Insight Talenta 8 min read

Pengertian dan 6 Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja

By Mekari TalentaPublished 12 Oct, 2022 Diperbarui 20 Maret 2024

Surat penolakan lamaran kerja merupakan sesuatu yang harus HR perhatikan dalam proses rekrutmen. Surat ini merupakan salah satu jenis surat resmi, sehingga ketika membuatnya, HR harus menggunakan bahasa yang baik dan sopan.

Bagi Anda yang bekerja pada divisi SDM atau HRD tentu harus paham mengenai surat penolakan lamaran kerja yang baik dan benar agar perusahaan Anda dinilai profesional dan respon penolakan tersebut tidak menyinggung perasaan pelamar.

Pengertian Surat Penolakan Lamaran Kerja

surat penolakan lamaran kerja

Banyak hal yang menyebabkan seorang pelamar kerja mendapatkan surat penolakan, salah satunya dapat karena data diri latar belakang pendidikan ataupun pengalaman pelamar tidak sesuai dengan posisi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Akan tetapi sebagai seorang HR yang menangani proses rekrutmen, ketika ingin memberikan respon penolakan atas surat lamaran, menjadi keharusan dalam memberi respon yang baik dengan surat penolakan lamaran kerja yang sopan agar tidak menyinggung pihak pelamar yang sudah mengajukan lamaran pekerjaan.

Surat ini memberitahu atau mengkonfirmasi pelamar bahwa lamaran kerja ditolak atau belum bisa diterima untuk posisi tersebut.

Membuat Surat Penolakan

Pada umumnya, cara untuk membuat surat penolakan lamaran kerja ini hampir sama ketika Anda membuat jenis surat resmi yang lainnya.

Berikut adalah beberapa cara dalam membuat surat penolakan lamaran kerja yang baik dan sopan serta hal penting yang sebaiknya Anda perhatikan, yaitu.

Kop Surat, Alamat, dan Tanggal Surat Penolakan Lamaran Kerja Dibuat

Langkah pertama, Anda harus menuliskan alamat serta tanggal surat penolakan lamaran.

Selain itu, Anda juga bisa membuat surat penolakan lamaran kerja dengan menggunakan kop atau kepala surat pada bagian atasnya agar surat tersebut terlihat resmi dan formal.

Surat Penolakan Lamaran Kerja Menggunakan Salam Hormat dan Kalimat Pembuka

Langkah selanjutnya, Anda bisa melanjutkan dengan menulis salam hormat serta kalimat pembuka surat penolakan lamaran kerja.

Untuk kalimat pembuka, Anda bisa membukanya dengan menuliskan kalimat ucapan terima kasih kepada pelamar yang sudah mengirimkan surat lamaran tersebut kepada perusahaan lengkap dengan tanggal surat lamaran kerja tersebut diterima oleh perusahaan agar terlihat lebih profesional, baik, dan sopan.

 Isi Surat Penolakan Lamaran Kerja

Setelah itu, ketika Anda masuk ke bagian isi surat maka Anda bisa mengisi bagian tersebut dengan kalimat penolakan dengan menggunakan kalimat yang baik dan sopan dan disertai dengan alasan mengapa perusahaan menolak surat lamaran kerjaan tersebut kepada sang pelamar.

Jika Anda tidak memberi penjelasan lebih lanjut tentang alasan mengapa Anda menolak sang pelamar, tentu hal tersebut akan memberi sebuah kesan pada perusahaan bahwa penilaian yang Anda lakukan itu dilakukan secara tidak detail dan tidak objektif.

Untuk bagian alasan Anda menolak pelamar tersebut Anda bisa menerangkan beberapa alasan seperti tentang masalah kualifikasi yang dimiliki oleh si pelamar yang belum sesuai dengan posisi atau jabatan yang mereka lamar sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan.

Contoh Membuat Surat Penolakan Lamaran Kerja yang Baik dan Sopan

Setelah Anda mengetahui langkah langkah yang tepat tentang bagaimana Anda membuat surat penolakan lamaran kerja, Anda juga bisa memperhatikan beberapa contoh surat menolak lamaran kerja yang baik seperti yang kami berikan.

Berikut beberapa contoh surat lamaran kerja ditolak yang bisa menjadi referensi untuk Anda, yaitu:

Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Kandidat pada Tahap Awal Rekrutmen

PT Makmur Sejahtera

Jl. Api api No. 94

Jakarta Utara

4 April 2022

Dengan hormat,

Sebelumnya, kami ucapkan terima kasih atas surat lamaran saudara tertanggal 25 Maret 2022 untuk posisi Sekretaris.

Dengan kualifikasi yang Anda miliki dalam surat lamaran anda sebelumnya, dan setelah kami baca dan pelajari kualifikasi tersebut secara keseluruhan, kami sangat yakin anda memenuhi segala kualifikasi yang dibutuhkan pada berbagai posisi yang ada di perusahaan kami saat ini. Akan tetapi, kami mohon maaf dan sangat menyayangkan hal ini sebab kualifikasi yang dimiliki oleh pelamar lain lebih mendekati persyaratan yang perusahaan kami cari.

