Cara Membuat Absensi di WhatsApp dengan Mudah

Absensi merupakan salah satu rutinitas yang harus dilakukan karyawan sebelum bekerja. Hal ini untuk memastikan perusahaan mengetahui bahwa mereka benar-benar bekerja.

Selain itu, pencatatan kehadiran mereka juga penting karena dapat mempengaruhi penghitungan gaji karyawan.

Namun jika dahulu absensi masih menggunakan mesin seperti ceklok atau fingerprint, saat ini cara paling mudah dan murah dalam membuat absensi adalah dengan menggunakan absensi via WhatsApp.

Banyaknya fitur WhatsApp yang mempermudah pengguna dalam mengirimkan pesan, gambar, dan dokumen membuat absensi jadi mungkin dilakukan.

Bagaimana cara membuatnya? Simak selengkapnya di artikel berikut.

Cara Membuat Absensi di WhatsApp (WA)

Biasanya, absensi dengan menggunakan WhatsApp digunakan untuk karyawan yang work from home (WFH) atau hybrid working.

Cara membuat absensi dengan WhatsApp pun terbilang mudah sehingga banyak perusahaan yang memilih menggunakannya.

Terdapat tiga cara yang bisa dilakukan dengan absensi menggunakan WhatsApp dan berikut adalah beberapa caranya.

Cara Buat Absensi di WA dengan Memanfaatkan Fitur Broadcast

Salah satu fitur WhatsApp yang digunakan untuk mengirimkan pengumuman lewat grup adalah fitur Broadcast. Fitur ini dapat digunakan untuk membuat absensi online. Berikut caranya:

Buka aplikasi WhatsApp, kemudian tekan ikon titik tiga yang terdapat di pojok kanan atas dan pilih New Broadcast (Siaran Baru).
Cari kontak atau grup yang akan Anda kirim pesan broadcast-nya atau, misalnya grup kantor, dan tekan tanda centang.
Di layar baru untuk mengirimkan pesan broadcast, buat daftar absensi dan pengumuman lainnya jika diperlukan
Tekan send untuk mengirim pesan.

Cara Buat Absensi di WA dengan Memanfaatkan Fitur Poll

Fitur lain WhatsApp yang dapat digunakan untuk membuat absensi adalah Poll. Fitur ini merupakan fitur yang memungkinkan pengguna untuk melakukan polling atau memilih opsi. Fitur ini dapat digunakan untuk membuat absensi dengan mudah.

Anda perlu membuat grup baru lebih dulu lewat menu Community. Kemudian, fitur Poll dapat diakses dengan menekan ikon tanda plus ‘+’ di sebelah kiri kolom penulisan pesan. Berikut cara lengkapnya:

Klik Poll, lalu masukan informasi yang Anda butuhkan di bagian Question. Contoh: Absensi PT XXX 26 Maret 2024.
Pada bagian Options, tulis Hadir, Cuti/Sakit, Tidak Hadir.
Klik Send
Setelah terkirim, Anda bisa melihat siapa saja yang sudah mengisi dengan klik ‘View votes”.

Cara Buat Absensi di WA dengan Memanfaatkan Fitur Grup

Cara mudah lainnya yang bisa Anda lakukan dalam membuat absensi di WhatsApp adalah dengan mengirimkan chat yang nanti dapat diteruskan oleh karyawan lainnya di dalam grup dengan copy paste pesan tersebut dan dilanjutkan secara berantai.

Misalnya, Anda dapat membuat pesan seperti ini:

Cara ini mudah digunakan dan Anda juga dapat langsung melihat siapa nama-nama orang yang melakukan absensi.

Risiko dari Mengelola Absensi dengan WhatsApp

Namun meski memberikan kemudahan, cara melakukan absensi menggunakan WhatsApp punya beberapa risiko. Berikut adalah beberapa di antaranya.

Keterbatasan Fitur WhatsApp dalam Mengelola dan Melacak Absensi dengan Efisien

WhatsApp, pada dasarnya, adalah aplikasi pesan instan dan bukanlah platform yang dirancang khusus untuk manajemen absensi.

Meskipun Anda dapat menggunakan fitur seperti grup dan pesan terjadwal untuk mengatur pengingat absensi, namun tidak ada fitur bawaan yang secara langsung mendukung pelacakan absensi atau pembuatan laporan secara terstruktur.

Ini dapat menyebabkan keterbatasan dalam mengelola absensi dengan efisien, terutama jika jumlah karyawan atau kompleksitas jadwal tinggi.

Potensi Kesalahan dalam Pencatatan dan Pengelolaan Absensi secara Manual

Mengandalkan pencatatan absensi secara manual melalui WhatsApp meningkatkan risiko kesalahan.

Manusia rentan terhadap kesalahan dalam memasukkan data atau mencatat waktu kehadiran dengan benar.

Ini dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam perhitungan jam kerja, pembayaran gaji, atau manajemen kinerja. Kesalahan semacam ini dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan, konflik, atau bahkan perselisihan hukum.

Keamanan Data Karyawan yang Mungkin Terancam

Menyimpan informasi kehadiran karyawan di WhatsApp dapat mengancam keamanan data pribadi dan informasi sensitif lainnya.

WhatsApp tidak selalu menjamin tingkat keamanan yang memadai untuk data bisnis, terutama jika informasi tersebut disimpan dalam obrolan grup yang rentan terhadap akses yang tidak sah atau penyadapan.

Jika data absensi karyawan jatuh ke tangan yang salah, hal itu dapat mengakibatkan masalah privasi, penyalahgunaan data, atau bahkan pencurian identitas.

Untuk mengatasi risiko-risiko ini, disarankan untuk menggunakan solusi manajemen absensi yang didedikasikan yang menawarkan fitur-fitur seperti pelacakan waktu otomatis, pembuatan laporan yang terstruktur, dan tingkat keamanan data yang tinggi.

Solusi semacam itu dapat membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keamanan dalam manajemen absensi karyawan.

Mekari Talenta: Solusi untuk Pengelolaan Absensi yang Efisien

Salah satu solusi yang dapat Anda gunakan adalah menggunakan software HRIS Mekari Talenta. Mekari Talenta sebagai platform HRIS berbasis cloud, dapat membantu dalam proses absensi karyawan dengan berbagai fitur berikut.

Otomatisasi Absensi

Fitur-fitur seperti absensi selfie bernama Live Attendance melalui aplikasi mobile, absensi online, dan integrasi dengan perangkat seperti fingerprint memungkinkan pencatatan kehadiran yang akurat dan efisien.

Pelacakan Real-time

Mekari Talenta memberikan visibilitas langsung terhadap kehadiran karyawan secara real-time, memungkinkan pengelola untuk mengelola absensi dengan lebih efektif. Dengan teknologi GPS, Anda dapat mengetahui keberadaan lokasi karyawan ketika mereka melakukan absensi.

Keamanan Data

Informasi kehadiran karyawan disimpan dengan aman di dalam platform HRIS yang terenkripsi. Hal ini dapat mengurangi risiko kebocoran atau penyalahgunaan data.

Tertarik mengeksplorasi fitur lainnya? Komunikasikan kebutuhan lainnya bersama tim sales kami dan coba gratis demo aplikasi Mekari Talenta sekarang juga.