Insight Talenta 8 min read

Aplikasi Pembuat Slip Gaji dan 5 Manfaatnya

By Emanuella ChristiantiPublished 07 May, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Aplikasi pembuat slip gaji yang terintegrasi dengan aplikasi payroll dalam Human Resources Information System (HRIS) dapat dikatakan sebagai fitur yang sangat penting bagi perusahaan.

Bagaimana tidak, aplikasi ini dapat membuat proses payroll yang sedemikian rumit menjadi jauh lebih praktis karena sistemnya yang otomatis.

Selain itu, software HRIS membuat proses menghitung gaji pokok, tunjangan, upah lembur, pajak, hingga pengiriman slip gaji kepada karyawan menjadi lebih mudah dan cepat.

Kendala Pembuatan Slip Gaji Secara Manual Dibanding Online Dengan Aplikasi Pembuat Slip Gaji

Banyak perusahaan yang belum menerapkan pengiriman slip gaji karyawan tanpa diminta setiap bulannya.

Karyawan hanya tahu ia mendapat gaji saja setiap bulannya tanpa tahu rincian komponen gaji mereka seperti apa.

Lalu ketika suatu saat mereka membutuhkan slip gaji, barulah mereka meminta HR untuk mengirimkan slip gaji karyawan tersebut.

Jadi mungkin saja, percakapan ini pernah Anda alami.

Karyawan: Halo, Mba. Saya Andi dari divisi marketing. Kira-kira boleh kah saya minta dikirimkan slip gaji saya di bulan Juni kemarin?

HR: Halo Andi. Oh, boleh. Saya proses dulu ya, mungkin memakan waktu sekitar 1 hari. Kalau boleh tahu, tujuan buat slip gaji ini untuk keperluan apa ya?

Karyawan: Oh begitu. Duh, apa tidak bisa dikirimkan siang ini ya? Soalnya saya butuh hari ini untuk mengajukan visa nih, Mba.

HR: Wah, maaf. Sepertinya tidak bisa karena yang lain kebetulan juga banyak yang minta dikirimkan slip gaji jadi harus antre terlebih dahulu.

Karyawan: Baiklah kalau begitu. Terima kasih ya Mba.

Kira-kira seperti itu lah skenario yang mungkin terjadi ketika tidak adanya proses buat slip gaji online.

Adanya proses manual tentu akan sedikit menghambat tidak hanya karyawan tetapi juga HR karena mereka harus membuat slip gaji satu per satu.

Berbeda dengan slip gaji online yang sudah memiliki template otomatis dan akan dikirim langsung begitu tanggal gajian tiba.

Pentingnya Slip Gaji sebagai Bukti Pembayaran Upah

Aplikasi Pembuat Slip Gaji dan 5 Manfaatnya. Apa saja kira-kira?

Terkait dengan pengiriman slip gaji, hal ini terkesan sangat sederhana.

Namun ternyata sangat penting karena mempengaruhi kepuasan dan persepsi karyawan terhadap transparansi atau fairness atas gaji yang diterima.

Selain itu, slip gaji ini juga menjadi bukti otentik bahwa perusahaan telah membayarkan kewajibannya kepada karyawan.

Bahkan karena begitu pentingnya dokumen slip gaji, pemerintah pun mengaturnya di dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

Memang benar, kewajiban untuk memberikan slip gaji tidak secara eksplisit dicantumkan dalam Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan.

Disebutkan bahwa pengusaha (pemberi kerja) wajib memberikan bukti pembayaran upah kepada karyawan. Bukti pembayaran upah tersebut meliputi rincian upah, termasuk potongan-potongan yang dikenakan kepada karyawan.

Dengan demikian, demi mematuhi peraturan pemerintah, perusahaan seharusnya rutin memberikan slip gaji sebagai bukti pembayaran kepada karyawan, tanpa perlu diminta oleh karyawan yang bersangkutan.

Hitung dan bayar gaji karyawan secara otomatis dengan Mekari Talenta

Fungsi dan Manfaat Dari Slip Gaji Karyawan

Berikut ini adalah fungsi dan manfaat dari penggunaan slip ini.

1. Mengetahui Rincian Gaji Karyawan

Salah satu fungsi utama dari dokumen ini adalah sebagai sumber informasi komponen gaji yang diterima oleh karyawan setiap bulan.

Pastinya, komponen gaji pada payroll yang terlampir berbeda-beda di setiap perusahaan.

Ada beberapa komponen yang terdapat di dalamnya, di antaranya adalah gaji pokok, potongan-potongan seperti pajak dan BPJS, tunjangan-tunjangan, serta perhitungan gaji bersih di excel yang diterima karyawan setiap bulannya.

Selain gaji pokok, jika di bulan tersebut karyawan mendapatkan bonus atau THR, komponen tersebut akan dimasukkan ke dalam dokumen teresbut.

Potongan-potongan yang diberlakukan pada karyawan juga wajib dimasukkan, misalnya karena terlambat atau potongan yang sifatnya rutin seperti pajak PPh 21.

Adanya slip gaji akan memudahkan karyawan dalam melihat rincian gaji yang mereka terima.

Karyawan dapat mempelajari lebih detail mengenai komponen apa saja yang mereka terima yang dapat menjadi unsur penambah atau pengurangan gaji mereka.

Selain itu, hal ini juga dapat mengurangi risiko adanya kesalahan saat menghitung gaji karyawan.

Ini juga bentuk tanggung jawab perusahaan untuk menciptakan transparansi terhadap karyawan mereka.

2. Untuk Mengajukan Kredit, KPR atau Semacamnya

Karyawan mana yang tidak ingin memiliki rumah? Pastinya merupakan impian semua orang untuk segera memiliki rumah sendiri.

Namun, pembelian tunai rasanya bukan untuk semua orang. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan KPR atau Kredit Kepemilikan Rumah.

Karyawan dapat mengajukan KPR di beberapa bank untuk mendapatkan rumah idaman.

Namun, biasanya pihak bank akan meminta karyawan untuk melengkapi berbagai syarat agar pengajuan KPR mereka disetujui.

Salah satunya adalah dengan melampirkan slip gaji karyawan dalam format xlsx atau yang lainnya.

Dokumen tersebut dibutuhkan oleh bank sebagai jaminan serta menjadi penentu besaran bunga yang akan dibebankan kepada pihak yang mengajukan.

Meski cara bikin slip gaji sendiri itu mudah, namun sebaiknya tidak dilakukan untuk keperluan ini.

Sebaiknya meminta yang resmi saja kepada pihak HRD atau download sendiri jika perusahaan atau kantornya menggunakan Aplikasi Mekari Talenta.

3. Untuk Negosiasi Gaji Ketika Melamar Pekerjaan Baru

Contoh fungsi dari slip gaji adalah sebagai syarat administrasi ketika melamar pekerjaan baru.

Data dari slip pembayaran upah ini akan digunakan sebagai acuan untuk negosiasi gaji.

Biasanya perusahaan yang baru akan menanyakan berapa besar gaji sebelumnya sebagai acuan pemberian gaji yang baru.

4. Pengajuan KTA

Manfaat lain yang bisa didapatkan karyawan dengan slip gaji adalah pengajuan KTA atau Kredit Tanpa Agunan.

Pengajuan kredit ini bisa digunakan oleh karyawan untuk berbagai keperluan, misalnya untuk biaya pernikahan, pendidikan, kesehatan, dan kebutuhan lainnya.

Untuk memastikan bahwa peminjam mampu membayar utangnya, pihak bank akan sangat berhati-hati untuk menyetujui permohonan kredit.

Jangan sampai setelah diberikan pinjaman, mereka tidak bisa membayar utang mereka hingga lewat jatuh tempo.

Untuk itu, salah satu syarat yang diminta oleh pihak bank terkait pengajuan KTA adalah slip gaji.

Bank perlu memastikan bahwa orang tersebut secara finansial mampu membayar utang setiap bulannya sebelum melewati batas waktu.

4. Pengajuan Visa

Bagi karyawan yang hendak liburan ke luar negeri, mereka pasti akan butuh untuk mengajukan visa sebagai salah satu syarat untuk masuk ke suatu negara.

Salah satu syarat yang diminta oleh beberapa negara terutama di Eropa adalah slip gaji karyawan biasanya dalam format xlsx atau word yang telah dicetak.

Mengapa pembuatan visa harus membutuhkan dokumen ini? Hal ini untuk mencegah seseorang tidak dapat membiayai hidupnya selama di sana.

Jadi negara ingin memastikan agar orang tersebut secara finansial dapat mencukupi kebutuhan ketika mengunjungi suatu negara.

5. Kredit Kendaraan Bermotor dan Peralatan Elektronik

Sebagian besar karyawan yang punya kendaraan mereka beli dengan cara dicicil.

Meski jumlah akhirnya akan lebih mahal, cicilan lebih meringankan karyawan dan bisa disesuaikan sesuai dengan kemampuan mereka.

Sama seperti pengajuan KTA ataupun KPR, bagi karyawan yang hendak membeli kendaraan ataupun gadget dengan program cicilan, biasanya pihak pemberi pinjaman akan meminta rincian berkas gaji.

Alasannya pun sama, untuk memastikan bahwa karyawan benar-benar bekerja di perusahaan tersebut serta memastikan bahwa gaji mereka mampu membayar cicilan setiap bulannya.

Kenapa Harus Gunakan Sistem Slip Gaji Online?

Distribusi slip gaji ada juga yang dilakukan secara online ataupun digital, membuat prosesnya jadi lebih mudah.

Pembuatannya biasanya dapat dilakukan dengan memanfaatkan software HRIS yang dapat membuat banyak proses kerja HR jadi otomatis.

Prosesnya sendiri sederhana, di mana hanya ada terdapat dua langkah, yakni.

Submit Pembuatan Slip Gaji Online Lewat Software HRIS Lebih Mudah

Anda cukup membuka aplikasi HRIS yang Anda gunakan seperti misalnya Mekari Talenta.

Setelah Anda sudah melakukan proses payroll, slip gaji dapat langsung Anda kirimkan ke semua karyawan hanya dengan satu kali klik tanpa membuat file-nya satu per satu.

Media Pengiriman Slip Gaji Online

Biasanya, slip gaji dapat diakses langsung melalui aplikasi.

Tapi beberapa aplikasi juga menyediakan fitur pengiriman slip gaji melalui email atau bahkan WhatsApp karyawan.

Jadi, karyawan tidak perlu lagi meminta slip gaji ke HR tiap kali mereka membutuhkannya.

5 Manfaat Aplikasi Pembuat Slip Gaji

Peraturan di Indonesia tidak mengatur seperti apa bentuk bukti pembayaran upah yang harus disampaikan kepada karyawan.

Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 hanya mengatur tentang gaji karyawan swasta dan rincian upah yang harus dicantumkan dalam slip gaji.

Tidak diatur apakah harus berupa dokumen hard copy atau dapat berupa bentuk lain.

Aplikasi pembuat slip gaji seperti Mekari Talenta dewasa ini dapat mengakomodasi dalam membuat slip gaji di word, excel, hingga digital.

Aplikasi Pembuat Slip Gaji Lebih Aman Karena Berbasis Cloud

Penggunaannya dapat memberikan setidaknya 5 manfaat berikut ini:

Gunakan Aplikasi Lebih Efisien untuk Proses Pembuatan Slip Gaji

Penggunaan aplikasi pembuatan slip gaji yang terintegrasi dengan aplikasi payroll akan membuat proses pembuatan slip gaji menjadi efisien.

Karena data gaji pokok, tunjangan, upah lembur dan potongan-potongan tidak perlu diinput ulang secara manual.

Dengan satu dua klik, slip gaji dapat di-generate online dengan lebih cepat untuk seluruh pegawai.

Bentuknya yang digital pun dapat mengefisienkan biaya pencetakan slip gaji karyawan, karena tidak semua slip gaji perlu dicetak.

Baca juga: Gratis atau Tidak, Aplikasi Slip Gaji Online Wajib Miliki Ini

Aplikasi Pembuat Slip Gaji Lebih Aman Karena Berbasis Cloud

Dengan penggunaan aplikasi slip gaji, data penghasilan karyawan menjadi lebih aman karena tersimpan di dalam cloud secara terenkripsi.

Data penghasilan karyawan tidak dapat diakses oleh pihak lain yang tidak berkepentingan.

Sistem Online Membuatnya Lebih Mudah Diakses

Untuk proses penyampaian slip gaji karyawan, dengan aplikasi seperti Mekari Talenta yang memiliki fitur employee self service.

Jadinya, slip gaji dapat dikirimkan kepada masing-masing pegawai melalui aplikasi.

Kemudian karyawan dapat memeriksa penghasilannya kapanpun dan dimanapun menggunakan gawai yang digunakan, tanpa harus datang ke bagian keuangan atau HRD.

Aplikasi Pembuat Slip Gaji Memudahkan HR untuk Mengelola dan Mendistribusikan Gaji

Dengan aplikasi slip gaji, HRD menjadi sangat mudah untuk mengelola dan mendistribusikan gaji karyawan.

Pekerjaan yang sebelumnya memakan waktu dan sumber daya yang besar dapat dipangkas karena proses yang otomatis dalam aplikasi.

Beberapa fitur aplikasi juga dapat meminimalisasi error sehingga pekerjaan dapat lebih valid.

Baca juga: Software Slip Gaji Karyawan: Bahasan Terlengkap

Terintegrasi dengan Sistem HRIS 

Integrasi data merupakan kekuatan utama aplikasi pembuatan slip gaji.

Aplikasi pembuatan slip gaji yang terintegrasi dengan aplikasi payroll dan database pegawai dalam HRIS misalnya.

Hal itu akan memudahkan tugas bagian HRD dalam mengakses data jumlah gaji, nomor rekening dan alamat email karyawan yang berguna dalam pengiriman gaji dan pengiriman slip gaji.

YouTube video
Tidak semua aplikasi HRIS memiliki aplikasi pembuatan slip gaji yang terintegrasi dengan aplikasi payroll.

Salah satu yang memiliki fitur ini adalah aplikasi HRD Mekari Talenta.

Untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang aplikasi Mekari Talenta, Anda dapat mempelajari fitur apa saja yang ada di aplikasi Talenta disini.

Anda juga bisa jadwalkan demo Talenta dengan mengisi formulir ini atau Anda juga bisa coba gratis Talenta dengan klik tombol di bawah ini.

Saya Mau Bertanya ke Tim Sales Mekari Talenta Sekarang

Manfaat Cetak / Buat Dengan Aplikasi Pembuat Slip Gaji Online Karyawan

Saat ini, sudah banyak perusahaan yang mulai beralih untuk menerbitkan slip upah secara online.

Tentu saja, cara ini jauh lebih efektif dan memiliki beragam manfaat.

Apa sajakah?

1. Mengurangi Penggunaan Kertas

Saat mendengar kata slip pembayaran upah, mungkin yang muncul di benak Anda pertama kali adalah lembaran kertas yang berisi rincian nominal pembayaran.

Memang, pembayaran gaji secara konvensional ini sering digunakan karyawan untuk mengajukan pinjaman atau membuat kartu kredit.

Padahal, ada kalanya karyawan tidak memerlukan bukti pembayaran upah fisik ini.

Umumnya, karyawan hanya membutuhkan informasi mengenai rincian pendapatan, tunjangan karyawan, serta potongan untuk menentukan pendapatan bersih yang diterima.

Di zaman yang serba teknologi seperti sekarang ini, rasanya rincian pendapatan yang dicetak dalam lembaran kertas perlu ditinggalkan.

Anda bisa beralih dengan menerbitkan payslip secara online yang pastinya lebih efisien dan menghemat penggunaan kertas karena tidak perlu mencetak satu persatu.

2. Aplikasi Cetak / Pembuat Slip Gaji Online dapat Diakses di Mana Pun dan Kapan Pun

Kemudahan slip upah online ini dapat diakses di mana pun dan kapan pun selama Anda terhubung dengan koneksi internet.

Umumnya, payslip online ini diberikan oleh perusahaan dalam akun perusahaan yang bisa Anda akses dengan mudah.

Kehadirannya ini tentunya membuat segalanya jadi lebih praktis karena Anda bisa mengaksesnya juga melalui smartphone.

Manfaat Cetak / Buat Dengan Aplikasi Pembuat Slip Gaji Online Karyawan

3. Back Up Cepat dan Mudah

Jika slip gaji fisik mudah hilang karena tercecer atau terselip, hal ini tidak berlaku dengan cara cetaknya secara online.

Informasi atau data yang ada tentunya dapat dengan mudah di-back up meskipun Anda kehilangan perangkat laptop atau smartphone karena umumnya payslip online sudah tersimpan dalam database.

4. Mudah Dikirim Karena Bisa Buat / Cetak Dengan Aplikasi Pembuat Slip Gaji Online

Aplikasi slip gaji online tidak hanya mudah diakses oleh HR perusahaan dan karyawan, tapi juga dapat dengan mudah dikirimkan kepada pihak yang membutuhkan dengan cepat.

Karyawan bahkan bisa menyimpan payslip ini sebagai dokumen yang dapat digunakan sewaktu-waktu.

5. Jaminan Privasi dan Keamanan Data

Meskipun online, slip upah karyawan ini tetap terjamin privasi dan keamanan datanya di dalam aplikasi data karyawan.

Hal ini terbukti dari adanya permintaan kata sandi ( password ) untuk membuka file tersebut.

Oleh karena itu, informasi  yang berada di dalam slip gaji online ini tetap terjaga keamanannya.

Menggunakan fitur cetak slip gaji online adalah salah satu langkah penting untuk membuat proses pekerjaan di perusahaan jadi lebih mudah.

Tinggalkan cara lama dengan kertas yang tidak efisien dan segera beralih ke software slip gaji karyawan seperti Mekari Talenta.

Emanuella Christianti
Saat ini merintis platform edukasi keuangan untuk anak dan remaja, setelah kurang lebih bekerja selama sepuluh tahun di bidang pelatihan dan keuangan, serta satu tahun di bidang media online.