Bagaimana Smart Absensi Mendukung Pekerjaan yang Smart dan Fleksibel

Smart absensi seperti sistem absen online adalah bisa dimaknai sebagai cara cerdas memanfaatkan absensi sehingga bisa mendukung produktivitas yang maksimal.

Hal ini dinilai sangat penting, mengingat untuk bisa memenangkan kompetisi di hari ini kita bukan hanya membutuhkan kerja keras (work hard) namun butuh kerja cerdas (work smart).

Masing-masing dari kita mungkin punya definisi yang berbeda terkait dengan bekerja cerdas ini tentu saja. Adanya smart absensi untuk pegawai akan membuat karyawan lebih fleksibel dalam mengelola waktu kerjanya.

Kali ini, Talenta akan mendefinisikan kerja cerdas sebagai cara kerja dengan waktu dan usaha seoptimal mungkin namun bisa memberikan hasil yang maksimal.

Dalam konteks pekerjaan, hal ini sangat penting mengingat semakin tingginya kesadaran pentingnya keseimbangan antara waktu untuk bekerja dan non-pekerjaan yang lebih sering kita kenal dengan work-life balance.

Banyak karyawan terbaik yang menjadikan indikator ini ketika akan mencari dan mempertahankan pekerjaannya.

Oleh karena itu, tidak sedikit juga perusahaan yang menawarkan keuntungan berupa jam kerja yang fleksibel.

Berikut adalah beberapa poin yang akan kita bahas di artikel berikut ini:

Mengenal Jam Kerja Fleksibel dan Komponen Pendukungnya, Smart Absensi

Jam kerja fleksibel atau juga dikenal dengan flexible work arrangement adalah sistem pengaturan kerja yang memungkinkan karyawan untuk bisa menyesuaikan waktu dan lokasi kerja mereka.

Salah satu konsekuensinya memang tidak semua anggota tim tidak bekerja di jam dan tempat yang sama. Namun ini memberikan keleluasaan pada karyawan sehingga mereka dapat bekerja lebih optimal.

Untuk jam kerja, mungkin hanya akan saling beririsan namun tidak persis sama seperti ketika menggunakan sistem kerja konvensional.

Masing-masing karyawan berhak menentukan kapan waktu yang terbaik untuk dia bisa bekerja dengan maksimal, dari mana lokasinya serta kapan akan istirahat.

Salah satu yang sudah banyak kita rasakan sejak pandemi melanda adalah bekerja dari rumah. Didorong kebijakan pembatasan sosial maka banyak perusahaan mengadopsi sistem ini.

Seiring dengan kemudahan teknologi, sistem kerja fleksibel seperti ini bisa menjadi pilihan yang tidak kalah produktifnya dengan sistem kerja konvensional.

Menerapkan flexible work arrangement bisa jadi salah satu keputusan yang efektif. Menurut data, perusahaan yang memungkinkan pekerjanya bekerja jarak jauh bisa menurunkan angka turnover sebesar 25%.

Dari sisi karyawan, 73% karyawan mengaku bahwa memiliki jam kerja yang fleksibel meningkatkan level kepuasan kerja mereka.

Salah satu alasan mereka menjawab demikian karena bekerja jarak jauh bisa mengurangi tingkat stres sehingga produktivitas juga bisa meningkat.

Cukup sesuai dengan definisi bekerja dengan cerdas, bukan?

Jika perusahaan Anda sedang mempertimbangkan mengadopsi opsi kerja fleksibel untuk jangka panjang, mungkin angka-angka di atas adalah gambaran hasil yang bisa dipetik.

Namun demikian, untuk sampai ke sana tentu perlu sistem pengawasan dan evaluasi yang matang. Salah satunya mungkin dengan menerapkan smart absensi.

Baca juga: Metode SMART, Pengenalan untuk Pencapaian Target Kerja

Jenis Praktik Jam Kerja Fleksibel yang Dapat Didukung Smart Absensi

Selama ini, kalau membicarakan tentang jam kerja fleksibel, mungkin yang kita tahu adalah bekerja dari rumah atau bekerja jarak jauh yang selama ini kita lakukan sepanjang pandemi Covid-19.

Namun demikian, skema bekerja jarak jauh tidak berhenti di situ saja. Di bawah ini ada 5 jenis model kerja fleksibel yang bisa dikembangkan menjadi cara kerja yang cerdas sesuai dengan nilai perusahaan Anda:

Telecommuting

Kita mengenalnya dengan kerja jarak jauh. Sistem kerja fleksibel yang satu ini memungkinkan karyawan untuk bekerja tidak dari kantor.

Mungkin saja mereka bisa kerja dari rumah, dari cafe, dari kos, dari mana saja selama tetap saling terhubung dengan jaringan internet untuk koordinasi.

Sistem kerja yang satu ini juga dikenal dengan nama telework, Work From Home (WFH) atau malah Work From Anywhere (WFA).

Baik karyawan penuh waktu maupun paruh waktu bisa bekerja menggunakan sistem kerja ini.

Untuk bisa bekerja maksimal, seperti koordinasi, maka beberapa alat yang diperlukan seperti untuk absensi diperlukan smart absensi sehingga kehadiran karyawan tetap terpantau, software manajemen tugas, dan lain-lain.

Flextime

Jika perusahaan menggunakan sistem ini maka karyawan dapat memilih jam mulai dan berakhirnya bekerja, alih-alih pada jam kerja normal seperti 09.00-18.00.

Untuk tetap memastikan koordinasi antar tim berjalan baik, dibuat aturan core time yang biasanya harus sama, misalnya 09.00-15.00.

Selain core time, perusahaan juga biasanya tetap mensyaratkan total jam kerja sesuai dengan peraturan yaitu 40 jam per minggu.

Oleh karena itu, menggunakan smart absensi yang bisa melacak dan mencatat jam kerja masing-masing karyawan jadi sangat penting.

Salah satu keunggulan sistem ini, karyawan bisa menyesuaikan jam kerja dengan kebutuhan pribadinya. Namun di saat yang sama, perusahaan juga tetap mendapatkan haknya dari karyawan yaitu, hasil kerja yang baik.

Compressed workweek

Selama ini karyawan banyak yang mengeluh Senin datang terlalu cepat, hari libur hanya 2 hari seminggu dinilai kurang.

Inilah jawaban yang Anda butuhkan. Peraturan ketenagakerjaan memang menuliskan karyawan bekerja 40 jam seminggu, boleh 5 hari atau 6 hari kerja.

Perusahaan Anda menawarkan waktu libur yang lebih banyak dengan kompensasi jam kerja yang lebih panjang setiap harinya.

Misalnya, 40 jam dalam satu minggu dipadatkan dalam 4 hari kerja sehingga setiap harinya karyawan bekerja 10 jam kerja.

Part time

Termasuk dalam salah satu model flexible work arrangement dengan memberikan karyawan jam kerja yang lebih sedikit dari 40 jam per minggu.

Sistem kerja ini bisa jadi menjadi pilihan sementara atau permanen tergantung pada perjanjian kerja yang dibuat.

Sistem kerja part time utamanya bisa diaplikasikan jika perusahaan Anda menggunakan sistem shift.

Jika karyawan tetap butuh menerapkan absensi pada karyawan part time, menggunakan smart absensi juga dinilai cocok karena karyawan dapat absen di mana saja.

Job sharing

Sistem yang satu ini mirip dengan part time, di mana ada dua orang atau lebih yang berbagi jam kerja dan tanggung jawab untuk satu jabatan full time.

Dalam job sharing sendiri ada dua model, yaitu:

  • The twin model yaitu dua karyawan yang berbagi tugas dan beban kerja dari satu posisi full time. Mereka mengerjakan tugas yang sama meskipun di waktu yang berbeda
  • The islands model, karyawan hanya berbagi posisi namun tidak berbagi beban kerja

Dari semua model flexible working arrangements di atas, semuanya bisa dikatakan sangat berbeda dengan sistem kerja konvensional yang selama ini kita gunakan sehingga butuh sistem baru untuk menjalankannya.

Salah satu yang tidak bisa dilewatkan adalah memiliki smart absensi untuk memastikan kehadiran karyawan sesuai dengan ketentuan. Hal ini juga bisa menjadi fondasi evaluasi kinerja.

Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan Sistem Jam Kerja Fleksibel

Smart Absensi Mendukung Jam Kerja Fleksibel

Seperti yang sudah kita ketahui, data kehadiran adalah data yang sangat penting baik itu untuk evaluasi kinerja karyawan hingga penghitungan payroll.

Ketika perusahaan ingin mengganti sistem kerja, salah satu yang harus dipertimbangkan adalah terkait dengan pelaksanaan dan evaluasi sistem kerja baru.

Hal ini termasuk beralih dari sistem absen manual ke smart absensi atau sistem absensi pintar yang lebih bisa mengakomodasi kebutuhan flexible work arrangement.

Talenta by Mekari mendefinisikan smart absensi sebagai sistem absen yang user-centric yakni sistem yang mendukung employee self-service.

Hal ini selain memudahkan dalam manajemen juga bisa meningkatkan engagement karyawan di perusahaan.

Misalnya dengan fitur Live Attendance yang membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi melalui aplikasi mobile Talenta di smartphone masing-masing.

Smart absensi Talenta by Mekari juga sudah terintegrasi dengan layanan HRIS yang akan memudahkan urusan administratif HR.

Kesimpulan

Adanya jam kerja yang fleksibel tentunya akan memberikan banyak manfaat pada karyawan, terlepas bagaimana Anda menerapkan metode yang cocok di perusahaan.

Namun untuk mendapatkan manfaat dari sistem kerja yang fleksibel, perlu didukung dengan sistem absensi yang optimal dengan memanfaatkan sistem HRIS yang mumpuni.

Dengan sistem HRIS yang mengedepankan kenyamanan penggunanya dalam mengurus keperluan administrasi mereka, HR dapat lebih fokus untuk mengerjakan yang lebih penting lainnya.

Ingin tahu lebih banyak tentang fitur-fitur Talenta lainnya? Daftarkan perusahaan Anda pada formulir berikut ini untuk menjadwalkan demo gratis dengan tim ahli Talenta.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!


PUBLISHED02 Nov 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang