Pernah mendengar istilah town hall meeting? Bagi orang yang bekerja di startup maupun perusahaan besar pasti tidak akan asing dengan istilah ini dan rutin melakukannya setiap kuartal.
Apa sebenarnya town hall meeting dan apa fungsinya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Apa Itu Town Hall Meeting?
Town hall meeting adalah sebuah pertemuan yang biasanya diadakan oleh perusahaan atau organisasi untuk menyampaikan informasi penting, memberikan pembaruan, dan mendiskusikan berbagai isu yang relevan dengan para anggota atau karyawan.
Istilah town hall sendiri sudah dipakai ribuan tahun lalu oleh bangsa Yunani dan dikenal sebagai ‘perkumpulan’ yang didesain sebagai cara untuk memberikan hak suara pada rakyat untuk pemerintahan.
Town hall meeting dapat diadakan secara berkala, misalnya bulanan atau kuartalan, dan sering kali melibatkan presentasi dari eksekutif atau pimpinan organisasi, diikuti dengan sesi tanya jawab.
Tujuan utama dari town hall meeting adalah untuk menciptakan komunikasi dua arah antara manajemen dan anggota atau karyawan, sehingga semua pihak dapat berpartisipasi secara aktif dalam diskusi.
Fungsi dan Manfaat Town Hall Meeting
Town hall meeting memiliki beberapa fungsi dan juga manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Berikut adalah beberapa di antaranya.
Fungsi
1. Memberikan update perusahaan secara langsung dari manajemen
Town hall meeting memberikan platform bagi manajemen untuk menyampaikan informasi terbaru mengenai perkembangan perusahaan, proyek-proyek baru, kinerja keuangan, dan isu-isu strategis lainnya.
Dengan cara ini, seluruh karyawan mendapatkan informasi yang konsisten dan akurat langsung dari sumbernya.
2. Menyampaikan visi, misi, dan tujuan perusahaan
Manajemen dapat menggunakan town hall meeting untuk mengingatkan dan menguatkan visi, misi, dan tujuan jangka panjang perusahaan.
Hal ini dapat membantu memastikan bahwa semua karyawan memahami arah perusahaan dan bekerja menuju tujuan yang sama.
3. Memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan masukan
Town hall meeting biasanya dilengkapi dengan sesi tanya jawab di mana karyawan dapat mengajukan pertanyaan, memberikan masukan, atau mengungkapkan kekhawatiran mereka.
Hal ini mendorong dialog dua arah antara manajemen dan karyawan, serta memberikan kesempatan bagi karyawan untuk merasa didengar dan dihargai.
Manfaat
1. Meningkatkan transparansi dan komunikasi internal
Dengan menyampaikan informasi secara langsung dan terbuka, town hall meeting meningkatkan transparansi dalam organisasi.
Transparansi dapat membantu mencegah kesalahpahaman dan menyebarkan informasi yang akurat dan terbaru kepada semua karyawan.
2. Membangun rasa kebersamaan dan budaya perusahaan yang kuat
Town hall meeting memberikan kesempatan bagi karyawan dari berbagai departemen untuk berkumpul dan mendengar pesan yang sama sehingga dapat memperkuat rasa kebersamaan dan mendorong pengembangan budaya perusahaan.
Dari sebuah survei yang diselenggarakan oleh Institute of Public Relations, 68% karyawan melaporkan bahwa mereka merasa mendapat informasi yang lebih lengkap mengenai keputusan perusahaan dan kebijakan-kebijakan lainnya setelah mengikuti town hall.
3. Meningkatkan keterlibatan dan motivasi karyawan
Ketika karyawan merasa bahwa mereka diberi kesempatan untuk memberikan masukan dan berpartisipasi dalam diskusi penting, keterlibatan dan motivasi mereka cenderung meningkat.
Mereka merasa lebih terhubung dengan perusahaan dan lebih termotivasi untuk bekerja menuju tujuan bersama.
Bahkan menurut sebuah studi dari Gallup di tahun 2020, perusahaan yang menyelenggarakan town hall secara rutin menemukan peningkatan 20% dari sisi employee engagement.
Peningkatan ini pada akhirnya berkontribusi terhadap transparansi serta komunikasi yang lebih baik.
4. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah internal dengan cepat
Town hall meeting memberikan platform bagi karyawan untuk mengungkapkan masalah atau tantangan yang mereka hadapi.
Dengan mendengarkan langsung dari karyawan, manajemen dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah tersebut dengan cepat sebelum berkembang menjadi isu yang lebih besar.
Hal yang Perlu Dipersiapkan
Sebelum melaksanakan town hall meeting, ada beberapa hal yang perlu disiapkan. Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Menentukan topik utama dan agenda meeting
Penting untuk menentukan topik utama yang akan dibahas dalam town hall meeting agar fokus dan tujuan meeting jelas. Agenda yang terstruktur membantu memastikan bahwa semua topik penting dibahas dalam waktu yang telah ditentukan, dan menghindari penyimpangan yang tidak perlu selama meeting.
2. Memastikan lokasi, waktu, dan alat-alat yang diperlukan
Memilih lokasi yang sesuai dan memastikan waktu yang tepat untuk semua peserta adalah hal yang krusial. Selain itu, memastikan semua peralatan teknis seperti proyektor, mikrofon, layar presentasi, dan sistem suara berfungsi dengan baik adalah bagian penting dari persiapan logistik. Hal ini untuk memastikan presentasi berjalan lancar tanpa hambatan teknis.
3. Menginformasikan jadwal meeting kepada seluruh karyawan dengan jelas
Penting untuk memberikan informasi yang jelas dan tepat waktu kepada semua karyawan mengenai jadwal town hall meeting. Ini bisa dilakukan melalui email, pengumuman di papan informasi, atau alat komunikasi internal lainnya.
Memberikan detail tentang waktu, lokasi, dan agenda meeting membantu memastikan semua karyawan dapat mempersiapkan diri dan hadir tepat waktu.
4. Mempersiapkan materi presentasi yang menarik dan informatif
Materi presentasi harus dipersiapkan dengan baik dan dirancang agar menarik serta informatif. Menggunakan slide yang visual, grafik, dan data yang relevan dapat membantu menyampaikan pesan dengan lebih efektif.
Latihan presentasi sebelum meeting juga penting untuk memastikan penyampaian yang lancar dan percaya diri.
5. Menyiapkan mekanisme untuk mengumpulkan pertanyaan dan masukan dari karyawan sebelum, selama, dan setelah meeting
Menyediakan saluran komunikasi yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan masukan sangat penting. Ini bisa berupa kotak saran, formulir online, atau sesi tanya jawab langsung selama meeting. Mengumpulkan feedback sebelum, selama, dan setelah meeting membantu memastikan bahwa semua kekhawatiran karyawan didengar dan ditanggapi dengan baik.
Dengan mempersiapkan semua aspek ini, town hall meeting dapat berjalan dengan efektif, memberikan informasi yang diperlukan, dan mendorong partisipasi aktif dari karyawan.
Mengapa Jenis Meeting Ini Penting?
Town hall dianggap penting karena memiliki berbagai manfaat baik untuk karyawan maupun perusahaan. Town hall meeting dapat mengkomunikasikan pencapaian perusahaan kepada karyawan secara menyeluruh dengan lebih detail.
Berikut adalah alasan pentingnya.
Transparansi
Town hall menyediakan kesempatan bagi manajemen untuk membagikan informasi mengenai kinerja perusahaan, perubahan strategi, atau kebijakan baru dengan cara yang langsung dan terbuka.
Hal ini mengurangi potensi misinformasi dan gosip, memastikan semua karyawan mendapatkan informasi yang akurat dan terbaru.
Keterlibatan Karyawan
Dengan menyediakan kesempatan bagi karyawan untuk bertanya dan memberikan masukan, town hall meeting meningkatkan rasa kepemilikan dan keterlibatan mereka.
Ketika karyawan merasa bahwa pendapat mereka dihargai dan dipertimbangkan, mereka cenderung lebih termotivasi dan terlibat dalam pekerjaan mereka.
Penyelesaian Masalah
Town hall meeting memungkinkan identifikasi masalah atau tantangan yang mungkin dihadapi oleh karyawan. Diskusi terbuka memberikan kesempatan untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan cepat, karena manajemen dapat mendengar langsung dari karyawan dan segera mengambil tindakan yang diperlukan.
Memperkuat Budaya Perusahaan
Meeting ini memungkinkan manajemen untuk mengomunikasikan dan menguatkan nilai-nilai inti serta visi perusahaan. Melalui penyampaian pesan yang konsisten dan langsung, karyawan dapat lebih memahami dan mendukung tujuan perusahaan, yang pada akhirnya memperkuat budaya organisasi yang kohesif dan selaras.
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai town hall meeting. Tidak dapat dipungkiri bahwa town hall memiliki berbagai manfaat.
Town hall erat kaitannya dengan membahas performa perusahaan serta karyawan. Nah, bagi Anda yang ingin mengelola performa karyawan dengan mudah, Anda bisa menggunakan fitur Performance Management dari Mekari Talenta.
Fitur ini memungkinkan Anda mengelola goals dan juga KPI masing-masing karyawan. Selain menghadirkan transparansi, Anda juga dapat meningkatkan visibilitas perkembangan OKR karyawan.
Tertarik mengetahui fitur ini lebih lanjut? Hubungi tim sales Mekari Talenta dan coba gratis aplikasi Mekari Talenta sekarang juga.
Referensi:
Loghic Connect: “Top 10 Benefits of Town Hall Meeting”
Gallup: “Employee Engagement on the Rise in the US”
