Contoh Surat Peringatan Karyawan Berdasarkan Aturan di Indonesia

Contoh Surat Peringatan Karyawan Berdasarkan Aturan di Indonesia

Berikut ini akan dibahas contoh surat teguran, surat skorsing atau surat peringatan karyawan berdasarkan aturan undang undang di Indonesia. Seperti apa? Baca di Insight Talenta.

Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan yang namanya surat peringatan karyawan atau SP.

Beberapa contoh surat peringatan karyawan yang biasa kita temukan di internet biasanya memiliki istilah SP 1, SP 2, dan SP 3. 

Nah, surat peringatan karyawan sendiri merupakan surat yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran atau kesalahan dari peraturan yang sudah ditetapkan.

Tentunya, hubungan profesional antar karyawan dan pemberi pekerjaan tidak selalu berjalan mulus.

Pada suatu waktu, kemungkinan terjadinya konflik bisa saja terjadi. Maka dari itu, surat peringatan atau SP karyawan hadir untuk mengatur dan menghindari terjadinya konflik tersebut.

Lalu, apa definisi lengkap dan bagaimana contoh surat peringatan karyawan itu?

Simak selengkapnya di artikel Insight Talenta berikut ini.

Apa Itu Surat Peringatan Karyawan?

Anda mendapati seorang karyawan yang melakukan pelanggaran. Apa yang Anda lakukan?

Meski pemberian sanksi tergantung pada ringan atau beratnya pelanggaran tersebut, namun biasanya karyawan tidak akan langsung kena PHK jika pelanggaran tersebut baru dilakukan satu kali.

Yang paling umum terjadi adalah pemberian surat peringatan untuk pertama kalinya atau SP 1.

Jadi secara definisi, surat peringatan karyawan adalah bentuk teguran tertulis yang diberikan kepada karyawan karena telah melanggar aturan perusahaan.

Biasanya, perusahaan juga menghindari tindakan PHK langsung ada karyawan.

Lewat surat peringatan, karyawan dibina dan ditegur dengan ekspektasi ia tidak lagi mengulang kesalahannya.

Karyawan harus diberikan surat peringatan secara bertahap untuk memastikan ia tidak mengulanginya kembali.

Baca Juga : Buat Surat Peringatan Karyawan, Berikut Ketentuan Pemberiannya!

Undang-Undang yang Mengatur Pembuatan Surat Peringatan

Pada dasarnya, pemerintah sudah mengatur pemberian surat peringatan pada Pasal 161 Undang-undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 yang berbunyi:

“Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.”

Contoh penerapannya adalah sebagai berikut.

Perusahaan dapat menerbitkan surat peringatan secara berturut-turut (SP 1, 2, dan 3) maupun tidak, menyesuaikan isi perjanjian kerja antara karyawan dan perusahaan.

Jika surat peringatan dikeluarkan secara berturut, perusahaan dapat memberlakukan SP 1 selama 6 bulan.

Apabila karyawan tersebut melanggar kembali, maka perusahaan dapat memberikan SP 2 kepadanya dengan jangka waktu yang sama, yakni 6 bulan.

Apabila karyawan melanggar kembali, maka perusahaan dapat memberikan SP 3 atau surat yang terakhir dalam jangka waktu 6 bulan.

Jika tetap melanggar kembali, perusahaan dapat melakukan PHK pada karyawan tersebut.

Bagaimana Membuat Contoh Surat Peringatan Karyawan yang Benar?

Karena sudah diatur di dalam undang-undang, pembuatan surat peringatan karyawan tidak bisa sembarangan. Agar tidak melanggar dan sesuai dengan ketentuan Undang-undang Ketenagakerjaan, ada baiknya Anda memperhatikan beberapa hal berikut:

  1. Pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan harus melewati batas seperti yang disebutkan dalam perjanjian kerja karyawan.
  2. Pastikan berapa lama jangka waktu berlakunya surat peringatan karyawan. Mengacu Pasal 161 UU Ketenagakerjaan yang sudah disebutkan di atas, masa berlaku surat bisa ditetapkan selama 6 bulan.
  3. Hanya divisi HRD yang bisa membuat surat peringatan karyawan. Nantinya, pihak HR yang akan bertanggung jawab atas tindak lanjut pembuatan surat ini apabila ada karyawan yang melanggar.
  4. Jangan lupa cantumkan data lengkap karyawan pada surat peringatan. Surat peringatan tersebut dapat memuat nama lengkap, nomor induk karyawan, serta jabatan karyawan.
  5. Beri penjelasan kenapa karyawan yang bersangkutan diberikan surat peringatan.
  6. Terakhir, cantumkan tanda tangan dan nama dari pembuat surat.

Baca Juga : Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan

Contoh Surat Teguran, Surat Skorsing Atau Surat Peringatan Karyawan

PT Baling-Baling Bambu

Mid Plaza Lantai 17, Unit 22, Jakarta

Telp. (021) 551 0110

Surat Peringatan Pertama (SP 1)

Nomor: ../…/…/…

Surat ini ditujukan kepada:

Nama: Akbar Firmansyah

ID: B-134

Jabatan: Sales Associate

Surat ini dikeluarkan sehubungan dengan perilaku indisipliner serta pelanggaran tata tertib perusahaan yang telah Saudara lakukan. Saudara diketahui terlambat 5 hari berturut-turut dan 3 kali tidak masuk kerja tanpa izin tertulis kepada perusahaan. Sebagai karyawan, Saudara seharusnya mampu menaati peraturan serta tata tertib yang berlaku di perusahaan, seperti yang tertera dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK) yang telah disepakati sebelumnya.

