Tim HR: Pahami Surat Peringatan Karyawan

Tim HR: Pahami Surat Peringatan Karyawan

Seperti hal yang pada hubungan sosial, hubungan industrial juga bisa sarat dengan permasalahan atau konflik pekerjaan. Salah satu output yang bisa hadir dalam permasalahan di hubungan industrial sendiri adalah adanya surat peringatan atau biasa disingkat dengan SP karyawan.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Menurut UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, hubungan industrial adalah hubungan yang terbentuk antara para pelaku dalam proses produksi barang/jasa yang terdiri dari unsur pengusaha, pekerja/buruh dan pemerintah yang didasarkan pada nilai-nilai Pancasila dan Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

1. Apa Itu Surat Peringatan?

Apa Itu Surat Peringatan?   

Secara umum, surat peringatan adalah suatu teguran secara tertulis kepada karyawan yang melakukan pelanggaran peraturan perusahaan dengan tujuan untuk membina karyawan tersebut. Surat peringatan juga dilakukan guna menghindari adanya pemecatan atau PHK terhadap karyawan, karena surat peringatan diharap mampu memberikan teguran dan binaan yang tepat kepada karyawan dengan ekspektasi karyawan tidak lagi melakukan pelanggaran.

2. Seberapa Pentingkah Surat Peringatan?

Seberapa Pentingkah Surat Peringatan?

Pada Pasal 102, UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 dijelaskan masing-masing peran dari pemerintah, pekerja dan juga perusahaan sebagai berikut:

  • Dalam melaksanakan hubungan industrial, pemerintah mempunyai fungsi menetapkan kebijakan, memberikan pelayanan, melaksanakan pengawasan, dan melakukan penindakan terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.
  • Dalam melaksanakan hubungan industrial, pekerja/buruh dan serikat pekerja/serikat buruhnya mempunyai fungsi menjalankan pekerjaan sesuai dengan kewajibannya, menjaga ketertiban demi kelangsungan produksi, menyalurkan aspirasi secara demokratis, mengembangkan keterampilan, dan keahliannya serta ikut memajukan perusahaan dan memperjuangkan kesejahteraan anggota beserta keluarganya.
  • Dalam melaksanakan hubungan industrial, pengusaha dan organisasi pengusahanya mempunyai fungsi menciptakan kemitraan, mengembangkan usaha, memperluas lapangan kerja, dan memberikan kesejahteraan pekerja/buruh secara terbuka, demokratis, dan berkeadilan.

Untuk dapat menjalankan masing-masing peran pada hubungan industrial, diperlukan adanya perjanjian kerja yang memuat syarat-syarat, hak, dan kewajiban antara pekerja dan juga pengusaha dengan tujuan baik pekerja maupun pengusaha dapat mendapatkan hak-haknya dengan adil dan juga menjalankan kewajibannya.

Surat peringatan menjadi salah satu jalan yang diambil perusahaan bila kemudian ada karyawan yang tidak dapat menjalankan kewajibannya dengan baik dan sesuai aturan padahal perusahaan telah memenuhi hak-hak kerja karyawan tersebut.

Note: Dapatkan informasi lebih lanjut seputar Serba-Serbi Surat Peringatan Kerja.

3. Bagaimana Ketentuan SP Karyawan Menurut UU Ketenagakerjaan?

Bagaimana Ketentuan Menurut UU Ketenagakerjaan?

Ketentuan tentang surat peringatan ini tercantum pada Pasal 161 ayat (1) – (3) yang berbunyi:

  • Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
  • Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
  • Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).

Pada ayat 1 dijelaskan bahwa sebenarnya perusahaan tidak dapat langsung memutuskan untuk melakukan pemecatan atau PHK terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran peraturan perusahaan, namun perusahaan harus memberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga dengan jarak waktu 6 bulan untuk masing-masing surat peringatan. 

Contohnya, bila perusahaan memberikan surat peringatan pertama pada bulan Maret kepada Andi, maka ada waktu selama 6 bulan bagi Andi untuk memperbaiki kesalahannya. Namun bila kemudian selama waktu yang telah diberikan tersebut tidak ada perubahan dan semakin buruk, maka perusahaan dapat memberikan surat peringatan kedua kepada Andi pada bulan Agustus. Tetapi hal ini bisa berbeda tergantung pada perjanjian kerja sama yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.

Yang terakhir, tim HR juga harus memahami bahwa karyawan yang dipecat atau PHK setelah diberikan surat peringatan pertama, kedua dan ketiga memiliki hak-hak yang harus dipenuhi perusahaan seperti memperoleh uang pesangon dengan perhitungan sebagai berikut:

Masa Kerja Ketentuan Uang Pesangon
< 1 tahun 1 bulan upah
1 – 2 tahun 2 bulan upah
2 – 3 tahun 3 bulan upah
3 – 4 tahun 4 bulan upah
4 – 5 tahun 5 bulan upah
5 – 6 tahun 6 bulan upah
6 – 7 tahun 7 bulan upah
7 – 8 tahun 8 bulan upah
> 9 tahun 9 bulan upah

Uang penghargaan masa kerja dengan hitungan:

Masa Kerja Ketentuan Uang Penghargaan Masa Kerja
3 – 6 tahun 2 bulan upah
6 – 9 tahun 3 bulan upah
9 – 12 tahun 4 bulan upah
12 – 15 tahun 5 bulan upah
15 – 18 tahun 6 bulan upah
18 – 21 tahun 7 bulan upah
21 – 24 tahun 8 bulan upah
> 24 tahun 10 bulan upah

Dan uang penggantian hak dengan yang meliputi cuti tahunan sesuai dengan ketentuan pada Pasal 156 ayat (4). 

Note: Ketahui bagaimana Ketentuan Pemberian Surat Peringatan Karyawan hanya di artikel Talenta.

4. Contoh Surat Peringatan Karyawan

Berikut merupakan Surat Peringatan (SP) 1 untuk karyawan yang melanggar ketentuan jam masuk kerja:

Salah satu pelanggaran yang mungkin dilakukan karyawan adalah ketidakdisiplinan karyawan terhadap jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan, oleh karena itu penting bagi perusahaan memiliki data kehadiran karyawan yang lengkap dan akurat untuk meminimalisir dan menekan tindak ketidakdisiplinan karyawan tersebut.

Salah satu software HR yang bisa membantu hal ini adalah Talenta, Talenta memiliki fitur pencatatan absen secara online sehingga data kehadiran karyawan dapat dicatat dengan akurat dan data tersebut langsung terintegrasi dengan sistem payroll setiap karyawan. Hal ini tentu akan memudahkan melakukan perhitungan denda dan pemberian sanksi seperti SP yang harus diterima karyawan.

Ketahui produk-produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. 


PUBLISHED08 May 2020
Dewi Maharani
Dewi Maharani