Insight Talenta

Prosedur Sistem Penggajian Karyawan Atau Pegawai Terbaik

Sistem penggajian karyawan atau istilah modernnya sistem payroll adalah merupakan sistem yang membantu perusahaan dalam mengelola hal-hal yang berkaitan dengan gaji pegawai, termasuk untuk membuat slip gaji online karyawan.

Dimana Gaji sendiri merupakan balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu dari perusahaan tempatnya bekerja.

Jadi secara harfiah, arti atau pengertian sistem penggajian adalah sebuah proses yang akan mengatur segala sesuatu terkait dengan proses pembayaran gaji atau upah karyawan, termasuk perhitungan tarif pajak penghasilan pegawai.

Sistem ini biasanya akan melibatkan segala perhitungan upah, jumlah jam kerja, shift karyawan, pencetakan juga pembuatan slip gaji, hingga pemotongan pajak karyawan sesuai dengan ketentuan pemerintah.

Karena cukup kompleks, perusahaan tentu tidak menginginkan adanya kesalahan dalam pembayaran upah karyawan bukan?

Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mengatur soal pendapatan termasuk penggajian karyawan.

Jangan sampai muncul pertanyaan jam berapa biasanya gaji ditransfer dari karyawan sehingga mengganggu produktivitas mereka.

Lalu artinya apakah perusahaan perlu mengembangkan sistem informasi penggajian sendiri? Dengan membaca tulisan di blog Mekari Talenta ini akan terjawab alasannya!

Data yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian Karyawan Atau Pegawai

penggajian

Seperti telah diketahui, pembayaran kepada pekerja yang dilakukan secara teratur disebut sistem penggajian.

Dimana dalam hal ini Sistem payroll akan dapat berjalan dengan adanya masukan data di dalamnya.

Dengan begitu, proses pembayaran upah tidak terlambat dan teratur sebagaimana mestinya karena data sudah lengkap.

Umumnya masukan data yang dibutuhkan dalam sistem penggajian karyawan atau pegawai ini adalah terbagi menjadi dua, yaitu:

Data Konstan

Data konstan merupakan data yang tetap dan tidak berubah dalam sistem upah.

Data konstan hanya perlu dimasukkan sekali di awal, tidak perlu dimasukkan ke sistem secara berkala tiap periode pembayaran gaji.

Data konstan ini berubah hanya jika ada pembaruan data karyawan.

Data-data konstan meliputi:

  1. Nama karyawan
  2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
  3. Status pernikahan dan jumlah tanggungan
  4. Jumlah Penghasilan Tidak Kena Pajak
  5. Jumlah gaji
  6. Divisi tempat bekerja
  7. Iuran BPJS

Data Variabel

Data Variabel merupakan data tidak tetap yang selalu berubah tiap periode pembayaran gaji.

Oleh sebab itu, data variabel perlu dimasukkan ke sistem pengupahan setiap periode pembayaran.

Data-data variabel berisi:

  1. Jumlah jam atau hari kerja
  2. Jumlah cuti, izin, atau sakit
  3. Hari libur
  4. Penghasilan dan potongan pajak kumulatif

Nah, sekarang mari ketahui dan pelajari tentang prosedurnya.

Prosedur Sistem Penggajian Karyawan Atau Pegawai Yang Baik Adalah Seperti Apa?

Prosedur Sistem Penggajian Karyawan Atau Pegawai Yang Baik

Kebijakan dari perusahaan akan berpengaruh pada prosedur yang akan dijalankan. Beberapa kebijakan seperti kebijakan cuti, tunjangan, absensi karyawan, hingga struktur skala upah juga akan berpengaruh disini.

Setelah semua kebijakan diatur dengan jelas, langkah selanjutnya adalah pengumpulan data yang akan diperlukan untuk menghitung gaji beersih dengan format excel.

Lalu sistem penggajian adalah prises yang juga mengatur berbagai prosedur yang memungkinkan perusahaan mencari, menyeleksi, atau memecat karyawan atau pegawai, serta untuk mengendalikan pembayaran upah pekerja.

Prosedurnya tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan karena tentu kebutuhan dan kepentingan tiap perusahaan berbeda-beda.

Jaringan prosedur yang ada dalam sistem salary terdiri dari hal-hal berikut.

Prosedur Pencatat Waktu Hadir

Prosedur ini berguna untuk mencatat waktu kehadiran pekerja menggunakan sistem kehadiran yang diterapkan masing-masing perusahaan.

Catatan waktu kehadiran tentu berfungsi untuk menentukan upah yang didapat pekerja.

Sistem kehadiran otomatis yang biasa digunakan perusahaan di antaranya adalah sistem absen digital, penggunaan kartu, absensi sidik jari, absensi berbasis web, dan absensi biometrik.

Baca juga: Absensi Online: Solusi People Engagement Saat WFH

Prosedur Pencatat Waktu Kerja

Sebuah perusahaan biasanya menerapkan jam kerja selama 8 jam sehari yang tercatat dalam sebuah attendance management system.

Jika pekerja bekerja kurang dari 8 jam, maka dianggap pulang lebih cepat.

Sedangkan pekerja yang bekerja melebihi 8 jam dapat dianggap lembur.

Kebijakan pulang cepat dan lembur karyawan tentu telah diatur oleh perusahaan dan akan berpengaruh pada gaji yang didapat pekerja.

Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Prosedur pembuatan daftar upah berdasarkan pada surat keputusan pengangkatan pekerja baru, pemberhentian karyawan, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, daftar salary bulan sebelumnya, dan cara membuat daftar hadir online pekerja.

Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Prosedur distribusi gaji pada sistem penggajian karyawan atau pegawai ini adalah sebuah prosedur yang disalurkan kepada tiap divisi yang menikmati manfaat tenaga kerja.

Distribusi ini berguna untuk mengendalikan biaya dan menghitung harga pokok produk.

Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran upah memiliki kaitan dengan fungsi akuntansi dan keuangan.

Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek pembayaran gaji, sedangkan fungsi keuangan mencairkan cek tersebut atau mengirimkan uang ke rekening pekerja.

Arti, pengertian sistem penggajian adalah proses yang mengatur segala sesuatu terkait dengan pembayaran gaji pegawai atau upah karyawan.

Baca juga: Rumus Contoh Cara Menghitung Gaji Karyawan Bulanan hingga Per Jam

Bagaimana Sistem Penggajian Karyawan Atau Pegawai yang Baik?

Setiap perusahaan pastinya memiliki sistem upah karyawan yang berbeda-beda, entah menggunakan excel maupun menggunakan software khusus. secara umum, beginilah sistem salary karyawan yang berlaku di suatu perusahaan.

  • Untuk menghitung upah karyawan, tim HRD akan memperoleh data konstan dan data variabel yang sudah valid agar dapat diproses untuk menentukan penghasilan karyawan per orang. Data tersebut didapat dari penilaian kinerja karyawan bila perusahaan menggunakan aplikasi kepegawaian
  • Lalu, tim HRD akan melakukan cara menghitung pajak penghasilan orang pribadi (PPh 21) sesuai status jabatan maupun keluarga
  • Setelah itu, tim HRD mendapatkan rekapan revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak,serta membuat slip dan daftar gaji seluruh karyawan
  • Perhitungan upah tersebut kemudian direvisi oleh bagian divisi keuangan perusahaan
  • Apabila tidak ada kesalahan, tim HRD akan membuat cek tunai yang berisi jumlah gaji seluruh karyawan dan menyerahkannya kepada pimpinan perusahaan untuk diproses
  • Terakhir, tim HRD akan melakukan cek tunai, mentransfernya ke payroll bank mitra agar dapat  ditransfer ke rekening masing-masing karyawan

 

Sistem penggajian adalah proses yang dibuat untuk memudahkan kerja manajemen dalam mengatur dan membayarkan upah kepada setiap karyawan atau pegawai yang bekerja di perusahaan.

Dengan menerapkan sistem, perusahaan menekan angka kesalahan atau kekeliruan yang dapat menyebabkan masalah ke depannya.

Masalah uang tentu sangat sensitif bagi setiap orang.

Oleh karena itu sistem ini dibuat sedemikian rupa untuk melancarkan proses penghitungan dan pembayaran upah.

Cara ini berlaku untuk sistem gaji karyawan cafe maupun sistem gaji PNS, swasta, dan lainnya.

Gunakan Sistem Penggajian Dari Talenta Untuk Pengelolaan Gaji Karyawan Atau Pegawai Lebih Mudah!

Jadi, apakah perusahaan perlu mengembangkan sistem informasi penggajian?

Tidak perlu, karena untuk menghitung upah karyawan agar lebih praktis dan akurat, Anda bisa memanfaatkan software HR dengan fitur penggajian seperti Talenta sebagai solusi yang mudah dan efisien.

Tunggu apalagi? Jangan sampai muncul keresahan seperti jam berapa biasanya gaji ditransfer yang bisa berakibat menurunnya produktivitas.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir dengan klik link di bawah ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar  dan link di bawah ini.

Banner blog talenta hitung gaji prorata

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Nah, sekarang sudah jelas kalau pembayaran kepada pekerja yang dilakukan secara teratur disebut sistem penggajian karyawan atau pegawai.

Baca juga: Pusing Menghitung PPH 21? Permudah dengan Aplikasi Excel Gaji Karyawan!


PUBLISHED24 Nov 2022
Poppy
Poppy