Struktur dan Skala Upah: Ketentuan dan Cara Membuatnya

Struktur dan skala upah merupakan hal yang wajib ada di perusahaan. Hal tersebut sudah diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017. Adapun tujuan penyusunan struktur dan skala upah adalah untuk mendorong produktivitas karyawan dan mewujudkan upah yang transparan.

Nantinya, hal terkait ini akan disusun secara transparan oleh perusahaan dan diinformasikan kepada karyawan secara perorangan.

Dalam proses penyusunan struktur dan skala upah, pengusaha wajib memperhatikan ketentuan diatur dalam Permenaker Nomor 1 Tahun 2017.

Misalnya aspek golongan, masa kerja, jabatan, pendidikan, dan kompetensi. Apabila pengusaha tidak menyusun hal ini, maka nantinya akan dikenakan sanksi administratif.

Oleh karena itu, agar terhindar dari sanksi administratif tersebut, perusahaan perlu melalui tahapan dalam menyusun struktur dan skala upah.

Berikut ini penjelasan lengkap mengenai topik ini dari Insight Mekari Talenta.

Apa Itu Definisi Struktur dan Skala Upah?

Salah satu hal yang diatur dalam regulasi pengupahan di Indonesia adalah struktur dan skala upah.

Perusahaan berkewajiban untuk menyampaikan informasi struktur dan skala gaji.

Hal ini diatur dalam Pasal 8 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017.

Lantas definisi dari struktur dan skala upah adalah?

Struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi atau sebaliknya yang memuat kisaran nilai nominal upah dari yang terkecil sampai yang terbesar untuk setiap golongan jabatan.

Upah yang tercantum dalam struktur dan skala upah merupakan upah atau gaji pokok yang merupakan imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarannya ditetapkan berdasarkan kesepakatan.

Menurut Pasal 2 Ayat (1) Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017, pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi karyawan.

Hal itu ditetapkan oleh pimpinan perusahaan dalam bentuk surat keputusan, yang otomatis akan berlaku bagi setiap pekerja yang mempunyai hubungan kerja dengan perusahaan bersangkutan.

Bagi karyawan suatu perusahaan, perlu diingat bahwa karyawan berhak mengetahui tingkatan gaji sesuai golongan jabatan yang berlaku pada perusahaan tempat bekerja.

Ini menjadi tugas penting bagi tim Human Resource Department (HRD) untuk menyampaikan tingkatan gaji yang berlaku kepada karyawan secara perorangan.

Baca juga: Tunjangan Jabatan, Pengertian, Jenis, dan Besaran

Apa Fungsi Struktur dan Skala Upah?

Perlu diketahui bahwa penyusunan struktur dan skala gaji berguna bagi perusahaan maupun karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Bagi perusahaan, struktur atau skala gaji berguna sebagai pedoman untuk penetapan upah berdasarkan satuan waktu.

Sementara bagi karyawan, fungsi dari struktur dan skala upah adalah untuk bisa menjamin kepastian upah setiap pekerja serta mengurangi kesenjangan antara upah terendah dan tertinggi di perusahaan.

3 Metode Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Dalam penyusunan struktur dan skala upah, terdapat beberapa metode yang dapat digunakan pengusaha, antara lain metode rangking sederhana, metode dua titik, dan metode point factor.

Metode Rangking Sederhana

1. Tentukan jabatan dan uraian tugas masing-masing jabatan. Contoh:

1. 1. Office Boy: bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian kantor, serta melaksanakan tugas yang diberikan staf umum.
   2. Junior Administrasi: melakukan pembayaran atau transaksi terkait kebutuhan kantor; menjaga komunikasi melalui telepon, fax, maupun email; menyimpan dan merekapitulasi berkas administrasi.
   3. Senior Administrasi: menyiapkan administasi harian dan dokumen penting; menyiapkan dan mengatur rapat, seminar, atau pelatihan; serta menyiapkan laporan per semester.
   4. Manajer: memimpin, mengendalikan, dan mengembangkan kualitas organisasi; serta membangun kepercayaan antar karyawan.
   5. Chief Executive Officer (CEO): menentukan arah strategis perusahaan, menciptakan jaringan bisnis, dan melaporkan perkembangan kepada dewan direksi.

2. Buat daftar jabatan dan urutkan jabatan tersebut berdasarkan uraian tugasnya dari yang termudah sampai dengan yang tersulit.

3. Buat tabel struktur dan skala upah yang terdiri dari kolom jabatan, golongan jabatan, upah terkecil, dan upah terbesar.

