Panduan Lengkap Job Requisition, Bagaimana Cara Membuatnya?

Dalam dunia rekrutmen, job requisition merupakan langkah awal yang krusial dalam mendapatkan talenta terbaik bagi perusahaan.

Dengan memahami job requisition secara menyeluruh, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses rekrutmen dan memastikan bahwa posisi yang dibuka memiliki kriteria yang sesuai dengan tujuan bisnis.

Apa sebenarnya job requisition? Simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut ini.

Apa Itu Job Requisition?

Job requisition adalah dokumen formal yang digunakan oleh perusahaan untuk meminta pengisian posisi baru atau yang sedang kosong. Dokumen ini berisi informasi tentang peran yang dibutuhkan, alasan perekrutan, serta persetujuan dari manajer atau tim yang berwenang.

Tujuan utama dari job requisition adalah memastikan bahwa perekrutan dilakukan berdasarkan kebutuhan yang jelas dan bukan sekadar keputusan impulsif.

Banyak orang sering kali keliru membedakan antara job requisition dan job description. Job requisition adalah permintaan resmi untuk membuka posisi tertentu dan mencakup alasan bisnis serta persetujuan internal.

Sementara itu, job description berfokus pada tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh kandidat untuk mengisi posisi tersebut.

Proses Pembuatan Job Requisition

Berikut adalah tahapan dalam pembuatan job requisition yang baik:

1. Identifikasi Kebutuhan Posisi

Langkah pertama dalam menyusun job requisition adalah memahami mengapa posisi tersebut perlu diisi. Beberapa alasan umum meliputi:

• Ekspansi bisnis – Perusahaan mengalami pertumbuhan dan membutuhkan tenaga kerja tambahan.
• Penggantian karyawan yang keluar – Karyawan sebelumnya telah mengundurkan diri atau dipromosikan ke posisi lain.
• Kebutuhan proyek baru – Ada proyek jangka pendek atau jangka panjang yang membutuhkan keterampilan khusus.

HR dan manajer harus melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja, termasuk jumlah tenaga kerja yang diperlukan, kompetensi yang dibutuhkan, serta dampak dari tidak segera mengisi posisi tersebut.

2. Persetujuan dari Pihak Terkait

Setelah kebutuhan tenaga kerja diidentifikasi, job requisition harus mendapatkan persetujuan dari manajer terkait, departemen HR, dan bahkan tim keuangan. Persetujuan ini bertujuan untuk:

• Memastikan perekrutan sesuai anggaran perusahaan
• Mengevaluasi urgensi dan prioritas perekrutan
• Menghindari pemborosan sumber daya jika posisi tersebut tidak benar-benar dibutuhkan

Biasanya, persetujuan ini dilakukan melalui sistem internal HRIS atau secara manual dengan formulir resmi yang diserahkan ke HR.

3. Penyusunan Detail Posisi

Setelah job requisition disetujui, langkah selanjutnya adalah menyusun detail posisi yang akan dibuka. Beberapa elemen utama yang harus disertakan dalam dokumen job requisition meliputi:

• Judul pekerjaan – Nama posisi yang jelas dan sesuai standar industri.
• Departemen – Divisi atau tim yang membutuhkan tenaga kerja baru.
• Deskripsi tugas dan tanggung jawab – Uraian spesifik mengenai pekerjaan yang akan dilakukan.
• Kualifikasi yang diperlukan – Syarat seperti pengalaman kerja, keterampilan teknis, dan tingkat pendidikan.
• Lokasi kerja – Apakah posisi tersebut berbasis di kantor, remote, atau hybrid.
• Estimasi gaji dan benefit – Jika memungkinkan, sertakan rentang gaji dan tunjangan agar lebih transparan bagi kandidat potensial.

Penyusunan detail posisi ini harus dilakukan dengan bahasa yang jelas dan spesifik. Hindari jargon teknis yang terlalu rumit agar deskripsi mudah dipahami oleh calon kandidat yang potensial.

Baca juga: Panduan Lengkap untuk Menggunakan Interview Scorecard dalam Proses Wawancara

4. Pengajuan ke HR

Setelah semua informasi dalam job requisition disusun dengan lengkap, dokumen tersebut diajukan ke departemen HR untuk diproses lebih lanjut. HR kemudian akan:

• Meninjau kembali informasi dalam job requisition untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan bisnis dan kebijakan perusahaan.
• Mengunggah job requisition ke sistem perekrutan atau menyebarluaskannya ke berbagai platform pencarian kerja.
• Mulai proses seleksi kandidat setelah pengumuman lowongan dipublikasikan.

Tips untuk Membuat Job Requisition yang Menarik

Agar job requisition menarik perhatian kandidat terbaik, pertimbangkan beberapa hal berikut:
✔ Gunakan bahasa yang ringkas, jelas, dan tidak bertele-tele.
✔ Tulis deskripsi pekerjaan yang menarik dan mencerminkan budaya perusahaan.
✔ Pastikan job requisition mudah dipahami oleh kandidat dari berbagai latar belakang.
✔ Gunakan kata kunci yang relevan agar lebih mudah ditemukan dalam pencarian kerja online.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perusahaan dapat membuat job requisition yang efektif, menarik, dan sesuai kebutuhan sehingga proses perekrutan berjalan lebih lancar.

Manajemen Job Requisition

Mengelola job requisition secara efisien adalah langkah penting dalam memastikan proses rekrutmen berjalan dengan lancar.

Dengan sistem yang terstruktur, perusahaan dapat mempercepat pengisian posisi, menghindari kesalahan administrasi, dan memastikan kandidat terbaik direkrut tepat waktu.

Berikut beberapa cara yang dapat diterapkan dalam manajemen job requisition:

1. Menggunakan Sistem HR Terintegrasi

Mengelola job requisition secara manual dapat menyebabkan ketidakefisienan dan potensi kesalahan dalam pencatatan atau pemantauan status rekrutmen. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya menggunakan software HR seperti Mekari Talenta dengan fitur Applicant Tracking System (ATS) untuk mengelola job requisition lebih terstruktur.

Beberapa manfaat menggunakan sistem HR terintegrasi:

• Menyimpan semua job requisition dalam satu tempat agar mudah diakses oleh tim HR dan manajer.
• Memudahkan proses persetujuan job requisition dengan sistem otomatisasi.
• Memantau status rekrutmen secara real-time sehingga tidak ada keterlambatan dalam perekrutan.
• Mengurangi pekerjaan administratif manual dan memungkinkan HR lebih fokus pada seleksi kandidat.

Dengan sistem yang terintegrasi, proses perekrutan menjadi lebih cepat, transparan, dan efisien.

2. Memonitor Status Job Requisition Secara Berkala

Setelah job requisition diajukan, penting bagi perusahaan untuk memonitor statusnya secara berkala, mulai dari pengajuan, persetujuan, hingga pengisian posisi.

Cara yang bisa dilakukan untuk memantau status job requisition:

• Gunakan sistem HR atau spreadsheet khusus untuk melacak progress setiap job requisition.
• Tetapkan SLA (Service Level Agreement) untuk memastikan setiap tahap diselesaikan dalam waktu tertentu.
• Lakukan review rutin untuk mengidentifikasi bottleneck dalam proses perekrutan.

Dengan pemantauan yang baik, HR dapat mencegah keterlambatan dalam perekrutan dan memastikan setiap posisi diisi tepat waktu.

3. Menyediakan Template Standar untuk Job Requisition

Agar proses pengajuannya lebih cepat dan efisien, perusahaan sebaiknya menggunakan format standar yang dapat diterapkan untuk semua departemen.

Template job requisition yang baik harus mencakup:

• Judul posisi dan departemen terkait
• Deskripsi pekerjaan yang jelas dan ringkas
• Kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan
• Estimasi gaji dan benefit (jika diperlukan)
• Persetujuan dari manajer atau pihak terkait

Baca juga: Flexible Working Arrangement: Pengertian, Manfaat, dan Implementasi

4. Menjalin Komunikasi yang Baik Antar Tim

Koordinasi yang efektif antara manajer perekrutan, tim HR, dan departemen terkait sangat penting dalam memastikan bahwa job requisition memenuhi kebutuhan perusahaan.

Beberapa langkah untuk meningkatkan komunikasi dalam pengelolaan job requisition:

• Adakan pertemuan rutin antara HR dan manajer perekrutan untuk memahami kebutuhan tenaga kerja.
• Gunakan platform komunikasi internal seperti Slack atau Microsoft Teams untuk mempermudah koordinasi.
• Buat alur kerja yang jelas agar setiap pihak memahami peran dan tanggung jawabnya dalam proses job requisition.

Dengan komunikasi yang baik, HR dapat lebih cepat memahami kebutuhan perekrutan dan memastikan proses hiring berjalan dengan lebih lancar.

Aspek Hukum dalam Job Requisition

Kepatuhan terhadap hukum dalam proses perekrutan sangat krusial untuk menghindari potensi permasalahan yang dapat berdampak negatif bagi perusahaan. Oleh karena itu, setiap job requisition yang dibuat harus mempertimbangkan berbagai aspek hukum berikut:

1. Kesetaraan Kesempatan Kerja

Dalam pembuatan job requisition, perusahaan wajib memastikan bahwa lowongan yang dipublikasikan tidak mengandung unsur diskriminasi. Hal ini mencakup aspek ras, gender, agama, usia, status pernikahan, kondisi disabilitas, dan faktor lain yang diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan.

Diskriminasi dalam rekrutmen dapat mengakibatkan sanksi hukum serta mencoreng citra perusahaan. Oleh karena itu, bahasa dalam job requisition harus netral dan inklusif agar semua kandidat yang memenuhi kualifikasi memiliki peluang yang sama.

2. Kepatuhan terhadap Peraturan Ketenagakerjaan

Setiap lowongan kerja yang dibuka harus sesuai dengan ketentuan hukum ketenagakerjaan yang berlaku. Ini mencakup aturan mengenai upah minimum yang ditetapkan pemerintah, jam kerja yang sesuai regulasi, hak dan kewajiban karyawan, serta tunjangan dan fasilitas lain yang wajib diberikan.

Jika job requisition mencantumkan persyaratan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, perusahaan berisiko terkena gugatan dari calon karyawan atau pengawasan ketenagakerjaan dari pihak berwenang.

3. Transparansi dalam Informasi Lowongan

Calon karyawan berhak mendapatkan informasi yang jelas dan akurat terkait pekerjaan yang mereka lamar. Oleh karena itu, job requisition harus mencantumkan deskripsi pekerjaan yang rinci, kualifikasi yang dibutuhkan, lokasi kerja, serta informasi terkait benefit dan kompensasi (jika memungkinkan).

Menggunakan bahasa yang terlalu umum atau menyesatkan dalam job requisition dapat menimbulkan ketidakjelasan bagi kandidat dan berpotensi melanggar peraturan perlindungan hak pekerja.

4. Keamanan dan Privasi Data Kandidat

Dalam era digital saat ini, banyak perusahaan menggunakan sistem berbasis teknologi untuk mengelola proses perekrutan.

Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa data pribadi kandidat yang dikumpulkan melalui sistem rekrutmen atau Applicant Tracking System (ATS) dilindungi sesuai dengan regulasi perlindungan data yang berlaku, seperti Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

Informasi sensitif, seperti nomor identitas, alamat, dan riwayat pekerjaan, harus disimpan dengan aman dan tidak boleh digunakan untuk keperluan di luar proses perekrutan tanpa persetujuan kandidat.

Baca juga: Panduan Lengkap Walk In Interview untuk HR dan Calon Karyawan

Kesimpulan

Job requisition adalah elemen penting dalam proses perekrutan yang membantu perusahaan mendapatkan kandidat terbaik sesuai kebutuhan bisnis. Dengan memahami konsep, proses pembuatan, serta manajemen job requisition, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi dalam perekrutan dan memastikan transparansi dalam setiap tahapnya.

Selain itu, aspek hukum juga harus diperhatikan agar proses perekrutan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. Dengan menerapkan panduan ini, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas rekrutmen dan membangun tim yang lebih kuat untuk mencapai tujuan bisnisnya.

Nah untuk mengelola job requisition, lacak kandidat, dan percepat proses perekrutan, Anda bisa menggunakan Mekari Talenta. Dengan fitur Recruitment, Anda dapat mengelola seluruh tahapan rekrutmen secara terstruktur, mulai dari posting lowongan, penyaringan kandidat, hingga onboarding karyawan baru—semua dalam satu platform yang terintegrasi.

Tingkatkan efektivitas rekrutmen perusahaan Anda sekarang! Coba demo gratis Mekari Talenta dan rasakan kemudahannya.

Referensi:

AI HR: “Job Requisition”

Indeed: “What Is a Job Requisition”