Siapkan Program Back-to-Office dengan Aman Bersama Talenta

Siapkan Program Back-to-Office dengan Aman Bersama Talenta

Setelah menjalani Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) dan menerapkan kebijakan bekerja dari rumah (WFH) selama beberapa bulan terakhir, akhirnya sejak awal Juni lalu, pemerintah resmi melonggarkan kebijakan PSBB. Keluarnya kebijakan ini memperbolehkan semua sektor untuk kembali melakukan kegiatan operasionalnya, termasuk bekerja dari kantor (WFO) seperti biasa. Dengan mengusung istilah “New Normal”, hal ini tentu membawa dampak pada operasional dan proses bisnis kantor.

Tidak hanya bagi karyawan yang telah mengalami berbagai dinamika cara kerja selama WFH, tetapi juga bagi HR sebagai tulang punggung operasional kantor. Terlebih, dengan kebijakan New Normal ini, ada beberapa protokol kesehatan yang menjadi syarat bagi perusahaan untuk kembali beroperasi, salah satunya adalah memberlakukan sistem shift atau partial WFO.

Meski terdengar melegakan, tetapi pada kenyataannya, tidak semua perusahaan merasa siap untuk langsung menerapkan WFO sesuai protokol yang berlaku. HR mulai menemukan berbagai kendala, mulai dari mengatur jadwal karyawan, menetapkan aturan upah sesuai jam kerja, menghitung gaji, memastikan kesehatan karyawan terpantau, hingga memastikan produktivitas setiap karyawan tetap terjaga. HR membutuhkan solusi tercepat dan terbaik dalam mempersiapkan lingkungan kerja yang aman dan resilien terhadap perubahan kebijakan. 

Salah satu cara paling aman adalah dengan mengadopsi teknologi untuk membantu melancarkan program New Normal di kantor dan memberikan rasa aman pada karyawan. Contohnya, pembatasan kegiatan tatap muka, shifting karyawan untuk partial WFO-WFH, pelaporan pajak online, hingga melacak inventory gudang secara online.

Baca juga: Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Talenta sebagai solusi new normal untuk pengelolaan back-to-office yang aman dan produktif

Secara praktis, teknologi cloud HRIS Talenta memungkinkan karyawan untuk tetap bekerja di kantor tanpa harus banyak melakukan kontak fisik. HR dapat menggunakan Talenta untuk hal-hal seperti berikut:

Mengelola absensi saat new normal dengan live attendance

Menjadi salah satu fitur unggulan Talenta, Live Attendance memungkinkan karyawan untuk melakukan absen tanpa menggunakan mesin fingerprint atau time cards. Hal ini akan memberikan kemudahan bagi HR untuk menjamin protokol kesehatan selama New Normal terpenuhi. Kontak fisik dapat berkurang secara signifikan dengan menghilangkan ketergantungan pada mesin yang digunakan bersama, seperti fingerprint dan time cards.

Penggunaannya pun mudah dan praktis. Karyawan dapat melakukannya dengan membuka aplikasi dan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone. Cukup dengan membuka menu Live Attendance di halaman utama aplikasi dan mencatatkan absensinya dengan sekali menekan tombol clock in.

Absensi dicatat berdasarkan lokasi GPS handphone karyawan. Oleh karenanya, fitur Live Attendance juga sangat berguna bagi karyawan yang masih bekerja di rumah. Hal ini menjadikan perusahaan yang menerapkan partial WFO-WFH mempunyai tools yang ringkas dan terpadu dalam mengatur absensi karyawan. Tak perlu lagi membedakan pencatatan absensi bagi mereka yang WFO atau WFH.

Manajer atau staff HR yang berperan sebagai admin juga dapat memantau status Clock In/Out secara langsung kapan saja dan di mana saja melalui menu time Attendance di dashboard. Tak perlu khawatir karyawan melakukan kecurangan, teknologi dari Talenta mencegah penggunaan mock location yang memalsukan data GPS. 

Selain praktis digunakan, fitur absensi ini juga terintegrasi dengan sistem payroll di Talenta, sehingga absensi yang tercatat akan langsung masuk ke perhitungan payroll secara otomatis. HR tidak perlu lagi melakukan export data absensi kemudian mengkalkulasikan secara manual untuk setiap periode payroll. 

Proses Payroll untuk partial WFO-WFH jadi lebih mudah

Salah satu proses yang paling rumit dan menguras waktu yang besar adalah perhitungan gaji karyawan atau payroll. Namun, semua itu bukan lagi masalah jika Anda menggunakan Talenta sebagai solusi Payroll karyawan, terlebih ketika New Normal. 

Telah terintegrasi dengan fitur absensi di Talenta, payroll dari Talenta otomatis terkalkulasikan dengan catatan kehadiran karyawan. HR tak perlu lagi menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual lagi. Setiap bulannya, HR dapat menarik laporan komprehensif menyangkut dengan payroll karyawan. Laporan tersebut sudah meliputi berbagai rincian komponen seperti: 

  1. Salary detail untuk melihat detail perhitungan Take Home Pay karyawan
  2. Tax detail untuk melihat detail perhitungan pajak PPh 21 karyawan;
  3. Turnover report untuk melihat dinamika pertambahan jumlah karyawan;
  4. Attendance report untuk melihat frekuensi karyawan datang cepat atau pulang cepat;
  5. Overtime report untuk melihat detail tanggal, durasi dan nominal kompensasi lembur karyawan;
  6. Loan report untuk melihat pembayaran cicilan pinjaman kepada perusahaan.

