Ini Dia 9 Tugas HRD Di Perusahaan yang Perlu Diketahui

Divisi HR atau human resource division ( HRD ) adalah salah satu bagian penting di dalam organisasi. Sering sekali kita mendengar nama divisi tersebut, tapi apa yang paling sering ada di dalam bayangan kita saat mendengarnya? Karyawan, rekrutmen, training, psikotes, serikat buruh, kompensasi, dan benefit.

Ya, gambaran di atas memang cukup menggambarkan profesi HRD dan ruang lingkup pekerjaannya. Tapi benarkah divisi human resource hanya mengerjakan itu saja?

Tentu jawabannya tidak. Divisi ini bertanggung jawab terhadap hal yang lebih kompleks dari yang selama ini kita pikirkan,

Di kesempatan ini, mari kita berkenalan lebih lanjut dengan divisi human resource.

Siapa Itu Human Resource?

Selain terus memberikan kontribusi kepada masyarakat, sebuah perusahaan juga harus menjadi entitas yang mengejar keuntungan dengan menginvestasikan sumber dayanya dalam aktivitas bisnis sehari-hari.

Sumber daya ini meliputi uang tunai, aset tetap seperti peralatan produksi, bahan baku untuk produk manufaktur, mitra bisnis, jaringan distribusi, informasi pemasaran, dan tenaga kerja.

Ini umumnya dikategorikan ke dalam empat elemen yaitu orang, barang, uang, dan informasi.

Di antara empat elemen tersebut, divisi HR memiliki tanggung jawab untuk memberdayakan orang secara efektif.

Jadi dari sini bisa terbayang, HRD tidak hanya memiliki tanggung jawab pada perekrutan dan administrasi kehadiran belaka.

Human Resource Department ( HRD ) bertanggung jawab untuk mengelola SDM dari sebuah organisasi.

Misalnya, HR diharapkan dapat mengoptimalkan perencanaan SDM, termasuk bagaimana merekrut orang yang tepat untuk perusahaan.

Selain itu, mereka juga memikirkan bagaimana mengembangkan dan berinvestasi pada SDM yang ada agar mereka mampu mendukung pertumbuhan bisnis.

Di dalam divisi HR terdapat beberapa posisi, selain yang biasa kita sebut sebagai staf HRD atau manajer HRD.

Lalu, terdapat jug HR generalist hingga HR specialist. Jabatannya pun beragam, ada yang khusus menangani rekrutmen, training, business partner, dan sebagainya.

Perbedaan Tugas Dengan Personalia

Bagaimana dengan divisi personalia? Apakah mereka memiliki peran seperti HRD?

Perbedaan utama HRD dan personalia ada pada ruang lingkup pekerjaan.

Personalia memiliki ruang lingkup administrasi, di antaranya penggajian karyawan, penghitungan tunjangan, pencatatan kehadiran, dang pengarsipan dokumen.

Sedangkan HRD memiliki lingkup pekerjaan yang lebih luas.

Sebut saja rekrutmen karyawan, training and development, employee services, menjaga hubungan karyawan dengan perusahaan, hingga penilaian kerja dan asesmen.

Apa Fungsi HRD?

Menurut Workable, berikut adalah beberapa fungsi umum adanya divisi human resources bagi organisasi Anda:

• Menyadari kebutuhan rekrutmen saat ini dan yang mendatang
• Memastikan kepatuhan terhadap hukum terkait ketenagakerjaan yang berlaku
• Mendapatkan dan mempertahankan karyawan berpotensi
• Mengelola kompensasi dan benefit karyawan
• Memastikan efektivitas hubungan karyawan
• Mengelola onboarding, pelatihan, learning and development untuk memaksimalkan performa kerja
• Menerapkan tindakan yang mendukung kesehatan dan keselamatan
• Mengelola tugas administrasi seperti data karyawan, payroll, hingga perpajakan
• Menyelenggarakan evaluasi performa.

Tugas HRD yang Penting untuk Diketahui

Lalu apa saja tugas-tugas dari divisi HRD? HRD adalah divisi yang unik.

Divisi ini tidak berhubungan langsung dengan profit perusahaan.

Namun, divisi ini bertanggung jawab penuh terhadap anggota organisasi yang memiliki tanggung jawab dan peran dalam memastikan sebuah organisasi/perusahaan bisa berjalan baik dan meraih tujuan yang diinginkan.

HRD selalu berkaitan dengan potensi yang ada di dalam manusia.

Maka dari itu, tugas-tugas yang harus dijalankan HRD berhubungan erat dengan pengelolaan potensi yang ada di dalam diri karyawan agar mencapai titik maksimal dan bisa memberikan hasil optimal.

Inilah 9 tugas utama HRD yang umum, terbagi dari tugas yang bersifat teknikal dan non-teknikal.

Perencanaan

Divisi HR memiliki banyak sekali fokus kerja. Maka itu, penting sekali untuk menyusun perencanaan sebelum menjalankan inisiatif-inisiatif.

Apalagi inisiatif dari divisi HR kerap memakan banyak resource, sehingga manajer HR perlu menyusun perencanaan yang logis.

Salah satunya, kita sering dengar tentang perencanaan tenaga kerja.

Perencanaan tenaga kerja adalah sebuah proses dalam memperkirakan atau merencanakan kebutuhan tenaga kerja di sebuah perusahaan.

Tidak hanya untuk karyawan baru, tapi juga untuk menyiapkan SDM berkompeten yang bisa menduduki jabatan pemimpin.

Rekrutmen dan Seleksi

Mungkin banyak dari Anda yang masih memiliki pandangan bahwa tugas HR hanya merekrut saja.

Tetapi bahkan pekerjaan merekrut bukanlah hal mudah, dan membutuhkan keterampilan luar biasa seperti komunikasi bahkan marketing.

Keterampilan ini akan memengaruhi kualitas rekrutmen.

Tentu saja tugas pertama HRD adalah mengumpulkan karyawan berpotensi.

Pekerjaan ini dimulai dari melakukan pencarian kandidat, proses interview dan asesmen, hingga onboarding.

Tugas ini sangatlah berpengaruh terhadap tugas HRD selanjutnya.

Memilih SDM yang mampu bekerja sama dengan kita tidaklah mudah.

Jika gagal mendapatkan SDM berpotensi, HRD akan berhadapan dengan kesulitan pengembangan talenta, rasio turnover hingga masa depan kepemimpinan.

Training dan Development

Setelah merekrut SDM yang memiliki potensi, agar karyawan dapat memberikan kemampuan terbaiknya untuk memberikan kontribusi maksimal, HRD harus mendukung penuh program pendidikan dan pengembangan (dikenal juga dengan istilah L&D) untuk karyawan.

Mengapa kita perlu fokus pada pendidikan karyawan? Intinya bukan sekadar mengembangkan karyawan.

Perusahaan membutuhkan orang-orang yang dapat mengeluarkan hasil yang baik di lingkungan yang cepat berubah agar perusahaan dapat bertahan.

Tergantung dari kondisi dan kebutuhan, program L&D bisa diselenggarakan secara mandiri maupun menggunakan jasa dari luar.

Para HRD sebaiknya tidak menganggap remeh tugas ini, karena memperkaya kemampuan karyawan dengan metode yang tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Compensation and Benefit 

Tugas ini juga kerap mengingatkan kita pada profesi HRD di dalam suatu perusahaan.

Di saat yang bersamaan, tugas ini juga berperan penting dalam mendukung perusahaan.

HRD adalah divisi yang memiliki kewenangan untuk merancang program kompensasi hingga benefit.

Tidak hanya merancang, divisi ini juga mengatur skema dan tata cara pendistribusiannya.

Comben juga merupakan bentuk perhatian perusahaan kepada karyawannya, sehingga pekerjaan ini tidak boleh dilewatkan begitu saja!

Tentu saja, pelaku profesi HRD harus memahami betul undang-undang maupun peraturan lain yang mengatur tentang kompensasi dan pengupahan.

Apalagi karena issue ini cukup sensitif dan menyangkut kesejahteraan karyawan.

Personnel Administration 

Personalia adalah salah satu bagian dari HRD. Yang dimaksud dengan administrasi personalia adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain.

Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap database karyawan, payroll dan pembayaran benefit lainnya, manajemen pinjaman karyawan, manajemen absensi online, pencatatan cuti tahunan, hingga sistem kontrak kerja.

Fungsi personalia mulai dijalankan sejak karyawan resmi diterima kerja di perusahaan.

Proses administrasi seperti kontrak kerja, registrasi database, sampai dengan karyawan resign adalah bagian dari fungsi ini.

Ini bukan hanya pekerjaan administratif. Kita perlu mempertimbangkan poin-poin di bawah pada saat bersamaan;

• Apakah Anda memiliki orang yang tepat di tempat yang tepat?
• Apakah ada departemen yang kekurangan staf atau memiliki terlalu banyak karyawan? 
• Apakah karyawan dipertahankan?
• Apakah remunerasi (gaji) sepadan dengan pekerjaan yang diberikan oleh karyawan? 
• Apakah jam kerja dikelola dengan baik?

Manajemen personalia adalah bagian penting dari bisnis perusahaan, karena dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja, memotivasi karyawan, dan meningkatkan keuntungan.

Penilaian Kinerja 

Tugas lain yang mencirikan profesi HRD adalah penilaian kinerja karyawan, biasa dikenal dalam istilah evaluasi karyawan.

Penilaian kinerja bagi sebagian karyawan akan sangat dinantikan karena bisa berarti kenaikan gaji.

Bagi yang lain, momen evaluasi bisa menjadi momen yang justru ditakuti karena menentukan kelangsungan karir karyawan.

Sedangkan bagi perusahaan, evaluasi adalah momen dimana perusahaan menilai kinerja karyawan sekaligus melakukan refleksi terhadap program pelatihan dan pengembangan yang disediakan untuk karyawan.

Jika terlihat tidak ada perkembangan, manajemen harus memikirkan cara memperbaiki kualitas pelatihan dan pengembangan karyawan.

Juga, jika kriteria penilaian tidak jelas, karyawan akan kehilangan arah yang akan memengaruhi motivasi mereka.

Evaluasi sangat penting dan berperan dalam pertumbuhan perusahaan.

Career Planning 

Perencanaan karier adalah salah satu tugas HRD yang sangat penting, khususnya bagi karyawan.

Salah satu alasan resign karyawan adalah tidak merasa memiliki prospek perkembangan diri dan peningkatan karier di perusahaan.

HRD bersama dengan manajemen harus mampu merancang program perencanaan karir untuk setiap lapisan karyawan.

Tujuannya agar karyawan yang bekerja di perusahaan memiliki motivasi untuk mencapai target tersebut dan tidak mudah berpikir untuk pindah ke perusahaan lain.

Menciptakan Lingkungan Kerja Kondusif

Bagaimana pun juga, sebuah organisasi pastinya terdiri dari beragam latar belakang yang menjadikan organisasi perusahaan tersebut unik.

Menyatukan puluhan, ratusan, ribuan karyawan dengan sifat, usia, cara pikir yang berbeda bisa menjadi tantangan besar.

Setidaknya, diperlukan 3 aspek seperti di bawah ini agar HRD bisa menciptakan lingkungan kerja kondusif.

• Memastikan Karyawan Tidak Melanggar Peraturan Perusahaan

Tidak jarang HRD dipandang sebagai sosok pelindung internal organisasi.

Selain memastikan kebutuhan karyawan dapat terpenuhi, HRD juga sangat perlu untuk menjaga karyawan agar tidak melanggar peraturan yang ada.

Ini memerlukan pengawasan rutin, namun dengan pendekatan yang tidak kaku.

• Berkomitmen Terhadap Nilai Perusahaan

Sama seperti peraturan perusahaan, nilai dan budaya tersebut dibuat dengan keyakinan untuk menciptakan lingkungan kerja yang terbaik bagi perusahaan.

Maka itu, penting bagi HRD dalam memastikan personil bisa berkomitmen terhadap nilai dan budaya perusahaan. Ini bisa dimulai dari HRD itu sendiri.

• Menjembatani Komunikasi Lapisan Karyawan-Manajemen

Di antara deskripsi menciptakan lingkungan kerja kondusif, jangan pernah melupakan faktor komunikasi.

Peran HRD juga sebagai penjembatan antara karyawan dan manajemen.

Kemampuan komunikasi yang baik serta negosiasi menjadi sangat dibutuhkan dalam melakoni profesi ini.

Merancang Program Bermanfaat Di dalam Perusahaan

Wah, selain melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pengembangan dan kesejahteraan karyawan, apa iya HRD juga harus menjadi event organizer?

Tentu saja, tidak sepenuhnya begitu.

Merancang program bermanfaat bagi karyawan adalah salah satu upaya yang dilakukan HRD untuk membantu karyawan lebih memahami perusahaan tempatnya bekerja.

Perusahaan pastinya memiliki nilai dan budaya yang diciptakan dan berharap agar semua lapisan karyawan memiliki visi misi yang sama, serta sense of belonging yang kuat.

Perubahan Tugas HRD Saat Pandemi

Tugas HRD telah mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Salah satunya ketika pandemi COVID-19 melanda dunia.

Seorang HR tak hanya memiliki tugas di atas saja. Namun mereka juga menjadi bagian tim Satuan Tugas (Satgas) COVID-19.

Di tim tersebut, ada beberapa tugas yang harus diemban oleh HR, antara lain:

• Menjalankan protokol kesehatan di lingkungan kerja (WFO).
• Mengecek kondisi semua karyawan dalam keadaan sehat.
• Membantu kebutuhan karyawan yang terkena COVID-19. Misal melaporkan ke Puskesmas atau membawa ke rumah sakit, membantu penyemprotan disinfektan di rumah, atau memberikan vitamin atau obat yang dibutuhkan bagi karyawan yang isolasi mandiri.

Di samping itu, tugas HRD juga wajib memastikan kembali tentang peraturan perusahaan.

Sebut saja mengenai penyesuaian tunjangan dan fasilitas kesehatan, pembagian waktu kerja (WFO, WFH, dan hybrid), serta mengadaptasi teknologi untuk menunjang sistem kerja jarak jauh.

Tugas HRD Manager Jadi Mudah dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS ( human resources information system ), yakni software untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan database karyawan.

Software database karyawan perusahaan Mekari Talenta ini akan membantu HR dalam mengelola semua database karyawan hanya dalam satu sistem berbasis cloud yang aman dan karyawan juga mempunyai akses untuk mengelola sendiri data pribadinya dengan mudah.

Hadirnya Mekari Talenta memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses seperti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan. 

Tidak hanya itu, Mekari Talenta juga berfungsi sebagai  yang dapat membantu HR dalam memantau kinerja karyawan secara objektif dan dapat memberikan feedback secara menyeluruh terhadap setiap karyawan.

Mekari Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi Anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. 

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Mekari Talenta akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Mekari Talenta

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

• Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
• Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
• Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
• Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
• Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur-fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Berikut tadi adalah tugas utama divisi human resource yang bertanggung jawab pada manajemen sumber daya manusia di sebuah perusahaan.

Sebagai divisi yang menangani SDM, tugas HRD dimulai dari pencarian karyawan, pengembangannya, pemberian kompensasi yang setimpal, hingga memberikan proteksi hukum dan sosial.

HRD juga harus sadar pentingnya memerhatikan kondisi psikis karyawan, karena manusia bukanlah mesin yang hanya melakukan pekerjaan yang diperintahkan dan dibayar begitu saja.

Semoga deskripsi di atas dapat memberikan Anda gambaran yang lebih jelas mengenai pekerjaan HRD dan membuat Anda lebih bersemangat dalam mengerjakannya.