Panduan HR di Industri Manufaktur dalam Pengelolaan SDM

Sektor manufaktur menghadapi tantangan sumber daya manusia yang berbeda dari industri lain, mulai dari kebutuhan tenaga kerja terampil dalam jumlah besar hingga tingkat perputaran karyawan yang tinggi di lini produksi.

Riset yang sama juga mencatat bahwa 60% perusahaan manufaktur menempatkan akuisisi talenta sebagai tantangan nomor satu mereka, sementara biaya mengganti satu pekerja terampil yang keluar bisa mencapai lebih dari 40.000 dolar AS.

Tantangan ini menegaskan bahwa fungsi HR di sektor manufaktur tidak bisa disamaratakan dengan industri berbasis kantor, melainkan membutuhkan pendekatan khusus mulai dari rekrutmen tenaga terampil, pelatihan berkelanjutan, hingga sistem pengelolaan shift dan kepatuhan keselamatan kerja yang lebih kompleks.

Artikel ini membahas panduan HR di industri manufaktur, mulai dari karakteristik dan tantangan pengelolaan tenaga kerja.

Apa itu HR di Industri Manufaktur?

HR di industri manufaktur adalah fungsi yang bertanggung jawab mengelola sumber daya manusia untuk mendukung kelancaran operasional dan pencapaian tujuan perusahaan. 

Peran ini mencakup pengelolaan karyawan sejak proses perekrutan hingga pengembangan, penilaian kinerja, dan pengelolaan hubungan kerja.

Berbeda dengan perusahaan yang sebagian besar bekerja dalam lingkungan kantor, HR manufaktur perlu menyesuaikan pengelolaan SDM dengan karakteristik operasional perusahaan. 

Hal ini membuat HR tidak hanya berperan dalam administrasi karyawan, tetapi juga memastikan kebutuhan tenaga kerja, produktivitas, dan pengelolaan karyawan berjalan selaras dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Seberapa Penting Fungsi HR dalam Industri Manufaktur?

HR adalah pilar utama kesuksesan industri manufaktur.

Sebesar apapun pabrik atau secanggih apapun mesin yang Anda miliki, Anda akan mengalami kesulitan dalam menghadapi tantangan yang mengancam industri terutama bila tidak memiliki tenaga kerja yang terampil dan termotivasi.

Perlu digarisbawahi kata terampil dan termotivasi karena keterampilan saja tidak cukup untuk dapat menghasilkan kinerja yang optimal.

Diperlukan motivasi agar pegawai mau dan mampu bekerja dengan maksimal sesuai dengan keterampilannya tersebut. Menjaga keterampilan serta motivasi pegawai adalah beberapa peran dari HR.

Fungsi HR di Industri Manufaktur

Untuk menjalankan perannya tersebut, terdapat 7  fungsi HR yang dibutuhkan dalam industri manufaktur, agar perusahaan Anda dapat beroperasi dengan lebih lancar.

1. Melakukan Rekrutmen

A right man for a right place. Peran pertama dari Bagian HR dalam bisnis manufaktur adalah merekrut dan menemukan orang yang tepat untuk suatu posisi pekerjaan dalam perusahaan.

Menganalisis kebutuhan dan spesifikasi posisi

Anda dan Bagian HR perlu terlebih dahulu menganalisis posisi pekerjaan apa saja yang dibutuhkan perusahaan. 

Menentukan spesifikasi keterampilan

Setelah mengetahui posisi yang dibutuhkan, tentukan keterampilan dan kualifikasi yang harus dimiliki pegawai untuk menjalankan posisi tersebut. 

Mengumumkan lowongan kerja

HR perusahaan manufaktur dapat mengumumkan lowongan kerja kepada masyarakat berdasarkan posisi dan kualifikasi yang telah ditentukan.

Melakukan proses seleksi

Selanjutnya, HR melakukan proses seleksi terhadap pelamar untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi posisi.

Proses rekrutmen sekilas tampak sederhana dan mudah, tetapi dalam pelaksanaannya tidak semudah itu untuk dapat menemukan orang dengan spesifikasi tertentu yang sesuai dengan harapan perusahaan sekaligus mau untuk melamar.

Hal semakin menegaskan pentingnya bagi Bagian HR untuk menyediakan proses rekrutmen yang berkualitas tinggi sehingga dapat menyeleksi dengan baik, namun juga tetap tampak menarik bagi calon pegawai untuk melamar dan mengisi peran ini.

Baca Juga: Perkembangan Bisnis Manufaktur di Indonesia & Cara Mengelolanya dengan Baik

2. Mengelola Waktu Kerja, Absensi, dan Shift

Pengelolaan waktu kerja menjadi salah satu fungsi penting HR di industri manufaktur karena kegiatan produksi dapat berlangsung dalam beberapa shift dan melibatkan banyak karyawan. 

HR perlu memastikan jadwal kerja, absensi, waktu istirahat, dan pergantian shift tersusun dengan baik agar kebutuhan tenaga kerja di setiap waktu operasional tetap terpenuhi.

Selain itu, HR juga perlu memantau kehadiran dan jam kerja karyawan, termasuk perhitungan lembur apabila ada karyawan yang bekerja di luar waktu kerja yang ditetapkan. 

Pengelolaan yang teratur membantu perusahaan menjaga kelancaran operasional sekaligus memastikan waktu kerja dan hak karyawan dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Menyusun Paket Kompensasi

Selain upah, pegawai juga mengharapkan paket kompensasi lainnya. Di industri manufaktur, pegawai biasanya mengharapkan adanya asuransi kesehatan dan jaminan kecelakaan kerja.

Pemerintah Indonesia pun mewajibkan perusahaan untuk mendaftarkan pegawai pada BPJS Ketenagakerjaan.

Selain ketentuan terkait BPJS Ketenagakerjaan perusahaan, Pemerintah juga memiliki beberapa peraturan maupun undang-undang yang mengatur tentang kompensasi.

Fungsi HR inilah, yang memastikan adanya paket kompensasi yang menarik dan memotivasi pegawai untuk bekerja dengan baik dan sesuai dengan ketentuan pemerintah

Selain itu perlu dipastikan pula ada paket kompensasi yang sesuai dengan kemampuan perusahaan dalam menghasilkan laba dan keuntungan.

4. Mendesain Pelatihan

Pada tahun 2019, Pemerintah Indonesia membangun 9 politeknik baru untuk mendongkrak keterampilan tenaga kerja Indonesia.

Hal ini merupakan kabar baik bagi perusahaan manufaktur, karena diharapkan dari politeknik tersebut akan ada tenaga kerja yang siap langsung kerja di lapangan kerja.

Seringkali fresh graduate memiliki gap keterampilan antara apa yang dipelajari di bangku sekolah dengan yang ada di lapangan.

Sementara baru sekitar 60% pekerja Indonesia di industri manufaktur yang telah memiliki sertifikasi keahlian yang mengkonfirmasi keterampilan mereka di bidangnya.

Agar dapat mengisi gap keterampilan tersebut, fungsi HR perusahaan manufaktur-lah untuk memastikan pegawai mendapatkan peningkatan skill di tempat kerja.

Peningkatan skill ini dapat berupa pelatihan (materi training di kelas), mentoring, pembinaan, maupun on the job training.

Fungsi ini sangat penting, mengingat tidak hanya pegawai baru saja yang memerlukan peningkatan kapasitas, pegawai lama yang mengalami rotasi pekerjaan, maupun promosi.

Selain itu, pegawai yang bertugas dengan teknologi baru pun membutuhkan pelatihan.

Baca Juga: 12 Jenis Pelatihan Karyawan untuk Meningkatkan Skill SDM

5. Memastikan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

Keselamatan dan kesehatan kerja (K3) menjadi perhatian penting dalam industri manufaktur yang melibatkan mesin, peralatan, dan lingkungan kerja dengan risiko tertentu. 

HR berperan memastikan karyawan mendapatkan pelatihan dan informasi yang diperlukan agar dapat bekerja sesuai dengan prosedur keselamatan yang berlaku.

Selain pelatihan, HR juga perlu mendukung penerapan budaya keselamatan di lingkungan kerja. Hal ini dapat dilakukan dengan memastikan karyawan memahami prosedur K3, menggunakan alat pelindung diri (APD) sesuai kebutuhan, serta mengikuti ketentuan keselamatan yang berlaku di perusahaan. 

6. Melakukan Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja adalah fungsi yang sangat penting untuk memastikan kinerja pegawai sesuai dengan target dan standar yang telah ditetapkan perusahaan. 

Penilaian kinerja yang baik adalah penilaian kinerja yang terukur, dikomunikasikan kepada pegawai serta terkait langsung dengan pemberian insentif dalam paket kompensasi.

Penilaian kinerja yang baik juga membantu perusahaan mengetahui pencapaian dan area yang perlu dikembangkan dari setiap pegawai. 

Secara umum, kinerja pegawai di industri manufaktur pada bagian produksi hanya diukur dengan menggunakan kehadiran, yaitu rata-rata 40 s.d. 43 jam dalam seminggu.

Namun sebenarnya perusahaan dapat menambahkan variabel lain seperti, zero defect dalam quality assurance, tingkat kedisiplinan, dll sebagai faktor penilai kinerja yang akan meningkatkan keuntungan secara langsung kepada perusahaan.

Anda dapat melakukan efisiensi menyederhanakan kegiatan administrasi yang repetitif dari keempat fungsi di atas dengan menggunakan Solusi HRIS Mekari Talenta. Dengan Mekari Talenta, Anda dapat lebih fokus pada pengambilan keputusan yang lebih strategis.

7. Membentuk Budaya Organisasi

Jacob Wilson, CEO, Morrison Industries menyatakan bahwa pelajaran yang paling penting dalam mengelola sumber daya manusia adalah memiliki empati dan mengakomodasi tantangan anggota tim kerja.

Dalam bisnis Morrison Industries, hal ini berarti sikap dan pendekatan perusahaan dengan pegawai, selaras dengan sikap dan pendekatan perusahaan dengan pelanggan.

Jika misi perusahaan adalah memberikan produk yang terbaik kepada pelanggan, maka perusahaan pun selayaknya bersikap yang terbaik kepada pegawainya.

Dengan demikian, terbentuk suatu budaya organisasi yang kuat, yang bahkan dapat mengarahkan perilaku dan kinerja pegawai lebih efektif seperangkat aturan dan juga standar operasional prosedur. Oleh karena itu, dalam waktu 8 tahun (2011 s.d. 2019) tenaga kerja Morrison Industries dapat tumbuh sebanyak empat kali lipat.

Demikian juga pembukaan cabang baru di tingkat nasional.

Prestasi lainnya adalah tingkat turnover Morrison Industries berada jauh di bawah rata-rata industri, dan jumlah keterlibatan karyawan secara konsisten tinggi.

Mereka pun dengan bangga menyatakan bahwa 80% pegawai yang disurvei mengatakan bahwa Morrison Industries adalah tempat terbaik yang pernah mereka bekerja.

Sebagaimana Jacob Wilson telah belajar bahwa tanpa pegawai yang tepat, pelanggan tidak akan memiliki pengalaman yang ingin perusahaan buat untuk mereka, maka demikianlah mindset yang seharusnya dipahami oleh Bagian HR perusahaan manufaktur.

Memandang pegawai sebagai bagian dari perusahaan bukan hanya sekedar alat perusahaan untuk mencapai tujuan.

Baca Juga: Pengelolaan Karyawan Industri Manufaktur dengan HRIS

Tantangan HR di Industri Manufaktur

Mengelola sumber daya manusia di industri manufaktur memiliki tantangan yang lebih kompleks dibandingkan perusahaan dengan pola kerja yang lebih sederhana. 

HR perlu memastikan kebutuhan tenaga kerja, operasional produksi, dan pengelolaan karyawan dapat berjalan secara seimbang.

1. Memenuhi Kebutuhan Tenaga Kerja dalam Jumlah Besar

Perusahaan manufaktur umumnya membutuhkan banyak tenaga kerja untuk mendukung kegiatan produksi. 

Kondisi ini membuat HR perlu melakukan rekrutmen secara efektif sekaligus memastikan kandidat yang diterima memiliki keterampilan dan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tantangannya semakin besar ketika perusahaan membutuhkan tenaga kerja dengan keterampilan tertentu yang tidak mudah ditemukan di pasar tenaga kerja. HR perlu memiliki strategi rekrutmen dan pengembangan karyawan agar kebutuhan tenaga kerja dapat terpenuhi.

2. Mengelola Sistem Kerja Shift

Pola kerja shift membuat pengelolaan jadwal dan kehadiran karyawan menjadi lebih kompleks. HR perlu memastikan jumlah tenaga kerja pada setiap shift sesuai dengan kebutuhan operasional tanpa mengabaikan waktu kerja, istirahat, dan hak karyawan.

Perubahan jadwal atau ketidakhadiran karyawan juga perlu ditangani dengan cepat agar tidak mengganggu proses produksi. Karena itu, HR membutuhkan sistem pengelolaan waktu kerja dan absensi yang dapat memberikan informasi secara akurat.

3. Menjaga Produktivitas dan Kinerja Karyawan

HR tidak hanya bertanggung jawab memastikan karyawan hadir, tetapi juga perlu membantu perusahaan menjaga produktivitas tenaga kerja. 

Penilaian kinerja perlu dilakukan berdasarkan indikator yang sesuai dengan karakteristik pekerjaan di lingkungan manufaktur.

HR juga perlu mengidentifikasi karyawan yang membutuhkan pelatihan atau pengembangan agar keterampilan mereka tetap sesuai dengan kebutuhan produksi dan perubahan teknologi.

4. Memastikan Kepatuhan terhadap Aturan Ketenagakerjaan dan K3

Industri manufaktur memiliki berbagai aspek ketenagakerjaan yang perlu diperhatikan, mulai dari waktu kerja dan lembur hingga keselamatan dan kesehatan kerja (K3). HR perlu memastikan kebijakan dan praktik perusahaan berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Selain itu, HR perlu membantu membangun kesadaran karyawan terhadap pentingnya keselamatan kerja melalui pelatihan, komunikasi, dan penerapan prosedur K3 secara konsisten.

5. Mengelola Data dan Administrasi Karyawan dalam Skala Besar

Jumlah karyawan yang besar membuat pengelolaan data, absensi, cuti, lembur, payroll, dan administrasi lainnya menjadi lebih kompleks. 

Jika masih dilakukan secara manual atau menggunakan sistem yang terpisah, HR akan lebih sulit memastikan data selalu akurat dan mudah dipantau.

Karena itu, perusahaan manufaktur membutuhkan pengelolaan data HR yang terintegrasi agar proses administrasi dapat dilakukan lebih efisien dan HR memiliki informasi yang dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan.

Baca Juga: 9 Tantangan Utama HR di Industri Manufaktur dan Solusinya

Optimalkan Pengelolaan HR Manufaktur dengan Mekari Talenta

Kompleksitas operasional di industri manufaktur membuat perusahaan membutuhkan pengelolaan SDM yang mampu menyesuaikan dengan jumlah karyawan yang besar, sistem kerja shift, kebutuhan produktivitas, hingga administrasi HR. Penggunaan sistem yang terintegrasi dapat membantu HR mengelola berbagai kebutuhan tersebut secara lebih efisien.

Untuk mendukung kebutuhan HR di industri manufaktur, Anda dapat menggunakan Mekari Talenta sebagai solusi HRIS untuk industri manufaktur menyediakan solusi pengelolaan SDM yang dapat membantu perusahaan mengelola berbagai proses HR dalam satu sistem.

Mulai dari pengelolaan absensi dan waktu kerja, perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan sekaligus mengelola kebutuhan seperti shift dan lembur. Hal ini membantu HR menangani pola kerja yang lebih kompleks di lingkungan manufaktur.

Untuk mendukung pengelolaan administrasi dalam skala besar, Manajemen Database Karyawan memungkinkan HR mengelola informasi karyawan secara lebih terpusat. 

Sementara itu, Payroll Mekari Talenta dapat membantu mengelola proses penggajian secara lebih terstruktur.

Perusahaan juga dapat memanfaatkan Performance Management untuk membantu mengelola penilaian kinerja karyawan. Dengan berbagai kebutuhan HR yang terintegrasi dalam satu sistem, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif dan lebih fokus mendukung produktivitas tenaga kerja.

Tertarik mengetahui bagaimana Mekari Talenta dapat membantu menjawab tantangan pengelolaan HR di industri manufaktur? Hubungi Mekari Talenta untuk mendiskusikan kebutuhan perusahaan Anda.