Pahami Sistem Penggajian dan Prosedur yang Mengaturnya

Pahami Sistem Penggajian dan Prosedur yang Mengaturnya

Sistem penggajian karyawan atau istilah modernnya sistem payroll merupakan sistem yang membantu perusahaan dalam mengelola hal-hal yang berkaitan dengan gaji. Gaji sendiri merupakan balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu dari perusahaan tempatnya bekerja. Perusahaan tentu tidak menginginkan adanya kesalahan dalam pembayaran gaji karyawan. Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mengatur soal penggajian karyawan.

Data yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian

Sistem penggajian dapat berjalan dengan adanya masukan data di dalamnya. Dengan begitu, proses pembayaran gaji tidak terlambat dan teratur sebagaimana mestinya. Masukan data yang dibutuhkan dalam sistem penggajian terbagi menjadi dua, yaitu:

Data Konstan

Data konstan merupakan data yang tetap dan tidak berubah dalam sistem penggajian. Data konstan hanya perlu dimasukkan sekali di awal, tidak perlu dimasukkan ke sistem secara berkala tiap periode pembayaran gaji. Data konstan ini berubah hanya jika ada pembaruan data dari pekerja. Data-data konstan meliputi:

  1. Nama karyawan.
  2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
  3. Status pernikahan dan jumlah tanggungan.
  4. Jumlah penghasilan tidak kena pajak.
  5. Jumlah gaji.
  6. Divisi tempat bekerja.
  7. Iuran BPJS.

Data Variabel

Data Variabel merupakan data tidak tetap yang selalu berubah tiap periode pembayaran gaji. Oleh sebab itu, data variabel perlu dimasukkan ke sistem penggajian setiap periode pembayaran. Data-data variabel berisi:

  1. Jumlah jam atau hari kerja.
  2. Jumlah cuti, izin, atau sakit.
  3.   Hari libur.
  4. Penghasilan dan potongan pajak kumulatif.

Baca juga: Cara Hitung Gaji Karyawan dan Pentingnya Aplikasi Payroll

Prosedur Sistem Penggajian

Sistem penggajian mengatur berbagai prosedur yang memungkinkan perusahaan mencari, menyeleksi, atau memecat pekerja, serta untuk mengendalikan pembayaran gaji pekerja. Prosedurnya tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan karena tentu kebutuhan dan kepentingan tiap perusahaan berbeda-beda. Jaringan prosedur yang ada dalam sistem penggajian terdiri dari hal-hal berikut.

Prosedur Pencatat Waktu Hadir

Prosedur ini berguna untuk mencatat waktu kehadiran pekerja menggunakan sistem kehadiran yang diterapkan masing-masing perusahaan. Catatan waktu kehadiran tentu berfungsi untuk menentukan gaji yang didapat pekerja. Sistem kehadiran yang biasa digunakan perusahaan di antaranya adalah sistem absensi digital, penggunaan kartu, absensi sidik jari, absensi berbasis web, dan absensi biometrik.

Prosedur Pencatat Waktu Kerja

Sebuah perusahaan biasanya menerapkan jam kerja selama 8 jam sehari. Jika pekerja bekerja kurang dari 8 jam, maka dianggap pulang lebih cepat. Sedangkan pekerja yang bekerja melebihi 8 jam dapat dianggap lembur. Kebijakan pulang cepat dan lembur tentu telah diatur oleh perusahaan dan akan berpengaruh pada gaji yang didapat pekerja.

Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Prosedur pembuatan daftar gaji berdasarkan pada surat keputusan mengenai pengangkatan pekerja baru, pemberhentian karyawan, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir pekerja.

Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Prosedur distribusi gaji disalurkan kepada tiap divisi yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi ini berguna untuk mengendalikan biaya dan menghitung harga pokok produk.

Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran gaji memiliki kaitan dengan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek pembayaran gaji, sedangkan fungsi keuangan mencairkan cek tersebut atau mengirimkan gaji ke rekening pekerja.

Note: Tingkatkan pengetahuan Anda tentang sistem payroll dengan mangakses eBook Panduan Menghitung Gaji Karyawan disajikan lengkap-komprehensif dan dapat Anda dapatkan secara gratis!

Bagaimanakah Sistem Penggajian Karyawan?

Setiap perusahaan pastinya memiliki sistem penggajian karyawan yang berbeda-beda, entah menggunakan excel maupun menggunakan software khusus. secara umum, beginilah sistem penggajian karyawan yang berlaku di suatu perusahaan.

  • Untuk menghitung gaji karyawan, tim HRD akan memperoleh data konstan dan data variabel yang sudah valid agar dapat diproses untuk menentukan gaji karyawan per orang.
  • Lalu, tim HRD akan menghitung pajak penghasilan (PPh 21) karyawan sesuai status jabatan maupun keluarga.
  • Setelah itu, tim HRD mendapatkan rekapan revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak,serta membuat slip dan daftar gaji seluruh karyawan.
  • Perhitungan gaji tersebut kemudian direvisi oleh bagian divisi keuangan perusahaan.
  • Apabila tidak ada kesalahan, tim HRD akan membuat cek tunai yang berisi jumlah gaji seluruh karyawan dan menyerahkannya kepada pimpinan perusahaan untuk diproses.
  • Terakhir, tim HRD akan melakukan cek tunai, mentransfernya ke bank mitra agar dapat  ditransfer ke rekening masing-masing karyawan.

Sistem penggajian dibuat untuk memudahkan kerja manajemen dalam mengatur dan membayarkan gaji kepada setiap pekerja yang bekerja di perusahaan. Dengan menerapkan sistem, perusahaan menekan angka kesalahan atau kekeliruan yang dapat menyebabkan masalah ke depannya. Masalah gaji tentu sangat sensitif bagi setiap orang. Oleh karena itu sistem penggajian dibuat sedemikian rupa untuk melancarkan proses penghitungan dan pembayaran gaji.

Baca juga: Pusing Menghitung PPH 21? Permudah dengan Aplikasi Gaji Karyawan!

Untuk menghitung gaji karyawan agar lebih praktis dan akurat, Anda bisa memanfaatkan software HR seperti Talenta sebagai solusi. Tunggu apalagi? Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. 


PUBLISHED11 May 2020
Poppy
Poppy