Insight Talenta

Ketentuan Pemberian Surat Peringatan Karyawan

Ketentuan Pemberian Surat Peringatan Karyawan

Setiap perjalanan pengelolaan karyawan perusahaan, Anda sebagai HR pasti pernah memiliki karyawan yang susah diatur atau sering melanggar peraturan perusahaan. Karyawan dengan masalah seperti ini tidak begitu sering ditemui, namun efeknya bisa menular kepada karyawan lain jika tidak segera diatasi. Sedangkan, perusahaan tidak bisa semudah itu melakukan PHK kepada karyawan yang bersangkutan. Banyak solusi yang dapat Anda tempuh jika terjadi hal seperti ini. Salah satunya adalah memberi surat peringatan karyawan.
Surat peringatan karyawan adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan untuk memberi peringatan atau teguran kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahaan, perjanjian kerja, maupun perjanjian bersama. Surat peringatan ini memang menjadi sesuatu yang menakutkan bagi sebagian karyawan, karena jika sudah mencapai surat peringatan kesekian kalinya, karyawan dapat di PHK. Bagaimana ketentuannya? Simak penjelasannya berikut ini.

UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003

Berdasarkan peraturan pemerintah tersebut, dalam pasal 161 ayat 1 diterangkan bahwa perusahaan harus berusaha untuk tidak mudah memberikan keputusan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada karyawan. Tidak hanya memenuhi peraturan pemerintah, perusahaan juga akan mendapatkan manfaat dari mempertahankan karyawan selama mungkin. Penurunan angka turnover rate karyawan menjadi salah satu manfaatnya. Maka dari itu, pemerintah mengeluarkan kebijakan Surat Peringatan (SP) Karyawan.
Surat peringatan dikeluarkan kepada karyawan yang sudah melanggar peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama. SP dikeluarkan dengan tujuan agar karyawan yang bersangkutan dapat memperbaiki perilakunya sehingga keputusan PHK tidak langsung dikeluarkan. SP sendiri memiliki 3 tahap, yaitu SP 1, SP 2, dan terakhir SP 3. Ketika karyawan melanggar peraturan, perusahaan tidak diperbolehkan untuk langsung memberikan keputusan PHK, namun harus melalui 3 tahap SP tersebut. Kecuali bentuk pelanggaran tertentu yang dinilai sangat berat dan sudah disepakati sebelumnya.

Surat Peringatan 1

Surat Peringatan 1 diberikan ketika karyawan baru pertama kalinya melakukan pelanggaran. SP 1 berlaku paling lama 6 bulan sejak dikeluarkan atau tergantung pada perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang sudah disepakati. Setelah masa berlaku 6 bulan selesai, perusahaan harus melakukan monitoring dan evaluasi kepada karyawan yang bersangkutan. Jika karyawan tersebut menunjukkan perbaikan sikap dan tidak mengulangi pelanggaran yang sama, maka perusahaan akan mempertahankan karyawan tersebut. Namun, apabila karyawan yang sama melakukan pelanggaran yang berbeda setelah SP 1 berakhir (6 bulan), maka SP yang dikeluarkan dianggap SP 1 lagi dan tidak langsung diberikan SP 2.

Surat Peringatan 2 dan 3

Surat Peringatan 2 diberikan kepada karyawan ketika masa berlaku SP 1 belum selesai dan karyawan yang bersangkutan sudah melakukan pelanggaran lain maupun pelanggaran yang sama terulang kembali. Surat Peringatan 2 memiliki masa berlaku yang sama, yaitu 6 bulan. Sama seperti ketentuan SP 1, jika masa berlaku SP 2 belum selesai dan karyawan melakukan pelanggaran lagi serta tidak ada perbaikan sikap sama sekali, maka perusahaan berhak mengeluarkan SP 3. Masa berlaku SP 3 juga berlaku selama 6 bulan sejak SP diterbitkan. Apabila dalam kurun waktu 6 bulan karyawan tersebut tidak ada perbaikan kesalahan dan terus memburuk, maka perusahaan dapat mengeluarkan keputusan PHK. Termasuk apabila karyawan melakukan pelanggaran lain.

Ketentuan Khusus Lainnya

Selain ketentuan dasar di atas, perusahaan dapat melakukan modifikasi dan penyesuaian peraturan dengan karakteristik perusahaan. Dengan syarat, ketentuan di atas adalah dasarnya. Beberapa perusahaan menafsirkan peraturan di atas sedikit berbeda, yaitu SP dikeluarkan bukan secara bertahap melainkan tergantung pada besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan karyawan. Artinya, semakin berat pelanggaran yang dilakukan karyawan, maka akan semakin tinggi pula tingkatan pemberian Surat Peringatannya. Pihak yang menentukan ketentuan tingkatan SP dan bentuk pelanggarannya adalah atas perusahaan yang setingkat dengan manajer dan HRD kemudian disetujui oleh direksi. Sehingga Anda sebagai HR juga akan terlibat dalam pembuatan keputusan terkait Surat Peringatan ini.
Anda juga harus mengerti bahwa manfaat Surat Peringatan tidak hanya untuk menghambat karyawan agar tidak langsung di PHK. Dengan mengeluarkannya secara tegas akan menjadikan karyawan lainnya untuk bisa belajar dari peristiwa tersebut sehingga tidak terjadi pelanggaran yang sama untuk kesekian kalinya maupun pelanggaran lain yang lebih berat. Selain itu, Anda sebagai HR juga akan terbantu untuk mengawasi kedisiplinan karyawan dan tanggung jawab mereka dalam mengikuti peraturan perusahaan. Secara tidak langsung, perusahaan dapat mengendalikan mutu dan kualitas para karyawannya dengan adanya kebijakan Surat Peringatan ini. Ketika stabilitas produktivitas karyawan dapat dipertahankan, perusahaan juga akan semakin maju.
 
Surat Peringatan merupakan salah satu komponen penting dalam sistem administrasi karyawan. Untuk membantu Anda mengelola administrasi karyawan, gunakan aplikasi HR Talenta. Talenta memiliki fitur yang akan mempermudah Anda mengelola Surat Peringatan karyawan. Kelola data mengenai siapa saja yang sudah mendapat SP 1, SP 2, dan SP 3 beserta masa berlaku yang sudah berjalan, termasuk pelanggaran apa yang dilakukan. Dengan begitu, Anda akan lebih cepat mengambil keputusan terkait karyawan yang bersangkutan. Yuk coba demo Talenta sekarang untuk mempermudah pekerjaan Anda.


PUBLISHED05 Aug 2019
Ayuna
Ayuna