Apa itu payroll system? Payroll system atau sistem payroll adalah suatu sistem administrasi penggajian karyawan dalam sebuah perusahaan. Proses ini juga bisa disebut sebagai sistem penghitungan gaji karyawan.
Setiap perusahaan pasti memiliki sistem penggajian. Biasanya, sistem ini dikerjakan oleh HRD yang mengelola proses penggajian karyawan setiap bulannya.
Adanya sistem payroll bisa mempermudah kinerja tim HRD. dibandingkan dengan cara manual, tentunya menggunakan sistem penggajian bisa memberikan manfaat yang banyak bagi perusahaan.
Salah satunya adalah bagaimana sistem penggajian dapat menghitung gaji dengan lebih akurat.
Dengan melakukan perhitungan penggajian dengan cara manual, akan ada kemungkinan bahwa perhitungan tersebut salah.
Human error adalah kesalahan yang sering terjadi ketika melakukan perhitungan payroll dengan cara manual.
Tetapi hal tersebut bisa diatasi dengan menggunakan sistem payroll yang terdapat dalam HRIS perusahaan.
HRIS atau Human Resource Information System merupakan sebuah sistem aplikasi yang digunakan khusus untuk mengelola kinerja HRD.
Salah satunya adalah mengelola payroll karyawan. Dengan menggunakan HRIS pengelolaan payroll menjadi lebih mudah dan akurat.
Lalu tentu saja, sistem ini harus terjamin keamanannya.
Pengertian Sistem Payroll
Secara pengertian, payroll adalah sistem penghitungan dan pembayaran gaji dan tunjangan karyawan oleh perusahaan.
Proses ini meliputi perhitungan gaji karyawan berdasarkan jumlah jam kerja atau gaji bulanan, pengurangan pajak, potongan untuk asuransi kesehatan atau dana pensiun, dan pembayaran tunjangan lainnya seperti bonus atau komisi.
Payroll sangat penting untuk menjaga hubungan yang baik antara perusahaan dan karyawannya.
Karyawan yang merasa bahwa mereka dibayar dengan adil dan tepat waktu cenderung lebih bahagia dan termotivasi, yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Selain itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa proses payroll dilakukan dengan benar dan sesuai dengan peraturan pemerintah terkait pembayaran gaji dan pajak.
Oleh karena itu, kebijakan dan prosedur payroll harus dirancang dan dijalankan dengan cermat dan profesional oleh departemen keuangan atau sumber daya manusia perusahaan.
Manfaat Penggunaan Sistem Payroll pada Perusahaan
Berikut adalah manfaat menggunakan sistem payroll untuk perusahaan.
Efisiensi Waktu
Dengan menggunakan sistem payroll yang terkomputerisasi, perusahaan dapat menghemat waktu yang sebelumnya digunakan untuk melakukan perhitungan gaji secara manual.
Proses penghitungan gaji dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga memungkinkan perusahaan untuk fokus pada kegiatan bisnis inti mereka.
Akurasi dalam Menghitung Gaji Karyawan
Sistem payroll otomatis dapat meminimalkan kesalahan manusia dalam perhitungan gaji dan tunjangan karyawan, sehingga memastikan bahwa setiap karyawan menerima gaji yang tepat dan adil.
Data yang Terintegrasi
Sistem payroll biasanya termasuk ke dalam fitur di sebuah software HR yang digunakan karyawan.
Fitur lain yang terdapat pada software HR tersebut salah satunya adalah kehadiran.
Data kehadiran karyawan yang tersimpan di dalam sistem secara otomatis akan merefleksikan perhitungan gaji karyawan pada saat memasuki periode payroll.
Dengan demikian, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual.
Penghematan Biaya
Sistem payroll juga dapat membantu perusahaan mengidentifikasi biaya karyawan yang tidak perlu, seperti biaya asuransi yang berlebihan atau potongan pajak yang tidak tepat.
Dengan melakukan audit secara teratur, perusahaan dapat menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi operasional mereka.
Dengan demikian, penggunaan payroll dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan, termasuk meningkatkan efisiensi waktu dan juga akurasi.
Cara Kerja Sistem Payroll
Sekarang, mari kita mengetahui bagaimana cara kerja sistem payroll. Pada dasarnya, mekanisme sistem payroll memiliki tiga tahapan dan berikut adalah tahapan tersebut.
Proses Pra-penggajian
Dalam proses ini, HR akan mengumpulkan beberapa data karyawan mengenai berapa gaji serta tunjangan mereka, bagaimana kehadiran mereka selama sebulan terakhir, dan juga lembur jika ada.
HR akan memeriksa data tersebut apakah valid atau tidak, termasuk juga mengumpulkan semua data karyawan untuk memastikan tidak ada yang terlewat.
Proses ini akan lebih cepat dilakukan ketika perusahaan sudah menggunakan sistem HRIS yang terintegrasi.
Proses Penggajian
Selanjutnya, data yang sudah tervalidasi tersebut akan dimasukkan ke sistem penggajian untuk memulai proses pembayaran gaji.
Pada proses ini, seluruh komponen gaji karyawan yang sudah dihitung berbagai komponennya akan memasuki tahap finalisasi dan menghasilkan nilai gaji karyawan bersih.
Setelah memastikan bahwa data gaji karyawan sudah benar, gaji karyawan akan dikirimkan ke rekening masing-masing karyawan.
Pasca-penggajian
Selanjutnya data nominal PPh 21 karyawan akan didata.
Kemudian, HR akan mengirimkan laporan PPh 21 karyawan tersebut ke Dirjen Pajak.
Tim HR juga akan berkolaborasi dengan tim finance dan mencatat semua transaksi.
Setelah itu, karyawan juga akan mendapatkan slip gaji mereka sebagai rincian bukti.
Ketahui Komponen Pembentuk Sistem Payroll Ini
Penggunaan sistem HRIS untuk payroll karyawan di perusahaan tetap memiliki komponen yang sama seperti yang dimiliki sistem penggajian secara manual.
Hanya saja dengan menggunakan HRIS, sistem penggajian menjadi terdigitalisasi dan proses penggajian menjadi lebih mudah.
Nah, untuk memahami apa itu payroll system, Anda harus mengerti komponen yang ada dalam sistem ini.
Berikut ini adalah komponen pembentuk payroll yang perlu dimasukkan ke dalam perhitungan penggajian karyawan:
Contoh slip gaji karyawan swasta yang dibuat dengan sistem payroll Talenta cocok untuk diterapkan di berbagai perusahaan.
Gaji Pokok
Gaji pokok adalah upah yang diterima pegawai yang jumlahnya telah ditentukan serta disepakati oleh perusahaan dan karyawan yang bersangkutan.
Meskipun sudah ada UMR yang ditetapkan oleh pemerintah, gaji pokok adalah hal yang diatur oleh perusahaan.
Tentunya kesepakatan tersebut telah disetujui oleh pihak perusahaan dan juga karyawan. Gaji pokok adalah komponen yang perlu dimasukkan ke dalam payroll.
Komponen gaji pokok adalah yang paling penting dalam komponen untuk perhitungan penggajian.
Penting bagi anda untuk tahu tentang komponen gaji ini agar bisa lebih mudah memahami apa itu payroll system.
Tunjangan
Tunjangan adalah sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan untuk tujuan tertentu.
Tunjangan menjadi komponen yang perlu ada di dalam sistem payroll agar perhitungan penggajian perusahaan Anda menjadi lebih akurat.
Tidak semua karyawan menerima tunjangan.
Hal tersebut bergantung kepada kesepakatan perusahaan.
Pajak Penghasilan (PPh 21)
Pajak penghasilan atau PPh 21 adalah merupakan pajak atau potongan atas upah atau gaji yang diterima oleh karyawan.
Aturan potongan pajak ini telah diatur oleh pemerintah.
