HR Planning 8 min read

Ingin Menjadi HR Manager? Pelajari Tanggung Jawab dan Fungsinya Berikut

By Mekari TalentaPublished 28 Mar, 2022 Diperbarui 20 Maret 2024

Untuk pembahasan kali ini kami akan mengulas mengenai HRD (Human Resources Development) yang dimana dalam hal ini meliputi pengertian, sejarah, ciri, jenis, motif, dan proses pembuatan, untuk lebih memahami dan mengerti simak ulasan di bawah ini.

tugas hr manager

Pengertian HRD (Human Resources Development)

HRD (Human Resource Development) adalah bagian atau departemen dari suatu perusahaan yang tugas utamanya adalah mengelola sumber daya manusia di perusahaan, dimulai dengan tugas-tugas perencanaan tenaga kerja, rekrutmen atau seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, gaji, kompensasi, tunjangan, hubungan industrial untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Bagian atau unit yang biasanya berhubungan dengan sumber daya manusia mewakili departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai proses berkelanjutan yang bertujuan untuk menyediakan organisasi atau perusahaan dengan orang yang tepat, yang akan bekerja kapan dan di mana digunakan dalam posisi yang tepat yang dibutuhkan organisasi.

Pada dasarnya dapat diartikan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia SDM terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen, pengembangan sumber daya manusia, pemeliharaan sumber daya manusia, pemeliharaan sumber daya manusia, untuk membantu perusahaan mencapai tujuan, visi, misi dan nilai-nilainya.

Memiliki tugas dan tanggung jawab di bidang perencanaan personel, rekrutmen, pengembangan personel, perawatan personel.

Perbedaan Tugas HRD dan Personalia

Bagaimana dengan divisi personalia? Apakah mereka memiliki peran seperti HRD? Perbedaan utama HRD dan personalia ada pada ruang lingkup pekerjaan. Personalia memiliki ruang lingkup administrasi, di antaranya penggajian karyawan, penghitungan tunjangan, pencatatan kehadiran, dang pengarsipan dokumen.

Sedangkan HRD memiliki lingkup pekerjaan yang lebih luas. Sebut saja rekrutmen karyawan, training and development, employee services, menjaga hubungan karyawan dengan perusahaan, hingga penilaian kerja dan asesmen.

Tugas dan Tanggung Jawab HRD

Berikut ini terdapat beberapa tugas dan tanggung jawab hrd, terdiri atas:

1. Perumusan dan Pembuatan Visi-Misi, Nilai-nilai, serta Budaya Organisasi

Sudah barang tentu suatu keberaturan berawal dari peraturan. Apa tujuan perusahaan kita, bagaimana mencapainya, dan apa saja falsafah yang akan kita bawa ke dalam hidup kerja kita di perusahaan ini. Hal ini sangat penting dirumuskan oleh pihak atasan, HRD dan karyawan agar tercipta suatu kesetimbangan suara.

Seorang manajer HR ataupun HR generalis harus selalu mampu mengetahui alternatif yang tetap baik dan menawarkan harga relatif terjangkau. Rencana-rencana tersebut harus bersifat logis. Kemudian membuat perkiraan-perkiraan berapa banyak tenaga kerja yang diperlukan agar perusahaan bekerja secara optimal.

2. Struktur Organisasi dan Peraturan Perusahaan

Struktru organisasi yang jelas pun sangat dibutuhkan di dalam suatu perusahaan. Selain itu, lewat struktur ini, akan menimbulkan gairah kerja bagi karyawan terutama dalam perencanaan jenjang karirnya ke depan. Di sini, HRD berfungsi untuk mengontrol pelaksanaan birokrasi dan perundang-undangan tersebut dan juga memilah mana aturan yang cocok diterapkan di perusahaan atau yang tidak. HRD pun harus menjadi jembatan antara pihak perusahaan dan pekerja ketika menemui konflik antara kedua kubuh tersebut.

3. Job Desc-Job Spes dan Performance Appraisal

HRD yang bertanggung jawab membuat deskripsi pekerjaan dan apa saja spesifikasi kerja yang akan dilakukan. Hal ini dapat dirumuskan lewat analisa kerja yang dilakukan oleh pihak HRD ke berbagai divisi yang ada di perusahaan. Adapun berbagai teknik dapat dilakukan seperti observasi dan interview secara langsung. Dengan adanya kejelasan deskripsi dan spesifikasi kerja, karyawan diharapkan mampu memaksimalkan kinerjanya.

Untuk mengukur kinerjanya pun, diperlukan suatu tolak ukur yang biasa disebut sebagai performance appraisal. Penilaian kinerja ini didasarkan pada apa saja deskripsi dan spesifikasi kerjanya, serta target yang harus dipenuhi. Biarpun suatu divisi sama dengan perusahaan lain, bentuk dari penilaian kinerja masing-masing perusahaan pasti berbeda.

4. Rekrutmen dan Seleksi

HRD berperan vital untuk menentukan karyawan mana yang sangat berpotensi untuk memajukan perusahaan tersebut. Saat ini, IP dan nilai akademik tetap menjadi salah satu faktor penentu, tapi bukan satu-satunya jika akan merekrut karyawan. Kemampuan, pengalaman, dan berbagai hal lain yang disebut softskills memainkan peran dominan bagi para calon karyawan untuk direkrut.

Setelah sesuai dengan standar rekrutmen, masuklah ke tahap seleksi. Di tahap seleksi ini ada berbagai metode yang diterapkan HRD antara lain tes psikologi ataupun wawancara. Tahap ini adalah langkah yang amat sangat penting karena inilah tahap awal perusahaan akan dibawa kemana sebenarnya dipraktekkan, yakni tergantung SDM itu sendiri.

Pada dasarnya HRD bisa menilai pola pikir dan juga perilaku secara langsung dari tes psikolog serta interview langsung. Divisi yang menilai kandidat dapat mengetahui mana-mana kandidat yang berperilaku sopan dan tidak arogan

5. Compensation dan Benefit

Sistem kompensasi identik dengan pekerjaan sebagai sales atau penjualan. Ketika kita bisa menembus target, maka akan diberi keuntungan atau kompensasi. Ternyata, sistem kompensasi dan benefit itu bermacam-macam dan tidak sebatas dengan uang belaka. Contoh di atas, dapat menjadi salah satu program CnB yang ditawarkan oleh perusahaan.

Namun, berbagai hal lain seperti “apa sih yang bisa kita dapatkan dengan bekerja di suatu perusahaan A, misalnya?” adalah bentuk konkrit lainnya dari CnB ini. misalkan, kita adalah fresh graduate yang ingin bekerja di bidang radio, maka, salah satu keuntungan yang akan kita peroleh dengan bekerja di sana adalah melatih skill interpersonal dan komunikasi kita.

Sistem CnB tetap harus memperhatikan kondisi perusahaan terkait keuangan dan ketersediaan sumber daya, mengingat compensation and benefit merupakan suatu sistem yang seharusnya diterapkan adil ke semua karyawan. Prinsip adil disini tidak serta merta “saya dapat 100, kamu juga dapat 100” tetapi tetap disesuaikan dengan kinerja, dan apa yang diberikan karyawan ke perusahaan itu sendiri.HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi.

6. Personnel Administration

Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap database karyawan, payroll dan pembayaran benefit lainnya, manajemen pinjaman karyawan, manajemen absensi, pencatatan cuti tahunan, hingga sistem kontrak kerja.

Ini bukan hanya pekerjaan administratif. Kita perlu mempertimbangkan poin-poin di bawah pada saat bersamaan;

  • Apakah Anda memiliki orang yang tepat di tempat yang tepat?
  • Apakah ada departemen yang kekurangan staf atau memiliki terlalu banyak karyawan?
  • Apakah karyawan dipertahankan?
  • Apakah remunerasi (gaji) sepadan dengan pekerjaan yang diberikan oleh karyawan?
  • Apakah jam kerja dikelola dengan baik?

7. Penilaian Kinerja

Evaluasi adalah momen dimana perusahaan menilai kinerja karyawan sekaligus melakukan refleksi terhadap program pelatihan dan pengembangan yang disediakan untuk karyawan. Jika terlihat tidak ada perkembangan, manajemen harus memikirkan cara memperbaiki kualitas pelatihan dan pengembangan karyawan.

Selain itu, jika kriteria penilaian tidak jelas, besarnya kemungkinan karyawan akan kehilangan arah yang akan memengaruhi motivasi mereka. Evaluasi sangat penting dan berperan dalam pertumbuhan perusahaan.

8. Career Planning

Perencanaan karier adalah salah satu tugas HRD yang sangat penting, khususnya bagi karyawan. Salah satu alasan resign karyawan adalah tidak merasa memiliki prospek perkembangan diri dan peningkatan karier di perusahaan.

HRD bersama dengan manajemen harus mampu merancang program perencanaan karir untuk setiap lapisan karyawan, agar karyawan yang bekerja di perusahaan memiliki motivasi untuk mencapai target tersebut dan tidak mudah berpikir untuk pindah ke perusahaan lain.

9. Menciptakan Lingkungan Kerja Kondusif

Bagaimana pun juga, sebuah organisasi pastinya terdiri dari beragam latar belakang yang menjadikan organisasi tersebut unik. Menyatukan puluhan, ratusan, ribuan karyawan dengan sifat, usia, cara pikir yang berbeda bisa menjadi tantangan besar.

Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar, antara lain:

  • Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
  • Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.
  • Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
  • Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
  • Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
  • Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
  • Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
  • Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

Fungsi HRD

Berikut ini terdapat beberapa fungsi hrd, terdiri atas:

  1. Perencanaan, Merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan, yaitu dengan menetapkan program kepegawaian sesuai fungsi-fungsi yang dimiliki HRD.
  2. Pengorganisasian, Mengorganisir semua karyawan melalui penetapan pembagian kerja, hubungan kerja, pendelegasian wewenang, integrasi dan koordinasi dalam bagan organisasi.
  3. Pengarahan, Mengarahkan semua karyawan agar bersedia bekerja sama, bekerja efektif serta efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.
  4. Pengendalian, Mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan perusahaan serta bekerja sesuai rencana yang telah ditetapkan perusahaan. Selanjutnya jika ditengah perjalanan ternyata terdapat penyimpangan atau kesalahan maka harus diadakan tindakan korektif atau perbaikan serta penyempurnaan rencana tersebut. Kehadiran karyawan, kedisiplinan, perilaku, kerjasama, pelaksanaan pekerjaan dan menjaga situasi lingkungan pekerjaan adalah hal-hal yang harus dikendalikan perusahaan.
  5. Rekruitmen Melaksanakan proses seleksi dan penarikan, penempatan untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  6. Pengembangan, Pengembangan adalah proses peningkatan ketrampilan teknis, teoritis, konseptual dan moral karyawan melaui pendidikan dan pelatihan (training) yang diberikan sesuai kebutuhan pekerja masa kini maupun masa yang akan datang.
  7. Kompensasi Pemberian balas jasa langsung dan tidak langsung, baik itu berupa uang atau barang kepada karyawan sebagai imbal jasa yang diberikan kepada perusahaan dengan prinsip adil dan layak, yaitu adil karena sesuai dengan prestasi kerjanya serta layak karena dapat memenuhi kebutuhan primernya yang berpedoman pada sekurang-kurangnya sama dengan batas upah minimum pemerintah.
  8. Pengintegrasian, Pengintegrasian adalah aktivitas untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar tercipta kerja sama yang serasi, sinergis dan saling menguntungkan.
  9. Pemeliharaan Aktivitas untuk menjaga atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap mau bekerja sama sampai dengan pensiun tiba dengan program kesejahteraan karyawan.
  10. Kedisiplinan Untuk mencapai tujuan maksimal, kedisiplinan merupakan fungsi HRD yang terpenting, karena tanpa kedisiplinan yang baik akan sulit terwujud tujuan yang maksimal. Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan yang berlaku.
  11. Pemberhentian Pemutusan hubungan kerja ini dapat terjadi oleh berbagai sebab, seperti keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun dan sebagainya.

Mekari Talenta Rekomendasi Aplikasi HR Terbaik

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan personalia.

Dengan aplikasi personalia Talenta, maka segala informasi terkait kepegawaian dapat diakses oleh personalia dengan mudah hanya dalam satu aplikasi Talenta saja yang sudah terintegrasi dengan fitur lainnya. Selengkapnya mengenai aplikasi personalia dapat Anda akses pada: https://www.talenta.co/solusi/aplikasi-personalia/.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Fitur Keunggulan Mekari Talenta

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Software HRIS by Talenta dapat diakses dengan mudah di https://www.talenta.co/fitur/software-hris/.

 

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.