Administrasi HR 4 min read

Mengelola Manajemen Shift di Rumah Sakit yang Efisien

By Jordhi FarhansyahPublished 31 Jan, 2023 Diperbarui 19 Mei 2023

Perusahaan memiliki shift kerja yang berbeda-beda, tergantung dari industrinya. Rumah sakit yang beroperasi 24 jam tentu memiliki manajemen shift yang berbeda dengan pabrik.

Maka dari itu, tidak heran jika manajemen shift di rumah sakit jadi sebuah tantangan tersendiri.

Jika tidak dikelola dengan baik, hal tersebut bisa menyebabkan stres bagi para karyawannya. Apalagi jika mereka sering mendapatkan shift malam.

Lewat artikel ini, Mekari Talenta akan membahas secara lengkap mengenai bagaimana manajemen shift di rumah sakit dapat dikelola dengan baik menggunakan teknologi HRIS.

Manajemen Shift Kerja yang Umum di Rumah Sakit

Umumnya, jadwal shift kerja karyawan rumah sakit dibagi menjadi beberapa waktu tertentu dalam 24 jam.

Ketentuan shift kerja di rumah sakit sendiri biasanya ditentukan oleh kebijakan perusahaan dan memperhatikan faktor-faktor seperti ketersediaan staf, jumlah pasien, dan kebutuhan operasional rumah sakit.

Namun hingga saat ini, sebetulnya di Indonesia belum ada peraturan spesifik yang membahas manajemen shift kerja untuk rumah sakit.

Hanya saja, batasan waktu shift kerja bisa merujuk pada Perppu Cipta Kerja yang mengatur penjadwalan shift kerja sebagai berikut.

  • Waktu kerja setiap shift dalam sehari maksimal selama: (a) 7 jam sehari untuk 6 hari kerja; (b) 8 jam sehari untuk 5 hari kerja.
  • Maksimal jumlah kerja di setiap shift adalah 40 jam per minggu.
  • Jika lebih, akan dihitung lembur dan maksimal lembur adalah 4 jam.
  • Perusahaan wajib memberikan waktu istirahat di antara jam kerja paling sedikit setengah jam.
  • Istirahat kerja diberikan 1 hari untuk waktu kerja 6 hari seminggu kemudian 2 hari untuk waktu kerja 5 hari seminggu.

Beberapa rumah sakit memiliki tiga shift (pagi, siang, dan malam), namun ada juga yang memiliki dua shift (siang dan malam), tergantung bagaimana operasional di rumah sakit.

Dalam beberapa kasus, shift kerja dapat disesuaikan berdasarkan kesepakatan antara pekerja dan perusahaan.

Misalnya, ketika ada perawat yang berhalangan untuk hadir di shift malam, ia juga bisa mencari rekan pengganti untuk menukar shift kerjanya selama dua-duanya sepakat.

Yang terpenting perusahaan harus memastikan bahwa karyawan memiliki istirahat yang cukup dan bahwa ada cukup karyawan untuk memenuhi kebutuhan pasien di setiap shift.

Cara Mengelola Manajemen Shift Kerja yang Efisien di Rumah Sakit

Setelah mengetahui peraturan umum terkait shift kerja dan bagaimana penerapannya di rumah sakit, berikut adalah beberapa cara agar bisa mengelola shift-nya dengan benar.

Mengetahui Jam Sibuk di Rumah Sakit

Anda perlu memperhatikan kapan jam sibuk di rumah sakit Anda.

Misalnya di siang hari dan di hari-hari tertentu, sehingga Anda bisa mengatur shift kerja dan menitikberatkan jam-jam sibuk tersebut.

Baca juga: Jadwal Shift yang Bisa Diterapkan di Perusahaan Anda

Menyeimbangkan Waktu Shift Kerja Karyawan

manajemen shift rumah sakit

Anda perlu menentukan jadwal shift yang efektif dan memenuhi kebutuhan rumah sakit.

Pastikan juga ada redistribusi tugas yang tepat di setiap shift.

Jangan sampai ada karyawan yang mendapatkan shift di satu waktu terus menerus.

Yang penting, Anda bisa membuat sistem rotasi yang adil untuk memastikan semua pegawai dapat bekerja shift yang berbeda secara bergiliran.

Mendukung Tugas Karyawan

Dalam menjadwalkan shift kerja karyawan di rumah sakit, Anda perlu mendengarkan preferensi karyawan seperti apa.

Membuat jadwal kerja yang mendengarkan kepentingan mereka juga akan membuat karyawan rumah sakit bekerja lebih mudah dan mengurangi kebutuhan untuk mengisi shift darurat.

Sediakan mekanisme komunikasi yang efektif untuk memastikan kelancaran tugas di setiap shift.

Misalnya dengan membuat jadwal cadangan jika sewaktu-waktu ada karyawan yang butuh menukar shift karena keperluan darurat.

Kemudian, Anda juga perlu menyediakan dukungan dan bantuan untuk pegawai yang bekerja shift malam.

Contohnya seperti menyediakan konsumsi, mengingat tempat makan banyak yang tutup di malam hari.

Baca juga: Membuat Contoh Jadwal Shift dengan Menggunakan Excel

Upayakan Sebaiknya untuk Meminimalisir Lembur bagi Karyawan

Lembur adalah salah satu isu yang cukup sering muncul di industri rumah sakit dan kerap menyebabkan rumah sakit kekurangan perawat untuk menutupi shift yang kosong.

Ketika tidak ada cukup karyawan, tim yang Anda tentunya terpaksa harus lembur dan hal ini bisa menyebabkan burnout dan stres meningkat.

Burnout berbahaya tidak hanya bagi karyawan, tetapi juga kesalahan medis dan berbagai komplikasi yang bisa membahayakan pasien.

Maka dari itu, manajemen shift kerja di rumah sakit harus dilakukan dengan baik dengan mempertimbangkan kondisi karyawan.

Memanfaatkan Teknologi untuk Mengatur Manajemen Shift Rumah Sakit Secara Otomatis

Setelah Anda menjalankan manajemen shift yang sudah mulai stabil di perusahaan, tentunya tetap ada ruang untuk perbaikan dan evaluasi agar sistem shift kerja jadi lebih baik.

Salah satu cara untuk meningkatkannya adalah dengan memanfaatkan software HRIS untuk pengelolaan shift dengan lebih efisien.

Lewat software attendance management seperti Mekari Talenta, Anda dapat mengatur shift dengan mudah baik itu dua atau tiga shift dalam satu hari kerja.

Karyawan pun juga bisa melihat jadwal shift dengan mudah dengan aplikasi dan ketika mereka ingin mengubah jadwal shift, mereka bisa mengajukannya melalui aplikasi.

Mekari Talenta juga nemiliki fitur bernama Multiple Shift. Fitur ini memungkinkan HR untuk membuat beragam jadwal shift untuk karyawan sekaligus.

Fitur ini membuat pekerjaan HR dalam mengurus jadwal kerja karyawan jadi lebih efisien serta memastikan jadwal yang dibuat menyesuaikan kebutuhan bisnis.

Multiple Shift akan sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki banyak jadwal shift mulai dari pagi, siang, sore, hingga malam. Dengan demikian, efisiensi waktu yang didapatkan bisa digunakan HR untuk mengerjakan pekerjaan penting lainnya.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui Mekari Talenta lebih lanjut, Anda bisa mengunjungi lama Mekari Talenta berikut dan konsultasikan permasalahan HR Anda dengan tim sales kami.

Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehar-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.