3. Tentukan upah terkecil untuk jabatan terendah.

4. Tentukan upah terbesar untuk jabatan terendah.

5. Tentukan upah terkecil dan upah terbesar untuk jabatan-jabatan selanjutnya, mengikuti langkah D dan E.

6. Masukan upah terkecil dan upah terbesar masing-masing jabatan ke dalam tabel struktur dan skala upah.

7. Tentukan golongan jabatan untuk masing-masing jabatan. Apabila ada jabatan yang tugas dan tanggung jawabnya relatif sama, jabatan tersebut dapat dikelompokkan dalam satu golongan jabatan.

Tabel Struktur dan Skala Upah Metode Rangking Sederhana

Metode Dua Titik

Metode dua titik adalah metode yang menghubungkan dua titik dalam bidang koordinat sumbu absis (x) yang merupakan golongan jabatan dan sumbu ordinat (Y) yang merupakan upah.

Sehingga keduanya membentuk sebuah garis lurus yang mempunyai persamaan garis lurus Y= a+b(x).

Garis lurus yang terbentuk dari dua titik tersebut merupakan garis kebijakan upah. Berikut langkah-langkah membuat jenjang gaji dengan metode dua titik:

1. Siapkan daftar jabatan dan upah yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan upah.
2. Urutkan upah dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi.
3. Identifikasikan upah yang terendah dan upah yang tertinggi.
4. Tentukan jumlah golongan jabatan.
5. Buat format tabel struktur dan skala upah yang terdiri dari kolom rentang, golongan jabatan, upah terkecil, upah tengah, dan upah terbesar.
6. Tentukan rentang untuk masing-masing golongan jabatan.
7. Gunakan upah terendah sama dengan upah tengah terendah, dan upah tertinggi sama dengan upah tengah tertinggi.
8. Hitung upah tengah antara upah tengah terendah dan upah tengah tertinggi dengan menggunakan garis lurus: Y= a+b(x).
9. Hitung upah terkecil dan upah terbesar masing-masing golongan jabatan dengan menggunakan rumus:
   – Upah terkecil = 2 x upah tengah : (rentang+2)
   – Upah terbesar = (2 x upah tengah) x (rentang+1) : rentang+2

Tabel Struktur dan Skala Upah Metode Dua Titik

Metode Point Factor

• Analisa jabatan yaitu proses pencarian dan pengolahan data jabatan menjadi informasi jabatan yang dituangkan dalam bentuk uraian jabatan.
• Evaluasi jabatan yang merupakan proses menilai, membandingkan, dan memeringkat jabatan.
• Penentuan Struktur dan Skala Upah yaitu setelah melakukan evaluasi jabatan dan menentukan poin faktor, pengusaha baru bisa menentukan struktur dan skala gaji. Tahap ini dilakukan oleh pengusaha berdasarkan kemampuan perusahaan dengan memperhatikan upah minimum yang berlaku.

Prinsip Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah adalah kerangka sistematis yang dirancang perusahaan untuk menentukan besaran upah pegawai berdasarkan berbagai variabel.

Penyusunannya didasarkan pada peraturan, antara lain Permenaker No. 1 Tahun 2017, serta peraturan perundang-undangan terkait seperti UU No. 13 Tahun 2003.

Variabel Utama:

1. Golongan jabatan: Merupakan klasifikasi jabatan berdasarkan tingkat tanggung jawab, otoritas, dan kompleksitas tugas. Misalnya, jabatan level manajerial berbeda dengan operasional.
2. Jabatan: Merujuk pada tugas dan tanggung jawab yang melekat pada sebuah posisi. Perusahaan harus memetakan setiap jabatan secara jelas—jabatan fungsional, teknis, administratif, dan sebagainya.
3. Masa kerja (seniority): Lama seorang pegawai bekerja dalam jabatan tertentu. Hal ini mencerminkan akumulasi pengalaman praktis yang seharusnya dihargai dalam skala upah.
4. Pendidikan: Tingkat jenjang pendidikan formal seperti SMA, Diploma, S1, S2, dan S3. Pendidikan formal mencerminkan pengetahuan dasar yang mendukung pelaksanaan tugas.
5. Kompetensi: Gabungan pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang telah distandarisasi untuk setiap jabatan. Contoh kompetensi teknis, komunikasi, analisis, kepemimpinan, dan lain-lain.

Dengan menyusun upah berdasarkan variabel ini, perusahaan dapat menciptakan sistem kompensasi yang adil, transparan, dan mampu mendukung retensi serta motivasi karyawan.

Tahapan Penyusunan Struktur dan Skala Upah

Ada 3 tahapan penyusunan struktur dan skala upah yang diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017, yaitu:

Analisa Jabatan

Langkah awal dalam menyusun struktur dan skala upah adalah melakukan analisa jabatan (job analysis), yaitu proses mengidentifikasi data jabatan, tugas, dan kompetensi yang diperlukan.

Komponen utama analisa jabatan:

• Rincian tugas dan tanggung jawab: Apa saja kegiatan utama yang dilakukan? Misalnya, supervisor produksi bertanggung jawab atas pengawasan proses dan pemeliharaan kualitas.
• Kondisi kerja: Apakah bekerja di lingkungan berisiko tinggi, lembur, atau menuntut mobilitas tinggi?
• Teknologi dan alat kerja yang digunakan: Apakah harus mengoperasikan mesin CNC, sistem ERP, perangkat lunak tertentu, atau kendaraan?
• Hubungan pelaporan: Siapa atasan langsungnya dan siapa saja yang menjadi anak buahnya?
• Standar kualifikasi: Tingkat pendidikan, pelatihan teknis, sertifikasi, serta soft skill yang dibutuhkan.

Hasil analisa ini dituangkan dalam dokumen uraian jabatan (job description), menjadi dasar evaluasi jabatan dan pembentukan struktur kompensasi.

Evaluasi Jabatan

Setelah analisa, langkah berikutnya adalah evaluasi jabatan (job evaluation), yang bertujuan untuk mengukur, membandingkan, dan mengurutkan jabatan berdasarkan nilai atau tingkatannya.

Metode umum evaluasi jabatan:

1. Point-factor method: Setiap elemen—kompetensi, pengalaman, tanggung jawab, dan kondisi kerja—dinilai menggunakan skala angka, lalu dijumlahkan untuk memberi poin total.
2. Ranking method: Jabatan diurutkan dari yang paling strategis hingga paling dasar berdasarkan pertimbangan komprehensif.
3. Classification method: Jabatan diklasifikasi dalam level yang sudah ditetapkan (misalnya Level 1: staff junior; Level 2: supervisor; Level 3: manajer; Level 4: direktur).
4. Factor comparison method: Membandingkan jabatan-jabatan sejenis berdasarkan faktor kunci, misalnya “pengambilan keputusan”, “pengawasan”.

Tujuan utama evaluasi jabatan adalah menciptakan struktur yang mencerminkan hierarki, fairness, dan kesesuaian dengan ekspektasi dan kemampuan perusahaan dalam mengalokasikan anggaran upah.

Penentuan Struktur dan Skala Upah

Setelah evaluasi jabatan, perusahaan menyusun struktur (struktur upah) dan skala upah (rentang upah) yang sesuai dengan tingkat jabatan dan data evaluasi.

Langkah-langkah:

1. Tetapkan rangkaian golongan jabatan berdasarkan hasil evaluasi.
2. Tentukan batas minimum dan maksimum upah untuk setiap golongan berdasarkan kapasitas finansial perusahaan dan ketentuan UMP/UMK.
3. Pilih metode pengisian skala upah, misalnya:
   • Increment tetap per tahun masa kerja,
   • Rentang upah fleksibel untuk jabatan yang tingkatnya luas,
   • Sistem compact (jarak antar level kecil namun jumlah level lebih banyak) atau wide band (lebih sedikit level, rentang lebih besar).
4. Pertimbangkan alat penentuan upah tambahan, seperti grade berbeda berdasarkan performa, sertifikasi, atau lokasi kerja.

Struktur dan skala upah harus selaras dengan visi organisasi, kebutuhan SDM, serta memastikan kompetisi dengan pasar tenaga kerja.

Pemberitahuan Struktur dan Skala Upah

Menurut Permenaker No. 1 Tahun 2017, struktur dan skala upah wajib diberitahukan secara langsung kepada seluruh pegawai. Hal ini dapat dilakukan melalui:

• Surat resmi perorangan,
• Pengumuman melalui HRIS atau email,
• Penyampaian dalam rapat internal atau forum karyawan.

Tujuan pemberitahuan ini adalah:

1. Meningkatkan transparansi, menghindari miskomunikasi atau kecurigaan.
2. Membangun kepercayaan dan loyalitas karyawan terhadap sistem kompensasi.
3. Mempastikan bahwa pegawai mengetahui kriteria kenaikan dan penetapan gaji mereka.

Peninjauan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah bukan dokumen tetap; ia harus ditinjau secara periodik—minimal setiap 1–2 tahun, atau saat terjadi perubahan signifikan dalam:

• Peraturan upah, UMP/UMK,
• Kondisi ekonomi ekonomi mikro/makro,
• Posisi jabatan, struktur organisasi, atau strategi bisnis.

Setiap revisi harus melalui proses evaluasi ulang:

1. Perbarui deskripsi dan analisa jabatan jika ada perubahan tugas atau tim.
2. Re-evaluasi jabatan untuk menyesuaikan rentang upah.
3. Sesuaikan struktur dengan kondisi finansial dan regulasi.
4. Komunikasikan perubahan secara individual dan kolektif.

Baca Juga: Informasi Lengkap BPJS Ketenagakerjaan bagi Perusahaan dan Karyawan

Sanksi Bagi Perusahaan Yang Tidak Menyusun Struktur dan Skala Upah

Bagi perusahaan yang tidak menyusun struktur dan skala upah serta tidak memberitahukan kepada karyawan bisa dikenai sanksi administratif.

Sanksi tersebut diatur Pasal 12 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) Nomor 1 Tahun 2017.

Adapun sanksi yang diatur merujuk Permenaker Nomor 20 Tahun 2016 tentang Tata Cara Pemberian Sanksi Administratif, adalah:

1. Teguran tertulis terkait pelanggaran aturan tentang pengupahan,
2. Pembatasan kegiatan usaha, baik pembatasan kapasitas produksi ataupun penundaan izin,
3. Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi baik berupa barang atau jasa dalam waktu tertentu,
4. Pembekuan kegiatan usaha, menghentikan seluruh proses produksi barang atau jasa dalam waktu tertentu

Baca Juga : Mengenal Pentingnya Struktur Organisasi Di Perusahaan

Peran HRIS Seperti Mekari Talenta dalam Menentukan Struktur dan Skala Upah

Perkembangan struktur organisasi maupun sistem upah pada perusahaan meningkatkan kebutuhan akan penggunaan software Human Resource Information System (HRIS).

Salah satu alasan menggunakan software HRIS seperti Mekari Talenta mempermudah penentuan upah.

Saya Mau Bertanya ke Sales Mekari Talenta Sekarang

Bagi perusahaan yang tidak memiliki banyak karyawan, mungkin tidak terlalu sulit untuk menentukannya secara case by case.

Namun, jika perusahaan sudah semakin berkembang dan jumlah karyawan terus meningkat maka cara menentukan case by case akan menimbulkan persepsi yang kurang baik dari karyawan.

Bisa jadi mereka menganggap perusahaan berspekulasi atas nilai gaji yang diberikan.

Jika hal ini terus dilakukan maka akan menimbulkan banyak keluhan dari karyawan, misalnya:

1. Karyawan merasa perusahaan menentukan nilai gaji dengan sewenang-wenang,
2. Karyawan merasa kinerja mereka cukup baik sehingga layak dihargai lebih,
3. Karyawan merasa bingung tentang hubungan antara kinerja dengan kenaikan gaji.

Baca juga: Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

Kelebihan Software HRIS Mekari Talenta

Mekari Talenta dengan software attendance management andalannya merupakan salah satu penyedia yang memiliki berbagai fitur.

Software HRIS ini berbagai fitur canggih yang mengakomodir penyusunan upah yang diatur oleh pemerintah seperti database karyawan dan perhitungan payroll.

Mekari Talenta dapat dijadikan solusi untuk membantu mengelola administrasi perusahaan dengan lebih praktis.

Manajemen Database Karyawan

Aplikasi HRIS Talenta memiliki fitur database karyawan.

Fitur database karyawan berisi nama dan jabatan dari karyawan tersebut di perusahaan.

Seperti telah disebutkan sebelumnya, data dan informasi karyawan akan disimpan pada database Talenta yang berbasis cloud.

Data-data absensi online itu terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya yang ada pada HRIS.

Saat dibutuhkan untuk proses administrasi, HR bisa mengaksesnya kapan pun dan di mana pun, tanpa repot membuka tumpukan berkas yang menyita waktu.

Penghitungan Upah dengan Fitur Payroll

Proses pengelolaan upah karyawan merupakan hal yang cukup sensitif dan rumit karena perlu memperhitungkan berbagai komponen seperti absensi kehadiran, pajak, potongan BPJS, dan lain sebagainya.

Untuk itu HR memerlukan HR Online dengan fitur payroll untuk meringankan tugas tersebut.

Talenta menyediakan fitur payroll yang dibuat secara khusus untuk membantu menyelesaikan urusan penghitungan gaji karyawan karena terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya seperti absensi karyawan dan cuti, sehingga perhitungan gaji dapat diotomatisasi sesuai dengan catatan kehadiran karyawan.

Talenta juga dirancang dengan mengikuti kebijakan sesuai peraturan dan hukum yang berlaku di Indonesia.

Jadi sudah jelas, bagaimana aplikasi HRIS Talenta bisa mempermudah perusahaan Anda untuk menyusun struktur dan skala upah.

Tunggu apa lagi? Coba gratis atau dapatkan demo aplikasi karyawan dari Mekari Talenta dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami sekarang.