Hormat kami,

 

Handoko

HRD Manajer

 

Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Kandidat yang Tidak Memenuhi Kualifikasi Perusahaan

SURAT PENOLAKAN LAMARAN KERJA

No. : 1234/PLM-AE/XI/2022

Kepada Yth.

Denise, S.E, M.M.

Jl. Makmur Sentosa No. 13C

Bandung

Dengan hormat,

Dengan ini kamu memberitahukan bahwa kami telah menerima surat lamaran kerja dari Saudara pada tanggal 12 November 2022 yang menyatakan berminat untuk mengisi posisi dari Staf Keuangan di PT. Maju Sejahtera. Namun dengan berat hati kami harus sampaikan bahwa kami harus menolak surat lamaran pekerjaan Saudara karena menurut kualifikasi yang dimiliki oleh Saudara masih ada beberapa hal yang berada dibawah kualifikasi perusahaan kami.

Demikian surat penolakan lamaran kerja ini kami sampaikan. Semoga di kesempatan lain anda dapat bergabung dengan perusahaan kami.

Hormat kami,

 

Igna

HRD Manager

Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Kandidat Via E-mail

Halo Dian,

Sebelumnya kami ucapkan terima kasih atas ketertarikan Anda untuk melamar pada posisi Staff Keuangan di PT. Makmur Sejahtera. Kami telah membaca resume milik Anda, tetapi kami sangat menyesal karena tidak dapat meneruskannya ke seleksi tahap berikutnya. Untuk saat ini, kami sedang mencari kandidat dengan pengalaman serta keterampilan yang tepat untuk posisi tersebut.

Akan tetapi, kalau ternyata profil atau resume yang dimiliki oleh pelamar cukup menjanjikan untuk posisi lain dalam perusahaan Anda, maka Anda bisa menambahkan kalimat berikut ini:

Kami telah menyimpan resume milik Anda di database perusahaan dan akan memberitahu Anda apabila tersedia posisi yang tepat di perusahaan kami untuk Anda ke depannya.

Jika Anda menggunakan sebuah sistem Applicant Tracking System (ATS), surat lamaran kerja ditolak bisa langsung dikirimkan secara otomatis kepada setiap pelamar yang tidak lolos seleksi lamaran.

Contoh Surat Penolakan Lamaran Kandidat yang Pengalaman Kerja Kurang Relevan

Halo Arseno,

Sebelumnya terima kasih atas ketertarikan Anda dalam melamar posisi sebagai Web Development di PT Catur Wangsa Tbk. Kami telah melihat resume yang Anda kirimkan dan mohon maaf karena tidak bisa meneruskan ke proses rekrutmen selanjutnya. Saat ini kami sedang mencari kandidat dengan pengalaman dan keterampilan yang lebih tepat untuk posisi tersebut.

Semoga Anda dapat sukses dengan karir Anda di masa yang akan datang.

Salam, 

Emlla Meilanda

HRD PT Delta United Tbk

Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Kandidat setelah Melakukan Wawancara

Halo Vina,

Terima kasih atas waktunya dalam sesi wawancara untuk berbagi latar belakang serta pengalaman kerja dengan kami. Kami senang dapat berbicara dengan Anda dalam proses rekrutmen sebagai Corporate Social Responsibiliy di perusahaan kami.

Sayangnya, saat ini kami harus memberitahukan bahwa kami tidak dapat melanjutkan proses rekrutmen dengan Anda karena kami telah menemukan kandidat yang lebih tepat untuk posisi tersebut.

Kami berharap Anda dapat sukses dengan karier Anda di masa depan.

Salam, 

Ornella Panggabean

HRD PT Delta United Tbk

Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Kandidat pada Tahap Akhir Proses Rekrutmen

Halo Rani,

Terima kasih atas waktu untuk wawancara lamaran kerja sebagai Customer Service. Kami sangat terkesan atas sesi berbicara dengan Anda dan menghargai pengalaman Anda dalam menganani customer di pekerjaan sebelumnya dan berterima kasih atas waktu Anda untuk mengikuti seleksi karyawan bersama kami hingga tahap akhir ini.

Sayangnya, harus kami sampaikan bahwa dalam proses rekrutmen ini, seleksi calon pegawai dilaksanakan secara ketat dan hanya menerima satu posisi saja. Kami mohon maaf atas berbagai pertimbangan, kami harus memilih kandidat lain yang memiliki pengalaman dan keterampilan yang paling tepat dengan yang kami butuhkan saat ini.

Kami berharap Anda akan sukses dengan karier Anda di masa depan.

Salam, 

Tiara Rahma 

HRD PT Asam Bukit

Penyebab HRD Melakukan Surat Penolakan Lamaran Kerja

Ada beberapa hal yang membuat HR perusahaan akhirnya melakukan penolakan lamaran kerja meskipun pengalaman dan latar pendidikan dimiliki sudah cukup baik.

Oleh karena itu, pelamar harus memperhatikan dan memeriksa kembali surat lamaran tersebut sudah cukup baik dan dapat meyakinkan perusahaan dalam perekrutan.

