Insight Talenta 6 min read

4 Contoh Proses Penyusunan Perencanaan SDM Perusahaan

By Ervina LutfiPublished 27 Nov, 2022 Diperbarui 20 Maret 2024

Perencanaan SDM adalah hal yang tidak kalah penting untuk dilakukan. Lalu seperti apa proses contoh perencanaan sdm dalam perusahaan yang benar? Mekari Talenta akan membahasnya disini.

Seperti yang diketahui, manusia, menjadi satu faktor penting dalam berjalannya suatu unit usaha.

Dalam dunia bisnis, keberadaan manusia dalam roda perusahaan disebut dengan sumber daya manusia (SDM).

Sumber daya manusia kemudian perlu dialokasikan serta dimanipulasi agar dapat mencapai target yang ditentukan oleh perusahaan.

Untuk itulah, urgensi untuk melakukan perencanaan SDM semakin tinggi, mengingat perusahaan tidak akan berkembang baik jika SDM yang dimiliki juga tidak diatur dengan tepat.

Nah, Insight Talenta akan mengulas mengenai apa saja 4 langkah penting penyusunan perencanaan SDM Perusahaan.

Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan sumber daya manusia ( SDM ) adalah proses perencanaan strategis yang dirancang untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah, jenis, dan kualitas karyawan yang tepat pada saat yang tepat untuk mencapai tujuan bisnisnya.

Proses perencanaan SDM melibatkan identifikasi kebutuhan sumber daya manusia, pengembangan rencana aksi untuk memenuhi kebutuhan tersebut, dan implementasi dan evaluasi rencana tersebut.

Dalam konteks bisnis, perencanaan SDM memainkan peran penting dalam memastikan bahwa organisasi memiliki tenaga kerja yang terampil, terlatih, dan berkualitas tinggi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuannya.

Perencanaan SDM melibatkan memastikan bahwa organisasi memiliki karyawan yang tepat dengan keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mencapai tujuannya.

Selain itu, proses ini juga memastikan bahwa organisasi dapat mempertahankan karyawan yang ada dan mengembangkan bakat-bakat baru untuk memenuhi kebutuhan masa depan.

Dalam prakteknya, perencanaan SDM melibatkan proses analisis data dan informasi untuk memahami kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan, serta untuk memahami kemampuan dan potensi karyawan yang ada.

Proses ini melibatkan penggunaan alat seperti analisis gap, analisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman ( SWOT ), dan analisis tren pasar kerja dan industri.

Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk mengembangkan rencana aksi yang spesifik dan terukur untuk memenuhi kebutuhan SDM organisasi.

Fungsi dan Tujuan dari Perencanaan SDM

Berikut ini adalah fungsi serta tujuan dari perencanaan SDM di sebuah perusahaan.

Memastikan Ketersediaan Tenaga Kerja

Perencanaan SDM bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah karyawan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan.

Menentukan Kebutuhan SDM

Perencanaan SDM membantu perusahaan dalam menentukan jenis karyawan yang dibutuhkan, keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan, serta jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam berbagai posisi di organisasi.

Meningkatkan Efektivitas

Perencanaan SDM bertujuan untuk meningkatkan efektivitas perusahaan dengan memastikan bahwa perusahaan memiliki karyawan yang memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnisnya.

Meningkatkan Produktivitas

Dengan memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang cukup, perencanaan SDM dapat membantu meningkatkan produktivitas organisasi.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Perencanaan SDM juga dapat membantu meningkatkan kepuasan karyawan dengan memastikan bahwa organisasi memiliki sistem penghargaan dan pengembangan karyawan yang adil dan menghargai jerih payah karyawan.

Mempertahankan dan Mengembangkan Bakat Karyawan

Perencanaan SDM bertujuan untuk mempertahankan talenta yang sudah ada dalam perusahaan, serta mengembangkan talenta baru untuk memenuhi kebutuhan masa depan di perusahaan.

Meningkatkan Efisiensi Biaya

Perencanaan SDM dapat membantu perusahaan dalam menghemat biaya dengan memastikan bahwa perusahaan tidak memiliki karyawan yang berlebihan serta tercukupi untuk masing-masing divisi.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

Seperti Apa Contoh Langkah Proses Pengelolaan Penyusunan Perencanaan SDM Perusahaan yang Benar?

Terdapat 4 langkah yang umum digunakan oleh banyak perusahaan untuk melakukan perencanaan SDM, berikut penjelasannya.

Memetakan Kapasitas SDM yang Dimiliki

Langkah pertama dalam menyusun perencanaan SDM yang baik tentu dengan mengenali kapasitas SDM yang sekarang dimiliki oleh perusahaan.

Pemetaan ini bisa memberikan banyak informasi mengenai kemampuan yang dimiliki karyawan, jumlah karyawan yang aktif, jumlah karyawan yang akan pensiun, jumlah karyawan yang harus menjalani pelatihan, jumlah karyawan yang telah memiliki pencapaian, jumlah karyawan yang perlu melakukan peningkatan kinerja, dan informasi kepegawaian lain.

Perusahaan bisa melakukan pemetaan ini dengan beberapa cara, misalnya saja dengan penyebaran kuesioner, yang tentu harus disusun dengan baik pula, bisa juga dengan menggunakan peninjauan performa atau kinerja karyawan, jika perusahaan Anda memiliki laporan detil mengenai ini.

Memperkirakan Kebutuhan SDM Perusahaan untuk Beberapa Waktu Kedepan

Setelah mengetahui benar mengenai pemetaan kapasitas SDM yang kini dimiliki perusahaan, langkah selanjutnya dalam perencanaan SDM adalah memperkirakan kebutuhan SDM perusahaan untuk beberapa waktu kedepan, berdasarkan keadaan SDM dan perusahaan sekarang.

Pertanyaannya kemudian adalah:

Apakah kondisi perusahaan sekarang dan beberapa waktu kedepan akan membutuhkan penambahan jumlah SDM?

Atau perusahaan masih bisa bekerja baik dengan SDM yang dimiliki sekarang?

Atau perlu dilakukan pelatihan agar kualitas SDM yang tengah dimiliki meningkat, dan berefek pada produktivitas perusahaan?

Atau bahkan mungkin perlu dilakukan perekrutan karena terdapat pekerja berkualitas yang sedang membutuhkan pekerjaan?

Pertanyaan tadi penting untuk dijawab karena akan menentukan langkah selanjutnya dalam perencanaan SDM.

Jawaban beberapa pertanyaan di atas bisa dipetakan dengan melakukan perkiraan kebutuhan dan ketersediaan SDM yang ada.

Perkiraan kebutuhan dilakukan untuk mengetahui SDM seperti apa yang diperlukan perusahaan (penambahan jumlah ataukah peningkatan kualitas).

Sementara itu, perkiraan ketersediaan dilakukan untuk mengetahui SDM yang sedang membutuhkan pekerjaan dan siap direkrut.

Tentu kemudian perkiraan SDM yang sedang dibutuhkan ini juga mempertimbangkan keadaan SDM yang kini dimiliki perusahaan.

Baca juga: Jenis Hak Karyawan yang Perlu Diketahui Perusahaan

Contoh Proses Perencanaan SDM, Pengembangan Talent atau Tenaga Kerja

Perencanaan Sumber Daya Manusia SDM adalah hal penting. Seperti apa proses juga contoh perencanaan sdm dalam perusahaan yang benar?

Langkah selanjutnya dalam proses pengelolaan perencanaan SDM adalah melakukan pengembangan tenaga kerja.

Tahap ini dimulai dari perekrutan, hingga yang terakhir hubungan baik dengan tenaga kerja atau SDM.

Berikut penjelasan singkat setiap tahapnya.

a. Perekrutan

Tahap ini adalah tahap di mana dilakukannya pencarian pada tenaga kerja atau SDM potensial yang bisa memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari perusahaan.

Pencarian ini bisa melibatkan berbagai platform seperti situs pencarian kerja, aplikasi seperti LinkedIn atau bahkan dengan membuka walk in interview untuk langsung turun ke lapangan guna menemukan tenaga kerja yang sesuai dan potensial.

b. Seleksi

Setelah mendapatkan dan melakukan kontak dengan para calon pekerja yang memenuhi kualifikasi dasar, saatnya untuk melakukan seleksi.

Tahap ini termasuk proses wawancara dan evaluasi terhadap kemampuan yang dimiliki calon tenaga kerja dan apakah kapasitas calon tersebut sesuai dengan apa yang tengah dibutuhkan.

Jika telah diperkirakan dan dipetakan dengan baik, proses seleksi ini akan memiliki standar yang jelas antara mana yang sesuai dan tidak.

c. Memilih dan Mempekerjakan

Memutuskan calon final untuk posisi yang dibutuhkan serta memberikan penawaran kerja lebih detail sehingga terdapat terbangun kesepahaman antara perusahaan dengan calon pekerja.

d. Pelatihan dan Pengembangan

Setelah mendapat tenaga kerja yang cocok, kemudian akan dilakukan pelatihan serta pengembangan kemampuan agar tenaga kerja yang baru bisa menyesuaikan diri dengan iklim dan tempo kerja perusahaan.

Selain itu juga guna agar tenaga kerja baru bisa bekerja efektif secepat mungkin.

Baca juga: Tingkatkan Penggunaan Teknologi Digital Dalam Kelola SDM Di Perusahaan Anda

e. Hubungan dengan Pekerja atau SDM

Selalu berikan tawaran peningkatan gaji pada taraf tertentu agar pekerja selalu termotivasi untuk bekerja dengan baik.

Selain itu, lakukan juga pengawasan pada kinerja pegawai agar kualtias kerjanya bisa dimonitor.

Usahakan perusahaan memiliki iklim yang nyaman untuk setiap pekerja dan berikan kepastian jaminan kesehatan dan sebagainya agar karyawan bisa fokus untuk bekerja dengan performa terbaik.

Evaluasi Perencanaan SDM dan Monitoring

Ketika perusahaan telah memiliki perencanaan SDM yang baik dan dijalankan dengan maksimal, tahap selanjutnya adalah evaluasi dan monitoring pada SDM yang dimiliki. Evaluasi ini dapat dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi simpeg berbasis cloud.

Proses akhir ini akan memberikan gambaran jelas bagaimana SDM bekerja dan memenuhi target perusahaan.

Jika kemudian ditemui ketidaksesuaian, bisa dilakukan koreksi atau peruhanan.

Baca juga: Performance Management & Performance Appraisal, Apa Bedanya?

Andalkan Software HR dan Payroll dalam Perencanaan SDM Perusahaan Anda

Proses Perencanaan SDM juga harus memikirkan tools dan sistem HRD  yang baik untuk mengelola SDM terutama agar bagaimana sumber daya manusia  yang dimiliki tetap unggul.

Misalnya menggunakan aplikasi perekrutan untuk mempermudah dalam mengelola rekrutmen atau software HRD dan payroll untuk melakukan otomasi perhitungan gaji juga mengelola absensi karyawan.

Terutama software payroll dan HRIS dimana perannya sangat penting untuk mengelola terutama mengedepankan sikap pendekatan humanis pada SDM yang dimiliki perusahaan Anda.

Selain itu, software payroll dan HR juga mempengaruhi waktu kerja HRD Anda misalnya saja dalam melakukan rekap absensi dan juga perhitungan gaji.

Dengan sistem manual, Anda bisa menghabiskan waktu berjam-jam yang berisiko human error.

Mengandalkan software payroll dan HR untuk kebetuhan manajemen SDM Anda bisa mempersingkat waktu bekerja, mengurangi biaya overhead, dan juga biaya-biaya beban lainnya yang sebenarnya tidak perlu dikeluarkan.

Mekari Talenta, sebagai software payroll dan HR terbaik siap menjadi andalan Anda dalam melakukan perencanaan SDM.

Mekari Talenta memiliki fitur absensi online dimana karyawan tidak perlu lagi datang ke kantor hanya untuk check in atau check out.

Hanya dalam genggaman, karyawan bisa melakukan absensi di mana pun dan kapan pun yang dilengkapi dengan GPS.

Dengan Mekari Talenta, Anda juga bisa menghitung gaji secara otomatis dengan kustomisasi sesuai regulasi perusahaan Anda.

Perhitungan gaji otomatis dengan komponennya seperti kompensasi, deduksi, dan pajak juga mudah dengan Mekari Talenta.

Saya Mau Bertanya Pada Tim Sales Mekari Talenta

banner tentu bisa june
Image
Ervina Lutfi
Seorang product manager berpengalaman, juga kontributor yang rutin memproduksi tulisan seputar HR, bisnis, dan pemasaran dengan pembahasan teliti, terstruktur, serta mudah dipahami.