Panduan Lengkap Screening Interview untuk HR

Tayang
18 Jul, 2024
Diperbarui
12 Agustus 2024

Salah satu proses awal dalam rekrutmen setelah HR menyaring CV karyawan adalah melakukan screening interview sebelum memasuki tahap interview dengan user.

Screening interview biasanya opsional dan tidak semua perusahaan melakukannya, namun proses ini tetap penting untuk dilakukan.

Apa fungsinya dan bagaimana prosesnya? Simak penjelasannya berikut ini.

Apa Itu Screening Interview?

Screening interview adalah tahapan interview singkat yang dilakukan oleh HR yang tujuannya adalah menyaring kandidat yang memenuhi kriteria awal yang ditentukan perusahaan sebelum melanjutkan proses rekrutmen yang lain.

Proses ini dilakukan setelah perekrut selesai melakukan screening CV karyawan. Ketika CV mereka sudah memenuhi kualifikasi, perekrut akan melakukan screening interview.

Ketika sekiranya memenuhi syarat atau mempunyai potensi, perekrut akan meloloskannya, umumnya langsung ke tahap interview user. Yang pasti, interview ini tidak berlangsung lama karena perekrut hanya ingin mengetahui latar belakang dan konfirmasi beberapa hal terkait CV kandidat.

Fungsi Proses Screening

Apa sebenarnya fungsi proses screening interview di tahap-tahap awal rekrutmen? Berikut penjelasannya.

Membantu HR untuk mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan posisi yang dibutuhkan

Screening interview adalah salah satu langkah awal dalam proses rekrutmen yang bertujuan untuk menilai kesesuaian awal kandidat dengan persyaratan pekerjaan.

Dengan meninjau pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan yang tercantum dalam CV dan konfirmasi pada kandidat, tim HR dapat dengan cepat menentukan apakah seorang kandidat memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tersebut sekaligus mengecek latar belakang mereka.

Selain itu, screening interview juga dapat meningkatkan pengalaman kandidat serta membantu mencegah kandidat berhenti di tengah proses rekrutmen.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Robert Half menemukan jika kandidat tidak menerima feedback dalam 10 hari, sekitar 66% akan kehilangan minatnya akan posisi yang dilamar. Persentase ini dapat meningkat hingga 77% jika tidak ada respon dalam 15 hari.

Mengurangi jumlah kandidat yang perlu diundang untuk wawancara tatap muka

Dengan melakukan screening interview, tim HR dapat mengurangi jumlah kandidat yang perlu dipertimbangkan lebih lanjut.

Hanya kandidat yang memenuhi kriteria dasar yang akan diundang untuk tahap selanjutnya, seperti wawancara tatap muka atau tes keterampilan.

Hal ini menghemat waktu dan sumber daya yang signifikan, karena proses wawancara tatap muka memerlukan waktu dan tenaga yang cukup banyak dari tim HR dan manajer perekrutan.

Baca juga: Mengenal Teknik Behavioral Interview

Memastikan hanya kandidat yang memenuhi kriteria dasar yang melanjutkan ke tahap berikutnya

Proses screening interview membantu memastikan bahwa hanya kandidat yang benar-benar memenuhi persyaratan dasar yang akan melanjutkan ke tahap berikutnya dalam proses rekrutmen.

Hal ini meningkatkan efektivitas proses rekrutmen secara keseluruhan, karena tim HR dapat lebih fokus pada kandidat yang memiliki potensi untuk sukses dalam peran yang ditawarkan. Dengan demikian, proses rekrutmen menjadi lebih efisien dan peluang untuk menemukan kandidat yang tepat menjadi lebih tinggi.

Infografis Screening Interview

Jenis-Jenis Screening Interview

Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai jenis-jenis screening interview.

Telepon

Screening interview melalui telepon adalah metode yang umum digunakan untuk penilaian awal kandidat. Panggilan telepon ini biasanya singkat, berlangsung antara 10 hingga 30 menit, dan bertujuan untuk mendapatkan gambaran umum tentang kualifikasi, pengalaman, dan kesesuaian kandidat dengan posisi yang dilamar.

Poin-poin yang biasanya dibahas meliputi riwayat pekerjaan, alasan melamar, ketersediaan, dan harapan gaji. Proses ini membantu penyaring untuk mengeliminasi kandidat yang tidak cocok sebelum mengundang mereka untuk tahap wawancara berikutnya.

Video Call

Screening interview melalui video call menggunakan platform seperti Zoom, Microsoft Teams, atau Google Meet memungkinkan penilai untuk melakukan evaluasi yang lebih mendalam.

Selain menilai kualifikasi dan pengalaman, metode ini juga memungkinkan perekrut untuk mengamati komunikasi non-verbal, bahasa tubuh, dan presentasi diri kandidat.

Video call sering digunakan ketika kandidat berada di lokasi yang berbeda atau saat penilaian lebih mendalam diperlukan sebelum memutuskan untuk mengundang kandidat untuk wawancara tatap muka.

Online Assessment

Online assessment adalah metode yang melibatkan penggunaan tes atau kuis berbasis internet untuk mengevaluasi keterampilan teknis, kemampuan berpikir kritis, dan kecocokan kandidat dengan peran yang dilamar.

Tes ini bisa mencakup soal pilihan ganda, studi kasus, simulasi pekerjaan, atau tugas pemrograman. Online assessment sering digunakan untuk posisi yang memerlukan keterampilan teknis atau analitis yang spesifik, dan membantu penyaring untuk mendapatkan wawasan yang lebih objektif tentang kemampuan kandidat sebelum melanjutkan ke tahap wawancara berikutnya.

Untuk memudahkan pengidentifkasian kandidat terbaik, platform online assessment Talentics menyediakan berbagai jenis alat tes psikometri dengan report yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualifikasi kandidat perusahaan Anda.

Tahapan Screening Interview

Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai tahapan screening interview.

Persiapan

Tahap persiapan melibatkan peninjauan mendalam terhadap CV dan surat lamaran yang telah diajukan oleh kandidat. Perekrut menilai pengalaman kerja, pendidikan, keterampilan, dan prestasi yang relevan dengan posisi yang dilamar.

Tujuannya adalah untuk memahami latar belakang kandidat, mengidentifikasi area yang perlu diperjelas selama wawancara, dan menyiapkan pertanyaan yang akan diajukan. Persiapan yang baik memastikan wawancara berjalan efektif dan efisien.

Pelaksanaan

Pada tahap ini, perekrut melakukan wawancara awal dengan kandidat untuk mendapatkan pemahaman lebih lanjut tentang kualifikasi dan kecocokan mereka dengan posisi yang dilamar. Wawancara dapat dilakukan melalui telepon atau video call, tergantung pada kebijakan perusahaan dan ketersediaan kandidat.

Pertanyaan yang diajukan biasanya mencakup topik-topik seperti pengalaman kerja, motivasi melamar, pengetahuan tentang perusahaan, dan keterampilan yang relevan. Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mengumpulkan informasi tambahan yang tidak tercantum dalam CV dan surat lamaran.

Evaluasi

Setelah wawancara selesai, perekrut menilai jawaban yang diberikan oleh kandidat dan mengevaluasi seberapa baik mereka cocok dengan persyaratan posisi dan budaya perusahaan.

Evaluasi ini mencakup penilaian terhadap kemampuan komunikasi, kejelasan jawaban, relevansi pengalaman, dan kesesuaian dengan nilai-nilai perusahaan.

Perekrut juga mempertimbangkan aspek-aspek seperti keterampilan teknis, kemampuan problem-solving, dan potensi kontribusi kandidat terhadap tim dan organisasi.

Keputusan

Tahap terakhir adalah membuat keputusan berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan. Perekrut memutuskan apakah kandidat layak untuk melanjutkan ke tahap berikutnya dalam proses rekrutmen, seperti wawancara tatap muka, tes keterampilan, atau diskusi dengan manajer perekrutan.

Jika kandidat dianggap sesuai, mereka akan diundang untuk tahapan selanjutnya. Jika tidak, perekrut akan memberi tahu kandidat bahwa mereka tidak berhasil dalam proses screening ini, seringkali disertai dengan umpan balik atau saran untuk perbaikan di masa depan.

Baca juga: Panduan Lengkap Screening CV Karyawan

Pertanyaan yang Perlu Ditanyakan HR pada Saat Screening Interview

Berikut adalah penjelasan mengenai pertanyaan yang perlu ditanyakan oleh HR pada saat screening interview beserta alasan mengapa pertanyaan ini penting, serta beberapa pertanyaan tambahan yang relevan.

Pengalaman Kerja

“Ceritakan tentang pengalaman kerja Anda yang relevan dengan posisi ini.”

Pertanyaan ini membantu HR untuk memahami sejauh mana kandidat memiliki pengalaman yang sesuai dengan persyaratan posisi yang dilamar. Hal ini juga memberikan gambaran tentang kemampuan kandidat untuk melakukan tugas-tugas yang diperlukan dalam peran tersebut.

Keterampilan dan Kompetensi

“Apa keterampilan utama yang Anda miliki dan bagaimana Anda menggunakannya di pekerjaan sebelumnya?”

Dengan mengetahui keterampilan utama kandidat dan bagaimana mereka menerapkannya dalam pekerjaan sebelumnya, HR dapat menilai apakah kandidat memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Ini juga membantu dalam memahami kontribusi konkret yang telah dibuat oleh kandidat di peran sebelumnya.

Motivasi

“Mengapa Anda tertarik dengan posisi ini dan perusahaan kami?”

Pertanyaan ini mengeksplorasi motivasi kandidat dan memastikan bahwa mereka benar-benar tertarik dengan peran dan perusahaan. Ini membantu mengidentifikasi apakah kandidat memiliki motivasi intrinsik yang sesuai dengan budaya perusahaan dan tujuan jangka panjang.

Ketersediaan

“Kapan Anda bisa mulai bekerja jika diterima?”

Mengetahui ketersediaan kandidat membantu HR dalam perencanaan sumber daya dan memastikan bahwa jadwal onboarding dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Ekspektasi Gaji

“Berapa ekspektasi gaji Anda untuk posisi ini?”

Pertanyaan ini membantu HR untuk mengetahui apakah ekspektasi gaji kandidat sesuai dengan anggaran perusahaan. Ini juga membuka diskusi mengenai kompensasi dan benefit yang mungkin diberikan.

Budaya dan Nilai

“Bagaimana Anda menggambarkan lingkungan kerja yang ideal bagi Anda?”

Pertanyaan ini membantu HR untuk menilai apakah kandidat akan cocok dengan budaya perusahaan dan nilai-nilai yang dianut.

Tantangan dan Pembelajaran

“Ceritakan tentang tantangan terbesar yang pernah Anda hadapi dalam pekerjaan sebelumnya dan bagaimana Anda mengatasinya.”

Ini memberikan wawasan tentang kemampuan kandidat untuk menghadapi dan mengatasi tantangan, serta keterampilan problem-solving mereka.

Prestasi

“Apa prestasi terbesar yang pernah Anda capai dalam karir Anda?”

Pertanyaan ini membantu HR memahami keberhasilan yang telah dicapai oleh kandidat dan seberapa besar dampak yang mereka buat dalam peran sebelumnya.

Pertumbuhan Karir

“Di mana Anda melihat diri Anda dalam lima tahun ke depan?”

Ini membantu HR untuk mengetahui aspirasi jangka panjang kandidat dan apakah mereka melihat perusahaan sebagai tempat di mana mereka bisa berkembang.

Pengalaman Kerja Tim

“Bagaimana Anda biasanya berkolaborasi dengan tim? Ceritakan tentang pengalaman bekerja dalam tim.”

Mengetahui bagaimana kandidat bekerja dalam tim penting untuk menilai kemampuan kolaborasi dan kontribusi mereka dalam lingkungan kerja yang tim-oriented.

Alasan Pergantian Kerja

“Mengapa Anda meninggalkan pekerjaan Anda yang sebelumnya?”

Pertanyaan ini membantu memahami alasan di balik perpindahan kerja kandidat dan memastikan bahwa alasan tersebut tidak akan menjadi masalah dalam peran baru.

Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini, HR dapat memperoleh pemahaman yang komprehensif tentang kualifikasi, motivasi, dan kecocokan kandidat dengan posisi dan perusahaan, sehingga proses rekrutmen menjadi lebih efektif dan efisien.

Apa yang Harus Dilakukan HR Setelah Screening Interview?

Berikut adalah penjelasan mengenai apa yang harus dilakukan HR setelah screening interview.

Evaluasi dan Catatan

Setelah selesai melakukan screening interview, HR perlu menyusun catatan evaluasi yang mencakup poin-poin penting dari wawancara. Catatan ini harus mencakup penilaian terhadap kualifikasi, pengalaman, keterampilan, dan kesesuaian kandidat dengan posisi yang dilamar. Catatan ini sangat berguna untuk referensi selama proses seleksi berikutnya dan membantu dalam membuat keputusan yang objektif.

Komunikasi

HR harus berkomunikasi dengan kandidat mengenai hasil screening interview, baik positif maupun negatif. Ini penting untuk menjaga transparansi dan membangun hubungan yang baik dengan kandidat. Kandidat yang diterima untuk tahap selanjutnya perlu diberi informasi mengenai langkah berikutnya dalam proses rekrutmen.

Keputusan Lanjutan

Berdasarkan evaluasi dari screening interview, HR harus memutuskan kandidat mana yang memenuhi kriteria dan layak untuk diundang ke tahap wawancara berikutnya. Langkah ini memastikan bahwa hanya kandidat yang benar-benar sesuai dengan persyaratan posisi yang akan melanjutkan dalam proses rekrutmen, sehingga menghemat waktu dan sumber daya.

Follow-Up

Untuk kandidat yang tidak lolos, HR perlu menyampaikan keputusan dengan jelas dan memberikan umpan balik yang konstruktif jika memungkinkan.

Ini menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat terhadap kandidat, serta membantu mereka memahami area yang perlu diperbaiki untuk kesempatan di masa depan. Follow-up yang baik juga dapat menjaga citra positif perusahaan di mata kandidat.

Itulah tadi penjelasan mengenai screening interview. Untuk membantu Anda dalam melaksanakan proses rekrutmen yang lebih lancar, Anda dapat menggunakan fitur Rekrutmen dari Mekari Talenta.

Fitur Rekrutmen memungkinkan Anda melakukan proses rekrutmen dari membuat halaman karier, posting pekerjaan, memberikan tugas, interview, hingga onboarding karyawan dalam satu dashboard.

Hubungi sales kami untuk mengetahui kelebihan lainnya dan coba gratis demo aplikasi Mekari Talenta sekarang juga.

Referensi:

Screening Interview, A Complete Guide

Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.
WhatsApp Hubungi sales