Pengertian Presensi dan Contoh Sistem Presensi Online bagi Perusahaan

Apa itu presensi juga apa bedanya dengan absensi adalah seperti apa? Mungkin Anda justru lebih sering mendengar kata absensi online ketimbang sistem presensi online.

Di sini akan dijelaskan mengenai pengertian presensi secara lengkap untuk Anda yang ingin mengetahuinya.

Istilah absensi sendiri adalah kata yang biasa digunakan orang sebagai istilah untuk mendata dan menghitung kehadiran karyawan.

Padahal di dalam KBBI, istilah absensi memiliki arti sebagai ketidakhadiran. Jika seseorang dinyatakan absen, berarti dia tidak masuk kerja.

Mungkin banyak yang selama ini masih menganggap bahwa absen atau absensi adalah sebuah istilah yang menunjukkan kehadiran.

Misalnya di tempat kerja, mungkin Anda tidak asing mendengar kalimat seperti “Jangan lupa untuk absen di mesin fingerprint saat masuk kantor”.

Pemakaian istilah ini sebenarnya kurang tepat jika yang Anda maksud adalah kehadiran.

Jadi ketika Anda menggunakan istilah ‘daftar absen’ maka yang dimaksud adalah daftar untuk mendata orang-orang yang tidak hadir. Lalu bagaimana dengan presensi?

Menurut KBBI, presensi adalah kehadiran. Jadi ketika membahas tentang kehadiran karyawan misalnya, istilah yang tepat adalah presensi.

Jadi dengan mengetahui hal ini, Anda tidak perlu lagi keliru untuk membedakan mana presensi mana yang absensi.

Di artikel kali ini, Mekari Talenta akan membahas secara lengkap mengenai perbedaannya dengan absensi, serta bagaimana penerapan sistem presensi online di dalam perusahaan.

Berikut adalah penjelasan lengkapnya.

Baca Juga: Manfaat Aplikasi Presensi Online untuk Pengelolaan Karyawan yang Efisien

Apa Itu Sistem Presensi?

Sebelum membahas lebih jauh, Anda perlu mengetahui dulu pengertian dari sistem presensi.

Secara sederhana, sistem presensi adalah sebuah sistem yang dipakai perusahaan untuk mengelola kehadiran karyawan online.

Mengapa perusahaan perlu menerapkan sistem presensi? Hal ini agar perusahaan dapat memantau produktivitas karyawan dari jumlah kehadiran mereka.

Dengan melihat persentase kehadiran karyawan, perusahaan dapat menilai apakah terdapat peningkatan atau malah penurunan dari produktivitas karyawan.

Hal ini penting karena perkembangan bisnis perusahaan sendiri sangat bergantung kepada tingkat produktivitas karyawan yang salah satu faktornya adalah presensi karyawan.

Baca juga: Tata kelola Karyawan untuk Tingkatkan Produktivitas

Mengapa Data Presensi Adalah Hal yang Sangat Penting?

Adanya sebuah pencatatan kehadiran berbasis cloud di perusahaan bukanlah tanpa alasan.

Selain membuat karyawan disiplin, berikut adalah beberapa alasan mengapa presensi menjadi penting di dalam perusahaan.

1. Mencatat Kehadiran Karyawan

Data absensi kehadiran karyawan wajib dicatat setiap harinya oleh perusahaan.

Dimana data presensi karyawan ini nantinya adalah hal yang akan dijadikan dasar untuk berbagai keperluan misalnya untuk membayar gaji karyawan atau kenaikan gaji.

2. Dasar untuk Menghitung Gaji karyawan

Meski digaji setiap bulan, masing-masing karyawan juga memiliki nominal upah minimum per hari yang jumlahnya didapat dari total gaji pokok dibagi jumlah hari kerja dalam sebulan.

Oleh karena itu jumlah kehadiran karyawan diperlukan HR agar mereka bisa menghitung berapa banyak gaji yang harus dibayarkan ke karyawan di bulan tersebut.

Pengurangan gaji akan dilakukan berdasarkan seberapa banyak karyawan tersebut tidak masuk tanpa keterangan seperti yang akan tertera pada slip gaji.

3. Melihat Sisa Cuti Karyawan

Dari data kehadiran yang dimiliki HR, mereka juga bisa melihat karyawan mana saja yang mengambil cuti di bulan tersebut.

Sehingga, mereka juga mengetahui sisa cuti karyawan.

4. Membuat Pencatatan Administrasi Lebih Rapi

Adanya pencatatan database yang rapi, terlebih jika sudah menggunakan sistem presensi online seperti Mekari Talenta.

Penggunaan Mekari Talenta ini tentu saja aka akan mendukung tugas HR untuk melakukan berbagai hal jadi lebih efektif, misalnya menghitung gaji karyawan, cuti, bonus tahunan karyawan, dan lain sebagainya.

5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan

Bukan hal yang asing jika ada karyawan yang berbuat curang dengan memanipulasi data kehadiran mereka.

Salah satu cara yang paling umum dilakukan adalah “titip absen”.

Menerapkan sistem presensi atau absensi online pegawai yang baik adalah prioritas penting perusahaan.

Dengan demikian perusahaan dapat meminimalisir hal ini dan membuat karyawan jadi lebih disiplin.

Baca juga: Tips Meningkatkan Disiplin Karyawan Perusahaan

Apa Itu Jenis-jenis Sistem Presensi?

Perusahaan wajib memiliki sistem presensi yang baik agar dapat mengelola kehadiran karyawan dengan tepat sehingga meningkatkan produktivitas.

Nah, apa saja jenis-jenis sistem presensi yang ada?

1. Sistem Fingerprint

Mari mengenal sistem presensi dengan aplikasi mesin fingerprint.

Sistem ini mungkin jadi salah satu sistem kehadiran yang paling umum digunakan oleh banyak perusahaan.

Cara kerjanya sederhana. Data sidik jari karyawan akan dijadikan data untuk mengidentifikasi serta memverifikasi mereka.

Karena setiap orang memiliki sidik jari yang berbeda-beda, mesin fingerprint dapat mengetahui siapa yang sedang menempelkan jarinya.

Dengan demikian, teknologi fingerprint dapat meminimalisir kecurangan karena sulit bagi karyawan untuk “menitipkan” kehadiran mereka lewat orang lain.

Mereka harus menempelkan jari mereka sendiri agar kehadiran mereka dapat tercatat.

Nantinya di masa perhitungan payroll, HR akan men-download data kehadiran karyawan secara manual untuk data mereka dalam menghitung gaji karyawan di bulan tersebut.

2. Sistem Face Recognition

Sistem presensi pengenalan wajah merupakan sistem presensi yang paling efektif.

Face recognition memiliki beberapa kelebihan diantaranya yaitu proses identifikasi yang cepat sehingga dapat mengurangi antrian ketika jam masuk atau pulang.

Selain itu, sistem ini terbukti lebih higienis karena karyawan tidak perlu menyentuh sistem ini. Hanya dengan memperlihatkan wajah anda di depan mesin absensi wajah ini, anda sudah tercatat hadir oleh sistem.

Sistem ini juga memiliki tingkat akurasi yang tinggi karena setiap individu memiliki “faceprint” yang unik, sehingga dapat mengurangi kecurangan dalam proses presensi.

Di sisi lain, sistem absensi pengenalan wajah memiliki kekurangan, yaitu biaya implementasi yang tinggi.

Sistem absensi face recognition harus membutuhkan investasi awal yang besar untuk hardware dan untuk software berbasis AI yang canggih.

3. Sistem Kartu

Setiap karyawan pasti memiliki kartu identitas karyawan atau ID card dari kantornya.

Selain sebagai tanda pengenal, biasanya kartu ini bisa dipakai juga sebagai alat untuk mendata kehadiran karyawan.

Cara kerjanya pun sangat mudah karena kartu ini pasti selalu dikalungkan oleh karyawan saat mereka berangkat kerja.

Karyawan hanya perlu menempelkan kartu ke mesin pembaca kehadiran untuk proses identifikasi dan kehadiran karyawan secara otomatis langsung tercatat.

Namun sistem ini memiliki kekurangan di mana kartu identitas karyawan bisa saja dititipkan oleh orang lain terutama agar ia tetap bisa datang telat.

4. Sistem Password

Salah satu sistem presensi lainnya adalah dengan menggunakan password di mana masing-masing karyawan punya password yang berbeda-beda.

Sistem ini boleh dibilang tidak sepopuler kedua sistem presensi sebelumnya.

Untuk mendapatkan data kehadiran, karyawan hanya perlu memasukkan password yang sudah mereka miliki setiap datang ke kantor.

Namun sistem ini memiliki kelemahan yang sama dengan sistem kartu, yakni karyawan bisa menitipkan kehadiran mereka kepada teman kerjanya dengan memberikan password.

Selain itu, karyawan juga bisa saja lupa dengan password mereka.

5. Sistem Presensi Online

Dengan semakin berkembangnya teknologi, dunia HR juga perlu memiliki inovasi agar mempercepat proses pekerjaan mereka.

Dengan sistem absensi secara online, karyawan dapat mencatat kehadiran mereka dengan memanfaatkan teknologi internet.

Sistem presensi digital memungkinkan data kehadiran karyawan disimpan di dalam database berbasis cloud.

Kelebihannya adalah perusahaan tak perlu lagi memiliki infrastruktur perangkat keras untuk menyimpan data kehadiran.

Contoh penyedia sistem presensi atau absen online adalah talenta.co yang didukung dengan teknologi cloud.

Sehingga, sistem kehadiran online seperti Talenta cocok diterapkan di perusahaan dengan karyawan bermobilitas tinggi.

Sistem presensi digital juga cocok diterapkan di masa pandemi ketika sebagian besar karyawan harus bekerja dari rumah atau WFH.

Karena menginput kehadiran harus lewat smartphone masing-masing, mereka tidak bisa menitipkan kehadiran lewat teman kerja mereka.

Baca juga: Kelola Absensi Online Saat WFH Lebih Efisien dengan Talenta

Keuntungan Sistem Presensi Online yang Wajib Anda Pertimbangkan

Apa itu presensi online? Seperti yang sudah dijelaskan di atas, sistem presensi online dapat menjadi solusi sistem kehadiran digital yang mudah diterapkan karena mengandalkan teknologi dan konektivitas internet.

Melalui sistem ini, karyawan hanya perlu mengandalkan aplikasi dan mereka bisa langsung menginput data kehadiran di mana saja.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika memilih sistem presensi online.

1. Presensi Online Adalah Sistem yang Mudah Digunakan

Karyawan tidak perlu lagi antri di depan mesin fingerprint.

Perusahaan dapat menentukan radius di mana saja karyawan dapat input kehadiran.

Bahkan, Talenta sendiri sudah dilengkapi GPS sehingga dapat melihat posisi karyawan di mana saat mengakses Live Attendance Management.

Ini berguna bagi perusahaan yang menerapkan WFH sehingga dapat memastikan karyawan tetap berada di rumah saat bekerja.

Baca juga: 7 Aplikasi Absensi GPS Terbaik untuk Perusahaan Anda

2. Keakuratan Data Terjamin

Dengan sistem presensi online, HR tidak perlu meluangkan waktu lebih banyak untuk memverifikasi data kehadiran ke masing-masing karyawan.

Data kehadiran dapat ter-update otomatis di dalam sistem.

Hanya saja, HR bisa menanyakan kembali jika ada karyawan yang tidak meng-input kehadiran ke sistem jika memang diperlukan.

3. Dapat Diintegrasi dengan Payroll

Salah satu keunggulan adanya sistem presensi online adalah ia dapat dengan mudah diintegrasikan dengan payroll.

Aplikasi Talenta bisa mewujudkan hal ini.

Karena di-update secara realtime, HR dapat merekap gaji karyawan dengan cepat karena semua data kehadiran karyawan sudah terjadi.

Baca juga: Keuntungan Sistem Absensi Menggunakan Software Payroll

4. Menghemat Budget

Menyediakan sistem seperti mesin fingerprint ataupun mesin biometrik bukan lah hal yang murah untuk diaplikasikan.

Karena bentuknya berupa perangkat keras, butuh biaya ekstra bagi perusahaan untuk dapat menyiapkannya.

Talenta sebagai salah satu penyedia sistem presensi online berbasis cloud tidak membutuhkan infrastruktur seperti komputer server.

Karyawan hanya perlu mengaksesnya lewat smartphone.

Dengan penerapan sistem presensi online ini tentu akan membuat kinerja perusahaan menjadi lebih efektif.

Untuk penyusunan data presensi, HR hanya perlu mengintegrasikan data kehadiran tersebut dengan fitur HR analytics dan report.

Baca Juga: Cara Membuat Absen Online Karyawan di Excel Otomatis

Pertanyaan Yang Sering Ditanyakan Terkait Presensi Online / Offline

Berikut beberapa hal tersebut.

1. Apa perbedaan presensi dan absensi?

Untuk kata presensi memang jarang kita dengar penggunaannya.

Kita lebih akrab dengan kata presensi. Absen berarti tidak hadir.

Absensi berarti ketidakhadiran sedangkan presensi berarti kehadiran.

2. Apa itu arti / pengertian presensi karyawan?

Menurut Bastian (2007 : 117), Presensi karyawan artinya adalah sebuah kegiatan mendokumentasikan data kehadiran karyawan atau pegawai di perusahaan.

Dimana setiap hari kerja pegawai diharuskan melakukan presensi ketika waktunya karyawan / pegawai tersebut datang dan pulang, dalam suatu waktu.

3. Apa tujuan dari presensi?

Tujuan dari presensi adalah sebagai salah satu bukti kehadiran pekerja / karyawan / pegawai yang nantinya data tersebut akan digunakan dalam laporan perusahaan untuk keperluan penggajian, perfomance management atau yang lainnya.

Biasanya perusahaan memiliki sistem presensi sendiri baik online atau offline yang harus diisi para karyawan atau pekerja.

4. Mana yang benar absensi atau presensi sih?

Keduanya tidak ada yang salah, namun untuk kata absensi itu kadang mengacu pada ketidakhadiran.

Terlebih jika yang dimaksud dengan pengirim pesan adalah kehadiran pegawai/karyawan yang mengikuti pembelajaran secara daring, maka gunakanlah kata presensi.

Manfaat utama dari mesin presensi pegawai / karyawan adalah apa saja?

Salah satunya adalah HR bisa lebih cepat dan mudah dalam menghitung jumlah absensi karyawan karena sudah bisa diintegrasikan dalam sebuah sistem.

Lalu perusahaan disini bisa memantau/mengawasi kehadiran atau presensi para karyawannya secara online atau offline, terutama yang datang terlambat dan pulang lebih cepat dari peraturan perusahaan.

Baca Juga: Pengertian E Absen dan Manfaat Aplikasi E-Absensi Perusahaan

Apa Itu Fitur Lengkap Talenta sebagai Software Presensi Online?

Sebagai solusi pengelolaan data kehadiran karyawan, Mekari Talenta hadir sebagai software HRIS yang bisa dimanfaatkan perusahaan dan tim HR untuk mengelola presensi dengan lebih mudah.

Mekari Talenta merupakan aplikasi absensi karyawan online yang menyajikan sistem presensi digital lengkap. Salah satu fitur unggulannya adalah Live Attendance, yang memungkinkan karyawan melakukan absensi di mana saja melalui aplikasi mobile. Cukup buka aplikasi, lakukan selfie check-in/out, dan sistem akan otomatis mencatat data kehadiran sekaligus lokasi karyawan.

Fitur ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem perusahaan yang sudah ada, misalnya mesin fingerprint, sehingga transisi ke digital lebih fleksibel.

Selain itu, Mekari Talenta juga dilengkapi dengan Live Tracking, yang memungkinkan HR dan manajer memantau posisi karyawan lapangan secara real-time. Dengan integrasi langsung ke payroll, data kehadiran menjadi lebih akurat, transparan, dan bebas dari manipulasi seperti penggunaan GPS palsu.

Jika dahulu HR harus men-download data kehadiran secara manual, kini fitur face recognition dan mesin fingerprint dapat diintegrasikan dengan Mekari Talenta sehingga HR tak perlu lagi download secara manual.

Karena Mekari Talenta berbasis cloud, di periode payroll pun HR tak perlu lagi menghitung ulang masing-masing jumlah kehadiran karyawan.

Dengan mengintegrasikan modul payroll, gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis sehingga sangat menghemat waktu HR.

Itulah tadi beberapa keunggulan dari sistem presensi online.

Jika Anda tertarik untuk eksplor lebih jauh mengenai fitur Mekari Talenta lainnya, Anda dapat mencoba demo Mekari Talenta secara gratis dengan daftarkan diri Anda untuk demo interaktif.

Beralih Mekari Talenta sekarang juga!