Sistem Kerja Roster: Menyeimbangkan Operasional dan Kebutuhan SDM

Perusahaan pertambangan, energi, dan sumber daya alam kerap beroperasi di lokasi terpencil, sehingga membutuhkan sistem kerja roster untuk mengatur siklus penugasan dan istirahat karyawan.

Temuan ini menunjukkan bahwa desain roster ikut menentukan kondisi dan retensi pekerja di lapangan.

Bagi HR, sistem kerja roster perlu dirancang dengan siklus kerja dan istirahat yang jelas, serta didukung pencatatan kehadiran dan jam kerja yang akurat.

Artikel ini akan membahas pengertian, jenis, dan aturan sistem kerja roster di Indonesia, tantangan pengelolaannya, serta cara menyusun jadwal roster. Pembahasan juga mencakup peran sistem attendance di berbagai site, pengelolaan reimbursement, dan pentingnya leadership dalam operasional.

Apa Itu Sistem Kerja Roster?

Sistem kerja roster adalah pengaturan periode kerja dan istirahat karyawan dalam siklus tertentu sesuai kebutuhan operasional dan ketentuan yang berlaku. 

Sistem ini umum digunakan di industri pertambangan, minyak dan gas, serta pembangkit listrik yang mengharuskan karyawan bertugas di lokasi tertentu selama beberapa hari atau minggu sebelum beristirahat.

Roster membantu perusahaan merencanakan penempatan dan pergantian tenaga kerja agar operasional tetap berjalan dengan mempertimbangkan kebutuhan istirahat karyawan.

Berbeda dari shift dan jadwal kerja reguler, roster mengatur siklus kerja dan istirahat dalam periode yang lebih panjang.

Sebagai contoh, karyawan dapat menjalani roster 14 hari kerja dan 7 hari istirahat, dengan shift pagi atau malam selama bertugas di site. 

Roster mengatur siklus penugasan dan istirahat, sedangkan shift menentukan giliran waktu kerja. Perbedaan ini membantu HR menyusun jadwal dan memantau realisasi jam kerja karyawan.

Baca Juga: Pengertian Shift Kerja Karyawan, Cara Hitung, dan Aturannya

Apa Saja Jenis Sistem Kerja Roster?

Pola roster ditentukan berdasarkan kebutuhan personel, lokasi kerja, durasi perjalanan, dan karakteristik operasional. Berikut beberapa pola yang dapat dipertimbangkan perusahaan sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Roster 8:6 dan 14:7

Roster 8:6 terdiri dari delapan hari kerja dan enam hari istirahat, sedangkan roster 14:7 terdiri dari 14 hari kerja dan tujuh hari istirahat. Pemilihan kedua pola ini perlu mempertimbangkan kebutuhan personel, pergantian tenaga kerja, serta waktu perjalanan menuju dan dari site.

Roster 14:14 dan 28:14

Roster 14:14 mengatur 14 hari kerja dan 14 hari istirahat, sementara roster 28:14 terdiri dari 28 hari kerja dan 14 hari istirahat. Periode penugasan yang lebih panjang perlu dievaluasi berdasarkan karakteristik pekerjaan, risiko kelelahan, dan kesempatan pemulihan karyawan.

Roster Tetap dan Roster Bergilir

Roster tetap menggunakan pola rotasi yang konsisten sehingga memudahkan perencanaan jadwal dan kebutuhan personel. Sebaliknya, roster bergilir memungkinkan perubahan jadwal sesuai kebutuhan operasional, tetapi membutuhkan koordinasi dan komunikasi yang jelas.

Apa pun pola yang dipilih, perusahaan perlu mempertimbangkan kebutuhan operasional, waktu pemulihan karyawan, serta ketentuan waktu kerja, istirahat, lembur, dan aturan sektoral yang relevan.

Apa Aturan Sistem Kerja Roster di Indonesia?

Perusahaan perlu memastikan sistem kerja roster sesuai dengan ketentuan waktu kerja, waktu istirahat, dan lembur yang berlaku. Pengaturan jadwal tidak cukup hanya mengikuti kebutuhan operasional karena perusahaan juga perlu memperhatikan hak pekerja dan ketentuan sektoral yang relevan.

Ketentuan Waktu Kerja dan Istirahat

Salah satu regulasi yang dapat menjadi acuan adalah PP No. 35 Tahun 2021, yang mengatur waktu kerja, waktu istirahat, dan kerja lembur. Namun, penerapannya perlu disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku untuk sektor usaha atau jenis pekerjaan tertentu.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan pola roster yang diterapkan sudah sesuai dengan aturan ketenagakerjaan yang relevan. HR juga perlu membedakan periode istirahat antarsiklus roster dengan waktu istirahat yang harus diberikan selama karyawan menjalani jam kerja.

Ketentuan Kerja Lembur

HR perlu mencatat jam kerja aktual untuk mengetahui apakah terdapat pekerjaan yang memenuhi ketentuan kerja lembur. Perusahaan juga perlu memastikan persetujuan, dokumentasi, dan pemenuhan hak pekerja sesuai peraturan yang berlaku.

Jangan menganggap seluruh jam kerja dalam satu siklus roster otomatis sebagai jam kerja normal. Evaluasi perlu memperhitungkan durasi kerja harian, hari kerja, waktu istirahat, serta ketentuan khusus yang mungkin berlaku pada pekerjaan tersebut.

Ketentuan Khusus di Sektor Pertambangan

Operasional pertambangan dapat memiliki karakteristik pekerjaan yang berbeda dari sektor lain. Karena itu, perusahaan perlu memeriksa apakah terdapat ketentuan sektoral terkait waktu kerja dan istirahat yang berlaku untuk jenis kegiatan serta pekerjaannya.

Verifikasi regulasi sebaiknya dilakukan sebelum roster ditetapkan dan ketika terjadi perubahan aturan. Dengan demikian, perusahaan tidak hanya mengikuti kebiasaan operasional, tetapi juga memiliki dasar yang jelas untuk menyusun jadwal dan mengevaluasi kepatuhannya.

Apa Tantangan dalam Mengelola Sistem Kerja Roster?

Pengelolaan roster menjadi lebih kompleks ketika perusahaan memiliki beberapa site dengan kebutuhan operasional berbeda. HR perlu menjaga konsistensi jadwal sekaligus menyesuaikannya dengan kondisi lapangan.

Perbedaan Jadwal dan Kebutuhan Personel Antar-Site

Setiap site dapat memiliki kebutuhan personel, kompetensi, dan pola kerja yang berbeda. Ketika terjadi ketidakhadiran atau perubahan jadwal, perusahaan perlu memastikan tenaga pengganti tersedia. 

Tanpa data jadwal dan kehadiran yang terpusat, koordinasi antar-site menjadi lebih sulit dan perencanaan rotasi berisiko terhambat.

Absensi di Area dengan Konektivitas Terbatas

Lokasi terpencil mungkin memiliki akses internet yang terbatas sehingga pencatatan kehadiran tidak selalu dapat dilakukan secara langsung. 

Pencatatan manual dapat menjadi alternatif, tetapi membutuhkan proses tambahan untuk memeriksa dan merekonsiliasi data. Karena itu, perusahaan perlu menyesuaikan mekanisme absensi dengan kondisi konektivitas setiap site.

Kelelahan akibat Jam Kerja dan Perjalanan

Jam kerja panjang, shift malam, dan perjalanan menuju site dapat mengurangi waktu pemulihan karyawan. Perusahaan perlu mengevaluasi jam kerja aktual, beban kerja, dan waktu istirahat, bukan hanya jumlah hari libur dalam siklus roster. 

Hal ini penting untuk menjaga kesiapan karyawan, terutama pada pekerjaan yang berisiko terhadap keselamatan.

Bagaimana Cara Menyusun dan Mengelola Jadwal Kerja Roster?

Pengelolaan roster dimulai dari pemetaan kebutuhan operasional, penetapan siklus kerja, pengaturan rotasi personel, hingga evaluasi berdasarkan data aktual. 

Berikut langkah yang dapat diterapkan perusahaan.

1. Petakan Kebutuhan Operasional dan Kompetensi

Identifikasi kebutuhan personel di setiap site berdasarkan jenis pekerjaan, jumlah tenaga kerja, dan periode operasional. Petakan juga posisi kritis serta kompetensi yang harus tersedia agar pekerjaan tetap berjalan saat terjadi pergantian personel.

Pertimbangkan jarak perjalanan, waktu mobilisasi, dan ketersediaan tenaga pengganti agar pembagian kelompok kerja sesuai dengan kebutuhan operasional.

2. Tentukan Pola Roster yang Sesuai

Pilih siklus kerja dan istirahat berdasarkan karakteristik pekerjaan, kondisi lokasi, dan kebutuhan tenaga kerja. Pola penugasan yang lebih panjang dapat mengurangi frekuensi perjalanan, tetapi tetap perlu dievaluasi dari sisi jam kerja, keselamatan, dan waktu pemulihan karyawan.

Sebelum menetapkan jadwal, pastikan pola roster sesuai dengan ketentuan waktu kerja dan lembur yang berlaku. Komunikasikan kebijakan tersebut kepada karyawan, supervisor, dan pihak terkait.

3. Atur Rotasi dan Serah Terima Pekerjaan

Susun jadwal pergantian personel agar kebutuhan tenaga kerja tetap terpenuhi ketika kelompok sebelumnya mengakhiri penugasan. Siapkan juga prosedur pengganti untuk mengantisipasi ketidakhadiran atau perubahan jadwal mendadak.

Proses serah terima perlu mencakup status pekerjaan, kendala yang belum terselesaikan, informasi keselamatan, dan tindak lanjut. Dokumentasi yang jelas membantu menjaga kesinambungan operasional saat tanggung jawab berpindah.

4. Integrasikan Roster dengan Pencatatan Kehadiran

Gunakan jadwal roster sebagai acuan untuk membandingkan jadwal kerja dengan kehadiran aktual. HR dan supervisor perlu memantau ketidakhadiran, perubahan jadwal, serta jam kerja yang perlu diverifikasi.

Untuk site dengan koneksi internet terbatas, siapkan mekanisme pencatatan kehadiran yang dapat disinkronkan saat koneksi tersedia. Pastikan koreksi data disertai alasan dan persetujuan yang terdokumentasi.

5. Evaluasi Roster secara Berkala

Evaluasi roster berdasarkan data ketidakhadiran, perubahan jadwal, jam lembur, dan kebutuhan tenaga pengganti. Libatkan supervisor serta tim keselamatan untuk menilai kesesuaian jadwal dengan kondisi operasional.

Perusahaan juga perlu memperhatikan indikasi kelelahan dan kendala perjalanan menuju site. Hasil evaluasi dapat menjadi dasar untuk menyesuaikan pola rotasi, memperbaiki prosedur kerja, dan menjaga kelancaran operasional.

Contoh Penerapan Sistem Kerja Roster di Site

Perusahaan yang mengoperasikan beberapa site dapat menerapkan roster 14:7, yaitu 14 hari penugasan dan tujuh hari istirahat. HR membagi personel ke dalam kelompok kerja dengan jadwal rotasi yang disesuaikan agar kebutuhan tenaga kerja tetap terpenuhi selama pergantian tim.

Sebelum pergantian, supervisor memastikan tim pengganti menerima informasi mengenai status pekerjaan, kendala, dan tindak lanjut yang diperlukan. HR kemudian mencocokkan jadwal roster dengan kehadiran aktual serta memantau perubahan jadwal dan jam kerja untuk memastikan pencatatan tetap akurat.

Dari contoh tersebut, ada beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan HR dalam mengelola sistem kerja roster.

Baca Juga: Cara Mengatur Jadwal Roster Shift Karyawan dengan Mekari Talenta

Bagaimana Sistem Attendance Membantu Pengelolaan Roster di Berbagai Site?

Sistem attendance membantu perusahaan menghubungkan jadwal kerja dengan pencatatan kehadiran aktual. Pengelolaan data yang lebih terstruktur memudahkan HR dan supervisor memantau tenaga kerja di berbagai lokasi.

Kelola Jadwal Roster Antar-Site

Perusahaan dapat mengatur jadwal berdasarkan pola kerja masing-masing lokasi, kemudian membandingkannya dengan realisasi kehadiran. Pendekatan ini membantu HR mengurangi ketergantungan pada file terpisah dan rekap manual dari setiap site.

Mekari Talenta menyediakan fitur Attendance Management dengan dukungan pengaturan roster dan jadwal kerja berbeda sesuai kebutuhan lokasi. Dengan data yang lebih terpusat, HR dapat membantu memantau kesesuaian jadwal dan kehadiran karyawan.

Catat Kehadiran secara Offline

Pada lokasi dengan konektivitas terbatas, fitur offline attendance memungkinkan karyawan mencatat kehadiran tanpa koneksi internet, kemudian menyinkronkan data saat koneksi tersedia. Ketersediaan dan mekanisme fitur perlu disesuaikan dengan konfigurasi sistem yang digunakan perusahaan.

Mekari Talenta mendukung pencatatan kehadiran offline sesuai kapabilitas fiturnya. Perusahaan tetap perlu menetapkan prosedur verifikasi dan koreksi agar data yang tersimpan dapat digunakan secara andal.

Kurangi Rekonsiliasi Data Kehadiran

Data kehadiran yang terstruktur membantu HR memeriksa perbedaan antara jadwal dan realisasi jam kerja. Informasi ini juga dapat mendukung pemeriksaan ketidakhadiran serta kebutuhan tindak lanjut bersama supervisor.

Dengan pengelolaan roster dan absensi yang lebih terintegrasi, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang dan mengalokasikan waktu untuk analisis kebutuhan tenaga kerja.

Bagaimana Mengelola Reimbursement Karyawan yang Bekerja di Site?

Penugasan di lokasi terpencil dapat menimbulkan klaim transportasi, penginapan, konsumsi, perjalanan dinas, dan biaya medis. Ketika volume klaim meningkat di banyak lokasi, HR dan Finance membutuhkan proses verifikasi yang konsisten agar pemeriksaan tidak menumpuk.

Verifikasi Bukti Transaksi dan Medical Reimbursement

Pastikan setiap klaim dilengkapi bukti transaksi yang memuat informasi relevan, seperti tanggal, merchant, nominal, dan kategori pengeluaran. Untuk medical reimbursement, pemeriksaan perlu mengikuti kebijakan manfaat kesehatan dan batas penggantian yang ditetapkan perusahaan.

Tetapkan alur persetujuan yang jelas antara karyawan, atasan, HR, dan Finance. Klaim yang tidak lengkap atau tidak sesuai kebijakan perlu dikembalikan untuk dilengkapi atau diperiksa lebih lanjut.

Percepat Pemeriksaan dengan AI Reimbursement

Teknologi OCR dapat membantu membaca informasi pada struk, termasuk tanggal, merchant, nominal, dan kategori transaksi. AI juga dapat membantu memeriksa klaim berdasarkan aturan perusahaan yang telah dikonfigurasi, seperti jenis transaksi atau batas penggantian.

Sistem reimbursement berbasis AI Mekari Talenta membantu mengurangi kebutuhan input manual dan mendukung pemeriksaan klaim berdasarkan kebijakan perusahaan. Namun, klaim yang tidak terbaca, tidak biasa, atau membutuhkan penilaian khusus tetap perlu ditinjau oleh pihak yang berwenang.

Apa Peran Leadership dalam Pengelolaan Roster?

Pengelolaan roster tidak hanya bergantung pada jadwal dan sistem, tetapi juga pada kemampuan supervisor dalam mengoordinasikan personel. Supervisor perlu memastikan perubahan jadwal, serah terima pekerjaan, dan prosedur keselamatan dijalankan secara konsisten.

Kembangkan Kompetensi Supervisor Site

Supervisor membutuhkan keterampilan komunikasi, koordinasi, dan pengambilan keputusan untuk menangani ketidakhadiran maupun perubahan kebutuhan operasional. Leadership development program dapat membantu memperkuat kompetensi tersebut, terutama ketika supervisor harus mengelola tim yang bekerja dalam pola rotasi.

Pengembangan kompetensi perlu disertai pemahaman terhadap prosedur kerja, pelaporan kendala, dan eskalasi risiko keselamatan. Dengan begitu, keputusan terkait roster dapat dilakukan secara terkoordinasi dan terdokumentasi.

Baca Juga: Apa Itu Leadership? – Pengertian, Jenis, serta Manfaat Leadership

Kelola Sistem Kerja Roster Lebih Efisien dengan Mekari Talenta

Pengelolaan sistem kerja roster membutuhkan perencanaan jadwal yang terstruktur agar kebutuhan tenaga kerja di setiap shift dapat terpenuhi. Bagi perusahaan dengan operasional bergilir atau beberapa lokasi kerja, penyusunan jadwal yang kurang terkoordinasi dapat menyulitkan HR dalam memantau kehadiran dan memastikan ketersediaan karyawan.

Untuk mendukung proses tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan fitur Attendance Management dari Mekari Talenta untuk membantu mengelola jadwal kerja shift secara lebih terorganisasi. Dengan begitu, HR dan supervisor dapat menyesuaikan penjadwalan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Pengelolaan jadwal yang lebih terstruktur juga membantu mempermudah koordinasi antarshift dan pemantauan kehadiran karyawan. Hal ini penting untuk mendukung kelancaran operasional, terutama pada industri yang mengandalkan sistem kerja roster.

Pelajari lebih lanjut solusi Mekari Talenta untuk mendukung pengelolaan jadwal kerja dan kehadiran karyawan. Hubungi tim Mekari Talenta untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan Anda.

Referensi

1. Centers for Disease Control and Prevention, National Institute for Occupational Safety and Health. (2016). Shift work and sleep.
2. Centers for Disease Control and Prevention, National Institute for Occupational Safety and Health. (2023). Fatigue.
3. Occupational Safety and Health Administration. (n.d.). Worker fatigue prevention.
4. Pemerintah Republik Indonesia. (2021). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.
5. World Health Organization, & International Labour Organization. (2021, May 17). Long working hours increasing deaths from heart disease and stroke: WHO, ILO.