Insight Talenta

Pahami Prosedur Sistem Penggajian yang Memudahkan Kerja Manajemen

Sistem penggajian karyawan atau istilah modernnya sistem payroll merupakan sistem yang membantu perusahaan dalam mengelola hal-hal yang berkaitan dengan gaji termasuk untuk membuat slip gaji online karyawan.

Gaji sendiri merupakan balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu dari perusahaan tempatnya bekerja.

Perusahaan tentu tidak menginginkan adanya kesalahan dalam pembayaran upah karyawan.

Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mengatur soal pendapatan termasuk penggajian karyawan.

Data yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian

penggajian

Sistem payroll dapat berjalan dengan adanya masukan data di dalamnya.

Dengan begitu, proses pembayaran upah tidak terlambat dan teratur sebagaimana mestinya. Masukan data yang dibutuhkan dalam sistem penggajian terbagi menjadi dua, yaitu:

Data Konstan

Data konstan merupakan data yang tetap dan tidak berubah dalam sistem upah.

Data konstan hanya perlu dimasukkan sekali di awal, tidak perlu dimasukkan ke sistem secara berkala tiap periode pembayaran gaji.

Data konstan ini berubah hanya jika ada pembaruan data karyawan.

Data-data konstan meliputi:

  1. Nama karyawan
  2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
  3. Status pernikahan dan jumlah tanggungan
  4. Jumlah Penghasilan Tidak Kena Pajak
  5. Jumlah gaji
  6. Divisi tempat bekerja
  7. Iuran BPJS

Data Variabel

Data Variabel merupakan data tidak tetap yang selalu berubah tiap periode pembayaran gaji.

Oleh sebab itu, data variabel perlu dimasukkan ke sistem pengupahan setiap periode pembayaran.

Data-data variabel berisi:

  1. Jumlah jam atau hari kerja
  2. Jumlah cuti, izin, atau sakit
  3.  Hari libur
  4. Penghasilan dan potongan pajak kumulatif

Nah, sekarang mari ketahui dan pelajari tentang prosedurnya.

Prosedur Sistem Penggajian

komponen upah minimum

Sistem penggajian mengatur berbagai prosedur yang memungkinkan perusahaan mencari, menyeleksi, atau memecat pekerja, serta untuk mengendalikan pembayaran upah pekerja.

Prosedurnya tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan karena tentu kebutuhan dan kepentingan tiap perusahaan berbeda-beda.

Jaringan prosedur yang ada dalam sistem salary terdiri dari hal-hal berikut.

Prosedur Pencatat Waktu Hadir

Prosedur ini berguna untuk mencatat waktu kehadiran pekerja menggunakan sistem kehadiran yang diterapkan masing-masing perusahaan.

Catatan waktu kehadiran tentu berfungsi untuk menentukan upah yang didapat pekerja.

Sistem kehadiran otomatis yang biasa digunakan perusahaan di antaranya adalah sistem absensi digital, penggunaan kartu, absensi sidik jari, absensi berbasis web, dan absensi biometrik.

Baca juga: Absensi Online: Solusi People Engagement Saat WFH

Prosedur Pencatat Waktu Kerja

Sebuah perusahaan biasanya menerapkan jam kerja selama 8 jam sehari.

Jika pekerja bekerja kurang dari 8 jam, maka dianggap pulang lebih cepat.

Sedangkan pekerja yang bekerja melebihi 8 jam dapat dianggap lembur.

Kebijakan pulang cepat dan lembur karyawan tentu telah diatur oleh perusahaan dan akan berpengaruh pada gaji yang didapat pekerja.

Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Prosedur pembuatan daftar upah berdasarkan pada surat keputusan mengenai pengangkatan pekerja baru, pemberhentian karyawan, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, daftar salary bulan sebelumnya, dan cara membuat daftar hadir online pekerja.

Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Prosedur distribusi gaji disalurkan kepada tiap divisi yang menikmati manfaat tenaga kerja.

Distribusi ini berguna untuk mengendalikan biaya dan menghitung harga pokok produk.

Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran upah memiliki kaitan dengan fungsi akuntansi dan keuangan.

Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek pembayaran gaji, sedangkan fungsi keuangan mencairkan cek tersebut atau mengirimkan uang ke rekening pekerja.

Penggajian Karyawan

Baca juga: Rumus Contoh Cara Menghitung Gaji Karyawan Bulanan hingga Per Jam

Bagaimana Sistem Penggajian yang Baik?

Setiap perusahaan pastinya memiliki sistem upah karyawan yang berbeda-beda, entah menggunakan excel maupun menggunakan software khusus. secara umum, beginilah sistem salary karyawan yang berlaku di suatu perusahaan.

  • Untuk menghitung upah karyawan, tim HRD akan memperoleh data konstan dan data variabel yang sudah valid agar dapat diproses untuk menentukan penghasilan karyawan per orang. Data tersebut didapat dari penilaian kinerja karyawan bila perusahaan menggunakan aplikasi kepegawaian
  • Lalu, tim HRD akan melakukan cara menghitung pajak penghasilan orang pribadi (PPh 21) sesuai status jabatan maupun keluarga
  • Setelah itu, tim HRD mendapatkan rekapan revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak,serta membuat slip dan daftar gaji seluruh karyawan
  • Perhitungan upah tersebut kemudian direvisi oleh bagian divisi keuangan perusahaan
  • Apabila tidak ada kesalahan, tim HRD akan membuat cek tunai yang berisi jumlah gaji seluruh karyawan dan menyerahkannya kepada pimpinan perusahaan untuk diproses
  • Terakhir, tim HRD akan melakukan cek tunai, mentransfernya ke payroll bank mitra agar dapat  ditransfer ke rekening masing-masing karyawan

Sistem penggajian dibuat untuk memudahkan kerja manajemen dalam mengatur dan membayarkan upah kepada setiap pekerja yang bekerja di perusahaan.

Dengan menerapkan sistem, perusahaan menekan angka kesalahan atau kekeliruan yang dapat menyebabkan masalah ke depannya.

Masalah uang tentu sangat sensitif bagi setiap orang. Oleh karena itu sistem penggajian dibuat sedemikian rupa untuk melancarkan proses penghitungan dan pembayaran upah.

Cara ini berlaku untuk sistem gaji karyawan cafe maupun sistem gaji PNS, swasta, dan lainnya.

Untuk menghitung upah karyawan agar lebih praktis dan akurat, Anda bisa memanfaatkan software HR seperti Talenta sebagai solusi.

Tunggu apalagi? Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir dengan klik link di bawah ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar  dan link di bawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRIS Talenta Sekarang!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Baca juga: Pusing Menghitung PPH 21? Permudah dengan Aplikasi Excel Gaji Karyawan!


PUBLISHED16 Mar 2022
Poppy
Poppy