Dewasa ini sudah semakin banyak perusahaan yang mulai menggunakan teknologi berupa sistem payroll. Variasi pilihan sistem payroll yang ada pun semakin beragam. Namun satu hal yang tidak boleh luput dari banyaknya kriteria pemilihan sistem payroll perusahaan adalah keamanannya.

Keamanan sistem payroll berarti segalanya. Karena sistem ini tentu digunakan untuk menyimpan banyak data perusahaan dan karyawan. Berikut alasan-alasan mengapa sistem payroll perusahaan harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi.

1. Melindungi Database Karyawan

Database karyawan merupakan hal yang penting untuk dilindungi selain data perusahaan itu sendiri. Database ini bisa meliputi data perbankan, data kesehatan, data pendidikan, data keluarga, dan lain-lain. Perlindungan data pribadi karyawan tersebut bahkan sudah diatur dalam undang-undang terkait data pribadi.

Yaitu Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Pasal 84 Ayat (1) dan Pasal 85. Sehingga perusahaan harus memiliki upaya untuk melindungi data-data pribadi karyawan agar terhindar dari sanksi hukum pidana.

Perusahaan memiliki kewajiban untuk menjaga data penting agar tidak bocor atau tersebar sembarangan. Karena data yang tersebar, baik secara sengaja maupun tidak, dapat dimanfaatkan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Bila hal ini terjadi akan berujung pada penuntutan dari karyawan.

Tentu perusahaan tidak mau jika hal seperti ini terjadi. Maka perusahaan harus berhati-hati dalam mengelola data karyawan dengan memilih software payroll yang kemanannya tepercaya.

2. Menghindari Pencurian Data dan Serangan Siber

Pencurian data sangat berbahaya karena dapat disalahgunakan untuk kepentingan-kepentingan orang yang berniat buruk tanpa persetujuan pemilik data. Dengan memiliki sistem keamanan software yang baik tentunya akan membuat perusahaan Anda aman dari pencurian data dan potensi penyalahgunaan data.

Idealnya, sistem payroll harus memiliki ulasan dan peringkat yang baik dalam hal keamanan. Perwakilan dari vendor juga harus dapat menjawab pertanyaan apapun yang Anda ajukan tentang sistem keamanan tersebut. Termasuk bagaimana mencegah terjadinya pencurian data.

Lalu masalah yang bisa saja timbul akibat kurangnya keamanan dalam sistem payroll adalah serangan siber. Serangan siber memang bukan masalah yang dihadapi sehari-hari. Namun jika hal ini terjadi dan sistem penyimpanan data karyawan perusahaan belum siap menghadapinya, perusahaan akan dirugikan.

Jadi akan lebih bijak jika urusan keamanan ini diperhatikan tanpa menunggu terkena serangan siber. Banyak kasus perusahaan rugi hingga miliaran rupiah akibat terkena serangan siber. Maka dari itu, mengelola data karyawan dengan aman adalah kebutuhan, bukan pilihan atau alternatif.

3. Pengelolaan Data secara Etis

Menjaga privasi karyawan adalah suatu nilai yang harus dipegang teguh oleh perusahaan manapun. Bukan hanya sebatas menunjukkan citra baik, namun juga sebagai strategi retensi karyawan yang baik. Karyawan memberikan data dan informasi penting diri mereka kepada perusahaan.

Kemudian, perusahaan sebagai pihak yang dipercaya oleh karyawan tentu harus membawa amanah tersebut dengan baik. Salah satu prakteknya adalah dengan memastikan sistem payroll perusahaan memiliki keamanan yang tinggi.

4. Keamanan Transaksi

Sistem payroll memungkinkan Anda mendapatkan bukti transfer kepada karyawan secara online. Bukti transfer secara online dinilai lebih mudah disimpan daripada secara konvensional menggunakan kertas. Slip gaji berfungsi untuk menunjukkan transparansi tim HR kepada karyawan. Slip gaji berisi komponen atau bagian yang ada dalam total gaji setiap bulan.

Informasi semacam ini tentu akan menjadi data yang sifatnya pribadi. Oleh karena itu, transparansi gaji dengan adanya slip gaji harus dikelola dengan aman. Tentu saja, sistem payroll yang baik akan memiliki alur pengiriman slip gaji yang efektif sekaligus aman.

Kemudian dalam hal transaksi, keamanan adalah prioritas nomor satu. Baik transaksi gaji, pajak, BPJS, maupun transaksi dengan mitra dan klien perusahaan. Kasus sekarang ini, banyak penipuan yang mengatasnamakan pihak resmi atau formal dengan meminta nomor rekening, dan sebagainya.

Software payroll yang tidak aman dapat menyebabkan rekening karyawan tersebut diretas oleh penipu, sehingga saldo mereka terkuras habis. Namun jika data karyawan dikelola dengan sistem payroll yang aman, baik nomor rekening maupun saldo karyawan tidak akan diketahui oleh orang lain yang tidak berkepentingan.

Baca juga: Sistem Payroll yang Buruk Penyebab Bisnis Macet

 

Sudah paham bukan bahwa sistem payroll harus memiliki keamanan yang bisa dipercaya? Talenta adalah salah satu sistem payroll yang sudah dipercaya oleh banyak perusahaan. Data karyawan perusahaan dijamin keamanannya dalam software Talenta. Kelola payroll perusahaan anda secara efektif dan efisien menggunakan fitur-fitur TalentaKetahui lebih lanjut fitur dan kemudahaan mengelola payroll dengan Talenta disini.

 

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
  • Indonesia
  • English
loading