Jika Anda tidak cukup yakin mengapa surat lamaran kerja di tolak secara terus menerus oleh HR perusahaan, berikut beberapa alasan yang mungkin bisa menjadi penyebab mengapa seorang pelamar selalu ditolak, yaitu.

Penggunaan Bahasa yang Tidak Formal

Surat lamaran pekerjaan merupakan salah satu jenis surat formal. Oleh karena itu, ketika membuat surat lamaran pekerjaan, Anda harus menggunakan bahasa yang baik dan formal.

Ketika membuat surat lamaran dalam bentuk Bahasa Indonesia maka tata bahasa, diksi, serta ejaan kata yang Anda gunakan harus sesuai dengan yang ada di Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).

Akan tetapi, ketika menulis lamaran kerja menggunakan bahasa asing seperti menggunakan Bahasa Inggris maka Anda harus memastikan bahwa grammar maupun spelling pada surat lamaran Anda sudah tepat dan sesuai.

Selain itu, hal yang harus Anda perhatikan ketika sedang membuat surat lamaran kerja adalah hindari penggunaan istilah yang kurang resmi serta penggunaan singkatan kata agar terhindar dari surat penolakan lamaran kerja oleh HRD perusahaan.

Penulisan Tata Paragraf yang Tidak Rapi

Selain harus menggunakan bahasa yang formal karena surat lamaran kerja merupakan salah satu jenis surat yang resmi, ketika membuat surat lamaran Anda juga harus memperhatikan tata paragraf yang ada di dalam surat lamaran kerja yang Anda buat karena tata paragraf merupakan salah satu hal penting yang harus diperhatikan dan tidak boleh terlewatkan agar terhindar dari surat penolakan lamaran kerja oleh HRD perusahaan.

Ketika sedang membuat surat lamaran, pastikan tata paragraf yang Anda gunakan rapi dan dapat dengan mudah di mengerti oleh HRD Perusahaan.

Pada umumnya, isi dari surat lamaran pekerjaan terdiri dari pembuka, perkenalan singkat mengenai diri Anda, data diri, maksud dan tujuan Anda membuat surat lamaran tersebut, lampiran berkas, CV, dan penutup.

Selain itu, Anda harus mencantumkan posisi dan pekerjaan yang ingin Anda lamar secara jelas.

Untuk data diri yang dituliskan cukup mengenai data diri singkat seperti nama, tempat dan tanggal lahir, alamat rumah, serta nomor telepon atau ponsel yang aktif atau bisa dihubungi oleh HR perusahaan.

Salah Ketik atau Typo Ketika Membuat Surat Lamaran

Salat ketik atau salah ejaan ketika sedang membuat surat lamaran juga bisa menjadi salah satu alasan yang membuat surat penolakan lamaran kerja diberikan oleh HRD perusahaan.

Hal ini karena dari salah ketik atau ejaan tersebut HR perusahaan menganggap bahwa Anda bukan orang yang teliti.

Bagaimana pun, setiap perusahaan pasti akan sangat memperhatikan setiap detail kecil sehingga hanya dengan salah ketik atau ejaan yang ada di surat lamaran membuat mereka pada akhirnya bisa menolak lamaran tersebut.

Karena perusahaan tentu mengharapkan mendapat seorang karyawan yang teliti terhadap hal hal kecil sekalipun mulai dari penulisan nama, gelar, hingga posisi yang ingin dilamar.

Oleh karena itu, ketika Anda membuat surat lamar pekerjaan ada baiknya Anda melakukan pengecekan kembali sebelum mengirim surat lamaran tersebut ke HR perusahaan.

Pelamar Tidak Memasukan Subjek serta Badan Surel

Mungkin sebagian orang menganggap bahwa subjek serta badan surel bukanlah sesuatu hal yang penting sehingga cukup sering pelamar tidak mencantumkan kedua hal tersebut pada surat lamaran kerja yang mereka kirim.

Ketika seorang pelamar mengosongkan kedua bagian tersebut dan hanya mengirimkan CV saja kepada perusahaan, hal ini bisa menjadi sebuah penilaian perusahaan kepada sang pelamar.

Anda sebagai pelamar bisa dinilai sebagai pribadi yang tidak profesional, tidak kreatif, dan kurang inisiatif.

Selain itu, HRD perusahaan juga akan sulit mengenali surat lamaran kerja yang masuk.

Jika sudah seperti itu bisa saja surat lamaran kerja yang Anda kirimkan menjadi terlewat dan tidak lolos seleksi oleh HRD.

Kelola Proses Rekrutmen Makin Mudah dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, aplikasi HR Mekari Talenta https://www.talenta.co/ juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. 

Kelebihan Mekari Talenta

Berikut kelebihannya

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah.

Mulai dari pinjaman tunai, halaman aplikasi rekrutmen karyawan, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi online mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Jika Anda ingin menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan dari Mekari Talenta, Anda bisa mengunjungi https://www.talenta.co/fitur/software-hris/aplikasi-rekrutmen-karyawan/ untuk detail yang lebih lengkap.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Talenta dapat diakses dengan mudah di https://talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.