Employee Retention Program: Strategi Mempertahankan Bakat Karyawan

Salah satu risiko yang jamak dihadapi oleh HR perusahaan adalah rasio turnover karyawan yang tinggi. Untuk menekan angka tersebut, dibutuhkan lah sebuah program yang disebut employee retention.

Meski terlihat sepele, rasio turnover karyawan yang tinggi bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan mulai dari biaya, moral, hingga produktivitas karyawan.

Bahkan jika tingkat rasio ini dibiarkan mengakar hingga bertahun-tahun, perusahaan bisa mengalami talent shortage atau kekurangan SDM berbakat yang memiliki dampak lebih besar.

Sebagai panduan singkat, berikut Mekari Talenta akan membahas apa itu Employee Retention Program, apa saja contohnya, dan bagaimana langkah strategis menjalankan program tersebut.

Sekilas tentang employee retention program

Employee retention program adalah sekumpulan kebijakan, strategi, dan regulasi yang bertujuan untuk mempertahankan karyawan.

Tujuan dari employee retention program terbilang cukup sederhana: Mencegah karyawan Anda untuk tidak resign atau keluar dari perusahaan Anda pada periode tertentu.

Seperti yang sudah disinggung di atas, semakin banyak karyawan resign dari perusahaan pada satu periode kerja, semakin besar tingkat turnover karyawan yang semakin berisiko bagi perusahaan.

Sebenarnya turnover karyawan tidak selamanya memberikan risiko negatif selama rasionya berada di angka wajar.

Menurut laporan SHRM Benchmarking Human Capital Report, angka wajar tingkat turnover karyawan tahunan adalah 30%

Bahkan turnover karyawan itu diperlukan untuk regenerasi organisasi. Namun jika angka rasionya tinggi dan berlangsung setiap tahunnya. Dampak negatif pun bisa terjadi.

Hal-hal seperti menurunnya produktivitas, mempengaruhi moral karyawan, kehilangan aset pengetahuan, memakan biaya lebih untuk proses rekrutmen dan onboarding, bahkan terganggunya operasional bisnis.

Untuk itu lah diperlukan employee retention program untuk mencegah rasio turnover karyawan yang tinggi. Anda bisa mempertahankan karyawan terbaik, bahkan mengembangkan karyawan yang sudah ada.

Contoh employee retention program

Sebelum beralih ke contoh employee retention program, Anda perlu memahami apa saja yang diinginkan karyawan saat ini terutama di Indonesia.

Merangkum laporan yang ditulis Michael Page bertajuk Indonesia Talent Trends 2023 dan Mercer, “Global Talent Trends 2022-2023”, karyawan saat ini berfokus pada hal-hal berikut.

• Gaji dan kompensasi
• Lingkungan kerja termasuk keterbukaan, fleksibilitas, organisasi yang sehat, dan inklusivitas
• Jaminan kesejahteraan dan kesehatan
• Kesempatan untuk berkembang baik dari segi karir maupun skill

Empat poin ini lah yang bisa Anda jadikan dasar sebagai metode atau aktivitas program Employee Retention. Sebagai gambaran, berikut beberapa contohnya.

Kompensasi dan benefit

Contoh program yang paling dasar yaitu memberikan kompensasi dan benefit. Anda bisa menambahkan kompensasi ke dalam gaji karyawan untuk meningkatkan value pemasukan karyawan.

Di sisi lain, Anda juga bisa menyelenggarakan employee benefit misalnya pemeriksaan kesehatan gratis hingga akses pendanaan bagi karyawan.

Baca juga: Pengertian turnover karyawan

Kesempatan untuk belajar dan mengembangkan skill

Contoh lainnya adalah dengan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan pengetahuan dan kemampuannya.

Misalnya, Anda bisa mengadakan workshop dan seminar tiap bulannya atau mengikutsertakan karyawan untuk mengikuti pelatihan bootcamp yang disediakan oleh penyelenggara kursus.

Bahkan, ING perusahaan keuangan asal Belanda memberangkatkan karyawannya ke luar negeri untuk belajar dan kuliah.

Sistem yang fleksibel dan transparan

Tidak hanya bersifat materi. Program juga bisa bersifat struktural dan moral seperti menciptakan sistem organisasi yang fleksibel dan transparan.

Misalnya membuka layanan employee self service, transparansi komunikasi antar karyawan dan manajemen, hingga kemudahan akses informasi.

Fasilitas non produktif

Anda juga bisa memberikan fasilitas non produktif atau fasilitas di luar operasional kerja sebagai bagian program retensi karyawan.

Misalnya adanya komunitas olahraga, komunitas hobi, aktivitas lomba, nonton bareng, atau sekedar jalan bersama di akhir pekan.

Bahkan tidak jarang, saat ini banyak perusahaan yang membiarkan karyawannya untuk mengadakan event apa pun di luar dari core bisnisnya untuk mengasah kreativitas karyawan.

Bahkan perusahaan konstruksi asal Amerika Serikat, Shawmut mengadakan new hire trivia yaitu perkumpulan berupa obrol santai untuk menyambut karyawan baru.

Sabbatical leave

Anda mungkin masih asing dengan istilah ini yaitu sebuah cuti di luar cuti formal yang diatur pemerintah bertujuan agar karyawan bisa lepas sejenak dari pekerjaan.

Hal ini sebenarnya sudah berlaku di beberapa negara dan yang terkenal dan baru-baru ini dilakukan adalah Jepang.

Saat ini banyak perusahaan asal Jepang yang menerapkan sabbatical leave. Bahkan tidak segan-segan, perusahaan menyediakan kebutuhan cuti ini bagi karyawan.

Misal, karyawan ingin menghadiri konser, perusahaan tidak segan untuk membayarkan tiketnya.

Langkah menerapkan employee retention program

Setelah mengetahui contohnya, berikut langkah strategis untuk menerapkan employee retention program yang efektif.

1. Hitung rasio turnover karyawan dan identifikasi penyebabnya

Penting bagi Anda untuk menghitung rasio turnover karyawan setiap tahun atau setiap periode kerja.

Jika rasionya tinggi atau mengalami peningkatan setiap tahunnya, sudah saatnya Anda untuk memperbarui atau bahkan membuat program retensi karyawan apabila Anda belum memilikinya.

Namun sebelum itu, Anda juga perlu tahu feedback dari karyawan. Apa yang mereka rasakan dan butuhkan saat ini, apa saja yang perlu diubah dari manajemen.

Kemudian dari masukan tadi, Anda petakan. Mana yang bisa dilakukan dalam waktu dekat, mana yang bisa dilakukan untuk jangka panjang, dan mana yang menjadi urgensi.

2. Buat perencanaan sesuai dengan sumber daya dan kebutuhan

Setelah mengidentifikasi dan memetakan apa yang karyawan butuhkan. Langkah selanjutnya adalah membuat perencanaan.

Perlu diketahui, tidak semua employee retention programdapat bekerja bagi perusahaan Anda.

Program yang akan Anda jalankan sangat bergantung dengan bentuk perusahaan Anda, jumlah karyawan, lingkungan, dan tentunya budget.

Misalnya, Anda ingin menjalankan program retensi karyawan dengan memberikan keuntungan berupa jam kerja hybrid. Tentu ini tidak akan berhasil apabila bentuk usaha Anda adalah manufaktur atau ritel.

3. Perhatikan dan awasi implementasi

Employee retention program juga perlu diawasi prosesnya. Baik itu dari segi biaya yang keluar, kegiatan, hingga siapa saja yang terlibat. Hal ini dilakukan agar program yang dijalankan bisa tepat sasaran dan efektif.

4. Lakukan review dan feedback

Program retensi karyawan adalah sebuah siklus dimana setiap akhir periode, Anda wajib meminta feedback kembali kepada karyawan apa yang mereka rasakan dan apa yang perlu diperbaiki.

Kunci dari employee retention programadalah mendengar seluruh suara dari karyawan, bahkan hal-hal yang sifatnya sangat subjektif di mata karyawan sekalipun perlu Anda catat.

Perlu diingat, mengutip laporan dari Gartner, apabila perusahaan ingin bersaing di industri saat ini, HR harus lebih human-centric.

Jadi, hal-hal yang sifatnya sangat mendasar, subjektif, bahkan private perlu Anda dengarkan sebagai HR.

Sebagai catatan, mengutip Executive Briefing yang dibuat oleh SHRM, ketika mencatat feedback, fokuskan pada 3 hal penting karyawan yaitu fisik, emosional, dan kognisi atau kinerja.

5. Lakukan trial and error

Tidak berhasil bukan berarti tidak bisa. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa banyak employee retention program yang bisa Anda jalankan baik yang sifatnya fisik maupun moral.

Jadi ketika satu program tidak berjalan, Anda bisa melakukan pilihan program lainnya. Lakukan trial and error. Kira-kira mana program yang cocok bagi perusahaan Anda.

Strategi efektif employee retention program

Ada beberapa strategi yang efektif untuk membangun employee retention programyaitu sebagai berikut.

Lakukan secara imersif

Artinya, program yang dijalankan sifatnya tidak seremonial dan berlaku secara cair layaknya tidak ada perubahan yang terjadi namun tetap bisa dirasakan oleh karyawan.

Fokus pada SDM-nya

Objek dari program ini adalah karyawan, bukan perusahaan. Pastikan program yang Anda jalankan benar-benar berfokus pada karyawan.

Masih ingat dengan kutipan Richard Branson, CEO sekaligus pendiri Virgin Group yang menyatakan, “Client do not come first, employee come first”?

Apabila Anda berfokus pada “manusia”-nya dalam hal ini karyawan, maka perusahaan bisa membangu budaya organisasi yang positif yang berdampak langsung bagi bisnis secara keseluruhan.

Lakukan riset tentang talent market

Keberhasilan program retensi karyawan sangat bergantung pada pengetahuan Anda tentang tren pasar kinerja. Apa saja yang dibutuhkan industri saat ini dan apa saja yang mereka butuhkan.

Jangan sampai Anda salah sasaran karena tidak memahami apa yang karyawan dan perusahaan butuhkan.

Retensi bukan berarti tidak boleh “membuang”

Meski retensi bukan berlaku untuk semua karyawan, bukan berarti Anda tidak memiliki kebijakan untuk “membuang” karyawan. Ingat, seorang karyawan tidak lebih besar dari perusahaan.

Dengan kata lain, meski program berlaku untuk semua karyawan, pastikan program tersebut memiliki fokus bagi karyawan atau divisi yang penting dalam hal ini yang memiliki kontribusi besar bagi perusahaan.

Bisa saja, program retensi gagal bukan dari programnya. Namun watak dan kinerja dari karyawan itu sendiri. Jika memang demikian, Anda berhak melakukan cut off pada karyawan tersebut.

Andalkan teknologi, salah satunya HRIS

Melanjutkan poin sebelumya, employee retention program erat kaitannya dengan kinerja karyawan.

Sulit rasanya jika Anda hanya mengandalkan catatan kecil atau intuisi untuk menilai kinerja karyawan.

Untuk itu lah teknologi seperti HRIS berperan penting untuk membuat program yang Anda jalankan efektif.

Salah satu software HRIS yang bisa Anda gunakan adalah Mekari Talenta yaitu software HR yang memiliki segudang fungsi yang terintegrasi dalam satu platform.

Mulai dari onboarding, rekap absensi, pencatatan data karyawan, payroll, mengelola kompensasi, bahkan melakukan talent development bisa dilakukan melalui Mekari Talenta.

Melalui Mekari Talenta, Anda bisa melakukan evaluasi kinerja karyawan, pemetaan kompetensi, hingga melakukan penilaian kinerja secara otomatis.

Pengukuran keberhasilan employee retention program

Semua program pasti memiliki matriks pengukuran, begitu pun dengan employee retention. Lalu apa saja pengukuran keberhasilan program satu ini?

• Tingkat turnover karyawan. Jelas, semakin kecil tingkat turnover karyawan maka semakin sukses program retensi yang Anda jalankan
• Tingkat retensi karyawan. Kebalikan dari turnover, semakin besar tingkat retensinya, maka semakin sukses program yang dijalankan
• Time-to-fill period. Yaitu jangka waktu transisi antara posisi kosong yang ditinggal karyawan lama dan diisi oleh karyawan baru. Jika waktu time-to-fill lama, bisa jadi ada yang salah dari program retensi yang Anda buat
• Matriks kinerja. Retensi karyawan yang baik akan sangat memengaruhi kinerja karyawan. Semakin baik matrik kinerjanya maka semakin berhasil program yang Anda buat
• Survei kepuasan karyawan. Pastikan perusahaan Anda mengadakan survei ini setiap 3 bulan sekali atau bahkan setiap bulan. Jika hasilnya negatif, Anda perlu mengubah pola program retensi karyawan.

Itu lah penjelasan singkat mengenai employee retention program. Jika melihat perusahaan Anda saat ini ada di posisi apa tingkat turnover karyawan saat ini?

Jika tinggi, program satu ini wajib Anda pertimbangkan. Namun perlu diperhatikan juga strategi agar program yang dijalankan berjalan efektif. Terutama terkait penggunaan teknologi seperti HRIS.

Perlu diingat, perusahaan Anda saat ini berada di pusara industri digital yang serba cepat. Jadi, perlakuannya pun membutuhkan teknologi salah satunya HRIS.

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, Mekari Talenta adalah salah satu software HR yang tidak hanya mengerjakan pekerjaan HR namun juga lebih jauh dapat melakukan analisis data HR yang berguna untuk keputusan strategis perusahaan Anda ke depan.