Timesheet Karyawan: Jenis dan Contohnya

Timesheet Karyawan: Jenis dan Contohnya

Timesheet merupakan salah satu tools yang dapat membantu tim HR melakukan perhitungan waktu kerja pada setiap karyawan, hal ini dikarenakan timesheet dapat menunjukkan jumlah jam kerja sesungguhnya pada setiap karyawan yang bisa menjadi acuan dalam proses payroll sebuah perusahaan.

Apa Yang Dimaksud Dengan Timesheet?

Sebagian orang mungkin masih asing dengan kata timesheet pada dunia pekerjaan, khususnya bagi mereka yang baru akan terjun ke dunia kerja. Secara umum, timesheet dapat diartikan sebagai suatu alat yang dapat berbentuk fisik atau virtual untuk merekam dan melacak waktu kerja seseorang.

Apa Saja Fungsi Dari Timesheet Karyawan?

Dengan kata lain, timesheet adalah absensi karyawan. Timesheet disini memiliki berbagai fungsi baik bagi karyawan maupun perusahaan. Beberapa fungsi dari timesheet adalah:

Time Management Karyawan

Fungsi yang pertama adalah sebagai manajemen waktu bagi karyawan yang memiliki isu terkait dengan efektivitas kerja. Dengan menggunakan timesheet maka karyawan dan juga tim HR dapat melakukan monitoring terhadap efektivitas kerja karyawan setiap harinya.

Timesheet juga berfungsi sebagai pelacak waktu karyawan atau time tracking yang nantinya sebagai dasar perhitungan gaji karyawan. Pelacakan waktu terdiri dari jam keluar masuk karyawan, berapa lama karyawan mengambil cuti dan lembur.

Data dalam Proses Payroll Karyawan

Gaji atau upah merupakan salah satu hak penting karyawan yang harus dipenuhi perusahaan. Oleh karena itu, perhitungan gaji atau proses payroll suatu perusahaan haruslah transparan dan sesuai dengan perjanjian kerja yang telah disepakati bersama. Data pada lembar kerja karyawan disini dapat menunjukkan jumlah jam kerja ataupun jam lembur karyawan dan juga menunjukkan berapa hak yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan tersebut terkait dengan jumlah jam kerjanya.

Informasi Mengenai Kinerja Karyawan

Timesheet karyawan dapat menunjukkan bagaimana kinerja seorang karyawan dengan menilai dari efektivitas kerjanya. Selain itu, data timesheet juga dapat menjadi bahan pertimbangan manajer sebelum memberikan tugas tambahan kepada karyawan dengan menilai apakah beban kerja karyawan tersebut sudah sesuai, terlalu banyak sehingga berpengaruh terhadap kinerjanya, atau malah terlalu sedikit

Apa Saja Jenis-jenis Timesheet Karyawan?

Menurut bentuknya, timesheet karyawan dapat dibagi menjadi dua yaitu;

Timesheet Kertas/Hard Copy

Jenis yang pertama adalah timesheet karyawan dalam bentuk kertas. Seperti namanya, timesheet jenis ini output-nya berbentuk kertas atau hard copy. Timesheet kertas/hard copy sudah lebih dulu digunakan, namun timesheet jenis ini memiliki kekurangan seperti proses pendataan lebih lama, tingginya tingkat human error sehingga menjadi tidak praktis untuk digunakan. Selain itu, karena berbentuk kertas maka timesheet ini lebih sulit disimpan dan memiliki resiko yang tinggi untuk hilang.

Timesheet Digital/Soft Copy

Jenis timesheet yang kedua adalah digital atau softcopy. Timesheet jenis ini merupakan pembaruan daripada jenis kertas/hard copy karena dengan memanfaatkan teknologi maka pendataan waktu kerja pada timesheet digital dapat dilakukan lebih cepat sehingga dapat mengefektifkan waktu kerja tim HR juga meminimalisir adanya human error. Selain itu, timesheet dengan bentuk digital lebih mudah disimpan dan dicari bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sedangkan menurut fungsinyatimesheet karyawan terdiri dari;

Timesheet Mingguan

tamplate timesheet mingguan
tamplate timesheet mingguan. sumber: vertex42.com

Timesheet mingguan biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki proyek dengan jangka waktu sebentar atau karyawan yang memiliki kontrak jangka pendek.

Timesheet mingguan biasanya diterapkan oleh perusahaan kecil atau yang memiliki mobilitas tinggi terutama untuk memonitor budget pada masing-masing pekerjaan. Anda bisa mengunduh tamplate timesheet mingguan di sini.

Baca juga: Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?

Timesheet Bulanan

contoh timesheet
contoh tamplate timesheet bulanan. sumber: https://www.vertex42.com/

Timesheet bulanan yang menjadi sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan. Dengan timesheet bulanan, Anda bisa memantau pekerjaan dan performa karyawan lebih efektif karena data yang terhimpun juga banyak. Anda bisa mengunduh tamplate-nya di sini.

Timesheet Pekerja Shift

tamplate timesheet karyawan
tamplate timesheet pekerja shift. sumber: vertex42.com

Tidak berbeda dengan timesheet lainnya, timesheet untuk pekerja shift dibuat dengan membagi tiga waktu check in check out sesuai dengan waktu shift. Selain itu, timesheet pekerja shift dibuat dengan pola dua mingguan. Anda dapat mengunduh tamplate-nya di sini.

Timesheet per-projek

timesheet per-proyek. sumber: vertex42.com

Timesheet ini berguna bagi Anda yang memiliki karyawan dan masing-masingnya bekerja untuk menjalankan project tertentu. Biasnaya timesheet ini digunakan pada pekerjaan yang sangat singkat seperti event. Anda dapat mengunduh tamplatenya di sini.

Baca juga: Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel dan Contohnya

Bagaimana Pengelolaan Timesheet Modern Saat Ini?

Pengelolaan timesheet secara digital sudah menjadi pilihan di zaman modern seperti saat ini, hal ini guna memudahkan proses pengelolaan data kehadiran karyawan. Bila sebelumnya pengelolaan data kehadiran karyawan dilakukan secara manual dan memakan waktu yang tidak sebentar, maka dengan memanfaatkan teknologi seperti software HRIS proses ini dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Tim HR dapat memanfaatkan software HRIS Talenta untuk dapat memudahkan pekerjaan administrasi seperti mengelola data kehadiran, mengelola shift kerja, hingga proses payroll setiap karyawan hanya dalam satu aplikasi yang sudah memiliki sistem otomatisasi yang baik.

Dimana seperti yang kita ketahui bahwa database karyawan merupakan core data bagi perusahaan dan tim HR dalam melakukan pengelolaan karyawan, oleh karena itu aplikasi database karyawan merupakan jawaban bagi tim HR yang menginginkan proses pengelolaan karyawan yang lebih valid, rinci dan lebih mudah.

Talenta adalah software HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda dalam melakukan pengelolaan database karyawan. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

 


PUBLISHED20 Jul 2020
Sely
Sely