Cara Menghitung Absensi Karyawan dengan Excel Mulai dari Pembuatan Absensi Otomatis

Di perusahaan dan juga perkantoran, sistem absensi merupakan salah satu cara melihat kehadiran karyawan. Berkat banyaknya bantuan teknologi, menghitung kehadiran kini lebih mudah, apalagi jika mengetahui cara menghitung absensi karyawan dengan Excel dikuasai. Tidak perlu lagi menghitung secara manual.

Penghitungan absensi menggunakan aplikasi Excel akan lebih cepat selesai. Apalagi ketika menjelang gajian, rekapan data kehadiran sudah harus selesai dan tidak boleh ada kesalahan supaya tidak salah dalam penggajian.

Awal pengerjaannya mungkin sedikit rumit, tapi jika sudah memiliki formatnya akan lebih mudah.

Bagaimana Cara Excel Menghitung Jumlah Absensi Karyawan?

Salah satu keunggulan dari menggunakan penghitungan absensi otomatis menggunakan Excel adalah bukan hanya menghitung jumlah kehadiran saja.

Anda juga bisa sekaligus menghitung persentase kehadiran. Antara cara menghitung absensi karyawan dengan Excel dan presentasinya hanya berbeda pada rumus saja.

Namun, sebelum menghitung itu semua, Anda harus membuat format absensi terlebih dahulu.

Pembuatan format absensi ini tentunya disesuaikan dengan kebutuhan absensi di kantor atau perusahaan Anda. Baik itu absensi kerja harian, shift, dan lain sebagainya.

Baca juga: Cara Membuat Absen Karyawan dengan Excel Otomatis

Cara Membuat Absensi Otomatis di Excel

Untuk membuat absensi otomatis Excel, Anda perlu menggunakan conditional formatting.

Dengan menggunakan fungsi ini maka bisa memberikan warna pada masing-masing keterangan absensi karyawan. Warna ini akan muncul sesuai dengan kondisi yang sudah ditentukan dan kode pemicu yang tepat.

Sebagai langkah pertama dalam cara menghitung absensi karyawan dengan Excel, Anda harus memblok sel yang akan diisi keterangan kehadiran.

Setelah diblok, pilih menu Home kemudian klik Conditional Formatting lalu pilih Manage Rules. Ketika muncul kotak dialog Conditional Formatting Rules Manager pilih New Rule.

Langkah selanjutnya setelah masuk kotak dialog New Formatting Rule maka pilihlah Format Only Cells that Contain atau memberikan format pada sel yang ada isinya.

Supaya bisa sesuai dengan format yang diinginkan maka pilih Specific Text lalu atur bagian sampingnya menjadi beginning with baru masukkan tanda yang diinginkan.

Sedangkan untuk pemilihan warna yang disesuaikan dengan specific text maka harus melanjutkan ke bagian Fill.

Jika sudah memilih warna yang diinginkan bisa langsung klik tombol OK. Ulangi langkah di atas sampai semua keterangan yang dibutuhkan sudah terformat, seperti hadir, sakit, lembur, alfa atau absen (tidak hadir).

Cara Menghitung Absensi Karyawan dengan Excel

Apabila sudah memiliki format absensi di atas, menghitung absensi jadi lebih mudah.

Jika pada pembuatan absensi diperlukan formatting Conditional Formatting, maka cara menghitung absensi karyawan dengan Excel membutuhkan rumus COUNTIF.

Caranya sangat sederhana karena tinggal memasukkan formula bar di sel tujuan.

Misalnya Anda akan menghitung jumlah hadir karyawan A, di mana dalam sebulan tentunya karyawan tersebut mungkin pernah izin, sakit, lembur atau pun alfa (hadir tanpa keterangan).

Jika sebelumnya keterangan hadir diwakili dengan titik (.) maka rumusnya adalah =COUNTIF(range sel yang akan dihitung;”keterangan absensi”).

Jika dimisalkan nama karyawan A ada di sel B6, maka penghitungan awal range sel adalah C6 sampai sel akhir absensi, misal terletak di selAG6 dan tanda keterangan absensi untuk hadir adalah menggunakan titik (.).

Maka, dalam rumusnya akan terlihat =COUNTIF(C6:AG6;”.”) dan jumlah hadir pun akan muncul.

Rumus ini juga berlaku untuk menghitung keterangan absensi lainnya. Cara menghitung absensi karyawan dengan Excel selain hadir hanya perlu mengganti keterengan pada absensinya saja.

Apabila jumlah cuti yang ingin dihitung maka gunakan rumus =COUNTIF(C6:AG6;”C”) di mana C mewakili cuti, dan seterusnya.

Sedangkan untuk menghitung jumlah kehadiran karyawan lain, Anda tidak perlu mengulangi proses yang sama.

Anda hanya perlu men-drag down setiap sel yang ada pada keterangan absensi supaya terisi secara otomatis. Dan, jumlah kehadiran, cuti, lembur, izin dan sakit karyawan akan segera Anda dapatkan.

Baca juga: Cara Membuat Absensi Lewat Excel dengan Cepat

Cara Menghitung Persentase Kehadiran Karyawan dengan Excel

Membuat absensi di Excel, sudah. Menjumlahkan seluruh kehadiran karyawan, juga sudah. Maka hal terakhir yang perlu Anda ketahui ketika mengelola absensi di Excel adalah cara menghitung persentase kehadiran karyawan.

Persentase ini diperlukan dalam menentukan berapa gaji yang akan diberikan kepada karyawan.

Selain menentukan gaji, persentase ini juga dijadikan sebagai tolak ukur pemberian punishment atau denda, atau justru menentukan kebijakan di perusahaan.

Lalu, apakah cara menghitung persentase sama dengan cara menghitung absensi karyawan dengan Excel? Tentu saja caranya berbeda.

Rumus yang digunakan untuk menghitung persentase absensi karyawan adalah =(jumlah total absensi:jumlah hari kerja)x100.

Biasanya, persentase ini dihitung berdasarkan periode tertentu, baik itu bulanan atau pun tahunan. Tentu saja, hari libur dan cuti nasional tidak dihitung sebagai hari efektif kerja.

Misalnya dalam satu bulan, hari efektif kerja adalah 18 hari, terpotong oleh beberapa libur nasional.

Dalam satu bulan tersebut, karyawan A tidak hadir (baik itu karena sakit, izin atau tanpa keterangan) sebanyak 2 hari. Maka persentase kehadirannya adalah (16/18)x100 = 88,88%. Mudah, bukan?

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Aplikasi Absensi Otomatis untuk Mempermudah Pendataan Karyawan

Aplikasi Absensi Berbasis Web bagi Industri Logistik

Masih merasa bingung dengan cara menghitung absensi karyawan dengan Excel? Solusi untuk hal ini adalah dengan menggunakan aplikasi absensi otomatis seperti Talenta.

Dengan menggunakan aplikasi ini Anda tidak perlu lagi membuat absensi dari awal pembuat format dan rumus, hanya perlu mengikuti pengaturan saja.

Aplikasi Talenta by Mekari ini terbukti sangat praktis dan efisien dan telah memudahkan kerja HRD dalam mendata kehadiran karyawan, terutama karyawan yang jumlahnya ratusan atau dengan shift yang beragam.

Aplikasi absensi ini bahkan bisa memberikan data yang lebih akurat dan lebih mengefisiensi waktu.

Fitur yang Tersedia di Aplikasi Talenta

Talenta tersedia untuk perusahaan dan karyawan sehingga mudah digunakan oleh siapa saja.

Anda tidak perlu lagi memasukkan data secara manual karena begitu karyawan melakukan clock in absensi, maka data tersebut akan langsung masuk ke dalam sistem.

Lalu, fitur apa saja yang melengkapi aplikasi ini?

Dashboard Pembuat Jadwal Kerja

Dashboard pengelola jadwal kerja dan absensi pegawai di aplikasi SIMPEG Talenta by Mekari; sistem informasi manajemen kepegawaian

Tidak perlu bingung lagi mencari siapa saja karyawan Anda yang seharusnya masuk kantor di hari yang sudah dijadwalkan karena aplikasi ini menyediakan dashboard khusus untuk jadwal kerja.

Menggunakan aplikasi ini melebihi dari sekadar mengetahui cara menghitung absensi karyawan dengan Excel.

Laporan Absensi Karyawan

Seperti yang sudah disebutkan, semua data absensi akan masuk ke dalam sistem.

Anda hanya perlu mengakses data tersebut di dashboard Talenta secara langsung untuk mengetahui jam masuk dan keluar karyawan, siapa saja yang cuti, sakit atau izin, dan sebagainya. Tidak perlu lagi repot-repot mengecek satu per satu.

Terintegrasi dengan Fingerprint dan Payroll

Apabila perusahaan sudah memiliki mesin fingerprint, tidak perlu disingkirkan karena tetap bisa diintegrasikan dengan Talenta.

Selain itu, fitur absensi Talenta juga langsung terintegrasi dengan payroll sehingga lebih memudahkan dalam penghitungan gaji karyawan berdasarkan kehadirannya.

Tidak ada salahnya untuk mempelajari cara menghitung absensi karyawan dengan Excel sebagai pengetahuan dasar penghitungan kehadiran dan penggajian.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

 

Namun, untuk efisiensi kerja, menggunakan aplikasi absensi akan lebih membantu pekerjaan supaya cepat selesai dan mengurangi adanya kesalahan penghitungan.

Tertarik mencoba fitur-fitur Talenta yang lebih lengkap? Coba gratis demonya dengan mendaftarkan perusahaan Anda pada formulir berikut ini.


PUBLISHED01 Nov 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang