrak

Perusahaan Menyambut New Normal

New normal apabila diterjemahkan secara harfiah adalah normal yang baru. Menurut buku yang diterbitkan oleh International Monetary Fund (IMF) yang berjudul Navigating the New Normal in Industrial Countries, istilah ini muncul pertama kali setelah krisis keuangan di tahun 2007-2008, kemudian lagi di saat resesi global 2008-2012 dan baru-baru ini selama pandemi Virus Corona atau COVID-19.

Di Indonesia, konteks new normal kerap dilontarkan Ketua Tim Pakar Gugus Tugas Percepatan Penanganan Covid-19, Wiku Adisasmito. Mengutip pernyataan Wiku, new normal adalah perubahan perilaku untuk tetap menjalankan aktivitas normal namun dengan ditambah menerapkan protokol kesehatan guna mencegah terjadinya penularan COVID-19.

CTA Money Back Guarantee

Adapun prinsip utama dari new normal itu sendiri adalah dapat menyesuaikan dengan pola hidup yang baru seperti melakukan aktivitas sehari-hari. Pola hidup baru yang dimaksud adalah dengan mengurangi kontak fisik dengan orang lain, menghindari kerumunan, serta bekerja, bersekolah dari rumah.

Note : Baca artikel Memahami Tapera, Jenis Potongan Gaji Baru dengan Sistem Mirip BPJS

Secara sosial disadari bahwa hal ini akan berpengaruh. Pasalnya, ada aturan yang disebutkan dalam protokol kesehatan untuk menjaga jarak sosial dengan mengurangi kontak fisik dengan orang lain.

Masyarakat akan menjalani kehidupan secara new normal hingga ditemukannya vaksin dan dapat digunakan sebagai penangkal Virus Corona. Hingga saat ini vaksin Virus Corona belum ditemukan dan kemungkinan paling cepat dapat tersedia di 2021.

Artinya, masyarakat harus menjalani kehidupan secara new normal hingga tahun depan, bahkan lebih. Oleh karena itu, perubahan perilaku akan menjadi kunci optimisme dalam menghadapi COVID-19 dengan menerapkan protokol kesehatan sesuai anjuran pemerintah atau yang dikenal sebagai new normal.

Pentingnya Sistem HRIS dalam Pengelolaan Administrasi Perusahaan

Mengenal HRIS

Human Resources Information System atau HRIS adalah sistem berupa satu kesatuan tersendiri atau dapat tergabung dalam suatu sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning. Namun, setidaknya di dalam HRIS, manajer HR dapat mengelola dan mengakses informasi tentang kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, informasi terkait payroll hingga kebijakan dan prosedur perusahaan.

Biasanya, sebuah HRIS juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat proses HRIS menjadi otomatis dan juga digital sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan.

HRIS System dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan,  dengan adanya sistem ini perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan. Human Resources Information System biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management.

Note : Baca artikel Bagaimana Cara Mendesain HR di Masa Depan?

Misalnya, dalam kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang.

Sementara dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi yang memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang, sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalisasi. Selain itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS pun dilakukan secara terpusat, sehingga meminimalisasi hilangnya data, atau kesulitan pencarian data yang dibutuhkan.

Peran Penting HRIS saat New Normal

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, setiap divisi dalam setiap perusahaan memiliki perannya masing-masing, tak terkecuali divisi HR (Human Resource). Mengingat banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh HR, mulai dari proses perekrutan hingga pengembangan karyawan, HRIS sangat penting dalam situasi saat ini.

Berikut ini beberapa manfaat HRIS.

Rahasia Onboarding Perusahaan Manufaktur

Proses Onboarding Lebih Mudah

Proses perekrutan SDM menjadi hal penting saat new normal usai masa pandemi yang berkepanjangan. Ini penting dilakukan untuk mendukung produktivitas perusahaan ke depan. 

Setelah perusahaan merekrut dan telah memilih karyawan yang tepat, tahap akhir yang penting dilakukan perusahaan adalah membuat program onboarding. Program onboarding menjadi kunci untuk memastikan semua kerja keras dalam proses perekrutan terbayar. 

Note : Baca artikel 5 Contoh Aplikasi HRIS 2020 yang Harus Anda Ketahui!

Onboarding merupakan program perusahaan agar karyawan baru melakukan penyesuaian diri dan beradaptasi dengan lingkungan kerja dan budaya perusahaan. Tujuannya agar karyawan baru nyaman dan bertahan lama di perusahaan.

Talenta memiliki fitur Administrasi HR untuk melakukan proses onboarding dari awal karyawan masuk ke perusahaan. Tahapan onboarding di layanan Talenta juga dapat disesuaikan dengan regulasi yang berlaku di perusahaan.

Kemudahan Memantau Absensi Karyawan

Saat menjalani new normal, perusahaan tentu memiliki prosedur khusus saat karyawan bekerja. Misalnya memberlakukan langkah-langkah kesehatan dan keselamatan karyawan seperti menjaga jarak untuk mengendalikan penyebaran virus hingga kebijakan kerja dari rumah atau work from home. Hal itu tentu tidak menjadi sebuah masalah besar apabila perusahaan telah memiliki sistem HRIS seperti Talenta by Mekari.

Talenta dilengkapi berbagai fitur yang bisa membantu pekerjaan HR untuk memantau absensi karyawan secara online, yaitu Live Attendance. Prinsipnya adalah melalui check–in dan check–out yang dapat dilakukan langsung dari ponsel karyawan. 

Setiap kali karyawan bekerja, mereka dapat melakukan check-in. Begitu pun setelah selesai bekerja, mereka dapat melakukan check-out. Live Attendance dalam Talenta juga dilengkapi dengan fitur selfie check–in. Anda sebagai HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real–time setiap kali karyawan melakukan Clock In atau Clock Out

Pengajuan Cuti, Izin Sakit, hingga Lembur Jadi simpel

Setelah work from home menjadi new normal selama pandemi COVID-19, sistem kerja ini bukan tidak mungkin akan diterapkan kembali setelah pandemi. Untuk itu, HR perlu persiapan yang baik dalam mengelola administrasi karyawan seperti pengajuan dan persetujuan cuti, izin sakit, hingga lembur.

Misalnya karyawan yang mengajukan cuti dengan Talenta. Aplikasi Talenta yang sudah berbasis cloud memiliki fitur yang komprehensif Time Off. Dengan fitur tersebut, karyawan dapat dengan mudah mengurus cuti dari mulai berapa lama hingga jenis cuti yang diajukan. Semua data akan terekam dalam database Human Resources (HR).

Mempermudah Pengelolaan Payroll

Dengan menggunakan aplikasi HRIS yang terintegrasi, seluruh administrasi karyawan dapat dikelola dari manapun dan kapanpun. Talenta juga memiliki sistem Payroll yang terintegrasi serta terhubung dengan update peraturan yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21). 

Perusahaan Anda tinggal melakukan proses hitung cepat dengan aplikasi yang tersedia. Pengurangan akan dilakukan dengan cermat dan hitungan rincinya akan muncul pada slip gaji yang diterima karyawan setiap bulan.

CTA Money Back Guarantee


PUBLISHED20 May 2020
Delima Meylynda
Delima Meylynda