Reimburse: Pengertian, Jenis, dan Cara Menggunakannya

By Mekari TalentaPublished 16 Apr, 2024

Sudah tahukah Anda apa itu reimburse? Bagi sebagian orang mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah ini. Terutama bagi karyawan yang bekerja di perusahaan besar.

Reimburse atau reimbursement adalah waktu yang dinanti-nanti oleh para karyawan. Kenapa begitu? Karena dalam kegiatan reimbursement, apabila terdapat uang pribadi karyawan yang turut digunakan dalam kepentingan perusahaan, maka melalui kegiatan ini karyawan akan memperoleh gantinya.

Pada dasarnya, kegiatan reimburse adalah kegiatan ganti rugi yang diberikan kepada para karyawan yang mana keuangan pribadi karyawan tersebut telah digunakan untuk kepentingan perusahaan.

Biasanya, dalam memenuhi tugas yang perusahaan berikan, mengharuskan kita untuk mengeluarkan uang pribadi. Seringkali suatu perusahaan tidak membayar secara langsung untuk beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan operasional perusahaan, sehingga karyawan diminta untuk membayar terlebih dahulu.

Namun, selama uang tersebut telah digunakan untuk kepentingan perusahaan, karyawan dapat mengeluarkan pengembalian dana.

Tapi apa itu pengembalian dana? Apa yang harus kami lakukan untuk dapat mengeluarkan pengembalian dana? Untuk penjelasan lebih lengkapnya, simak artikel di bawah ini.

Pengertian Reimburse 

Reimburse: Pengertian, Jenis, dan Cara Menggunakannya

Reimburse adalah kompensasi atau penggantian dana pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan usaha Perusahaan. Yang membayar ganti rugi tentu saja perusahaan.

Biasanya, kompensasi biaya ini berkaitan dengan perjalanan bisnis yang mencakup hotel, makan, dan transportasi seperti biaya tiket pesawat.

Jangan lupa bahwa karyawan umumnya memiliki anggaran penggantian yang berbeda berdasarkan posisi dan jabatannya.

Sangat penting bagi kita untuk mengetahui kebijakan yang berlaku jika kita ingin mengeluarkan refund, karena tidak semua uang yang telah dikeluarkan oleh karyawan secara pribadi dapat dikembalikan oleh perusahaan.

Perusahaan tentu saja akan mengisi kembali dana yang dikeluarkan oleh karyawan di negara tersebut. Mereka harus memberikan bukti pembayaran, faktur, kuitansi, dan lain sebagainya.

Jenis-jenis Reimbursement

Biasanya, terdapat beberapa jenis reimbursement, berikut ulasannya:

1. Penggantian biaya transportasi

Ada begitu banyak karyawan yang bepergian baik dalam maupun luar kota. Uang yang dihabiskan untuk perjalanan akan dikembalikan.

Biaya biasanya datang dalam bentuk tiket pesawat, sewa hotel dan akomodasi lainnya.

Kita harus ingat bahwa setiap perusahaan memiliki kebijakan kompensasi yang berbeda.

2. Biaya ganti rugi kesehatan

Pada tipe ini, perusahaan memberikan fasilitas kesehatan kepada karyawannya, biasanya berupa jaminan kesehatan, seperti BPJS, dan tunjangan kesehatan.

Jika karyawan mengalami kecelakaan di tempat kerja, juga dimungkinkan untuk meminta pengembalian dana dari perusahaan.

Baca juga: Contoh Alasan TIdak Masuk Kerja Untuk Dipahami HR

3. Reimbursement operasional bisnis

Akhirnya, karyawan terkadang harus membayar sumber daya operasi yang berasal dari sumber pribadi.

Tentu saja, Anda dapat meminta penggantian biaya ini.

Contoh yang sering muncul adalah ketika Anda berdebat dengan pelanggan yang menggunakan ponsel yang biaya pulsa, akses internet dan banyak lagi.

Hal-hal Apa Saja yang Dapat Di-reimburse?

Setelah memahami apa itu reimbursement, kini Anda perlu memahami hal-hal apa saja yang dapat reimbursement, meskipun setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda dalam penerapannya.

Selain itu, berikut adalah beberapa jenis pengeluaran yang dapat diganti secara umum:

1. Penggantian Biaya Perjalanan

Dalam dunia bisnis, sangat disarankan untuk menjalin hubungan dengan perusahaan atau pihak lain, karena karyawan terpilih biasanya dipesan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis.

Tentu saja, ketika Anda melakukan perjalanan bisnis, ada berbagai biaya, seperti: tiket, akomodasi, makan, dan lain sebagainya.

Hal seperti itu dapat Anda ajukan sebagai reimbursement kepada perusahaan.

Namun, tetap perlu diingat bahwa tidak semua perusahaan menerapkan jenis reimbursement yang sama, termasuk dalam hal penggantian biaya perjalanan.

Tidak sedikit perusahaan yang kini telah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.

2. Pengganti Biaya Bisnis

Dalam dunia bisnis, ada beberapa biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.

Di antara biaya-biaya yang sudah dianggarkan dengan baik, kemungkinan ada biaya bisnis lain yang tanpa disengaja harus dikeluarkan oleh karyawan.

Sebagai karyawan, Anda dapat mengajukan penggatian biaya bisnis jika uang yang digunakan adalah uang pribadi.

Jenis pengeluaran yang dapat Anda klaim ke perusahaan seperti biaya pulsa pribadi untuk menelepon klien, pembelian perlengkapan kantor, program seminar atau pelatihan karyawan, biaya sewa tempat dan lain sebagainya.

Penting untuk diingat, sertakan data yang lengkap saat mengajukan reimburse.

Anda dapat menyertakan data seperti total biaya yang dikeluarkan, tanggal dan hari pengeluaran serta keterangan pengeluaran yang dilakukan.

3. Pengganti Biaya Kesehatan

Meskipun banyak perusahaan yang telah memberikan jaminan kesehatan kepada karyawannya melalui tunjangan BPJS Ketenagakerjaan, namun masih ada beberapa perusahaan yang tetap menyediakan reimbursement dalam bidang kesehatan.

Perusahaan menyediakan reimbursement dalam kesehatan pada karyawannya ketika terjadi pengeluaran biaya untuk kesehatan, perawatan maupun obat-obatan.

Penting untuk dicatat bahwa kebijakan perusahaan tentang reimbursement biasanya diatur secara tertulis dalam kebijakan perusahaan atau dalam perjanjian kerja karyawan.

Selain itu, perusahaan biasanya menetapkan batasan dan persyaratan tertentu terkait dengan jumlah maksimal yang dapat direimburse serta prosedur pengajuan dan persetujuan reimbursement.

Baca juga: Karyawan Tidak Membayar Penalti Kontrak Kerja: Aturan, Perhitungan, dan Solusi

Tips Mengajukan Reimbursement

Saat mengajukan reimbursement, ada beberapa tips bagi karyawan yang ingin melakukannya.

Berikut adalah beberapa ulasan tentang tips untuk meminta reimbursement:

1. Persiapkan dokumen yang dibutuhkan

Tanpa ragu, syarat utama adalah integritas dokumen sebelum melakukan reimbursement.

Dokumen tersebut berupa invoice, bukti pembayaran dan lain-lain.

Jangan lupa untuk menyimpan dokumen sebelum mengeluarkan reimbursement.

Pastikan juga dokumen tersebut asli dan terpelihara dengan baik agar mudah ditemukan.

2. Lakukan reimbursement secepatnya

Perusahaan seringkali membutuhkan waktu lama untuk memproses lamaran dari karyawan lain.

Lakukan ini sesegera mungkin jika Anda ingin mengembalikan dana pribadi yang digunakan.

Karena seperti yang disebutkan di atas, perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda dalam proses refund.

Ada beberapa perusahaan. menetapkan tenggat waktu untuk mengajukan penggantian.

3. Pahami syarat dan prosedur pengajuan reimbursement

Sebagai poin pertama untuk melakukan refund, ada beberapa prasyarat.

Jika kondisi ini tidak terpenuhi, kami tidak mungkin dapat memberikan pengembalian dana.

Oleh karena itu, pahami kondisi apa yang Anda perlukan agar pengajuan pengembalian dana berhasil, dan dana pribadi akan digunakan untuk perubahan bisnis.

4. Cek kembali apa yang ingin diajukan

Perusahaan harus berhati-hati sebelum mengirim pengembalian dana karena ini dianggap sebagai penipuan karena penggunaan pribadi dan kebutuhan non-bisnis.

Oleh karena itu, penting untuk memeriksa uang yang ingin kita kembalikan sebelumnya. pengiriman ke perusahaan.

5. Hitung kembali pengembalian dana

Perusahaan perlu menghitung ulang permintaan pengembalian dana yang disetujui oleh perusahaan. Jika perusahaan membayarnya, coba hitung ulang dananya.

Karyawan dapat meminta perusahaan untuk mengembalikannya jika tidak ada cukup uang setelah mengajukan pengembalian dana.

Kecurangan-kecurangan dalam Proses Reimburse

Karyawan terkadang melakukan tindakan curang saat menuntut penggantian dari perusahaan, sehingga perusahaan harus secara aktif memantau pengeluaran setiap karyawan yang ingin mengajukan klaim.

Berikut beberapa tanda penipuan dalam proses reimburse:

  • Ajukan klaim untuk bukti pembayaran milik seseorang yang tidak memiliki kebutuhan bisnis.
  • Memalsukan pengeluaran atau melakukan pembelian untuk mengklaim pengembalian uang.
  • Secara sadar meningkatkan upaya nominal dari nilai nyata.
  • Menyerahkan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran bisnis.
  • Maksimalkan penggunaan kartu kredit perusahaan.

Pertimbangan Dasar yang Menjadi Acuan dalam Menilai Kecurangan pada Proses Reimburse

Untuk mengungkap kasus fraud yang dilakukan oleh karyawan tentunya ada acuan penilaian fraud dalam proses reimbursement.

Berikut beberapa referensi untuk menilai kecurangan dalam proses refund, yaitu:

  • Pengeluaran karyawan lebih tinggi daripada biaya karyawan lain di posisi yang sama.
  • Klaim biaya yang sama dua kali.
  • Penyampaian laporan pengeluaran non-perusahaan.
  • Mengumpulkan pengeluaran, memaksimalkan penggunaan kartu kredit, dll.

Contoh Form Reimbursement

Contoh form reimbursement operasional dan transportasi.

Contoh form reimbursement

Sumber: scrbid.com

Itulah pembahasan mengenai reimbursement. Pada intinya hal tersebut merupakan kompensasi atas uang pribadi yang kita keluarkan untuk kepentingan perusahaan.

Perlu kita ingat, bahwa dalam pengajuan reimburse terdapat beberapa hal yang perlu kita perhatikan, sehingga reimbursement yang telah kita ajukan akan perusahaan setujui.

Kelola Reimbursement Karyawan dengan Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, bahkan benefit karyawan.

Mekari Talenta  memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan menjadi aplikasi ESS yang memudahkan karyawan dalam mengajukan lembur, cuti, bahkan reimbursement hanya dari smartphone karyawan.

Dengan demikian, proses pengajuan reimbursement jadi lebih mudah karena tidak lagi memerlukan berkas fisik. Bukti transaksi hanya perlu diunggah melalui aplikasi.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Mekari Talenta akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Tertarik mencoba Mekari Talenta secara gratis? Hubungi sales kami dan diskusikan kebutuhan Anda sekarang juga.

banner tentu bisa june
Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.