Oleh karena itu, surat peringatan pertama ini diberikan dengan tujuan sebagai teguran dan peringatan kepada Saudara agar dapat melaksanakan tata tertib yang berlaku di perusahaan sebagaimana mestinya.

Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan dipatuhi oleh Saudara.

 

Jakarta, 21 Januari 2021

PT Baling-Baling Bambu

Asep Komarudin

Head of HR

Buat Surat Skorsing, Surat Teguran, Atau Surat Peringatan Karyawan dengan Fitur Reprimand Talenta

Anda mendapati ada karyawan yang telah melakukan pelanggaran dan hendak diberikan surat peringatan. Dengan Talenta, Anda bisa mengirim surat peringatan kepada karyawan menggunakan fitur Reprimand.

Reprimand sendiri dibuat sebagai bentuk peringatan kepada karyawan ketika mereka berbuat kesalahan atau melanggar aturan. Reprimand ini dibuat tentunya mengacu pada peraturan dan kebijakan perusahaan.

Baca Juga : Serba-Serbi Surat Peringatan Kerja Sesuai Undang-undang

Bagaimana membuatnya? Seperti apa contoh surat skorsing atau contoh surat teguran karyawan yang dibuat dengan Talenta HRIS?

Untuk membuat Reprimand di Talenta, Anda harus menggunakan account Super Admin.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Reprimand:

1. Masuk ke menu Company di dashboard Talenta.

2. Klik menu Reprimand 

Buat Surat Skorsing, Surat Teguran, Atau Surat Peringatan Karyawan dengan Fitur Reprimand Talenta

Kemudian Anda akan masuk ke halaman seperti di bawah ini:

3. Reprimand List adalah jenis peringatan yang sudah dibuat oleh user.

4. Reprimand Type adalah menu untuk membuat jenis peringatan sebelum masuk ke Reprimand List. Untuk Reprimand Type, dapat dibuat sesuai dengan kebijakan perusahaan

5. Jika sudah memiliki Reprimand Type, Anda dapat langsung membuat peringatan yang akan ditujukan untuk karyawan Anda dengan mengklik button Add New

Setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

6. Pilih karyawan yang akan Anda beri Reprimand

7. Jika ada file yang berkaitan silakan gunakan Attach File

8. Jika diceklis, maka urutan peringatan akan mengikuti sistem. Namun jika tidak diceklis, Anda dapat menentukan peringatannya.

9. Beri ceklis untuk mengirimkan notifikasi mengenai Reprimand tersebut

10. Anda dapat memilih Type jika Set By System tidak diceklis

11. Diisi dengan tanggal mulai Reprimand tersebut berlaku

12. Diisi dengan tanggal berakhir Reprimand tersebut

13. Isi dengan konten yang berhubungan dengn Reprimand tersebut

14. Jika semua field sudah terisi, Anda dapat mengklik Submit Reprimand

Tertarik untuk mencobanya sendiri?

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Dengan menggunakan fitur Reprimand, Anda dapat dengan mudah memberikan surat peringatan pada karyawan lewat aplikasi Talenta.

Jika ada lebih dari satu orang karyawan yang melakukan pelanggaran, Anda juga bisa mengirimkannya kepada beberapa karyawan sekaligus sehingga akan sangat mengefisiensi waktu.

Apa yang Harus HR Perhatikan Setelah Membuat SP?

Setelah Anda mengetahui contoh surat teguran, surat skorsing, contoh surat peringatan karyawan, HR harus mengetahui langkah selanjutnya. HR yang telah memberikan surat peringatan pada karyawan, maka mereka harus mencari cara bagaimana karyawan bisa mematuhi peraturan kembali dan lebih produktif.

Beberapa cara yang bisa dilakukan adalah dengan berdiskusi dengan karyawan dan meninjau performa karyawan. Tanyakan juga pada mereka apa yang dibutuhkan agar mereka lebih termotivasi ketika bekerja.

Nah, untuk melakukan semua tugas pengelolaan SDM, tentu HR tidak bisa bekerja tanpa bantuan. Agar pekerjaan lebih efisien, aplikasi yang dapat membuat proses administrasi HR yang terautomasi juga dibutuhkan.

Salah satu aplikasi yang dapat membantu pekerjaan tersebut adalah Talenta. Aplikasi HRIS Talenta yang berbasis cloud memiliki beberapa fitur yang dapat membantu pekerjaan Anda.

Misalnya, Talenta memiliki fitur Performance Management yang dapat membantu HR memantau performa karyawan. Sehingga karyawan yang baru kena SP pun bisa Anda pantau agar performa mereka semakin membaik di review berikutnya.

Talenta juga memiliki fitur lain seperti Live Attendance yang memungkinkan karyawan absen online di mana saja serta fitur Payroll yang membuat proses penghitungan penggajian karyawan jadi lebih mudah dan cepat.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Tertarik menggunakan Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.

contoh surat peringatan karyawan

Nah, Insight Talenta telah membahas contoh surat teguran, surat skorsing atau surat peringatan karyawan berdasarkan aturan di indonesia.

Semoga informasi ini bisa berguna buat HR atau HRD di perusahaan. Silahkan dibagikan di sosial media jika Anda merasa informasi ini berguna.


PUBLISHED06 Apr 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang