Struktur dan Skala Upah: Ketentuan, Fungsi, & Cara Membuatnya

Struktur dan skala upah merupakan kewajiban perusahaan dalam mengatur sistem pengupahan yang transparan dan adil.

Penyusunannya membantu perusahaan menetapkan rentang gaji berdasarkan jabatan, masa kerja, kompetensi, dan faktor relevan lainnya agar kebijakan upah lebih terstruktur.

Berdasarkan Permenaker Nomor 1 Tahun 2017, perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah serta memberitahukannya kepada setiap karyawan secara individual.

Penyusunannya perlu memperhatikan aspek golongan jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Perusahaan yang tidak memenuhi ketentuan ini berisiko dikenakan sanksi administratif.

Dengan memahami ketentuan tersebut, perusahaan dapat menyusun struktur dan skala upah secara tepat sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

Berikut penjelasan lengkap mengenai definisi struktur dan skala upah, beserta fungsi, metode, hingga cara menyusunnya.

Apa Itu Struktur dan Skala Upah?

Secara definisi, struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah hingga tertinggi atau sebaliknya yang memuat kisaran nominal upah untuk setiap golongan jabatan di dalam perusahaan.

Melalui struktur dan skala upah, perusahaan dapat mengatur rentang gaji karyawan secara lebih terstruktur berdasarkan jabatan, tanggung jawab, masa kerja, hingga kompetensi yang dimiliki.

Kewajiban penyusunan struktur dan skala upah diatur dalam Pasal 8 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017.

Dalam regulasi tersebut, perusahaan diwajibkan menyusun sekaligus menyampaikan informasi struktur dan skala upah kepada karyawan.

Upah yang tercantum dalam struktur dan skala upah merupakan gaji pokok, yaitu imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan tingkat atau jenis pekerjaan yang besarannya ditentukan melalui kesepakatan antara perusahaan dan pekerja.

Menurut Pasal 2 Ayat (1) Permenaker Nomor 1 Tahun 2017, perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah dengan mempertimbangkan beberapa faktor, seperti:

• golongan jabatan
• masa kerja
• pendidikan
• kompetensi karyawan

Struktur dan skala upah tersebut kemudian ditetapkan oleh pimpinan perusahaan melalui surat keputusan dan berlaku bagi seluruh karyawan yang memiliki hubungan kerja dengan perusahaan.

Perusahaan yang tidak menyusun dan tidak memberitahukan struktur dan skala upah kepada karyawan dapat dikenakan sanksi administratif sesuai ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

Bentuk sanksinya dapat berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, hingga pembekuan kegiatan usaha.

Manfaat Memiliki Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah tidak hanya membantu perusahaan mengatur kompensasi karyawan, tetapi juga berperan penting dalam menjaga konsistensi penggajian, meningkatkan transparansi, dan mendukung pengelolaan tenaga kerja dalam jangka panjang.

Perusahaan yang memiliki struktur dan skala upah yang jelas biasanya lebih mudah menjaga keadilan internal, mengendalikan pertumbuhan biaya tenaga kerja, serta membangun proses promosi dan rekrutmen yang lebih terukur.

Berikut beberapa manfaat struktur dan skala upah bagi perusahaan.

1. Meningkatkan Kepercayaan dan Retensi Karyawan

Salah satu manfaat terbesar dari struktur dan skala upah adalah membantu perusahaan membangun kepercayaan karyawan terhadap keputusan kompensasi yang diberikan.

Ketika karyawan memahami bagaimana rentang gaji ditentukan, bagaimana promosi memengaruhi kenaikan upah, dan bagaimana jenjang penghasilan berkembang di setiap level jabatan, mereka biasanya akan melihat perusahaan sebagai organisasi yang lebih profesional dan transparan.

Hal ini penting karena masalah retensi karyawan sering kali bukan hanya dipengaruhi nominal gaji, tetapi juga persepsi terhadap keadilan kompensasi di dalam perusahaan.

Dalam praktiknya, karyawan biasanya lebih dulu membandingkan penghasilan secara internal sebelum melihat standar pasar eksternal.

Ketika posisi dengan tanggung jawab serupa memiliki perbedaan upah yang terlalu jauh tanpa alasan yang jelas, kepercayaan terhadap perusahaan dapat menurun secara perlahan.

Karena itu, struktur dan skala upah membantu perusahaan menjelaskan keputusan kompensasi secara lebih konsisten sekaligus mengurangi potensi konflik internal maupun turnover karyawan berperforma tinggi.

2. Membantu Mengontrol Payroll dan Perencanaan Kompensasi

Struktur dan skala upah juga membantu perusahaan menjaga pengelolaan payroll agar lebih terkontrol dan terukur.

Dengan adanya rentang upah dan salary band yang jelas, perusahaan dapat mengatur kenaikan gaji, budget rekrutmen, hingga penyesuaian kompensasi dalam batas yang lebih terstruktur.

Hal ini menjadi semakin penting ketika perusahaan berada dalam fase ekspansi atau pertumbuhan tim yang cepat.

Tanpa struktur kompensasi yang jelas, perusahaan lebih rentan mengalami masalah seperti salary compression, penawaran gaji yang tidak konsisten antar divisi, hingga pertumbuhan biaya payroll yang sulit dikendalikan dalam jangka panjang.

Selain itu, karyawan saat ini juga semakin memperhatikan bagaimana perusahaan mengelola kompensasi, bukan hanya jumlah gaji yang diterima.

Dengan struktur dan skala upah yang lebih matang, perusahaan biasanya lebih siap menjaga keseimbangan antara kebutuhan bisnis, kemampuan finansial perusahaan, dan ekspektasi karyawan terhadap kompensasi.

3. Meningkatkan Transparansi dan Daya Saing Rekrutmen

Struktur dan skala upah juga membantu perusahaan menjalankan proses rekrutmen dengan lebih efisien dan transparan.

Recruiter dan hiring manager dapat menentukan rentang penawaran gaji lebih cepat karena batas kompensasi setiap posisi sudah ditetapkan sejak awal.

Kondisi ini membantu mengurangi negosiasi yang terlalu panjang sekaligus menjaga konsistensi penawaran antar kandidat maupun antar departemen.

Di sisi lain, kandidat saat ini juga semakin memperhatikan transparansi kompensasi sebelum menerima tawaran kerja.

Banyak kandidat ingin memahami peluang kenaikan gaji, jenjang karier, serta perkembangan kompensasi dalam jangka panjang sebelum memutuskan bergabung dengan perusahaan tertentu.

Dengan struktur dan skala upah yang jelas, perusahaan dapat menjelaskan posisi gaji, jalur perkembangan karier, serta mekanisme kenaikan kompensasi secara lebih konsisten sepanjang employee lifecycle.

Dalam jangka panjang, konsistensi ini membantu memperkuat employer branding, meningkatkan kepercayaan kandidat, dan membuat perusahaan lebih kompetitif dalam mendapatkan talenta terbaik.

Faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah merupakan kerangka sistematis yang digunakan perusahaan untuk menentukan rentang dan tingkat upah karyawan secara lebih terukur dan konsisten.

Penyusunannya tidak dilakukan secara sembarangan, tetapi harus mengacu pada regulasi ketenagakerjaan yang berlaku, seperti Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah serta ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan.

Dalam praktiknya, struktur dan skala upah disusun berdasarkan beberapa variabel utama agar sistem kompensasi yang diterapkan tetap adil, transparan, dan sesuai dengan tanggung jawab setiap posisi di perusahaan.

1. Golongan Jabatan

Golongan jabatan digunakan untuk mengelompokkan posisi berdasarkan tingkat tanggung jawab, wewenang, serta kompleksitas pekerjaan.

Sebagai contoh, posisi level staf operasional tentu memiliki struktur upah yang berbeda dibanding supervisor, manager, atau head department karena ruang lingkup tanggung jawabnya tidak sama.

Dengan pengelompokan ini, perusahaan dapat membangun jenjang kompensasi yang lebih jelas antar level jabatan.

2. Jabatan dan Ruang Lingkup Pekerjaan

Selain golongan jabatan, perusahaan juga perlu memetakan setiap posisi kerja secara lebih detail.

Hal ini mencakup tugas utama, tanggung jawab, target kerja, hingga kontribusi posisi tersebut terhadap operasional perusahaan.

Misalnya, jabatan teknis, administratif, sales, maupun managerial biasanya memiliki pendekatan kompensasi yang berbeda karena karakter pekerjaannya juga tidak sama.

Karena itu, job description dan job evaluation menjadi bagian penting dalam penyusunan struktur dan skala upah.

3. Masa Kerja

Masa kerja atau senioritas juga menjadi salah satu faktor yang umum digunakan dalam penyusunan struktur upah.

Semakin lama seorang karyawan bekerja dan berkontribusi di perusahaan, biasanya semakin besar pula pengalaman serta pemahaman operasional yang dimiliki.

Karena itu, banyak perusahaan memberikan penyesuaian upah tertentu berdasarkan lama masa kerja untuk menjaga retensi dan menghargai pengalaman karyawan.

Namun, dalam praktik modern, faktor senioritas biasanya tetap dikombinasikan dengan performa dan kompetensi agar sistem kompensasi tetap kompetitif dan adil.

4. Tingkat Pendidikan

Tingkat pendidikan formal juga sering menjadi pertimbangan dalam menentukan struktur dan skala upah.

Jenjang pendidikan seperti SMA/SMK, Diploma, S1, hingga S2 atau S3 biasanya mencerminkan tingkat pengetahuan dasar, kemampuan analisis, maupun kebutuhan kompetensi tertentu dalam suatu posisi.

Meski begitu, perusahaan umumnya tidak hanya melihat gelar pendidikan saja, tetapi juga relevansi pendidikan tersebut terhadap pekerjaan yang dijalankan.

5. Kompetensi Karyawan

Kompetensi menjadi salah satu faktor yang semakin penting dalam sistem pengupahan modern.

Kompetensi mencakup kombinasi pengetahuan, keterampilan, kemampuan teknis, hingga perilaku kerja yang dibutuhkan dalam suatu jabatan.

Contohnya seperti:

• kemampuan komunikasi
• leadership
• analytical thinking
• technical skill
• problem solving
• project management

Karyawan dengan kompetensi yang lebih tinggi biasanya memiliki kontribusi dan nilai bisnis yang lebih besar bagi perusahaan, sehingga struktur kompensasinya juga dapat berbeda.

Dengan mempertimbangkan berbagai faktor tersebut, perusahaan dapat membangun struktur dan skala upah yang lebih objektif, transparan, dan mudah dipertanggungjawabkan.

Selain membantu menjaga keadilan internal, sistem pengupahan yang terstruktur juga mendukung retensi karyawan, perencanaan karier, serta pengelolaan tenaga kerja yang lebih berkelanjutan dalam jangka panjang.

Jenis Struktur dan Skala Upah yang Umum Digunakan

Setiap perusahaan dapat menggunakan model struktur dan skala upah yang berbeda tergantung pada kondisi bisnis, struktur organisasi, kebutuhan tenaga kerja, hingga strategi kompensasi yang dijalankan.

Pemilihan struktur dan skala upah tidak hanya memengaruhi proses payroll, tetapi juga berdampak pada proses rekrutmen, promosi, pengelolaan anggaran gaji, retensi karyawan, hingga fleksibilitas organisasi dalam jangka panjang.

Dalam praktiknya, perusahaan biasanya memilih model struktur upah berdasarkan cara kerja internal perusahaan, seberapa cepat peran pekerjaan berkembang, tingkat persaingan tenaga kerja di industri, serta seberapa fleksibel keputusan kompensasi perlu dibuat.

Berikut beberapa jenis struktur dan skala upah yang paling umum digunakan perusahaan.

1. Struktur dan Skala Upah Berbasis Pasar (Market-Based Salary Structure)

Model ini menyusun rentang gaji berdasarkan kondisi pasar tenaga kerja dan benchmark kompensasi eksternal.

Perusahaan biasanya membandingkan data salary survey, tren rekrutmen, tingkat persaingan talenta, hingga standar gaji kompetitor untuk menentukan posisi gaji setiap jabatan di pasar.

Struktur seperti ini banyak digunakan di industri yang perubahan kompensasinya cukup cepat, seperti teknologi, digital, consulting, engineering, maupun posisi berbasis data.

Sebagai contoh, perusahaan yang merekrut cloud engineer di Indonesia dan Singapura mungkin menemukan bahwa standar gaji posisi tersebut meningkat signifikan dalam satu tahun karena tingginya permintaan pasar.

Dengan pendekatan market-based, perusahaan dapat menyesuaikan salary band untuk posisi tertentu tanpa harus mengubah keseluruhan struktur kompensasi perusahaan.

Dalam implementasinya, perusahaan biasanya mengelompokkan posisi berdasarkan job family seperti HR, finance, engineering, operations, atau sales, lalu menentukan salary range berdasarkan benchmark pasar untuk masing-masing role.

Keunggulan utama model ini adalah fleksibilitas dan kemampuan perusahaan beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan pasar tenaga kerja.

Namun, perusahaan juga perlu rutin memperbarui benchmark gaji karena data kompensasi yang sudah tidak relevan dapat menyebabkan masalah rekrutmen maupun retensi karyawan.

2. Struktur dan Skala Upah Tradisional

Struktur dan skala upah tradisional membagi karyawan ke dalam grade atau level jabatan tertentu dengan rentang gaji yang lebih terstruktur dan relatif sempit.

Kenaikan kompensasi biasanya sangat berkaitan dengan hierarki jabatan, masa kerja, level posisi, dan promosi formal di dalam organisasi.

Model ini umum digunakan pada perusahaan dengan struktur organisasi yang stabil, jalur karier yang jelas, dan pembagian tanggung jawab yang lebih formal.

Sebagai contoh, perusahaan manufaktur dapat membagi struktur kompensasi seperti berikut:

• Grade 5: Admin Officer, Payroll Officer
• Grade 6: Senior Officer, Team Lead
• Grade 7: Assistant Manager
• Grade 8: Manager

Setiap grade memiliki rentang gaji masing-masing dan perpindahan ke grade yang lebih tinggi biasanya membutuhkan promosi formal maupun penambahan tanggung jawab kerja.

Dalam proses penyusunannya, perusahaan biasanya melakukan job evaluation terlebih dahulu dengan mempertimbangkan:

• ruang lingkup tanggung jawab
• tingkat pengambilan keputusan
• kompleksitas pekerjaan
• dampak operasional
• kompetensi yang dibutuhkan

Keunggulan model ini adalah kontrol kompensasi yang lebih konsisten dan proses budgeting yang lebih mudah diprediksi.

Namun, struktur tradisional kadang terasa kurang fleksibel, terutama ketika ada karyawan spesialis dengan perkembangan skill yang jauh lebih cepat dibanding jalur promosi organisasi.

Sebagai solusi, beberapa perusahaan mulai menambahkan specialist career track agar karyawan tetap bisa memperoleh perkembangan kompensasi tanpa harus berpindah ke posisi manajerial.

3. Struktur dan Skala Upah Broadbanding

Broadbanding adalah model struktur dan skala upah yang menggabungkan beberapa grade jabatan ke dalam salary band yang lebih luas.

Berbeda dengan struktur tradisional yang memiliki banyak level sempit, broadbanding memberikan rentang gaji yang lebih fleksibel untuk mendukung perkembangan peran dan mobilitas kerja lintas fungsi.

Model ini biasanya digunakan perusahaan yang memiliki struktur organisasi lebih agile, proses pengambilan keputusan yang cepat, dan pola kerja yang lebih dinamis.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menggabungkan posisi Senior Executive, Assistant Manager, hingga Manager ke dalam satu salary band yang sama dengan rentang kompensasi yang lebih lebar.

Dalam model broadbanding, perkembangan gaji tidak hanya bergantung pada perubahan jabatan formal, tetapi juga mempertimbangkan kontribusi kerja, kedalaman skill, dampak bisnis, dan tanggung jawab yang dijalankan karyawan.

Karena rentang salary band lebih luas, perusahaan biasanya membutuhkan kontrol evaluasi yang lebih kuat agar keputusan kompensasi tetap konsisten antar departemen.

Dalam praktiknya, perusahaan yang menggunakan broadbanding sering menerapkan:

• calibration meeting
• compensation review committee
• salary adjustment guideline
• evaluasi pay equity secara berkala

Keunggulan utama model ini adalah fleksibilitas organisasi dalam mengembangkan peran karyawan tanpa harus terlalu sering melakukan perubahan jabatan formal.

Namun, tanpa governance yang jelas, broadbanding juga berisiko memunculkan ketidakkonsistenan kompensasi karena manajer memiliki ruang keputusan yang lebih besar dalam menentukan penyesuaian gaji.

Metode Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Banyak perusahaan menggunakan metode tertentu untuk membantu menyusun struktur dan skala upah secara lebih terukur dan sistematis.

Berikut beberapa metode penyusunan struktur dan skala upah yang paling umum digunakan perusahaan.

1. Metode Ranking Sederhana

Metode ranking sederhana merupakan metode paling dasar dalam penyusunan struktur dan skala upah.

Pada metode ini, perusahaan mengurutkan jabatan dari level yang paling rendah hingga tertinggi berdasarkan tingkat tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, atau kontribusinya terhadap organisasi.

Metode ini biasanya digunakan oleh perusahaan dengan struktur organisasi yang masih sederhana dan jumlah posisi yang belum terlalu banyak.

Sebagai langkah awal, perusahaan perlu membuat daftar seluruh jabatan beserta uraian tugasnya (job description).

Contohnya:

• Office Boy bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian kantor
• Junior Administrasi menangani administrasi operasional dan dokumentasi
• Senior Administrasi mengelola koordinasi administrasi dan pelaporan
• Manajer memimpin operasional tim dan pengambilan keputusan
• CEO menentukan arah strategis perusahaan

Setelah itu, perusahaan dapat mengurutkan jabatan berdasarkan tingkat tanggung jawab dan kompleksitas pekerjaannya.

Contoh sederhana:

Dari urutan tersebut, perusahaan kemudian menentukan:

• golongan jabatan
• rentang gaji minimum
• rentang gaji maksimum
• salary grade untuk setiap level

Contoh struktur sederhananya:

Keunggulan metode ini adalah mudah diterapkan dan tidak membutuhkan analisis kompensasi yang terlalu kompleks.

Namun, metode ranking sederhana mulai sulit digunakan ketika perusahaan memiliki banyak posisi spesialis dengan karakter pekerjaan yang sangat berbeda.

Sebagai contoh, membandingkan nilai jabatan antara Data Scientist dan Procurement Manager akan lebih sulit jika hanya menggunakan perbandingan umum tanpa framework evaluasi yang lebih detail.

Karena itu, metode ini biasanya lebih cocok digunakan oleh perusahaan skala kecil atau organisasi yang masih berada dalam tahap awal pertumbuhan.

2. Metode Dua Titik

Metode dua titik digunakan untuk menyusun struktur dan skala upah dengan mempertimbangkan dua aspek utama:

• nilai jabatan secara internal
• benchmark gaji di pasar tenaga kerja

Metode ini membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara keadilan internal dan daya saing kompensasi di pasar.

Dalam praktiknya, HR biasanya mulai dengan mengelompokkan jabatan berdasarkan level organisasi terlebih dahulu, kemudian membandingkannya dengan data salary benchmark eksternal.

Sebagai contoh:

Walaupun ketiga posisi tersebut berada pada level organisasi yang sama, standar gaji pasar untuk masing-masing posisi dapat berbeda cukup jauh.

Hal ini biasanya terjadi karena tingkat kelangkaan skill, kebutuhan industri, maupun persaingan tenaga kerja yang berbeda.

Langkah penyusunannya umumnya meliputi:

1. Menentukan daftar jabatan dan level organisasi
2. Mengumpulkan benchmark gaji pasar
3. Menentukan jumlah grade atau golongan jabatan
4. Menentukan midpoint salary untuk setiap grade
5. Menentukan rentang minimum dan maksimum gaji

Dalam metode ini, perusahaan biasanya menggunakan rumus garis lurus untuk menghitung midpoint salary antar grade.

Setelah midpoint ditentukan, perusahaan dapat menghitung batas minimum dan maksimum salary range untuk masing-masing grade.

Contoh sederhananya:

Keunggulan metode dua titik adalah perusahaan dapat tetap menjaga struktur organisasi internal sambil menyesuaikan kompensasi terhadap kondisi pasar.

Metode ini cukup banyak digunakan pada perusahaan yang merekrut kombinasi tenaga kerja operasional dan spesialis sekaligus, seperti:

• software engineer
• data analyst
• cybersecurity
• compliance
• engineering

Namun, perusahaan juga perlu berhati-hati agar perbedaan gaji antar fungsi tidak terlalu jauh karena dapat memunculkan persepsi ketidakadilan internal.

3. Metode Point Factor

Metode point factor merupakan salah satu metode penyusunan struktur dan skala upah yang paling sistematis dan paling banyak digunakan pada perusahaan besar.

Pada metode ini, setiap jabatan dinilai menggunakan sejumlah faktor tertentu yang diberikan bobot dan skor.

Faktor penilaian biasanya meliputi:

• tingkat pendidikan
• technical skill
• problem solving
• tanggung jawab kerja
• kompleksitas pekerjaan
• leadership
• dampak bisnis
• kemampuan komunikasi
• risiko operasional

Setiap faktor kemudian diberikan bobot sesuai prioritas perusahaan.

Contohnya:

Setelah framework penilaian dibuat, setiap posisi akan diberikan skor berdasarkan faktor-faktor tersebut.

Contoh:

Posisi dengan total poin yang mirip kemudian dikelompokkan ke dalam salary grade yang sama sebelum perusahaan menentukan salary range masing-masing.

Perusahaan juga biasanya membutuhkan proses kalibrasi untuk menjaga konsistensi penilaian antar departemen.

Keunggulan utama metode point factor adalah keputusan kompensasi menjadi lebih objektif dan lebih mudah dipertanggungjawabkan karena setiap jabatan dinilai menggunakan framework yang sama.

Metode ini sangat cocok digunakan oleh perusahaan dengan:

• banyak unit bisnis
• jumlah karyawan besar
• struktur organisasi kompleks
• banyak posisi spesialis
• operasional lintas wilayah

Namun, metode ini juga membutuhkan waktu implementasi yang lebih panjang karena perusahaan perlu menyusun faktor evaluasi, sistem scoring, hingga proses kalibrasi secara detail.

Jika standar penilaian antar departemen tidak konsisten, hasil evaluasi juga tetap dapat menimbulkan ketimpangan kompensasi meskipun framework yang digunakan sudah cukup kompleks.

Tahapan Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Menyusun struktur dan skala upah bukan hanya soal menentukan angka gaji untuk setiap posisi. Perusahaan juga perlu memastikan sistem kompensasi yang dibuat tetap adil secara internal, kompetitif di pasar tenaga kerja, dan masih sesuai dengan kemampuan finansial perusahaan.

Karena itu, penyusunan struktur dan skala upah biasanya dilakukan secara bertahap agar keputusan pengupahan tidak dibuat berdasarkan asumsi atau pertimbangan subjektif semata.

Secara umum, berikut tahapan penyusunan struktur dan skala upah yang banyak digunakan perusahaan dan juga mengacu pada Permenaker Nomor 1 Tahun 2017.

1. Menentukan Kebijakan Kompensasi Perusahaan

Sebelum mulai menyusun salary grade atau rentang gaji, perusahaan perlu menentukan arah kebijakan kompensasi terlebih dahulu. Tahap ini menjadi fondasi utama karena akan memengaruhi seluruh keputusan pengupahan berikutnya.

Pada tahap awal, perusahaan biasanya menentukan apakah ingin memosisikan gaji setara pasar, di atas pasar, atau lebih fokus menjaga efisiensi biaya tenaga kerja.

Selain itu, perusahaan juga perlu menentukan apakah kenaikan kompensasi lebih dipengaruhi performa, masa kerja, atau kombinasi keduanya.

Misalnya, perusahaan teknologi biasanya cenderung lebih agresif dalam menawarkan kompensasi untuk posisi tertentu seperti software engineer atau data specialist karena persaingan tenaga kerjanya sangat tinggi.

Sebaliknya, perusahaan dengan struktur organisasi yang lebih stabil biasanya lebih fokus menjaga konsistensi internal antar grade jabatan.

Tanpa arah kompensasi yang jelas sejak awal, keputusan kenaikan gaji dan promosi biasanya menjadi tidak konsisten karena tiap departemen dapat memiliki pendekatan yang berbeda-beda.

2. Melakukan Analisa Jabatan dan Pemetaan Posisi

Tahap berikutnya adalah melakukan analisa jabatan (job analysis) untuk memahami bagaimana pekerjaan dijalankan di dalam organisasi.

Pada tahap ini, perusahaan tidak hanya melihat nama jabatan, tetapi juga mengevaluasi:

• skill dan kompetensi yang dibutuhkan
• ruang lingkup pekerjaan
• tanggung jawab kerja
• hubungan pelaporan
• tingkat pengambilan keputusan

Proses ini penting karena banyak perusahaan memiliki job description yang sudah tidak lagi sesuai dengan kondisi operasional aktual.

Sebagai contoh, seorang HR Generalist di perusahaan yang sedang berkembang bisa saja sudah menangani recruitment, employee engagement, payroll, hingga administrasi HR sekaligus meskipun tanggung jawab awalnya jauh lebih sederhana.

Karena itu, analisa jabatan biasanya tidak cukup hanya melihat dokumen HR lama. HR juga perlu berdiskusi langsung dengan head department atau atasan masing-masing tim agar struktur pekerjaan yang dipetakan benar-benar relevan dengan kondisi kerja sehari-hari.

Setelah seluruh posisi dipetakan, perusahaan biasanya mulai mengelompokkan jabatan ke dalam job family seperti HR, finance, engineering, operations, atau sales sebagai dasar pembentukan struktur kompensasi.

3. Melakukan Evaluasi Jabatan

Setelah posisi dipetakan dengan jelas, perusahaan perlu menentukan nilai relatif masing-masing jabatan di dalam organisasi melalui proses evaluasi jabatan (job evaluation).

Tujuan tahap ini adalah memastikan perusahaan memiliki dasar yang lebih objektif dalam menentukan level jabatan dan rentang kompensasi.

Penilaian biasanya dilakukan dengan melihat tingkat tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, dampak bisnis, risiko operasional, hingga kebutuhan skill pada masing-masing posisi.

Pada praktiknya, tahap ini sering menjadi cukup kompleks karena perusahaan perlu membandingkan posisi dengan karakter pekerjaan yang sangat berbeda.

Sebagai contoh, perusahaan perlu menentukan apakah posisi HR Business Partner memiliki level yang setara dengan Finance Manager, atau apakah spesialis cybersecurity perlu ditempatkan pada grade yang sama dengan legal counsel.

Untuk membantu proses evaluasi, perusahaan biasanya menggunakan metode seperti ranking sederhana, metode dua titik, atau point factor yang telah dijelaskan di atas.

Hasil evaluasi tersebut kemudian digunakan untuk menentukan pengelompokan grade jabatan secara lebih konsisten.

4. Menyusun Salary Grade dan Rentang Gaji

Setelah evaluasi jabatan selesai dilakukan, perusahaan mulai menyusun salary grade dan salary range untuk setiap level jabatan.

Posisi dengan tingkat tanggung jawab dan kontribusi yang relatif setara biasanya ditempatkan pada grade yang sama.

Misalnya, HR Officer, Payroll Officer, dan Procurement Officer dapat berada pada satu grade apabila nilai jabatannya dianggap sebanding.

Pada tahap ini, perusahaan mulai menentukan batas minimum, midpoint, dan batas maksimum gaji untuk setiap grade.

Contoh:

Midpoint biasanya digunakan sebagai acuan posisi gaji ideal perusahaan terhadap pasar tenaga kerja, sementara jarak antara batas minimum dan maksimum menentukan ruang perkembangan kompensasi dalam satu grade.

Di tahap ini, perusahaan juga mulai menentukan apakah struktur kompensasi akan dibuat lebih sempit dengan banyak level jabatan atau lebih fleksibel menggunakan salary band yang lebih luas.

5. Melakukan Benchmark Gaji Pasar

Struktur dan skala upah tidak bisa hanya disusun berdasarkan kondisi internal perusahaan saja. Perusahaan juga perlu memastikan kompensasi yang diberikan masih kompetitif dibanding pasar tenaga kerja.

Karena itu, banyak perusahaan melakukan salary benchmarking menggunakan salary survey, data rekrutmen, maupun benchmark industri untuk melihat standar gaji terbaru di pasar.

Tahap ini menjadi semakin penting untuk posisi-posisi dengan persaingan talenta yang tinggi seperti software engineer, data analyst, cybersecurity, atau posisi spesialis lainnya.

Tidak jarang perusahaan menemukan bahwa posisi tertentu membutuhkan kompensasi yang jauh lebih tinggi dibanding fungsi lain pada level organisasi yang sama karena kondisi pasar tenaga kerja yang berbeda.

Tanpa benchmark pasar yang rutin diperbarui, perusahaan biasanya lebih rentan mengalami kesulitan rekrutmen maupun turnover pada posisi-posisi kritikal.

6. Menentukan Aturan dan Governance Kompensasi

Setelah struktur kompensasi selesai dibuat, perusahaan perlu menentukan aturan yang mengatur bagaimana pergerakan gaji dilakukan di dalam sistem tersebut.

Tahap ini mencakup kebijakan kenaikan gaji tahunan, penyesuaian saat promosi, market adjustment, hingga approval untuk perubahan kompensasi tertentu.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menetapkan bahwa promosi minimal memberikan kenaikan gaji 10–15%, atau karyawan yang sudah mendekati batas maksimum salary range memerlukan approval tambahan sebelum mendapatkan penyesuaian gaji lebih lanjut.

Aturan seperti ini penting untuk menjaga konsistensi keputusan kompensasi antar departemen sekaligus mengurangi potensi ketimpangan internal akibat keputusan manajerial yang terlalu subjektif.

7. Mengevaluasi Dampak Finansial dan Keadilan Internal

Sebelum struktur dan skala upah diterapkan secara penuh, perusahaan biasanya melakukan simulasi untuk melihat dampaknya terhadap payroll dan kondisi internal organisasi.

Pada tahap ini, perusahaan sering menemukan berbagai masalah yang sebelumnya tidak terlihat, seperti salary compression, gap gaji antar departemen, atau ketimpangan antara karyawan lama dan karyawan baru.

Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan implementasi struktur baru masih realistis terhadap kemampuan finansial bisnis dalam jangka panjang.

Karena itu, banyak organisasi memilih menerapkan penyesuaian kompensasi secara bertahap dibanding langsung melakukan perubahan besar sekaligus.

Pendekatan ini biasanya membantu perusahaan menjaga stabilitas biaya payroll tanpa mengorbankan perbaikan sistem kompensasi jangka panjang.

8. Mengomunikasikan dan Meninjau Struktur Upah Secara Berkala

Tahap terakhir adalah memastikan struktur dan skala upah dipahami dengan jelas oleh manajer maupun karyawan.

Komunikasi biasanya dilakukan melalui HRIS, email internal, handbook perusahaan, atau sesi sosialisasi dengan masing-masing tim. Hal ini penting karena banyak karyawan memahami sistem kompensasi melalui penjelasan atasan langsung, bukan hanya dari dokumen HR.

Selain dikomunikasikan dengan baik, struktur dan skala upah juga perlu ditinjau secara berkala agar tetap relevan dengan kondisi bisnis dan pasar tenaga kerja.

Perusahaan umumnya melakukan review setiap 1–2 tahun atau ketika terjadi perubahan besar seperti kenaikan UMP/UMK, restrukturisasi organisasi, perubahan strategi bisnis, maupun meningkatnya kebutuhan skill tertentu di pasar kerja.

Dengan evaluasi yang rutin, perusahaan dapat menjaga sistem kompensasi tetap kompetitif, adil, dan selaras dengan perkembangan organisasi dalam jangka panjang.

Cara Memilih Struktur dan Skala Upah yang Tepat untuk Perusahaan

Dalam memilih struktur dan skala upah, perusahaan perlu mempertimbangkan bagaimana organisasi bekerja sehari-hari, seberapa cepat peran pekerjaan berkembang, bagaimana keputusan kompensasi dikelola secara internal, hingga bagaimana pertumbuhan tenaga kerja diproyeksikan dalam jangka panjang.

Karena itu, struktur kompensasi yang cocok untuk satu perusahaan belum tentu relevan untuk organisasi lain.

Berikut beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan sebelum menentukan struktur dan skala upah.

1. Pahami Kompleksitas Organisasi dan Struktur Tenaga Kerja

Hal pertama yang perlu dievaluasi adalah tingkat kompleksitas organisasi.

Perusahaan dengan struktur kerja yang stabil, jenjang karier yang jelas, dan pembagian pekerjaan yang relatif konsisten biasanya lebih cocok menggunakan struktur kompensasi tradisional karena pengelolaan salary grade dapat dilakukan lebih rapi dan terkontrol.

Sebaliknya, perusahaan dengan banyak unit bisnis, fungsi teknikal, struktur matrix, atau perubahan peran kerja yang cepat biasanya membutuhkan struktur kompensasi yang lebih fleksibel.

Sebagai contoh, perusahaan yang memiliki banyak cabang, tim lintas fungsi, atau proyek dengan kebutuhan skill yang terus berubah sering kali kesulitan menggunakan struktur jabatan yang terlalu kaku karena perkembangan peran kerja berlangsung sangat cepat.

Semakin kompleks struktur organisasi, semakin penting perusahaan memiliki sistem kompensasi yang tetap bisa berkembang tanpa menambah proses administrasi yang terlalu rumit.

2. Pertimbangkan Tingkat Persaingan Pasar Tenaga Kerja

Kondisi pasar tenaga kerja juga harus menjadi pertimbangan utama dalam memilih struktur dan skala upah.

Pada industri dengan persaingan talenta yang tinggi, perusahaan biasanya membutuhkan sistem kompensasi yang lebih responsif terhadap perubahan pasar.

Hal ini banyak terjadi pada pekerjaan di bidang:

• teknologi
• engineering
• cybersecurity
• data analytics
• digital operation

Di bidang seperti ini, standar gaji pasar dapat berubah cukup signifikan hanya dalam waktu singkat.

Jika perusahaan terlalu bergantung pada kenaikan gaji internal yang kaku, daya saing rekrutmen biasanya akan menurun dan risiko turnover menjadi lebih tinggi.

Karena itu, banyak perusahaan memilih menggunakan market-based salary structure atau salary band yang lebih luas agar penyesuaian kompensasi dapat dilakukan lebih fleksibel tanpa harus mengubah keseluruhan struktur grade.

Sementara itu, perusahaan dengan kondisi tenaga kerja yang lebih stabil biasanya cenderung lebih fokus menjaga konsistensi dan kontrol biaya dibanding agresif mengikuti pasar.

3. Menjaga Keseimbangan antara Fairness dan Fleksibilitas

Salah satu keputusan paling sulit dalam pengelolaan kompensasi adalah menentukan seberapa besar fleksibilitas yang dimiliki manajer dalam memberikan penyesuaian gaji.

Struktur yang terlalu rigid memang membantu menjaga konsistensi, tetapi sering kali membuat perusahaan lebih lambat merespons kebutuhan pasar atau risiko retensi karyawan tertentu.

Sebaliknya, struktur yang terlalu fleksibel juga berisiko memunculkan ketimpangan kompensasi apabila keputusan gaji terlalu bergantung pada negosiasi atau preferensi masing-masing atasan.

Karena itu, perusahaan perlu menentukan keseimbangan antara governance kompensasi yang terstandarisasi dan fleksibilitas dalam menghadapi kebutuhan bisnis.

Pada tahap awal pertumbuhan, perusahaan biasanya lebih mengutamakan agility agar keputusan kompensasi bisa dibuat lebih cepat.

Namun, ketika organisasi mulai berkembang lebih besar, governance yang lebih kuat biasanya menjadi semakin penting untuk menjaga konsistensi antar tim dan antar cabang.

4. Pastikan Struktur Kompensasi Bisa Diskalakan

Struktur dan skala upah sebaiknya tidak hanya cocok untuk kondisi perusahaan saat ini, tetapi juga mampu mendukung pertumbuhan organisasi ke depan.

Banyak sistem kompensasi terlihat efektif ketika jumlah karyawan masih sedikit, tetapi mulai sulit dikelola ketika:

• jumlah headcount meningkat
• muncul unit bisnis baru
• organisasi berkembang ke banyak cabang
• struktur pelaporan menjadi lebih kompleks

Sebagai contoh, sistem pengelolaan salary range yang masih bergantung pada spreadsheet manual biasanya mulai tidak efektif ketika perusahaan berkembang ke banyak lokasi atau entitas bisnis.

Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan jalur perkembangan karier dalam struktur kompensasi tetap realistis.

Karyawan idealnya tetap dapat berkembang tanpa harus terus-menerus mendapatkan perubahan jabatan formal hanya demi kenaikan gaji.

Karena itu, banyak perusahaan mulai menggunakan salary band yang lebih luas atau specialist career track agar perkembangan kompensasi tidak selalu bergantung pada promosi struktural.

5. Sesuaikan dengan Strategi Bisnis dan Kemampuan Finansial

Struktur dan skala upah juga harus tetap selaras dengan strategi bisnis dan kondisi finansial perusahaan.

Banyak organisasi terlalu fokus mengejar daya saing eksternal tanpa menghitung apakah pertumbuhan payroll masih realistis untuk dipertahankan dalam jangka panjang.

Padahal, kenaikan kompensasi yang tidak terkontrol dapat menciptakan beban biaya tenaga kerja yang semakin sulit dikelola seiring pertumbuhan organisasi.

Karena itu, HR dan finance perlu memiliki alignment yang kuat saat menentukan struktur kompensasi.

Perusahaan biasanya perlu mempertimbangkan:

• proyeksi pertumbuhan payroll
• kapasitas budget kompensasi
• biaya promosi dan salary adjustment
• frekuensi market adjustment
• rencana ekspansi tenaga kerja jangka panjang

Struktur dan skala upah yang efektif bukan berarti harus paling mahal atau paling kompleks.

Yang paling penting adalah sistem tersebut tetap mudah dijelaskan, konsisten dijalankan, mampu berkembang bersama organisasi, dan tetap relevan terhadap kebutuhan bisnis dalam jangka panjang.

Tantangan dalam Mengelola Struktur dan Skala Upah

Mengelola struktur dan skala upah biasanya masih terasa sederhana ketika jumlah karyawan dan level organisasi belum terlalu kompleks.

Namun, seiring perusahaan berkembang ke lebih banyak divisi, cabang, level jabatan, hingga entitas bisnis yang berbeda, pengelolaan kompensasi juga menjadi jauh lebih sulit untuk dijaga konsistensinya.

Keputusan penggajian yang sebelumnya masih bisa dikelola secara manual melalui spreadsheet atau diskusi antar manajer perlahan mulai memunculkan masalah seperti ketimpangan gaji, salary overlap, hingga proses approval yang tidak seragam antar departemen.

Berikut beberapa tantangan yang paling sering dihadapi perusahaan dalam mengelola struktur dan skala upah.

1. Menjaga Konsistensi Keputusan Kompensasi

Salah satu tantangan terbesar dalam pengelolaan struktur dan skala upah adalah menjaga konsistensi keputusan kompensasi antar tim dan antar manajer.

Tanpa framework yang jelas, setiap atasan biasanya memiliki pendekatan berbeda dalam menentukan kenaikan gaji, salary adjustment, maupun penawaran untuk kandidat baru.

Dalam jangka panjang, kondisi ini dapat memunculkan ketimpangan kompensasi pada karyawan dengan level pekerjaan yang sebenarnya setara.

Masalah seperti ini biasanya mulai terlihat saat perusahaan menjalankan promosi, hiring dalam jumlah besar, atau penyesuaian gaji untuk mempertahankan karyawan tertentu.

Sebagai contoh, dua karyawan dengan tanggung jawab dan performa yang relatif sama bisa saja memiliki gap gaji yang cukup jauh hanya karena proses negosiasi, perbedaan kebijakan antar departemen, atau keputusan manajerial yang tidak konsisten sejak awal.

Tantangan ini juga semakin kompleks pada perusahaan multi-cabang karena praktik kompensasi sering berkembang berbeda di tiap lokasi tanpa standar yang benar-benar terpusat.

Akibatnya, HR harus menghabiskan banyak waktu untuk memperbaiki salary compression, menjelaskan perbedaan kompensasi, hingga menangani isu fairness yang muncul bertahun-tahun kemudian.

2. Data Kompensasi dan Payroll Tidak Terpusat

Semakin besar organisasi, semakin besar pula kemungkinan data kompensasi tersebar di banyak tempat.

Masih banyak perusahaan yang mengelola data salary adjustment, payroll, allowance, bonus, hingga salary review secara terpisah melalui spreadsheet, file manual, atau sistem yang tidak saling terhubung.

Akibatnya, perusahaan sering kesulitan melihat kondisi kompensasi secara menyeluruh.

HR biasanya mulai mengalami kendala seperti sulit memantau salary range tiap grade, tidak mengetahui departemen yang sudah melebihi budget payroll, atau kesulitan melihat gap gaji antar lokasi kerja.

Di sisi lain, finance juga menjadi lebih sulit melakukan forecasting payroll karena perubahan kompensasi tidak terdokumentasi secara real-time.

Dalam organisasi besar, kenaikan gaji kecil yang terjadi di banyak departemen sekaligus dapat memberikan dampak signifikan terhadap total biaya payroll tahunan apabila tidak dimonitor dengan baik.

Masalah ini biasanya semakin terasa saat perusahaan sedang agresif melakukan hiring atau restrukturisasi organisasi.

3. Sulit Menjaga Struktur Upah Tetap Kompetitif

Pasar tenaga kerja terus berubah, terutama untuk posisi-posisi spesialis dan fungsi yang sedang banyak dicari industri.

Perusahaan yang jarang melakukan benchmark gaji biasanya lebih rentan mengalami masalah rekrutmen maupun turnover karena struktur kompensasi mulai tertinggal dari pasar.

Tantangan ini paling sering terjadi pada posisi seperti software engineer, data analyst, cybersecurity, engineering, maupun posisi teknikal lainnya yang pergerakan kompensasinya berubah sangat cepat.

Dalam banyak kasus, struktur grade internal perusahaan sebenarnya masih stabil, tetapi standar gaji pasar berubah signifikan hanya dalam waktu singkat.

Akibatnya, perusahaan mulai menghadapi situasi di mana karyawan baru memiliki gaji setara atau bahkan lebih tinggi dibanding karyawan lama pada level yang sama.

Kondisi seperti ini akhirnya memunculkan tekanan tambahan terhadap retensi karyawan dan fairness internal.

Banyak perusahaan baru menyadari masalah ini ketika turnover mulai meningkat atau kandidat berkualitas mulai menolak penawaran kerja karena kompensasi dianggap kurang kompetitif.

4. Menjaga Fairness dan Kepatuhan Regulasi

Pengelolaan struktur dan skala upah juga semakin sensitif karena ekspektasi karyawan terhadap transparansi kompensasi terus meningkat.

Saat ini, karyawan memiliki akses yang jauh lebih mudah terhadap informasi salary benchmark, diskusi kompensasi, maupun standar gaji industri.

Ketika perusahaan tidak memiliki struktur kompensasi yang terdokumentasi dengan jelas, keputusan penggajian menjadi lebih sulit dijelaskan secara objektif.

Hal ini dapat memunculkan isu fairness internal, ketidakpercayaan terhadap sistem kompensasi, hingga potensi risiko kepatuhan ketenagakerjaan.

Di Indonesia sendiri, perusahaan juga diwajibkan memiliki struktur dan skala upah sesuai regulasi ketenagakerjaan seperti Permenaker Nomor 1 Tahun 2017.

Karena itu, perusahaan yang masih terlalu bergantung pada keputusan gaji informal atau negosiasi individual biasanya akan lebih kesulitan menjaga governance kompensasi dalam jangka panjang.

5. Struktur Kompensasi Sulit Diskalakan Seiring Pertumbuhan Organisasi

Pengelolaan struktur dan skala upah akan menjadi jauh lebih kompleks ketika perusahaan mulai berkembang ke banyak cabang, entitas bisnis, atau wilayah operasional yang berbeda.

Setiap lokasi biasanya memiliki kondisi pasar tenaga kerja, standar tunjangan, dan tingkat kompetisi tenaga kerja yang berbeda-beda.

Tanpa governance yang terpusat, praktik kompensasi antar unit bisnis biasanya berkembang sendiri-sendiri dan akhirnya menciptakan struktur gaji yang terfragmentasi.

Masalah ini sering mulai terlihat saat perusahaan melakukan ekspansi bisnis, merger, restrukturisasi organisasi, atau pembukaan cabang baru dalam waktu cepat.

Tidak jarang perusahaan baru menyadari bahwa grade jabatan, salary range, maupun pendekatan kompensasi antar entitas ternyata sangat berbeda dan sulit disatukan kembali.

Pada tahap ini, pengelolaan kompensasi secara manual biasanya mulai tidak sustainable karena HR harus menangani validasi salary, payroll forecasting, benchmarking, hingga governance kompensasi dalam skala yang jauh lebih besar.

Karena itu, semakin kompleks organisasi berkembang, semakin penting pula perusahaan memiliki sistem kompensasi yang lebih terstruktur, terpusat, dan berbasis data agar konsistensi serta kontrol biaya tetap terjaga dalam jangka panjang.

Tips Mengelola Struktur dan Skala Upah agar Tetap Efektif

Struktur dan skala upah sebaiknya tidak dibiarkan statis setelah selesai dibuat.

Sistem kompensasi yang efektif hari ini bisa saja mulai kehilangan relevansi ketika pasar tenaga kerja berubah, organisasi berkembang, atau kebutuhan skill mulai bergeser.

Karena itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi dan governance kompensasi secara berkelanjutan agar struktur upah tetap kompetitif dan konsisten.

1. Lakukan Benchmark Gaji Secara Berkala

Salah satu praktik paling penting dalam pengelolaan kompensasi adalah melakukan benchmark gaji secara rutin terhadap kondisi pasar tenaga kerja.

Perubahan pasar biasanya tidak terjadi secara merata di semua fungsi. Posisi tertentu seperti teknologi, engineering, data, maupun digital operation sering mengalami kenaikan standar kompensasi lebih cepat dibanding fungsi lain.

Perusahaan yang terlalu lama menggunakan benchmark lama biasanya baru menyadari adanya gap kompensasi ketika turnover mulai meningkat atau proses hiring menjadi lebih sulit.

Karena itu, banyak perusahaan melakukan review salary benchmark setidaknya satu kali dalam setahun, sementara posisi-posisi kritikal biasanya dievaluasi lebih sering.

Benchmark juga sebaiknya tidak hanya melihat nominal gaji, tetapi juga mempertimbangkan tingkat kesulitan hiring, kelangkaan skill, hingga perbedaan standar kompensasi antar wilayah kerja.

2. Jaga Aturan Pengelolaan Kompensasi Tetap Konsisten

Struktur kompensasi yang sudah dirancang dengan baik tetap bisa kehilangan efektivitas jika keputusan salary adjustment terlalu bergantung pada preferensi masing-masing manajer.

Semakin besar organisasi, semakin sering pula perusahaan menghadapi proses promosi, retention adjustment, penawaran kandidat baru, maupun market correction.

Tanpa aturan yang jelas, pengecualian kompensasi biasanya mulai menumpuk sedikit demi sedikit hingga akhirnya menciptakan ketimpangan antar departemen.

Karena itu, banyak perusahaan menerapkan proses approval terpusat untuk keputusan kompensasi tertentu, terutama untuk:

• kenaikan promosi
• penyesuaian di luar siklus normal
• hiring dengan salary premium

Pendekatan ini membantu menjaga konsistensi keputusan kompensasi sekaligus mengurangi potensi salary overlap yang sulit diperbaiki di kemudian hari.

3. Evaluasi Ulang Struktur Jabatan Secara Berkala

Peran pekerjaan di dalam organisasi hampir tidak pernah benar-benar tetap dalam jangka panjang.

Seiring perkembangan bisnis, banyak karyawan mulai mengambil tanggung jawab tambahan, menangani project baru, atau bekerja dengan kompleksitas yang jauh berbeda dibanding saat posisi tersebut pertama kali dibuat.

Jika perusahaan tidak mengevaluasi ulang struktur jabatan secara berkala, salary grade perlahan akan mulai tidak relevan dengan kondisi operasional aktual.

Masalah ini cukup sering terjadi pada organisasi yang sedang bertumbuh cepat karena perkembangan tanggung jawab kerja biasanya jauh lebih cepat dibanding pembaruan dokumen HR.

Evaluasi berkala membantu perusahaan melihat apakah ada posisi yang:

• sudah berkembang melampaui grade awal
• membutuhkan reposisi salary range
• mengalami perubahan scope kerja yang signifikan

Dengan begitu, struktur kompensasi tetap selaras dengan realitas operasional perusahaan.

4. Perkuat Kolaborasi antara HR dan Finance

Pengelolaan kompensasi akan jauh lebih sustainable ketika HR dan finance memiliki visibilitas yang sama terhadap strategi tenaga kerja dan kondisi payroll perusahaan.

Banyak masalah kompensasi muncul karena keputusan salary adjustment dibuat tanpa mempertimbangkan dampak finansial jangka panjang.

HR biasanya lebih fokus menjaga daya saing tenaga kerja dan retensi karyawan, sementara finance lebih menitikberatkan kontrol biaya dan stabilitas payroll.

Tanpa koordinasi yang kuat, perusahaan akan lebih sulit menjaga keseimbangan antara competitiveness dan financial sustainability.

Kolaborasi yang lebih baik membantu perusahaan meningkatkan akurasi payroll forecasting, perencanaan tenaga kerja, hingga budgeting kompensasi dalam jangka panjang.

5. Gunakan Teknologi untuk Meningkatkan Visibilitas Kompensasi

Semakin besar organisasi, semakin sulit pula pengelolaan kompensasi dilakukan secara manual.

Penggunaan spreadsheet mungkin masih cukup efektif pada perusahaan kecil, tetapi biasanya mulai tidak sustainable ketika perusahaan berkembang ke banyak grade, cabang, atau unit bisnis.

Sistem yang terpusat membantu perusahaan memiliki visibilitas yang lebih jelas terhadap salary positioning, payroll distribution, salary adjustment, hingga movement kompensasi di seluruh organisasi.

Selain itu, teknologi juga membantu menjaga validasi approval, monitoring salary range, dan konsistensi aturan kompensasi secara lebih real-time.

Yang paling penting, sistem yang terintegrasi menciptakan satu sumber data kompensasi yang lebih konsisten sehingga risiko data yang tersebar dan keputusan salary yang tidak seragam antar departemen dapat dikurangi.

Optimalkan Pengelolaan Struktur dan Skala Upah dengan Mekari Talenta

Mengelola struktur dan skala upah tidak hanya soal menentukan rentang gaji untuk setiap jabatan. Perusahaan juga perlu memastikan keputusan kompensasi tetap konsisten, kompetitif di pasar tenaga kerja, sesuai regulasi, dan tetap terkendali dari sisi biaya payroll.

Namun dalam praktiknya, banyak perusahaan masih mengelola struktur gaji secara manual melalui spreadsheet atau proses terpisah antar departemen.

Kondisi ini sering menyebabkan salary overlap, ketidakkonsistenan antar cabang, proses approval yang lambat, hingga sulitnya memantau gap kompensasi secara menyeluruh.

Mekari Talenta adalah software HRIS berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola proses administrasi dan pengelolaan karyawan secara end-to-end dan terintegrasi, mulai dari attendance, payroll, leave management, hingga manajemen kompensasi & benefit dalam satu platform terintegrasi.

Selain itu, software payroll Mekari Talenta juga dapat membantu pengelolaan struktur dan skala upah yang membantu perusahaan menyusun salary framework secara lebih terstruktur, transparan, dan scalable sesuai kebutuhan organisasi.

Beberapa kapabilitas yang dapat membantu pengelolaan struktur dan skala upah perusahaan:

• Penyusunan struktur dan skala upah berdasarkan payroll component, branch, organization, job position, job level, grade, maupun class dalam satu sistem terpusat.
• Pengaturan salary range minimum, midpoint, dan maksimum untuk menjaga konsistensi kompensasi antar level jabatan dan departemen.
• Monitoring real-time gap analysis antara gaji aktual karyawan dengan struktur kompensasi yang telah ditetapkan untuk membantu salary adjustment dan compensation planning.
• Upload dan perbandingan salary benchmark internal dengan data benchmark eksternal untuk membantu perusahaan menjaga daya saing kompensasi di pasar tenaga kerja.
• Generate laporan struktur dan skala upah dalam format PDF untuk kebutuhan audit, approval stakeholder, maupun dokumentasi perusahaan.

Mekari Talenta juga dapat terhubung dengan ekosistem Mekari lainnya untuk mendukung pengelolaan bisnis secara lebih menyeluruh, seperti integrasi dengan Mekari Jurnal untuk pengelolaan akuntansi dan payroll costing, Mekari Flex untuk pengelolaan employee benefit dan flexible benefit, serta Mekari Klikpajak untuk membantu proses administrasi dan pelaporan pajak perusahaan.

Simak video berikut untuk mengetahui fitur payroll management di Mekari Talenta secara lengkap:

Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat membangun struktur dan skala upah yang lebih objektif, mengurangi keputusan kompensasi yang subjektif, menjaga kontrol biaya payroll, sekaligus meningkatkan transparansi pengelolaan kompensasi dalam skala organisasi yang terus berkembang.

Jadwalkan demo Mekari Talenta sekarang dan kelola struktur serta skala upah perusahaan secara lebih terstruktur, efisien, dan berbasis data.

Referensi

Developing a Competitive Salary Structure – Economic Research Institute