Selain membantu HR menghitung payroll dan membuat laporan, fitur Payroll Disbursement dalam Talenta dapat membantu HR untuk langsung mendistribusikan gaji melalui aplikasi. Kini, HR tidak perlu lagi melakukan pembayaran manual melalui e-banking atau bahkan ke bank untuk mentransfer gaji karyawan. 

Kelola roster shift dengan mudah melalui dashboard Talenta

Melalui dashboard versi website, HR dapat membuat jadwal kerja atau roster shift karyawan dengan lebih mudah dan cepat. HR dapat mengatur jadwal dengan masuk ke menu Company Settings di halaman dashboard. HR juga bisa melakukan setting pattern shift setiap harinya untuk menyesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Assignment jadwal pun bisa berbeda untuk setiap karyawan, tergantung dari posisi dan fungsi jabatannya. HR dapat membuka lebih dari satu tipe jam kerja untuk berbagai jenis karyawan, yang bekerja pada office hour atau bekerja dengan sistem roster shift. Hal ini akan sangat membantu perusahaan dengan multi-working hours seperti industri manufaktur dan ritel. Pengelolaan model kerja partial WFO-WFH pun jadi lebih mudah saat HR mampu mengatur jadwal dengan lebih fleksibel.

Selain itu, HR juga bisa mengontrol jumlah jam kerja agar tetap mematuhi ketentuan yang berlaku, yakni selama maksimal 8 jam per hari. Terlepas dari jam berapa pun karyawan melakukan clock-out/clock-in, HR dapat langsung melihat catatan absensi secara langsung lengkap dengan jumlah jam kerja per karyawan tanpa harus menghitung manual lagi. Semua otomatis tercatat di Talenta.

Ikuti event Insight Talenta: “New Normal for HR & Workplace

Pantau kesehatan karyawan secara berkala untuk lingkungan kerja yang aman

Tak hanya fitur absensi dan self-service karyawan, Talenta juga membantu HR dalam mempersiapkan perusahaan untuk memulai program back-to-office dengan memberikan fitur survei kesehatan khusus. Fitur ini merupakan seperangkat survei kesehatan yang dikirimkan langsung kepada pengguna Talenta untuk mendapatkan laporan dari kondisi kesehatan karyawan yang saat ini sedang bekerja.

Karyawan dapat mengisi survei dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan melalui aplikasi Talenta dan mendapatkan hasil asesmennya secara langsung. Apabila terdapat indikasi karyawan sakit atau berada di kondisi yang buruk dan menampakkan tanda-tanda kesehatan tertentu, HR akan mendapatkan update real-time melalui email HR. Selain itu business owner juga bisa mendapatkan rekap harian untuk melihat secara keseluruhan kondisi kesehatan karyawan dengan laporan yang dikirim melalui email.

Produktivitas kerja tetap terjaga dengan fitur time tracker

Time tracker adalah adalah satu fitur terbaru di Talenta yang memungkinkan manajer untuk memonitor progress tugas/pekerjaan karyawan tanpa harus bertatap muka secara langsung. Anda dapat menemukan fitur ini melalui aplikasi Talenta versi website, terletak di bawah menu Time Management. Klik tab “Timesheet”, maka Anda akan diarahkan langsung ke halaman khusus Time Tracker.

Karyawan dapat mengatur waktu penyelesaian tugasnya melalui dengan meng-klik button “Manual Time Entry” di kanan atas layar. Menu ini memungkinkan setiap karyawan untuk melaporkan pekerjaan yang sekarang sedang dilakukan, menggolongkan pekerjaan pada Task yang telah diberikan dari atasan, dan juga ekspektasi penyelesaian pekerjaan.

Selain itu Time Tracker di Talenta juga memungkinkan manajer untuk mengetahui lama pengerjaan satu tugas. Bagaimana caranya? Cukup sederhana, yakni karyawan bisa meng-klik tombol “Start Timer” untuk setiap Task yang tersedia dalam list Time Tracker. Manajer atau atasan dapat melakukan assign Task melalui halaman dashboard Talenta pada list menu yang sama seperti Announcement

Fitur ini juga memungkinkan manajer, HR, manajemen, atau stakeholder yang diberikan wewenang untuk mengunduh atau melihat langsung laporan Timesheet selama periode tertentu. Hal ini akan membantu HR untuk memantau efektivitas program selama New Normal. Apakah karyawan lebih produktif dengan model kerja full WFH, full WFO, atau partial WFO-WFH dengan bantuan fitur ini.

Selain fitur-fitur di atas, Talenta juga memiliki banyak fitur lain yang mampu membantu perusahaan untuk bisa melakukan business as usual HR dalam situasi apapun. Talenta membantu HR untuk tetap resilien dalam memberikan pelayanan ketenagakerjaan dengan cara baru dan lebih efektif. 

Pengelolaan karyawan tidak lagi terbatas pada infrastruktur fisik perusahaan, memberikan fleksibilitas yang lebih baik tanpa mengurangi kualitas layanan atau compliance. Ciptakan rasa aman di masa yang tak pasti dengan software HRIS terbaik di Indonesia. 

Sebagai bentuk dukungan kami terhadap dibukanya kembali operasional bisnis, bulan ini kami merilis program Money Back Guarantee untuk Talenta, software HRIS yang memberikan solusi pengelolaan HR terbaik di segala situasi. Selama program periode 15 Juni-15 Juli 2020, kami memberikan jaminan uang kembali 100% selama 3 bulan masa garansi. Segera daftarkan diri Anda dengan mengisi form ini sebelum periode promo berakhir.


PUBLISHED15 Jun 2020
Ageng
Ageng