Sebagai salah satu bagian penting yang berperan sebagai pengelola organisasi perusahaan khususnya karyawan, HR memerlukan sebuah tools untuk mempermudah efektivitas kinerja tersebut.
Terlebih tugas dari divisi HR sebuah perusahaan tidak hanya mengelola data karyawan namun memastikan terjadinya retensi karyawan atau loyalitas karyawan.
Melalui sebuah riset, saat ini 90 persen para pemimpin HR di industri mulai memfokuskan diri mereka untuk berfokus pada teknologi HR untuk meningkatkan fleksibilitas dan efektivitas kinerja HR..
HR Tools dan HRIS (Human Resource Information System)
Sebelum lebih jauh jenis-jenis tools HR yang wajib dimiliki oleh perusahaan, Anda perlu memahami bahwa tools HR secara umum dikenal juga sebagai HRIS.
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem manajemen yang membantu pekerjaan HR yang terhimpun dalam sebuah software. Bisa dibilang HRIS adalah gabungan antara teknologi dan HR.
Jadi dapat disimpulkan bahwa HR tools merupakan sebuah “alat” yang dapat membantu HR dalam mengelola SDM dan sistemnya di perusahaan.
Sama seperti fungsi software pada umumnya, aktivitas konvensional diubah menjadi digital dan terkomputerisasi sehingga aktivitas HR yang biasanya dikerjakan berjam-jam atau berhari-hari bisa diselesaikan dalam hitungan detik.
Selain itu, HRIS adalah tools berbasis data dan internet. Sehingga dalam praktiknya, baik karyawan maupun perusahaan dalam hal ini HRD, bisa melakukan pekerjaan HR dari mana pun dan kapan pun.
Jenis-Jenis Tools HR yang Wajib Dimiliki Perusahaan
Ada beberapa tools HR yang bisa Anda gunakan untuk memaksimalkan kinerja HRD perusahaan Anda di antaranya adalah sebagai berikut.
1. HRIS Operasional
Tools HR yang pertama adalah HRIS operasional yaitu tools yang berfungsi untuk mengumpulkan dan menghimpun laporan informasi data karyawan.
Selain itu seperti namanya, HRIS operasional digunakan untuk aktivitas HRIS sehari-hari dan sifatnya repetitif. Misalnya merekam waktu masuk karyawan, rekrutmen, atau adanya perubahan data karyawan.
Dengan kata lain, HRIS operasional merupakan tools HR yang membantu pekerjaan fundamental atau fungsi standar dari HR itu sendiri.
Contoh tools dari HRIS operasional adalah sebagai berikut:
- Sistem atau aplikasi absensi online
- Application Tracking System atau sistem pelacakan pelamar kerja
- Agregator data karyawan misalnya gaji, jabatan, dan fungsi.
- Perhitungan payroll
- Formulir karyawan
- Reimbursement
2. HRIS Strategis
Sedikit berbeda dengan HRIS operasional, HRIS strategis adalah salah satu jenis tools HR yang berfungsi membantu tim HRD dalam membuat keputusan strategis.
Misalnya saja, perencanaan karyawan mulai dari rencana rekrutmen, biaya atau budgeting, analisis performance, dan hal-hal yang bersifat strategis lainnya.
Fungsi ini sangat berguna apabila perusahaan terutama dalam hal kekaryawanan ketika ingin mengembangkan bisnis. Misalnya, ketika ingin membuat unit usaha baru atau tenaga terampil baru.
Contoh tools dari HRIS strategis adalah software analisis visualisasi data HR dan Key Performance Indicator (KPI).
3. HRIS Berbasis Karyawan
Ternyata, tools HR tidak hanya berguna bagi para pengambil keputusan atau HRD namun juga karyawan secara keseluruhan.
Melalui tools ini karyawan juga bisa ikut menggunakan tools tersebut sebagai layanan mandiri.
Tools HR jenis ini mampu membantu karyawan untuk memenuhi segala kebutuhan yang berkaitan dengan perusahaan sehingga tidak ada lagi batasan atau birokrasi yang rumit.
Dampaknya, dengan adanya tools ini perusahaan bisa meningkatkan kepuasan karyawan sehingga mempengaruhi retensi karyawan secara langsung.
Adapun contoh tools HRIS berbasis karyawan adalah sebagai berikut:
- Aplikasi layanan karyawan atau Employee Self-Service yang memungkinkan karyawan bisa melakukan absensi, cek slip gaji, hingga mengajukan cuti langsung dari smartphone.
- Akses employee benefit yang memungkinkan perusahaan bisa memberikan akses layanan non-operasional kepada karyawan. Misalnya membeli pulsa, voucher diskon, hingga layanan pinjaman.
4. HRIS Komprehensif
Terakhir, adalah HRIS komprehensif yang memungkinkan perusahaan Anda bisa mendapatkan berbagai macam fungsi HR mulai dari operasional, strategis, dan layanan berbasis karyawan dalam satu software atau tools.
Dengan tools ini, aktivitas HR menjadi lebih ramping dan ringkas atau tidak memakan waktu karena seluruh pekerjaan HR terintegrasi atau terhubung satu sama lain antara fungsi satu dengan lainnya.
Salah satu tools HR komprehensif di Indonesia adalah Mekari Talenta. Sebagai perusahaan HRIS yang telah dipercaya di banyak industri, Talenta menyediakan layanan HRIS secara komprehensif mulai dari absensi, KPI, hingga payroll otomatis.
Kemudian, Mekari Talenta juga memiliki fitur baru pada dashboard HR-nya yakni Custom Dashboard yang dapat membantu Anda dalam membuat keputusan yang lebih strategis berdasarkan analisis data.
Lewat fitur Custom Dashboard, Anda dapat mengkustomisasi Dashboard HR Analytics dengan berbagai tipe grafik, memonitor dan menganalisis berbagai hal terkait karyawan, hingga mengoptimalkan strategi pemberdayaan karyawan dengan fokus terhadap KPI mereka.
Dengan demikian, Anda dapat memantau grafik yang berkaitan dengan karyawan sesuai kebutuhan, misalnya jumlah karyawan hingga siapa yang saja yang sedang mengambil cuti.
Dengan menggunakan HR tools terbaik, seluruh pekerjaan HR di perusahaan Anda dapat dilakukan secara ringkas dan dapat diselesaikan dalam waktu singkat.
Apabila tertarik dengan Talenta, Anda bisa mencoba demo Talenta secara gratis dan bisa berkonsultasi dengan tim kami di sini.
