Berikut Contoh Data Karyawan pada Sistem HRIS dan Excel di Perusahaan

Bagaimana sebenarnya contoh data karyawan yang baik untuk sebuah perusahaan? Bagi divisi HR, pengelolaan data karyawan adalah bagian penting yang tidak bisa dihiraukan. Database karyawan butuh untuk dikelola dengan baik.

Pengelolaan database karyawan yang baik akan mempermudah HR untuk menjalankan tugas administrasi yang berkaitan dengan karyawan. Misalnya saja, terkait pendataan karyawan baru, gaji karyawan, hingga jumlah karyawan di masing-masing divisi atau departemen.

Mengingat semakin berkembangnya teknologi dan perubahan ke arah digital, pengelolaan data harus dilakukan dengan baik agar data tersebut valid.

Data yang dikelola oleh perusahaan memiliki banyak kegunaan. Ia dapat menjadi rujukan untuk berbagai keputusan yang hendak dibuat oleh perusahan nantinya.

Ada perusahaan yang masih mengelola data karyawan secara manual seperti menggunakan Microsoft Excel, dan ada juga yang sudah mulai menggunakan sistem HRIS. Tentunya, penggunaan sistem HRIS dinilai lebih efisien karena data-data disimpan secara terpusat menggunakan aplikasi berbasis cloud.

Aplikasi HRIS dapat menyederhanakan tugas HRD perusahaan secara praktis sehingga membuat HR menyelesaikan tugas administrasi karyawan lebih cepat.

Lalu, bagaimanakah contoh data karyawan yang baik, baik menggunakan Excel maupun HRIS? Simak pembahasannya pada artikel Insight Talenta berikut ini.

Jaga bisnis tetap produktif dengan software aplikasi hrd terautomasi

Pentingnya Mengelola Data Karyawan bagi Perusahaan

Banyak manfaat yang bisa diperoleh untuk perusahaan jika HR dapat mengelola data dengan baik. Apa saja manfaatnya? Simak pemaparannya.

Mudah Mencari Informasi Karyawan

Jika Anda mengelola data karyawan dengan rapi, tidak hanya Anda tapi juga tim dari divisi lain akan mudah dalam mengakses data tersebut.

Misalnya, hanya dengan memasukkan nomor ID karyawan, Anda akan mendapatkan informasi karyawan yang bersangkutan dengan lengkap.

Anda juga bisa menggunakan aplikasi HRIS seperti Talenta untuk mengelola data karyawan.

Pada Talenta, bahkan setiap karyawan bisa mengakses list setiap karyawan perusahaan. Ini berguna apabila ada divisi lain yang ingin melihat informasi lengkap karyawan seperti alamat, jabatan, nomor telepon, dan lain sebagainya.

Menyimpan Informasi Pribadi Karyawan dan Gaji

Melalui pengelolaan data karyawan, perusahaan dapat menyimpan berbagai data penting seperti absensi karyawan, detail lembur karyawan, informasi data pribadi, hingga besaran gaji yang diterima karyawan.

Semua data tersebut harus terintegrasi karena dibutuhkan untuk proses penghitungan gaji karyawan. Ini adalah salah satu contoh kegunaan data karyawan yang paling banyak dipakai perusahaan. Tentu saja Talenta juga memiliki fitur payroll yang sangat berguna ini. Anda bisa mencobanya sendiri dengan klik disini untuk membuktikannya. 

Menyimpan Informasi Pribadi Karyawan dan Gaji

Misalnya saja, jumlah absen karyawan apabila ada karyawan yang tidak absen, akan mengurangi gaji karyawan. Kemudian jam lembur yang dilakukan karyawan dapat menambah gaji yang diterima.

Hal-hal semacam itu harus terekam dengan jelas pada data karyawan sehingga memudahkan tugas HRD dalam menghitung payroll.

Mempermudah Evaluasi Kerja Karyawan

Pengelolaan data karyawan yang baik juga berkaitan kepada performa karyawan. Bagaimana kaitannya?

Setiap karyawan pasti akan dimonitor performanya melalui performance review yang diadakan perusahaan. Hasil dari review tersebut akan dicatat oleh HR untuk melihat bagaimana perkembangan performa karyawan tersebut.

Nantinya, perusahaan dapat menentukan langkah selanjutnya untuk mengembangkan potensi dari karyawan tersebut. Misalnya, lalui pelatihan atau program pengembangan tertentu.

Mengawasi Saldo Cuti Karyawan

HR juga dapat memonitor cuti karyawan apabila telah melakukan pendataan dengan benar pada data karyawan.

Dengan begitu, HR dapat mengetahui sisa saldo cuti yang bisa masing-masing karyawan ambil.

Fungsi ini dapat mempengaruhi laporan kehadiran karyawan. Jika tidak akurat, hal ini dapat berpengaruh pada laporan gaji karyawan.

Oleh karena itu, ada baiknya HR mencatat jatah cuti masing-masing karyawan dengan akurat.

Aplikasi Talenta juga dilengkapi dengan fitur cuti di mana selain perusahaan dapat melihat sisa saldo cuti karyawan, karyawan juga bisa request cuti dengan mudah lewat aplikasi.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Evaluasi Performa Perusahaan

Contoh kegunaan data karyawan biasanya juga dipakai perusahaan ketika hendak membuat report tahunan. Report ini nantinya akan digunakan ketika perusahaan ingin mengevaluasi performa karyawan.

Untuk itu, Anda harus mengumpulkan data-data terkait karyawan selama satu tahun terakhir. Proses ini akan lebih cepat dilakukan jika Anda meng-update data karyawan secara berkala dan tersimpan rapi. Sehingga, waktu pembuatan report pun akan lebih menyingkat waktu.

Contoh Data Karyawan Menggunakan Excel

Salah satu cara paling mudah untuk menyimpan data karyawan dengan baik adalah dengan menggunakan software seperti Microsoft Excel. Sejak awal diciptakan, software ini sudah membantu banyak sekali perusahaan untuk berbagai keperluan seperti mengatur keuangan hingga ke pendataan.

Meski biayanya murah, namun HR butuh bekerja keras untuk mengelola data-data menggunakan Excel.

Untuk memulainya, Anda dapat membuat database karyawan menggunakan Excel dengan sederhana. Berikut contoh data karyawan pada Excel.

contoh data karyawan

Anda pun dapat menyesuaikan variabel data apa saja yang ingin Anda tampilkan pada Excel sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Yang perlu diperhatikan ketika menggunakan Excel untuk mengelola data karyawan adalah Anda harus meng-update secara berkala data-data karyawan tersebut.

Kemudian, karena sangat mudah di-copy Anda harus memiliki satu master file yang benar-benar dipakai untuk update data karyawan. Sehingga, keakuratan data tergantung dari ketelitian Anda dalam mengelola file Excel ini.

Jika perusahaan yang Anda miliki jumlah karyawannya sedikit, mungkin menggunakan software seperti Microsoft Excel merupakan pilihan yang tepat.

Namun, bagaimana jadinya apabila perusahaan terus berkembang dan jumlah karyawan juga kian bertambah? Anda bisa mulai beralih ke aplikasi HRIS yang berbasis cloud seperti Talenta.

Contoh Data Karyawan Menggunakan Sistem HRIS Talenta

Sudah siap melihat contoh data karyawan jika menggunakan aplikasi?

Nah, memang pada dasarnya mengelola data karyawan yang begitu banyak bukan perkara mudah. Untuk itu, agar pengelolaan data karyawan lebih optimal, Anda bisa menggunakan Talenta.

Talenta memiliki berbagai fitur yang membantu Anda dalam mengelola karyawan, seperti database, pengelolaan cuti, penghitungan gaji, absensi, dan lain sebagainya.

Salah satu fitur penting untuk mengelola data karyawan di Talenta adalah fitur Employees. Employees merupakan fitur yang digunakan untuk mengelola seluruh informasi karyawan sebagai database perusahaan, baik itu merupakan informasi pribadi karyawan, informasi kepegawaian, hingga informasi payroll.

Fitur ini juga meliputi aktivitas lain seperti penambahan karyawan, perubahan informasi karyawan, riwayat transfer karyawan, penyesuaian status PTKP, impor data karyawan, dan sebagainya.

Kira-kira seperti inilah contoh data karyawan pada aplikasi Talenta.

Fitur manajemen database untuk perusahaan berskala menengah dari software HR Talenta

 

Semua fitur tersebut bisa Anda maksimalkan, dengan penggunaan layanan Talenta sebagai aplikasi HRIS di perusahaan Anda

Itulah tadi beberapa contoh data karyawan yang bisa kami coba tampilkan untuk Anda. Bagaimana, tertarik untuk mencoba Talenta untuk mengelola data karyawan di perusahaan Anda ? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan im kami dan konsultasikan masalah HR Anda!

Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba gratis demo aplikasi payroll ataupun software attendance Indonesia terbaik melalui aplikasi HRD dari Talenta dengan klik pada gambar di bawah ini. Coba sekarang juga!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

contoh surat peringatan karyawan


PUBLISHED14 Apr 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales