Pahami Definisi dan Fungsi Key Performance Indicators KPI Sebagai Alat Ukur Kinerja Yang Tepat

Setiap perusahaan tentunya menginginkan karyawannya bekerja secara maksimal. Namun, bagaimana cara perusahaan mengukur kinerja karyawan? Salah satunya dengan KPI (Key Performance Indicators), dimana ini adalah salah satu alat ukur kinerja karyawan yang dapat menjawab permasalahan ini.

Bagi Anda yang bekerja di bagian HRD ( Human Resources Development ), atau divisi SDM tentu sudah tak asing dengan istilah KPI. Ini juga merupakan salah satu dari sekian banyak peranan HR dalam perusahaan.

KPI adalah salah satu jenis alat ukur kinerja karyawan yang digunakan manajemen untuk mengukur seberapa baik performa karyawan dalam mencapai sasaran dan tujuan strategis yang telah ditetapkan perusahaan. Alat ukur kinerja karyawan ini bersifat kuantitatif, Indikator yang ditetapkan dan diukur dalam pengukuran kinerja karyawan merupakan kesepakatan dari semua pihak yang berkaitan.

Pembuatan Key Performance Indicators harus bersifat terukur, yang merujuk pada hasil kerja karyawan. Sehingga, dengan data tersebut dapat dilakukan pengukuran / perhitungan sejauh mana karyawan telah berhasil mencapai target kerja yang telah ditetapkan. Berikut penjelasan lengkap dari Mekari Talenta.

Pengertian KPI (Key Performance Indicators)

Secara umum, KPI (Key Performance Indicators) atau Indikator Kinerja Utama adalah alat ukur kuantitatif yang digunakan untuk memantau dan mengevaluasi efektivitas suatu aktivitas, proses, atau kinerja terhadap tujuan yang telah ditentukan. KPI dirancang untuk memberikan gambaran obyektif tentang kemajuan kerja sehingga manajemen bisa mengambil keputusan berdasarkan data.

Pengertian Alat Ukur Kinerja Karyawan KPI Menurut Para Ahli

• Parmenter (2007), mendefinisikan Key Performance Indicator (KPI) sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa datang.
• Warren (2011), Key Performance Indicator (KPI) adalah merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strateginya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.
• Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi
• Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Untuk penjelasan selengkapnya terkait pengertian menurut para ahli bisa dibaca di artikel Pengertian KPI atau Indikator Kinerja Utama Menurut Para Ahli.

Tujuan dari Key Performance Indicator

Key Performance Indicator (KPI) adalah alat ukur yang digunakan untuk mengevaluasi sejauh mana suatu individu, tim, atau organisasi berhasil mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Dalam konteks manajemen kinerja, KPI tidak hanya menjadi indikator penilaian, tetapi juga berfungsi sebagai alat strategis yang membantu organisasi tetap fokus, efisien, dan kompetitif.

1. Mengukur Kinerja Karyawan, Tim, Divisi, hingga Organisasi secara Keseluruhan

Salah satu tujuan utama dari penerapan KPI adalah untuk mengukur kinerja secara objektif dan terstandar. Di tingkat individu, KPI memungkinkan manajemen menilai kontribusi karyawan terhadap pencapaian sasaran pekerjaan yang telah ditentukan sebelumnya. Karyawan dapat mengetahui sejauh mana pencapaian target mereka dan area mana yang masih perlu ditingkatkan.

Di tingkat tim atau departemen, KPI membantu memastikan bahwa seluruh anggota tim bergerak dalam arah yang sama. Misalnya, dalam divisi penjualan, KPI seperti “jumlah penutupan transaksi bulanan” akan menjadi parameter sejauh mana tim mencapai target penjualan. Dengan adanya KPI, peran dan tanggung jawab setiap anggota tim dapat diukur secara konsisten dan adil.

Lebih lanjut, pada tingkat organisasi secara keseluruhan, KPI dapat menunjukkan performa bisnis terhadap target strategis seperti pertumbuhan pendapatan, kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan pangsa pasar. Semua lapisan organisasi — dari staf hingga manajemen puncak — dapat mengacu pada KPI yang telah ditetapkan untuk mengevaluasi kinerja mereka dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.

Penerapan KPI yang menyeluruh ini juga memungkinkan organisasi untuk menganalisis tren kinerja dari waktu ke waktu, membandingkan pencapaian antar periode, dan memetakan perkembangan kinerja secara longitudinal.

2. Menetapkan Fokus Kerja dan Prioritas yang Sesuai dengan Visi dan Misi Organisasi

KPI tidak hanya menjadi alat ukur, tetapi juga menjadi panduan kerja yang konkret bagi seluruh komponen organisasi. Dalam menjalankan bisnis, perusahaan tentu memiliki visi dan misi jangka panjang yang menjadi arah utama seluruh kegiatan operasional. Dengan menetapkan KPI yang tepat, organisasi dapat menerjemahkan visi tersebut ke dalam tujuan-tujuan yang lebih operasional dan terukur.

KPI yang baik akan mengarahkan sumber daya organisasi pada hal-hal yang benar-benar penting. Misalnya, jika sebuah perusahaan memiliki visi untuk menjadi pemimpin pasar dalam layanan pelanggan, maka KPI seperti “customer satisfaction score” atau “first response time” akan menjadi prioritas utama dalam strategi kerja mereka. Dengan begitu, seluruh tenaga kerja diarahkan untuk berfokus pada kegiatan yang mendukung peningkatan layanan pelanggan.

Selain itu, KPI juga mendorong disiplin organisasi dalam menetapkan skala prioritas. Tanpa KPI, karyawan bisa saja terjebak dalam aktivitas yang tidak relevan atau kurang bernilai tambah. KPI mendorong efisiensi, sebab setiap aktivitas dapat dipertanyakan kontribusinya terhadap pencapaian indikator yang telah ditentukan.

Dengan menggunakan KPI sebagai panduan kerja, manajemen dapat memastikan bahwa upaya kerja yang dilakukan tetap selaras dengan nilai-nilai inti perusahaan serta tujuan strategis jangka panjang.

3. Mendorong Akuntabilitas dan Transparansi dalam Proses Kerja

Akuntabilitas adalah kunci dalam menciptakan organisasi yang sehat dan berorientasi pada hasil. KPI mendorong individu untuk bertanggung jawab atas hasil pekerjaan mereka, karena target dan metrik yang telah ditetapkan menjadi tolok ukur kinerja yang transparan. Tidak hanya itu, KPI juga membantu menciptakan lingkungan kerja yang adil dan terbuka, karena setiap orang dinilai berdasarkan parameter yang sama dan objektif.

Melalui KPI, setiap karyawan mengetahui target yang harus dicapai, sehingga mereka menyadari peran dan kontribusi yang diharapkan. Hal ini meminimalisir ketidakjelasan peran yang sering menjadi sumber konflik dalam organisasi. Lebih jauh lagi, manajer juga memiliki dasar yang lebih kuat untuk melakukan evaluasi kerja, memberikan umpan balik yang tepat, dan menetapkan program pengembangan karyawan berdasarkan performa nyata.

Dari sisi transparansi, KPI memberikan kejelasan tentang bagaimana keputusan diambil dalam organisasi. Misalnya, dalam proses promosi, penilaian berbasis KPI akan lebih dapat diterima karyawan karena didasarkan pada data kinerja nyata, bukan subjektivitas atau kedekatan personal.

Dalam jangka panjang, budaya akuntabilitas dan transparansi yang dibentuk melalui KPI akan meningkatkan profesionalisme, integritas, serta semangat kolaborasi di antara karyawan.

4. Menilai Efektivitas Strategi dan Mengambil Tindakan Korektif Bila Perlu

Tujuan penting lainnya dari KPI adalah sebagai alat untuk mengevaluasi keberhasilan strategi yang dijalankan oleh organisasi. Dalam dunia bisnis yang dinamis, strategi yang berhasil pada satu waktu belum tentu efektif di masa mendatang. Oleh karena itu, pemantauan rutin terhadap KPI sangat penting untuk mengetahui apakah arah yang diambil masih relevan dan efektif.

Misalnya, jika perusahaan meluncurkan strategi pemasaran baru dan menetapkan KPI berupa “jumlah leads yang dihasilkan” atau “konversi penjualan”, maka data KPI tersebut akan menjadi indikator apakah strategi tersebut berhasil atau perlu disesuaikan. Jika hasil KPI menunjukkan pencapaian di bawah target, maka manajemen harus segera melakukan tindakan korektif, seperti memperbaiki saluran komunikasi, mengubah konten kampanye, atau menyesuaikan segmentasi pasar.

Selain itu, KPI juga bisa menjadi alat deteksi dini untuk masalah-masalah yang belum muncul secara eksplisit. Penurunan bertahap dalam KPI seperti “retensi pelanggan” bisa menjadi sinyal awal bahwa ada masalah dalam layanan pelanggan yang perlu segera diatasi.

Dengan memanfaatkan KPI secara strategis, perusahaan dapat mengambil keputusan berbasis data (data-driven decision making) dan mengurangi risiko akibat intuisi yang tidak akurat.

5. Memotivasi Karyawan untuk Mencapai Target yang Jelas dan Terukur

Terakhir, namun tidak kalah penting, KPI memainkan peran besar dalam meningkatkan motivasi karyawan. Banyak studi menunjukkan bahwa karyawan akan lebih bersemangat dan produktif jika mereka memiliki tujuan yang jelas dan terukur. KPI memberikan arah dan batasan kerja yang konkret, sehingga karyawan tahu apa yang diharapkan dan dapat merancang strategi kerja mereka sendiri untuk mencapai target tersebut.

KPI juga mendorong rasa pencapaian. Ketika karyawan melihat kemajuan mereka terhadap target yang telah ditentukan, mereka akan merasa lebih termotivasi untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan performa mereka. Terlebih lagi, jika KPI diintegrasikan dengan sistem reward seperti bonus kinerja atau pengakuan publik, maka motivasi intrinsik dan ekstrinsik karyawan akan meningkat secara signifikan.

Lebih jauh, KPI juga dapat digunakan dalam program pengembangan karier. Karyawan yang secara konsisten mencapai atau melampaui target KPI-nya berpeluang lebih besar untuk mendapatkan promosi, kenaikan gaji, atau kesempatan pelatihan lanjutan.

Namun, penting untuk diingat bahwa KPI yang ditetapkan harus realistis dan relevan. KPI yang terlalu tinggi atau tidak sesuai dengan peran karyawan justru akan menimbulkan tekanan, kecemasan, dan demotivasi.

Baca Juga: Cara Membuat dan Menyusun Key Performance Indicator (KPI)

Karakteristik KPI yang Sesuai

Dalam menentukan KPI yang sesuai dan tepat dengan situasi perusahaan, beberapa karakteristiknya perlu diperhatikan. Hal ini dilakukan agar penggunaan KPI bisa seefektif mungkin diterapkan.

Berikut ini adalah penjelasan mengenai beberapa karakteristik yang harus diperhatikan pada sebuah KPI:

Karakteristik KPI yang Sesuai dan Efektif dalam Organisasi

Key Performance Indicator (KPI) merupakan instrumen penting dalam sistem manajemen kinerja. Agar KPI dapat benar-benar berfungsi secara optimal, maka penyusunannya harus memenuhi sejumlah karakteristik penting yang sesuai dengan konteks dan kebutuhan organisasi. Tanpa memperhatikan karakteristik yang tepat, KPI bisa menjadi tidak relevan, tidak dapat diukur secara objektif, atau bahkan menyesatkan dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, pada bagian ini akan dibahas karakteristik KPI yang sesuai secara mendalam.

Objektivitas dan Kemampuan Verifikasi

Karakteristik pertama yang sangat krusial dari sebuah KPI adalah kemampuan untuk diukur secara objektif. Objektivitas berarti bahwa indikator yang digunakan tidak dipengaruhi oleh opini pribadi, asumsi, atau interpretasi subyektif dari pihak tertentu. Sebaliknya, indikator harus bersumber dari data yang konkret dan dapat diverifikasi. Sebagai contoh, jika KPI yang digunakan adalah “peningkatan produktivitas tim”, maka peningkatan ini harus dapat diukur melalui data yang akurat, seperti output per jam kerja, jumlah proyek yang diselesaikan, atau target penjualan yang tercapai.

Dengan mengandalkan data objektif, organisasi dapat menghindari bias dan memastikan bahwa evaluasi kinerja dilakukan berdasarkan fakta. Selain itu, data yang digunakan harus bisa diverifikasi oleh pihak lain, sehingga meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam pelaporan kinerja.

Fokus pada Informasi Kritis untuk Pengambilan Keputusan

Tidak semua data yang tersedia layak dijadikan KPI. KPI yang baik harus mampu memberikan informasi yang relevan dan esensial dalam proses pengambilan keputusan. Artinya, KPI harus mencerminkan aspek-aspek kunci dari operasional atau strategi bisnis yang dapat dijadikan dasar dalam membuat kebijakan, strategi, atau tindakan korektif. Misalnya, jika perusahaan berfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan, maka KPI seperti “Net Promoter Score (NPS)” atau “tingkat keluhan pelanggan” bisa menjadi indikator penting untuk dievaluasi secara berkala.

KPI yang tidak relevan atau terlalu luas justru dapat mengaburkan fokus organisasi dan menghambat efektivitas manajerial. Oleh karena itu, penetapan KPI harus mempertimbangkan apa yang benar-benar mempengaruhi keberhasilan strategis organisasi.

Perbandingan dengan Benchmark atau Data Historis

Salah satu cara untuk menilai efektivitas KPI adalah dengan membandingkan hasil aktual terhadap benchmark tertentu. Benchmark ini bisa berupa data historis, target internal, atau standar industri. Melalui pendekatan ini, organisasi dapat memahami posisi kinerja saat ini, apakah sedang mengalami perbaikan, stagnasi, atau penurunan. Misalnya, sebuah perusahaan logistik dapat menetapkan waktu pengiriman rata-rata sebagai KPI, lalu membandingkannya dengan rata-rata pengiriman bulan sebelumnya atau dengan pesaing utama di pasar.

Penggunaan benchmark ini juga mendorong budaya continuous improvement dalam organisasi, karena memberikan tolok ukur nyata untuk perbaikan berkelanjutan.

Mampu Mengukur Dimensi Kinerja yang Luas

KPI yang efektif tidak hanya terbatas pada output atau hasil akhir, tetapi juga mencakup dimensi lain seperti efektivitas, efisiensi, kualitas, kepatuhan, dan perilaku. Contohnya, dalam proyek konstruksi, KPI yang digunakan bisa mencakup “persentase proyek yang selesai tepat waktu” (ketepatan waktu), “rasio biaya aktual terhadap anggaran” (efisiensi), atau “jumlah kecelakaan kerja per proyek” (keselamatan kerja).

Dimensi kinerja ini mencerminkan kompleksitas lingkungan kerja nyata dan membantu perusahaan dalam menjaga keseimbangan antara hasil dan proses. Pengukuran menyeluruh juga membantu mencegah perilaku tidak etis, seperti mengejar hasil dengan mengorbankan kualitas atau keselamatan.

Kombinasi Leading dan Lagging Indicators

Dalam praktik terbaik manajemen kinerja, KPI idealnya mencakup dua jenis indikator utama: leading indicators dan lagging indicators. Leading indicators bersifat prediktif—memberikan sinyal dini tentang kemungkinan hasil di masa depan. Contoh leading indicator adalah “frekuensi pelatihan staf”, yang bisa memprediksi peningkatan produktivitas ke depan. Sementara itu, lagging indicators menggambarkan hasil akhir yang sudah terjadi, seperti “penjualan bulanan” atau “tingkat churn pelanggan”.

Keseimbangan antara kedua jenis indikator ini sangat penting. Leading indicators memungkinkan manajer mengambil langkah preventif sebelum masalah terjadi, sedangkan lagging indicators memberikan konfirmasi tentang efektivitas strategi yang telah dijalankan.

Karakteristik KPI Efektif Berdasarkan Prinsip SMART

Salah satu pendekatan paling populer dan terbukti dalam merancang KPI yang efektif adalah prinsip SMART. SMART merupakan akronim dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound. Kelima unsur ini menjadi fondasi agar KPI tidak hanya bisa dirancang dengan baik, tetapi juga diimplementasikan secara praktis dan berhasil mendorong kinerja.

Specific (Spesifik)

Indikator harus dirumuskan secara jelas dan tidak ambigu. Artinya, setiap orang yang membacanya harus memahami maksud dari indikator tersebut tanpa interpretasi ganda. Contohnya, daripada mengatakan “meningkatkan layanan pelanggan”, akan lebih spesifik jika ditulis sebagai “meningkatkan kepuasan pelanggan berdasarkan survei bulanan dengan target nilai minimal 4,5 dari skala 5”.

Spesifik tidak hanya membantu dalam komunikasi, tetapi juga menghindari multitafsir yang bisa menghambat evaluasi kinerja.

Measurable (Dapat Diukur)

KPI harus dapat diukur secara kuantitatif maupun kualitatif. Tanpa alat ukur yang jelas, maka tidak ada cara objektif untuk menilai keberhasilan atau kegagalan. Misalnya, KPI “meningkatkan pangsa pasar” harus diikuti dengan target, seperti “meningkatkan pangsa pasar sebesar 10% dalam 6 bulan ke depan”.

Pengukuran juga harus didukung oleh sistem pencatatan data yang baik agar evaluasi dapat dilakukan secara berkala dan andal.

Achievable (Dapat Dicapai)

KPI harus realistis dan dapat dicapai oleh karyawan atau tim yang ditugaskan. Jika target yang ditetapkan terlalu tinggi, hal ini dapat memicu demotivasi dan stres. Namun, jika terlalu rendah, tidak akan menstimulasi pertumbuhan dan perbaikan.

Dalam penyusunannya, KPI harus mempertimbangkan sumber daya yang tersedia, keterampilan tim, serta kondisi pasar dan lingkungan eksternal.

Relevant (Relevan)

Indikator harus memiliki kaitan langsung dengan tujuan organisasi, divisi, atau tim. KPI yang tidak relevan cenderung tidak memberi kontribusi terhadap strategi jangka panjang. Misalnya, bagi tim keuangan, KPI yang relevan adalah “akurasi laporan keuangan bulanan”, bukan “jumlah konten yang dipublikasikan di media sosial”.

Relevansi akan menjaga fokus dan integritas manajemen kinerja.

Time-bound (Berbatas Waktu)

Setiap KPI harus memiliki tenggat waktu yang jelas. Tanpa batas waktu, tidak akan ada urgensi dalam pencapaiannya. Contoh KPI yang time-bound: “meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 15% dalam waktu 12 bulan”.

Tenggat waktu juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan review dan penyesuaian strategi secara berkala.

Baca Juga: Contoh Key Performance Indicator (KPI) Di Berbagai Bidang

Objek yang Dapat Diukur dalam Penetapan KPI

Dalam penyusunan KPI, penting untuk memilih objek yang relevan sebagai sasaran pengukuran. Objek ini bisa berasal dari berbagai aspek dalam struktur organisasi, baik itu sumber daya manusia, proyek, hingga proses operasional. Berikut adalah beberapa kategori objek yang umum dijadikan dasar pengukuran KPI:

Risiko

Pengelolaan risiko menjadi elemen penting dalam keberlanjutan perusahaan. KPI yang berfokus pada risiko umumnya digunakan dalam manajemen proyek, kepatuhan hukum, dan audit internal. Misalnya, “jumlah temuan audit per kuartal” atau “tingkat kepatuhan terhadap SOP operasional” dapat menjadi indikator penting yang mencerminkan keberhasilan dalam memitigasi risiko.

Personel

Objek ini mencakup aspek perilaku, keterampilan, produktivitas, dan loyalitas karyawan. KPI yang bisa diterapkan antara lain: “tingkat kehadiran bulanan”, “jumlah pelatihan yang diikuti per tahun”, atau “retensi karyawan dalam 12 bulan terakhir”. Fokus pada personel membantu perusahaan dalam menjaga kualitas sumber daya manusia yang menjadi aset paling krusial.

Proyek

Dalam pengelolaan proyek, KPI digunakan untuk memantau progres, anggaran, dan efektivitas implementasi. Contoh KPI proyek meliputi: “persentase proyek selesai tepat waktu”, “biaya aktual dibanding anggaran proyek”, dan “tingkat kepuasan klien terhadap hasil proyek”. Indikator ini memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana dan standar mutu.

Operasional

KPI operasional meliputi metrik-metrik yang berkaitan langsung dengan proses bisnis sehari-hari. Indikator seperti “jumlah unit produksi per hari”, “rasio defect produk”, atau “waktu tunggu pelayanan pelanggan” merupakan contoh yang umum digunakan. KPI ini membantu dalam peningkatan efisiensi dan pengambilan keputusan berbasis data.

Strategis

Objek strategis mencerminkan pencapaian jangka panjang organisasi. Misalnya, “pertumbuhan laba tahunan”, “market share”, “nilai merek perusahaan”, atau “jumlah pelanggan baru per tahun”. KPI strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak untuk mengevaluasi arah kebijakan dan daya saing perusahaan di pasar.

Baca Juga: Contoh Key Performance Indicator (KPI) Di Berbagai Bidang

Contoh Metrik Umum pada Key Performance Indicators Untuk Beberapa Divisi Di Perusahaan

Perusahaan yang menerapkan KPI pada sistem kerja mereka akan menggunakan ukuran-ukuran tertentu. Dimana hal tersebut, dijadikan sebagai acuan untuk mengetahui hasil dari KPI. Ukuran ini disebut dengan metrik yang merupakan alat ukur untuk proses KPI. Metrik umum yang biasa digunakan oleh suatu perusahaan untuk setiap divisinya tentu berbeda-beda.

Mulai dari divisi sales, marketing, finance, HRD, dan masih banyak lainnya. Di mana, hal yang berpengaruh pada aktivitas kerja dalam mencapai target memiliki peran penting. Berikut contoh-contoh metrik umum pada beberapa divisi:

Finance

• Biaya akunting dan biaya variabel
• Harga pokok penjualan
• Pendapatan bersih, laba kotor, dan margin laba kotor
• Pertumbuhan penjualan
• Arus kas dan budget expense
• waktu payroll dan waktu reimbursement
• pembayaran kredit
• nilai inventaris, dan lain sebagainya.

HRD

• Biaya operasional pada proses rekrutmen meliputi psikotes, test, dan interview
• Proses rekrutmen meliputi waktu training dan hasil training
• Staffing efisiensi
• Data karyawan meliputi kualitas karyawan, usia rata-rata, gaji rata-rata, rasio karyawan laki-laki dan perempuan, persantese karyawan baru, jumlah rata-rata karyawan yang mengundurkan diri dan lain sebagainya

Marketing

• Marketing beserta rasio budget
• Respon yang didapat dari setiap branding
• Brand awareness dan customer awareness
• Kekuatan dan kredibilitas yang dimiliki brand
• Return on marketing investment
• Traffic pada platform yang dimiliki dan lain sebagainya

Sales

• Kuota dan kapasitas sales
• Rasio closing
• Jumlah kesepakatan dari klien dan jumlah pesanan
• Margin kotor per produk dan per sales
• Frekuensi transaksi dan rata-rata pendapatan
• Estimasi penjualan dan masih banyak lainnya

Manfaat Penilaian Karyawan Melalui Alat Ukur Kinerja Karyawan KPI

Ada beberapa manfaat dalam melakukan dan menentukan Alat Ukur Kinerja Karyawan melalui sistem KPI:

• Lebih mudah untuk mengevaluasi kinerja karyawan, sehingga karyawan menjadi lebih mengerti mengenai apa yang diharapkan manajemen terhadap dirinya.
• Penilaian kinerja karyawan lebih obyektif
• Hasil kinerja karyawan yang menjadi lebih terukur dan dapat dijadikan sebagai acuan untuk memberikan sistem reward (penghargaan) dan punishment (hukuman) yang lebih objektif
• KPI dapat memberikan referensi sebuah perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Bagi Manajemen, KPI adalah patokan untuk mengukur kinerja karyawan. Sedangkan bagi karyawan, KPI (Key Performance Indicators) adalah target kerja yang harus mereka capai.

Kesalahan yang Sering Terjadi saat Menentukan KPI

Dalam menentukan KPI yang baik dan benar, kesalahan bukan hal yang asing dan sering terjadi. Kesalahan ini dapat dilihat ketika hasil dari seluruh kinerja perusahaan tidak dapat mencapai target.

Permasalahan yang sering terjadi ini menjadi kendala yang memperlambat proses KPI.

Berikut penjelasannya:

1. Strategi dan objektif setiap perusahaan yang tidak jelas karena kebanyakan perusahaan menentukan keberhasilan berdasarkan performa dan sisi keuangan perusahaan saja.
2. Ketidaksepemikiran mengenai kepentingan setiap divisi menjadi permasalahan yang cukup menghambat.
3. Conflict of interset yang tercipta pada setiap proses dan program juga menjadi permasalahan.
4. Tidak adanya dukungan sistem yang mumpuni dalam membuat dan mengukur laporan kinerja.

Hal ini yang menjadi alasan mengapa KPI sangat penting peranannya dalam sebuah perusahaan.

Setiap perusahaan mampu meningkatkan kinerja setiap personel dan kinerja perusahaan dalam mencapai target yang diinginkan.

Untuk mempermudah kinerja tersebut, setiap perusahaan juga bisa menggunakan bantuan aplikasi karyawan dalam hal ini meningkatkan kinerja para karyawan yaitu dengan Aplikasi Mekari Talenta.

Baca Juga: Apa Itu KPI Software? Berikut Keuntungannya

Contoh Cara Menyusun KPI untuk Mengukur Kinerja Karyawan

KPI adalah langkah-langkah terukur yang digunakan perusahaan untuk mengukur kinerja karyawan dari waktu ke waktu.

Untuk membuat KPI membutuhkan suatu sistem yang saling berkaitan, baik itu dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan.

Cara menghitung KPI yang perlu dilakukan untuk peningkatan kinerja karyawan bisa dimulai dengan beberapa tahap dibawah ini.

• Menguraikan tugas untuk setiap karyawan,
• Menentukan indikator keberhasilan.
• Membuat standar penilaian secara kualitatif maupun kuantitatif.
• Membuat target menggunakan metode SMART ( specific, measurable, achievable, realistic, dan time sensitive ).

Syarat menyusun KPI yang baik haruslah memenuhi kriteria SMART ( Specific, Measureable, Achievable, Relevant, dan Time phased ).

Adapun metode SMART itu adalah sebagai berikut:

Specific

Penentuan KPI karyawan harus mendetail, spesifik, dan terfokus pada tujuan apa yang akan menjadi indicator dalam KPI.

Misalnya, penilaian kinerja divisi sales marketing berupa jumlah penjualan yang harus berhasil diperoleh minimal 100 juta masing-masing sales.

Measurable

Perhitungan atau proses mengimplementasikan KPI tentunya harus terukur baik secara kualitas maupun kuantitas. Semua kriteria yang dinilai harus bisa diukur.

Misalnya, penilaian tingkat produktivitas karyawan berupa bahwa setiap staf produksi harus bisa menghasilkan 200 karton per hari.

Achievable

Manajemen dalam menentukan target KPI karyawan harus realistis atau mungkin untuk dicapai serta ada nilai atau hasil yang dapat dicapai dan diukur.

Jika Anda menetapkan suatu target untuk dinilai, target ini haruslah sesuatu yang masuk akal untuk dicapai oleh para karyawan.

Misalnya, jika tahun sebelumnya pencapaian omset bulanan rata-rata adalah 200 juta per bulan, kemudian Anda membuat target pencapaian omset tahun ini adalah 900 juta per bulan.

Tentu ini adalah lompatan yang terlalu drastis untuk dicapai dengan kapasitas bisnis Anda yang belum tentu juga mampu melayani target tersebut. ( Inilah contoh target yang tidak achievable).

Realistic

kriteria dan target yang disusun dalam KPI haruslah sesuatu yang relevan atau realistis dengan kondisi dan tujuan perusahaan.

Misalnya, Anda ingin menilai kedisiplinan datang ke kantor, tetapi perusahaan tidak memiliki mesin absensi.

Tentu hal ini tidak relevan untuk dijadikan penilaian.

Time sensitive

Kriteria penilaian yang dibuat dalam KPI harus ada batas waktu atau deadline yang telah ditentukan untuk mencapai target.

Misalnya, penilaian omset penjualan tim sales dihitung dalam rentang waktu 1 bulan atau staf produksi harus mampu menghasilkan 20 karton setiap jam.

Contoh KPI Karyawan Secara Umum

Contoh KPI Staf IT

Contoh KPI Staf Finance

Untuk para pegawai, jadikan KPI sebagai alat ukur kinerja karyawan untuk meningkatkan kinerja Anda di perusahaan.

Semakin baik kinerja Anda, maka semakin besar pula peluang Anda untuk mendapatkan promosi!

Mekari Talenta Rekomendasi Aplikasi Manajemen KPI Terbaik

Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS ( human resources information system ), yakni software untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Dengan dilengkapi software penilaian kinerja karyawan, Aplikasi Mekari Talenta akan mempermudah HR dalam memantau kinerja karyawan secara objektif sesuai dengan goals perusahaan. Selain itu, HR juga akan lebih mudah memberi feedback yang menyeluruh terhadap setiap karyawannya.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Aplikasi Mekari Talenta

Berikut daftarnya.

Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah, termasuk untuk pengelolaan KPI Karyawan di perusahaan.

Mulai dari software penilaian kinerja karyawan, pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur aplikasi payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur time attendance absensi karyawan, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur aplikasi database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

Tim Support yang efektif dan responsif

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja. Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal.

Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Mekari Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering WFH, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Semoga informasi di atas dapat bermanfaat dan berguna bagi Anda yang sedang mencari informasi cara menetapkan KPI (Key Performance Indicators).