Komponen PPh 21 perlu dimasukkan ke dalam penggajian agar perusahaan dan juga karyawan bisa menyelesaikan kewajiban pajak.
Baca juga: Hitung Gaji yang Kamu Terima dengan Tax Calculator Talenta
Potongan (Pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan)
Setiap perusahaan memiliki potongan untuk pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
Potongan ini juga bermanfaat untuk karyawan karena penggunaannya akan bermanfaat bagi karyawan.
Insentif atau Uang Lembur
Lembur harus masuk ke dalam komponen penggajian pada sistem payroll di perusahaan.
Insentif atau uang lembur merupakan upah yang diterima ketika karyawan mendapat jam lembur.
Komponen ini penting untuk dimasukkan karena telah diatur oleh pemerintah.
Nah, setelah mengetahui semua komponen pembentuk gaji, sekarang Anda sedikit lebih paham dengan pengertian payroll system adalah apa bukan?
Selanjutnya Anda bisa pelajari bagaimana menghitung gaji karyawan di bawah ini.
Baca juga: Penjelasan Lengkap Soal Pengertian, Fitur, Manfaat HRIS Adalah Sebagai Berikut
Sistem HRIS Mekari Talenta Mampu Percepat Proses Payroll di Perusahaan
Sekarang Anda sudah tahu apa itu payroll system. Anda juga harus tahu kalau proses payroll akan lebih cepat jika gunakan HRIS seperti Mekari Talenta.
Jika menggunakan HRIS, tentunya proses hitung gaji prorata ataupun yang normal akan lebih mudah. Selain itu hasil perhitungan juga lebih akurat.
Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang
Sistem HRIS sudah memiliki fitur untuk perhitungan penggajian atau payroll untuk perusahaan jenis apapun.
Sehingga HR perusahaan hanya tinggal memasukkan komponen-komponen payroll.
Selanjutnya data akan dikelola oleh HRIS.
Salah satu HRIS yang dilengkapi dengan sistem penggajian yang akurat adalah Mekari Talenta.
Aplikasi payroll Talenta telah terintegrasi dengan sistem lain seperti absensi online, cuti karyawan, lembur, dan lainnya, sehingga perhitungan gaji akan secara otomatis diperbaharui.
Tentunya hal ini memberikan kemudahan untuk HRD Perusahaan.
Dengan automasi dari Talenta memungkinkan perusahaan untuk melakukan sistem penggajian terintegrasi.
Talenta juga menyediakan fitur Payroll atau aplikasi penggajian karyawan online berbasis cloud.
Dengan fitur software payroll terbaik ini, karyawan dapat mengelola penggajian dengan cepat dan mudah.
Tertarik untuk mencoba? Anda bisa isi formulir ini untuk jadwalkan demo produk software HR Talenta.
Alasan Kenapa Sistem Payroll Perusahaan Harus Aman
Berikut alasan-alasan mengapa sistem payroll perusahaan harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi.
1. Untuk Melindungi Database Karyawan
Database karyawan merupakan hal yang penting untuk dilindungi selain data perusahaan itu sendiri.
Database ini bisa meliputi data perbankan, data kesehatan, data pendidikan, data keluarga, dan lain-lain.
Perlindungan data pribadi karyawan tersebut bahkan sudah diatur dalam undang-undang terkait data pribadi, yaitu Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Pasal 84 Ayat (1) dan Pasal 85.
Jadi, perusahaan harus memiliki upaya untuk melindungi data-data pribadi karyawan agar terhindar dari sanksi hukum pidana.
Perusahaan memiliki kewajiban untuk menjaga data penting agar tidak bocor atau tersebar sembarangan.
Karena data yang tersebar, baik secara sengaja maupun tidak, dapat dimanfaatkan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
Bila hal ini terjadi akan berujung pada penuntutan dari karyawan.
Tentu perusahaan tidak mau jika hal seperti ini terjadi.
Maka perusahaan harus berhati-hati dalam mengelola data karyawan dengan memilih software payroll yang kemanannya tepercaya.
