Sistem HR atau HR system adalah sebuah sistem digital yang membantu divisi HR dalam mengelola seluruh aktivitas sumber daya manusia, mulai dari rekrutmen, absensi, penggajian, hingga penilaian kinerja.
Dengan sistem ini, pengelolaan SDM menjadi lebih efisien, terstruktur, dan minim kesalahan.
Dalam praktiknya, HR system mencakup beberapa jenis, yaitu HRIS (Human Resource Information System), HRMS (Human Resource Management System), dan HCM (Human Capital Management) yang berfokus pada pengembangan talenta dan strategi bisnis berbasis SDM.
Banyak perusahaan kini mengandalkan software seperti Mekari Talenta, yang mengintegrasikan ketiga fungsi tersebut untuk membantu manajemen SDM secara otomatis, aman, dan dapat diakses kapan pun dan di mana pun.
Baca Juga: Apa Perbedaan Sistem HRIS, HRMS, dan HCM?
Jenis-Jenis Sistem HR
Berikut ini beberapa jenis sistem HR yang umum digunakan oleh perusahaan di Indonesia untuk membantu berbagai tugas manajemen sumber daya manusia:
1. HCM (Human Capital Management System)
HCM adalah sistem berbasis cloud yang mengintegrasikan berbagai modul inti HR seperti manajemen talenta, pengembangan karyawan, dan engagement tools.
Melalui sistem ini, perusahaan dapat menyimpan data pelatihan dan instruksi secara digital di cloud, sehingga bisa diakses kapan pun dan di mana pun. Selain itu, HCM juga mampu melacak kinerja karyawan, jam kerja, absensi, penetapan tujuan (goal setting), hingga penggajian (payroll) dengan akurat dan efisien.
2. HRIS (Human Resource Information System)
HRIS adalah sistem yang dirancang untuk mengelola data karyawan, kebijakan perusahaan, dan prosedur HR secara terpusat. Tujuan utama dari HRIS adalah mempermudah perusahaan dalam mengakses dan membagikan informasi penting yang menunjang kinerja operasional.
Fitur umum dalam HRIS meliputi:
- Database karyawan
- Rekrutmen dan onboarding
- Pelatihan dan pengembangan
- Laporan HR (Human Resources Reporting)
- Pengelolaan tunjangan dan benefit
- Sistem HRIS membantu perusahaan menjalankan administrasi SDM dengan lebih cepat, transparan, dan minim kesalahan.
3. HRMS (Human Resource Management System)
HRMS merupakan sistem HR yang lebih lengkap dibandingkan HRIS maupun HCM. Selain mencakup fungsi dasar pengelolaan SDM, HRMS juga memiliki kemampuan manajemen waktu kerja, penggajian otomatis, hingga perencanaan jadwal kerja dan penilaian kinerja.
Sistem HRMS memberikan solusi yang lebih menyeluruh bagi perusahaan dalam mengelola tenaga kerja, meningkatkan efisiensi administrasi, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Manfaat Sistem HR bagi Perusahaan
Penerapan sistem HR tidak hanya mempermudah proses administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia, tetapi juga memberikan dampak strategis bagi perkembangan bisnis.
Berikut beberapa manfaat utama sistem HR bagi perusahaan:
1. Efisiensi Waktu dan Sumber Daya
Dengan sistem HR, seluruh proses pengelolaan SDM seperti absensi, cuti, penggajian, hingga evaluasi kinerja dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini membantu perusahaan menghemat waktu dan sumber daya, sehingga tim HR dapat fokus pada strategi pengembangan dan peningkatan produktivitas karyawan.
2. Akses Informasi Real-Time
Sistem HR berbasis cloud memungkinkan perusahaan mengakses data karyawan kapan pun dan di mana pun secara real time. Informasi seperti kehadiran, performa, dan riwayat kerja dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Banyak sistem HR modern dilengkapi fitur analytics yang dapat menampilkan laporan dan data kinerja karyawan secara detail. Dengan analisis ini, manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan data aktual, bukan perkiraan, sehingga hasilnya lebih terukur dan efektif.
4. Penyimpanan Data Aman dan Terpusat
Keamanan data menjadi salah satu keunggulan utama sistem HR. Seluruh informasi karyawan disimpan secara digital dan terenkripsi dalam satu database terpusat, mengurangi risiko kehilangan data akibat kesalahan manual atau kerusakan perangkat.
5. Meningkatkan Keterlibatan dan Kepuasan Karyawan
Dengan self-service system, karyawan dapat mengakses data pribadi, slip gaji, atau mengajukan cuti secara mandiri. Transparansi dan kemudahan akses ini meningkatkan keterlibatan serta kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
6. Meminimalkan Human Error
Otomatisasi dalam sistem HR membantu mengurangi risiko kesalahan perhitungan atau administrasi yang sering terjadi pada proses manual, terutama dalam penggajian, absensi, dan manajemen data karyawan.
7. Membantu Kepatuhan terhadap Regulasi
Sistem HR memastikan setiap proses ketenagakerjaan berjalan sesuai regulasi pemerintah, mulai dari penghitungan pajak (PPh 21), BPJS, hingga hak-hak karyawan lainnya, sehingga mengurangi potensi pelanggaran hukum.
8. Integrasi dengan Sistem Bisnis Lainnya
Keunggulan lain dari sistem HR modern adalah kemampuannya untuk terhubung dengan sistem lain seperti keuangan, akuntansi, dan manajemen proyek. Integrasi ini membantu perusahaan menjalankan operasional bisnis secara lebih efisien dan terkoordinasi.
Baca juga: Bingung Pilih Aplikasi HRD Terbaik? Catat, Harus Ada 8 Fitur Ini
Cara Kerja Sistem HR
Cara kerja sistem HR umumnya cukup sederhana dan mudah dipahami oleh orang-orang awam sekalipun, sehingga tidak perlu memiliki keahlian khusus untuk mengoperasikannya.
Berbasis internet, sistem HR memungkinkan seluruh informasi karyawan terkelola dan tersimpan secara otomatis dengan aman dan rapi di dalam satu sistem atau database.
Karyawan hanya perlu masuk ke akun yang telah terdaftar pada sistem dan mengakses layanan atau informasi yang diperlukan.
Berikut beberapa cara kerja fitur yang ada pada sistem HRIS.
Baca juga: Bingung Memilih Software HR Terbaik? Simak Tipsnya Berikut Ini
Mengelola Absensi Online Secara Otomatis
Salah satu fitur dasar dalam HR system adalah attendance management. Selain mencatat kehadiran, fitur ini juga dapat menjadi indikator dalam menilai kinerja karyawan.
Karyawan cukup melakukan absensi melalui ponsel, baik di kantor maupun saat bekerja secara remote. Seluruh data kehadiran akan tercatat secara otomatis dan real time dalam sistem.
Dengan begitu, tim HR tidak perlu lagi rekapitulasi data absensi karyawan manual yang rumit dan memakan waktu. Proses rekapitulasi data kehadiran menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien.
Menghitung Gaji Karyawan dengan Cepat dan Akurat
Setelah absensi, fitur penting lainnya dalam sistem HRIS adalah sistem payroll otomatis. Fitur ini membantu HR menghitung dan mendistribusikan gaji karyawan dengan cepat dan presisi.
Karena terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti, penghitungan gaji dilakukan secara otomatis sesuai kehadiran dan hak karyawan. Hal ini memastikan setiap karyawan menerima gaji secara adil dan tepat waktu.
Baca juga: Fitur HRIS yang Harus Ada di Aplikasi Karyawan
Baca juga: Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya
Pengajuan Cuti dan Reimbursement yang Lebih Praktis
Karyawan bisa mengajukan cuti dan klaim reimbursement dengan mudah melalui sistem HRIS.
Pengajuan cuti yang dilakukan secara online akan lebih sederhana tanpa melalui proses yang birokratis.
Sebelum mengajukan cuti, karyawan dapat mencocokkannya dengan jadwal kerja yang tertera pada sistem.
Setelah cuti diajukan, atasan bisa menyetujuinya secara real time, sehingga karyawan akan segera tahu hasilnya tanpa menunggu lama.
HR pun tidak perlu mencatat sisa jatah cuti karyawan karena sudah tercatat otomatis oleh sistem.
Begitu juga dengan reimbursement. Dengan sistem HRIS, mengajukan klaim reimbursement tidak perlu repot.
Karyawan hanya perlu mengunggah bukti transaksi seperti kuitansi atau struk berisi biaya yang dikeluarkan, lalu akan mendapat notifikasi dari pihak perusahaan.
Baca juga: Mengenal Aplikasi HRIS dari Sudut Pandang Pengertian dan Fungsiย
Akses Mandiri Melalui Employee Self Service (ESS)
Selain fitur-fitur di atas, HRIS juga menghadirkan sistem ESS (Employee Self Service).
Sistem ESS membuat karyawan dapat mengakses tugas-tugas harian yang telah dijadwalkan secara mandiri melalui ponsel masing-masing.
Hal ini memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi bagi karyawan.
Selain tugas, informasi atau data yang berkaitan dengan urusan personalia seperti absensi, cuti, dan slip gajian juga dapat diakses langsung oleh karyawan.
Gunakan Sistem HR yang Efektif dari Mekari Talenta
Setelah mengetahui cara kerja sistem HRIS, sekarang saatnya memilih software HRIS yang tepat bagi perusahaan Anda.
Anda harus mempertimbangkan dengan baik software HRIS seperti apa yang akan Anda jadikan mitra.
Mekari Talenta adalah sistem HR terintegrasi yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses sumber daya manusia dalam satu platform digital
Dibekali berbagai fitur canggih mulai dari absensi, cuti hingga perhitungan payroll, Mekari Talenta dapat dijadikan solusi membantu mengelola administrasi perusahaan dengan lebih praktis.
Tunggu apa lagi? Jadwalkan demo Mekari Talenta dengan mengisi formulir iniย dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
Anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.
