Mengenal Peran KPI dalam Meningkatkan Setiap Kinerja Perusahaan

Mengenal Peran KPI dalam Meningkatkan Setiap Kinerja Perusahaan

Setiap perusahaan yang ingin mengetahui performa dan kinerja karyawannya, wajib melakukan penilaian. Hal ini dilakukan demi mendongkrak kinerja perusahaan ke arah yang lebih baik lagi. Penilaian ini biasa disebut KPI atau Key Performance Indicator yang mana digunakan sebagai acuan dalam mengukur setiap kinerja karyawan dan perusahaan secara jelas dan berkala. Lalu, apakah peran KPI cukup penting dalam sebuah perusahaan? Untuk menjawab pertanyaan itu, berikut penjelasannya secara detail tentang pengertian, manfaat, dan hal-hal terkait KPI.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Pengertian dan Tujuan dari Key Performance Indicator

Secara singkat pengertian KPI adalah indikator atau acuan setiap perusahaan dalam mengukur kinerja para personelnya. Tujuannya tentu mengetahui seperti apa kinerja perusahaan dan elemen pentingnya di dalamnya. Dengan adanya KPI, perusahaan juga dapat menentukan, merencanakan, dan memutuskan seperti apa strategi serta langkah yang diambil perusahaan ke depannya.

Indikator yang digunakan setiap perusahaan pastinya berbeda-beda, namun tetap pada tujuan yang sama yaitu mengetahui level kinerja sudah di tahap apa. Setiap perusahaan harus memperhatikan 3 hal penting dalam menentukan KPI untuk digunakan di perusahaan terkait. Berikut 3 hal yang dapat diterapkan:

  • Target, digunakan sebagai tujuan utama dari penentuan indikator yang sesuai dengan perusahaan.
  • Leading Indicator, digunakan untuk mengetahui gambaran dan kemungkinan hasil ke depannya.
  • Lagging Indicator, digunakan untuk mengetahui progres atau berjalannya target.

Tiga hal ini bisa dicontohkan dengan beberapa contoh seperti seseorang yang ingin menurunkan dan mengetahui berat badannya, bisa menggunakan timbangan dan melihat hasil berupa angka yang ditunjukan. Hasil timbangan ini disebut lagging indicator.

Sementara leading indicator pada contoh tadi adalah komponen-komponen pendukung yang harus diperhatikan seseorang dalam mencapai penurunan berat badan sebagai target. Seperti contoh jumlah kalori yang dibutuhkan, pengurangan kalori, dan indikator lainnya.

Karakteristik KPI yang Sesuai

Dalam menentukan KPI yang sesuai dan tepat dengan situasi perusahaan, beberapa karakteristiknya perlu diperhatikan. Hal ini dilakukan agar penggunaan KPI bisa seefektif mungkin diterapkan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai beberapa karakteristik yang harus diperhatikan pada sebuah KPI:

  • Peningkatan pencapaian sesuai target dapat dilakukan dengan pembuktian secara objektif.
  • Hal-hal esensial yang dapat memberikan informasi penting ketika akan membuat keputusan, harus diukur secara baik dan benar.
  • Menggunakan data pembanding untuk mengetahui setiap progres dan perubahan yang tengah berjalan.
  • Mampu mengukur efektivitas, kualitas, efisiensi, ketepatan waktu, pengaturan, perilaku, kepatuhan, kinerja proyek, kinerja anggota, ekonomi, serta pemanfaatan sumber daya.
  • Mampu menggunakan leading dan lagging indicator secara seimbang dalam mencapai target.

Menggunakan Objek yang Diukur

Sebuah KPI yang digunakan oleh perusahaan, harus disertai dengan objek yang dijadikan ukuran KPI. Berikut contoh objek beserta penjelasannya:

  • Risiko: Dalam hal ini resiko-resiko yang dapat menganggu, memperlambat, hingga membahayakan setiap pencapaian target.
  • Personel: Objek ini fokus mengukur setiap skill, performa, hingga perilaku karyawan yang dapat memengaruhi setiap pencapaian target.
  • Project: Hal ini mengacu pada keefektifan program atau proyek yang sedang berjalan.
  • Operasional: Objek ini fokus pada hal-hal yang sifatnya operasional harian, strategi, gambaran produk, peningkatan produktivitas, pembuatan keputusan, dan lain-lain.
  • Strategis: Hal ini mencakup kapasitas perusahaan dalam soal keuangan, proses internal, hingga konsumen

5 Unsur yang Harus Ada pada KPI

Dalam menentukan sebuah key performance indicators yang dapat digunakan oleh perusahaan, sebaiknya harus memerhatikan 5 unsur penting di dalamnya. Berikut penjelasannya:

  • Input: Jumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai target meliputi jenis, kuantitas, dan kualitas sumber daya.
  • Proses: Aktivitas yang dijalankan atau dilalui untuk mencapai hasil yang diinginkan secara konsisten, efisien, dan efektif.
  • Output: Seberapa banyak hasil yang dikeluarkan dalam mengukur setiap kinerja yang dilakukan dengen menggunakan sumber daya.
  • Dampak: Fokus pada hasil akhir yang dicapai dengan peningkatan, perubahan, dan penambahan target.
  • Proyek: Fokus pada keadaan dan progres program atau proyek yang berlangsung.

Metrik Umum pada Key Performance Indicators

Perusahaan yang menerapkan KPI pada sistem kerja mereka akan menggunakan ukuran-ukuran tertentu. Di mana hal tersebut, dijadikan sebagai acuan untuk mengetahui hasil dari KPI. Ukuran ini disebut dengan metrik yang merupakan alat ukur untuk proses KPI.

Metrik umum yang biasa digunakan oleh suatu perusahaan untuk setiap divisinya tentu berbeda-beda. Mulai dari divisi sales, marketing, finance, HRD, dan masih banyak lainnya. Di mana, hal yang berpengaruh pada aktivitas kerja dalam mencapai target memiliki peran penting.

Berikut contoh-contoh metrik umum pada beberapa divisi:

  • Finance

    • Biaya akunting dan biaya variabel
    • Harga pokok penjualan
    • Pendapatan bersih, laba kotor, dan margin laba kotor
    • Pertumbuhan penjualan
    • Arus kas dan budget expense
    • waktu payroll dan waktu reimbursement
    • pembayaran kredit
    • nilai inventaris, dan lain sebagainya.
  • HRD

    • Biaya operasional pada proses rekrutmen meliputi psikotes, test, dan interview
    • Proses rekrutmen meliputi waktu training dan hasil training
    • Staffing efisiensi
    • Data karyawan meliputi kualitas karyawan, usia rata-rata, gaji rata-rata, rasio karyawan laki-laki dan perempuan, persantese karyawan baru, jumlah rata-rata karyawan yang mengundurkan diri dan lain sebagainya
  • Marketing

    • Marketing beserta rasio budget
    • Respon yang didapat dari setiap branding
    • Brand awareness dan customer awareness
    • Kekuatan dan kredibilitas yang dimiliki brand
    • Return on marketing investment
    • Traffic pada platform yang dimiliki dan lain sebagainya
  • Sales

    • Kuota dan kapasitas sales
    • Rasio closing
    • Jumlah kesepakatan dari klien dan jumlah pesanan
    • Margin kotor per produk dan per sales
    • Frekuensi transaksi dan rata-rata pendapatan
    • Estimasi penjualan dan masih banyak lainnya

Kesalahan yang Sering Terjadi saat Menentukan KPI

Dalam menentukan KPI yang baik dan benar, kesalahan bukan hal yang asing dan sering terjadi. Kesalahan ini dapat dilihat ketika hasil dari seluruh kinerja perusahaan tidak dapat mencapai target. Permasalahan yang sering terjadi ini menjadi kendala yang memperlambat proses KPI. Berikut penjelasannya:

  1. Strategi dan objektif setiap perusahaan yang tidak jelas karena kebanyakan perusahaan menentukan keberhasilan berdasarkan performa dan sisi keuangan perusahaan saja.
  2. Ketidaksepemikiran mengenai kepentingan setiap divisi menjadi permasalahan yang cukup menghambat.
  3. Conflict of interset yang tercipta pada setiap proses dan program juga menjadi permasalahan.
  4. Tidak adanya dukungan sistem yang mumpuni dalam membuat dan mengukur laporan kinerja.

Hal ini yang menjadi alasan mengapa KPI sangat penting peranannya dalam sebuah perusahaan. Setiap perusahaan mampu meningkatkan kinerja setiap personel dan kinerja perusahaan dalam mencapai target yang diinginkan. Untuk mempermudah kinerja tersebut, setiap perusahaan juga bisa menggunakan bantuan aplikasi karyawan dalam hal ini meningkatkan kinerja para karyawan yaitu dengan Talenta.

Layanan Talenta seperti absensi online, payroll system, dan pengelolaan database secara aman serta praktis bisa menjadi solusi setiap perusahaan dalam meningkatkan kinerja internal perusahaan. Cari tahu lebih banyak tentang Talenta di sini.


PUBLISHED12 Dec 2019
Rianhmz
Rianhmz