Baca Juga: Sistem Gajian Payroll yang Buruk Penyebab Bisnis Macet
2. Sistem Payroll Perusahaan Adalah Harus Selalu Dijaga Keamanannya Demi Menghindari Pencurian Data dan Serangan Siber Pada System Tersebut
Pencurian data sangat berbahaya karena dapat disalahgunakan untuk kepentingan-kepentingan orang yang berniat buruk tanpa persetujuan pemilik data.
Dengan memiliki sistem keamanan software yang baik tentunya akan membuat perusahaan Anda aman dari pencurian data dan potensi penyalahgunaan data.
Idealnya, sistem payroll harus memiliki ulasan dan peringkat yang baik dalam hal keamanan.
Perwakilan dari vendor juga harus dapat menjawab pertanyaan apapun yang Anda ajukan tentang sistem keamanan tersebut.
Termasuk bagaimana mencegah terjadinya pencurian data.
Lalu masalah yang bisa saja timbul akibat kurangnya keamanan dalam sistem payroll adalah serangan siber.
Serangan siber memang bukan masalah yang dihadapi sehari-hari.
Namun jika hal ini terjadi dan sistem penyimpanan data karyawan perusahaan belum siap menghadapinya, perusahaan akan dirugikan.
Jadi akan lebih bijak jika urusan keamanan ini diperhatikan tanpa menunggu terkena serangan siber.
Banyak kasus perusahaan rugi hingga miliaran rupiah akibat terkena serangan siber.
Maka dari itu, mengelola data karyawan dengan aman adalah kebutuhan, bukan pilihan atau alternatif.
Baca juga: Slip Gaji Karyawan Perusahaan: Ini 3 Manfaat Utamanya!
3. Pengelolaan Data secara Etis
Menjaga privasi karyawan adalah suatu nilai yang harus dipegang teguh oleh perusahaan manapun.
Bukan hanya sebatas menunjukkan citra baik, namun juga sebagai strategi retensi karyawan yang baik.
Karyawan memberikan data dan informasi penting diri mereka kepada perusahaan.
Kemudian, perusahaan sebagai pihak yang dipercaya oleh karyawan tentu harus membawa amanah tersebut dengan baik.
Salah satu prakteknya adalah dengan memastikan sistem payroll perusahaan memiliki keamanan yang tinggi.
Baca Juga : Komponen Database, Penggajian ,Serta Penjelasannya
4. Keamanan Transaksi
Sistem payroll memungkinkan Anda mendapatkan bukti transfer kepada karyawan secara online.
Bukti transfer secara online dinilai lebih mudah disimpan daripada secara konvensional menggunakan kertas.
Slip gaji berfungsi untuk menunjukkan transparansi tugas Human Resource Development kepada karyawan.
Slip gaji berisi komponen atau bagian yang ada dalam total gaji setiap bulan.
Informasi semacam ini tentu akan menjadi data yang sifatnya pribadi. Oleh karena itu, transparansi gaji dengan adanya slip gaji karyawan harus dikelola dengan aman.
Tentu saja, sistem payroll yang baik akan memiliki alur pengiriman slip gaji yang efektif sekaligus aman.
Kemudian dalam hal transaksi, keamanan adalah prioritas nomor satu.
Baik transaksi gaji, cara hitung PPh 21, iuran BPJS Ketenagakerjaan juga biaya BPJS Kesehatan, maupun transaksi dengan mitra dan klien perusahaan.
Kasus sekarang ini, banyak penipuan yang mengatasnamakan pihak resmi atau formal dengan meminta nomor rekening, dan sebagainya.
Software payroll yang tidak aman dapat menyebabkan rekening karyawan tersebut diretas oleh penipu, sehingga saldo mereka terkuras habis.
Namun jika data karyawan dikelola dengan sistem payroll yang aman, baik nomor rekening maupun saldo karyawan tidak akan diketahui oleh orang lain yang tidak berkepentingan.
Saya Mau Konsultasi dengan Tim Mekari Talenta
