Insight Talenta 11 min read

Mengenal Apa Itu Surat Paklaring Kerja, Syarat Pembuatan dan Jenisnya

Tayang
30 Sep, 2024
Diperbarui
13 November 2024

Apakah yang dimaksud dengan surat paklaring kerja? Bagaimana contoh surat paklaring kerja? Jika Anda belum mengetahuinya, pada artikel kali ini saya akan membahas tentang masalah tersebut. Hal ini penting untuk diketahui, karena bisa saja suatu waktu Anda butuh untuk membuat surat paklaring kerja.

Umumnya, paklaring kerja yakni suatu informasi / dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh pihak instansi perusahaan sebagai konfirmasi pengalaman kerja dari karyawan yang namanya sudah tercantum di dalam surat tersebut. Contoh surat paklaring kerja ini berisi keterangan terkait pengalaman dan karier seseorang sejak awal masa kerja sampai posisi terakhirnya berhenti kerja.

Adapun untuk contoh surat paklaring kerja umumnya perlu menyebutkan mengenai nama karyawan, jabatan, masa kerja, benefit dan gaji yang diterimanya serta sudah disahkan oleh adanya tanda tangan pihak manajer. Namun, di Indonesia sendiri, surat paklaring kerja tidak menyantumkan adanya benefit dan gaji.

Apa Itu Definisi Surat Paklaring Kerja?

Surat Paklaring Kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk seorang karyawan yang telah menyelesaikan masa kerjanya atau berhenti bekerja. Surat ini berisi informasi tentang jabatan, tugas, dan kontribusi karyawan selama bekerja di perusahaan, serta menyatakan bahwa karyawan tersebut telah bekerja di perusahaan dengan baik hingga akhir masa kerja. Dalam konteks umum, surat paklaring dikenal juga sebagai surat pengalaman kerja atau surat referensi kerja.

Surat paklaring sangat penting bagi karyawan yang mencari pekerjaan baru, karena surat ini berfungsi sebagai bukti pengalaman kerja dan referensi dari perusahaan sebelumnya. Banyak perusahaan yang memerlukan surat paklaring sebagai bagian dari persyaratan perekrutan, terutama untuk menilai kinerja dan etika kerja calon karyawan dari perusahaan sebelumnya.

Fungsi Surat Paklaring Kerja dan Syarat Pembuatannya

Tidak hanya berfungsi sebagai surat bukti pengalaman kerja yang diberikan oleh perusahaan, adanya surat paklaring kerja ini juga ternyata memiliki beberapa fungsi / kegunaan penting bagi karyawan diantaranya yakni seperti berikut :

1. Memudahkan Dalam Proses Pencairan Dana Jaminan Hari Tua (JHT) Karyawan

Bagi setiap karyawan yang tergabung dalam BPJS Ketenagakerjaan, maka sudah bisa mengalokasikan sebagian kecil gajinya untuk dana Jaminan Hari Tua (JHT). Umumnya dana JHT ini dapat diambil kembali usai karawayn tersebut sudah berusia 56 tahun / memasuki usia pensiun. Jika usia karyawan ternyata belum mencapai batasan yang ditetapkan, maka hanya akan mendapatkan 10% dari dana yang sudah terkumpul tersebut. Disini, salah satu syarat untuk mendapatkan JHT ini yakni harus memiliki surat paklaring. Untuk itu, pastikan Anda memiliki surat ini sesuai dengan contoh surat paklaring kerja yang ada, ya!

2. Memudahkan Untuk Melamar Pekerjaan Baru Di Perusahaan Lain

Tahukah Anda, bahwa adanya surat paklaring kerja ini juga dapat digunakan untuk syarat lampiran berkas atau dokumen ketika mendaftar / melamar pekerjaan di perusahaan baru yang diinginkan. Hal ini biasanya berlaku di beberapa perusahaan besar dan startup yang memang mengharuskan hal ini. Dengan melihat informasi surat keterangan kerja seperti halnya contoh surat paklaring kerja yang dilampirkan calon karyawan, maka perusahaan baru nantinya akan lebih mudah untuk memberikan penilaian terhadap kualitas dan kontribusi calon karyawan tersebut di perusahaan sebelumnya.

3. Memudahkan Untuk Membantu Proses Pengajuan Pinjaman ke Pihak Bank

Sebagai salah satu syarat untuk dapat mengajukan pinjaman dana seperti Kredit Tanpa Agunan (KAT), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB) dan lain-lain, maka harus berstatus sebagai karyawan. Selain itu, mereka juga harus melampirkan beberapa dokumen seperti slip gaji, surat paklaring dan dokumen pendukung lain. Dengan melampirkan surat paklaring kerja ini, maka akan memudahkan pihak bank untuk mengetahui kemampuan seseorang dari segi finansial dan menimbang apakah calon debitur tersebut mampu membayar cicilan atau tidak. Untuk itu, pastikan Anda melampirkan surat paklaring sesuai contoh surat paklaring kerja pada umumnya.

4. Membantu Dalam Memperlancar Proses Pengajuan Kartu Kredit

Memiliki surat paklaring kerja pada umumnya juga akan sangat membantu Anda ketika ingin mengajukan proses pembuatan kartu kredit. Apalagi proses pengajuannya memang mengharuskan seseorang memiliki surat keterangan pengalaman kerja. Seperti halnya ketika mengajukan pinjaman bank, adanya surat paklaring kerja ini juga bisa digunakan untuk mengetahui apakah calon pemegang kartu kredit ini nantinya sanggup untuk membayar tagihan tiap bulannya atau justru sebaliknya.

Baca Juga: 6 Tips Bekerja saat Mendekati Masa Pensiun

Syarat Mendapatkan Surat Paklaring Kerja

Surat Paklaring Kerja atau surat keterangan pengalaman kerja adalah dokumen penting yang dapat mendukung karier karyawan yang sedang melamar pekerjaan di perusahaan baru. Surat ini mencakup catatan pengalaman kerja karyawan, masa kerja, serta kontribusi dan kinerja yang telah diberikan di perusahaan sebelumnya. Mengingat pentingnya surat ini, terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh karyawan agar dapat memperoleh Surat Paklaring Kerja. Artikel ini akan mengulas setiap syarat tersebut dengan lebih mendetail untuk memberikan pemahaman yang jelas.

1. Memiliki Masa Kerja Minimal di Perusahaan

Salah satu syarat utama untuk mendapatkan Surat Paklaring Kerja adalah memiliki masa kerja minimal di perusahaan tersebut. Umumnya, perusahaan mensyaratkan karyawan untuk bekerja minimal satu tahun sebelum dapat mengajukan permintaan surat paklaring. Masa kerja ini menjadi indikator bahwa karyawan telah berkontribusi dalam jangka waktu yang cukup signifikan, sehingga layak diberikan pengakuan atas kinerjanya melalui surat keterangan kerja.

Alasan di Balik Syarat Masa Kerja Minimal

Masa kerja minimal ditetapkan agar perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan memiliki pengalaman dan pemahaman yang memadai terkait pekerjaan serta tanggung jawabnya. Karyawan yang baru bekerja dalam jangka pendek mungkin belum memiliki pengetahuan mendalam tentang sistem perusahaan atau belum menunjukkan kontribusi yang signifikan. Oleh karena itu, masa kerja minimal ini penting sebagai bentuk evaluasi, memastikan bahwa surat paklaring yang dikeluarkan benar-benar relevan dan sesuai dengan pengalaman kerja yang sesungguhnya.

Implikasi jika Masa Kerja Tidak Memenuhi Persyaratan

Jika karyawan berhenti bekerja sebelum mencapai masa kerja satu tahun, perusahaan biasanya tidak memberikan surat paklaring. Hal ini dapat memengaruhi proses pencarian kerja selanjutnya, karena banyak perusahaan yang menilai stabilitas kerja calon karyawan dari surat pengalaman kerja sebelumnya. Oleh karena itu, karyawan yang ingin mendapatkan surat paklaring sebaiknya memastikan bahwa mereka memenuhi syarat masa kerja minimal yang ditetapkan oleh perusahaan.

2. Mengajukan Pengunduran Diri dengan Baik dan Etis

Selain memenuhi syarat masa kerja, karyawan juga perlu mengajukan pengunduran diri atau resign dengan cara yang baik dan etis. Pengunduran diri yang dilakukan dengan cara yang baik menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat terhadap perusahaan. Mengajukan resign dengan cara yang baik termasuk memberi pemberitahuan secara resmi melalui surat, mengikuti prosedur resign yang berlaku, serta memberikan waktu pemberitahuan yang cukup bagi perusahaan untuk mencari pengganti.

Pentingnya Etika dalam Pengunduran Diri

Mengajukan pengunduran diri dengan cara yang tidak baik, seperti meninggalkan pekerjaan secara tiba-tiba atau tanpa pemberitahuan, dapat berdampak negatif terhadap hubungan dengan perusahaan. Perusahaan mungkin menolak permintaan untuk memberikan surat paklaring jika pengunduran diri dilakukan tanpa etika. Etika dalam proses resign mencerminkan integritas dan komitmen karyawan terhadap tanggung jawab profesionalnya, yang dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan surat keterangan kerja yang positif.

Menghindari Masalah Sebelum Mengundurkan Diri

Mengurus masalah administratif, tugas, dan tanggung jawab dengan baik sebelum resign adalah langkah penting agar pengunduran diri berlangsung lancar. Karyawan sebaiknya memastikan bahwa semua proyek atau tugas yang menjadi tanggung jawabnya diselesaikan atau diserahkan kepada karyawan lain sesuai instruksi atasan. Dengan demikian, karyawan akan meninggalkan perusahaan dalam keadaan yang baik, meningkatkan peluang untuk mendapatkan surat paklaring yang sesuai.

3. Memenuhi Kewajiban Pekerjaan Sebelum Resign

Syarat berikutnya adalah memastikan bahwa semua kewajiban pekerjaan telah dipenuhi sebelum pengunduran diri dilakukan. Karyawan yang ingin mendapatkan surat paklaring harus menyelesaikan semua tanggung jawabnya dengan baik dan memenuhi tugas yang telah menjadi bagian dari perjanjian kerja. Hal ini meliputi penyelesaian pekerjaan, pelaporan proyek, hingga penyerahan tugas kepada pengganti jika sudah ditunjuk.

Mengapa Memenuhi Kewajiban Sebelum Resign Penting?

Pemenuhan kewajiban sebelum mengundurkan diri menunjukkan bahwa karyawan memiliki rasa tanggung jawab dan komitmen terhadap pekerjaannya. Selain itu, perusahaan akan lebih mudah mengeluarkan surat paklaring ketika semua kewajiban telah dipenuhi, karena tidak ada tugas atau tanggung jawab yang tertinggal. Karyawan yang meninggalkan pekerjaan dengan cara yang tertib dan profesional cenderung lebih mudah mendapatkan rekomendasi positif dari perusahaan sebelumnya.

Contoh Kewajiban yang Harus Dipenuhi

Kewajiban yang harus dipenuhi sebelum resign dapat berbeda-beda tergantung posisi dan peran karyawan. Misalnya, seorang manajer proyek mungkin perlu menyusun laporan akhir tentang proyek yang sedang berlangsung atau menyerahkan proyek kepada penerusnya. Seorang staf administrasi mungkin perlu memastikan bahwa semua data dan dokumen telah tersusun rapi dan dapat diakses oleh penggantinya. Dengan memenuhi semua kewajiban ini, karyawan akan meninggalkan perusahaan dengan catatan yang baik, meningkatkan peluang untuk mendapatkan surat paklaring yang mendukung pencarian kerja berikutnya.

4. Tidak Meninggalkan Masalah yang Belum Terselesaikan

Karyawan yang ingin mendapatkan surat paklaring kerja juga harus memastikan bahwa mereka tidak meninggalkan masalah atau konflik yang belum terselesaikan di tempat kerja. Masalah yang belum terselesaikan, seperti perselisihan dengan rekan kerja, tanggung jawab yang belum dituntaskan, atau pelanggaran kebijakan perusahaan, dapat menghalangi HRD dalam memberikan surat paklaring.

Dampak dari Masalah yang Tidak Terselesaikan

Perusahaan biasanya enggan memberikan surat paklaring kepada karyawan yang meninggalkan masalah di tempat kerja, karena hal tersebut mencerminkan ketidakprofesionalan dan kurangnya tanggung jawab. Selain itu, karyawan yang memiliki catatan buruk mungkin akan sulit mendapatkan rekomendasi yang baik, yang dapat memengaruhi reputasi profesional mereka di masa mendatang.

Pentingnya Menyelesaikan Semua Masalah Sebelum Mengundurkan Diri

Menyelesaikan masalah yang mungkin timbul, seperti melunasi hutang dengan perusahaan atau menyelesaikan tugas yang tertunda, adalah hal yang penting untuk menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Selain itu, karyawan yang meninggalkan pekerjaan tanpa masalah cenderung lebih dihormati dan mendapatkan dukungan dari perusahaan sebelumnya, yang bisa menjadi aset berharga dalam karier jangka panjang.

Baca Juga: 11 Jenis-Jenis Bonus yang Dapat Diterima Karyawan

Siapa yang Berhak Mengeluarkan Surat Paklaring?

Menurut penjelasan dari pihak Badan Pembinaan Hukum Nasional Penyuluhan dan Bantuan Hukum, hadirnya surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja memiliki sifat yang wajib bagi pengusaha atas permintaan dari para pekerja / buruh yang bekerja di dalamnya.

Apabila pihak pengusaha menolak untuk memberikan surat paklaring kerja ini, maka dia patut untuk bertanggung jawab secara penuh terhadap pekerja maupun pihak ketiga atas kerugian yang timbul tersebut. Hal ini sesuai dengan KUHPerdata 1239.

Hal ini dapat kita ambil kesimpulan bahwa jika pimpinan perusahaan menolak untuk memberikan Surat Keterangan Kerja / surat paklaring kerja yang diminta atau bahkan memang secara sengaja menuliskan keterangan yang tidak benar dan hal lain yang merugikan, maka harus sepenuhnya bersedia untuk bertanggung jawab terhadap seluruh buruh maupun pihak ketiga yang dirugikan.

Tidak cukup sampai disitu saja, jika melihat dari Pasal 1602z, maka memberikan Surat Keterangan Kerja / surat paklaring kerja kepada pekerja atau buruh ini memiliki sifat yang wajib bagi setiap pengusaha. Dimana, hal ini tidak memandang apakah pekerja tersebut berstatus pekerja harian atau tidak.

Adapun jika merujuk pada ketentuan dan aturan pada Pasal 1602z KUH Perdata tersebut, untuk dapat menghindari hal – hal ini, maka tidak ada salahnya bagi para pihak pengusaha untuk memperjanjikan dan mengaturnya dalam peraturan perusahaan atau dalam perjanjian kerja bersama (PKB) maupun dalam perjanjian kerja.

Sanksi Perusahaan Tidak Memberikan Paklaring

Apabila melihat dari ketentuan dan penjelasan detail pihak Badan Pembinaan Hukum Nasional Pusat Penyuluhan dan Bantuan Hukum, adanya contoh surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja dikatakan menjadi salah satu hal yang wajib untuk diberikan pihak pengusaha kepada pekerja / buruh berdasarkan atas pekerjaan pekerja / buruh tersebut.

Sementara itu, berdasarkan pada KUHP 1239, perusahaan atau pengusaha yang dengan sengaja menolak untuk memberikan surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja kepada karyawan ini, maka mereka diharuskan untuk bertanggung jawab secara penuh terhadap pekerja atau pihak ketiga atas kerugian yang ditimbulkan.

Bahkan, ada sanksi tersendiri yang nantinya bisa diberikan kepada pihak perusahaan / pengusaha tersebut jika memang benar-benar tidak mau / menolak mengeluarkan surat paklaring tersebut untuk diberikan kepada pihak karyawan / buruh yang bekerja di dalamnya sesuai dengan masa kontrak dalam perjanjian sebelumnya.

Dalam hal ini, pihak perusahaan / pengusaha yang memang dalam artian menolak untuk memberikan surat paklaring kerja seperti pada contoh surat paklaring kerja atau memang dengan sengaja menuliskan keterangan yang tidak benar dengan surat keterangan tersebut, maka dia harus siap / bersedia untuk bertanggung jawab atas kerugian yang terjadi, baik itu untuk buruh / pihak ketiga.

Adapun mengenai sanksi yang akan diberikan jika pihak perusahaan / pengusaha memang menolak memberikan surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja kepada karyawan, maka bisa jadi mereka dalam kondisi dipecat dan karyawan atau buruh tetap mendapatkan surat paklaring kerja yang dibutuhkan untuk dapat melamar kerja di tempat baru.

Sanksi yang diberikan ini tentu saja menjadi hal wajar karena sudah menjadi kewajiban bagi setiap perusahaan / pengusaha untuk memberikan surat paklaring kerja / Surat Keterangan Kerja kepada karyawan / buruh.

Baca Juga: Contoh Data Karyawan yang Dibutuhkan Perusahaan

Cara Membuat Surat Paklaring Kerja Yang Profesional

Surat Paklaring Kerja adalah dokumen penting yang memberikan referensi formal mengenai pengalaman dan riwayat kerja seorang karyawan. Dokumen ini tidak hanya mencantumkan masa kerja, jabatan, dan kontribusi karyawan, tetapi juga menunjukkan penghargaan perusahaan terhadap dedikasi dan kerja keras karyawan selama bekerja di perusahaan. Untuk membuat surat paklaring yang baik, ada beberapa elemen penting yang perlu diperhatikan. Artikel ini akan membahas cara membuat surat paklaring kerja yang profesional dengan memperhatikan setiap elemen krusial.

1. Menggunakan Kertas Resmi dengan Kop Surat Perusahaan

Salah satu elemen penting dalam surat paklaring adalah penggunaan kop surat perusahaan. Kop surat ini memberikan kesan formal dan menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari institusi yang sah. Dengan adanya kop surat, penerima dapat langsung mengetahui asal dokumen dan memastikan keabsahan surat tersebut. Kop surat biasanya mencantumkan nama perusahaan, logo, alamat, serta informasi kontak perusahaan, yang memberikan identitas jelas.

Pentingnya Kop Surat dalam Surat Paklaring

Kop surat menjadi tanda bahwa surat paklaring dibuat secara resmi dan bukan surat yang dihasilkan secara sembarangan. Dalam surat paklaring, kop surat menunjukkan kredibilitas perusahaan dan memberikan kesan profesional. Penerima surat, misalnya perekrut dari perusahaan baru, akan melihat kop surat sebagai salah satu tanda kepercayaan, terutama jika perusahaan yang tertera adalah perusahaan ternama.

Cara Menggunakan Kop Surat dengan Tepat

Pastikan kop surat terletak di bagian atas halaman dan terlihat jelas. Jika surat paklaring dicetak di atas kertas kosong, pastikan kop surat dicetak dengan format dan tata letak yang sesuai dengan identitas perusahaan. Selain itu, penting untuk memastikan bahwa kop surat tidak terlalu kecil atau besar, sehingga tetap mudah dibaca dan menambah nilai estetika surat paklaring tersebut.

2. Bukti Pengesahan Resmi dari Perusahaan

Setelah kop surat, elemen penting berikutnya adalah pengesahan resmi dari perusahaan. Ini biasanya dalam bentuk tanda tangan dari pejabat yang berwenang, seperti manajer HR atau pimpinan departemen. Selain tanda tangan, surat paklaring sering kali disertai dengan stempel perusahaan untuk memberikan validitas lebih. Bukti pengesahan ini memastikan bahwa surat paklaring memiliki dasar hukum dan dapat dipertanggungjawabkan.

Manfaat Pengesahan Resmi bagi Penerima

Pengesahan resmi memberikan kepercayaan pada penerima bahwa surat paklaring ini dibuat dengan sepengetahuan perusahaan. Ini menjadi bukti kuat bahwa informasi yang tertulis di dalamnya dapat dipercaya. Dalam situasi perekrutan, pengesahan ini dapat menjadi penentu dalam menilai validitas pengalaman kerja calon karyawan.

Cara Memberikan Pengesahan Resmi yang Benar

Pastikan tanda tangan diberikan oleh pihak yang memiliki otoritas, seperti manajer atau HR. Stempel perusahaan sebaiknya dicantumkan di dekat tanda tangan untuk memberikan pengesahan visual yang lebih jelas. Pengesahan ini tidak hanya mencerminkan kredibilitas perusahaan, tetapi juga menjamin integritas informasi yang disampaikan dalam surat tersebut.

3. Pernyataan Positif Mengenai Karyawan

Surat paklaring idealnya berisi pernyataan positif mengenai karyawan yang bersangkutan. Pernyataan ini tidak hanya menunjukkan kualitas karyawan, tetapi juga menunjukkan sikap profesional perusahaan dalam menghargai karyawan, baik yang resign secara sukarela maupun yang terkena Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Dengan mencantumkan pernyataan positif, perusahaan menunjukkan bahwa mereka mendukung perkembangan karier karyawan tersebut.

Mengapa Pernyataan Positif Penting?

Pernyataan positif memperkuat citra baik karyawan di mata calon pemberi kerja yang baru. Ini mencakup kualitas kerja, kemampuan dalam tim, serta pencapaian yang relevan selama bekerja di perusahaan. Pernyataan yang baik dapat meningkatkan kesempatan karyawan untuk mendapatkan posisi baru yang diinginkan, sehingga penting untuk memberikan deskripsi yang jelas dan akurat.

Cara Menyusun Pernyataan Positif yang Objektif

Berikan pernyataan yang spesifik mengenai kinerja karyawan, misalnya, kontribusi mereka dalam proyek tertentu atau pencapaian dalam mencapai target. Hindari menggunakan kalimat yang terlalu umum atau berlebihan. Fokuslah pada kualitas karyawan yang relevan dengan posisi pekerjaan mereka, seperti keterampilan, kepemimpinan, dan kolaborasi.

4. Informasi Dasar yang Harus Ada di Surat Paklaring

Setiap surat paklaring wajib mencantumkan informasi dasar mengenai karyawan. Informasi ini mencakup nama lengkap karyawan, jabatan, masa kerja, dan alasan pengunduran diri. Informasi ini sangat penting karena memberikan gambaran umum tentang pengalaman dan latar belakang karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan yang baru.

Rincian Informasi yang Diperlukan

  1. Nama Lengkap: Nama lengkap karyawan harus tercantum dengan benar sesuai dengan identitas resmi.
  2. Jabatan: Posisi terakhir yang dipegang oleh karyawan di perusahaan penting untuk dicantumkan karena menggambarkan tanggung jawab yang pernah diemban.
  3. Masa Kerja: Cantumkan tanggal mulai dan berakhirnya masa kerja. Informasi ini menunjukkan durasi karyawan bekerja di perusahaan.
  4. Alasan Pengunduran Diri: Jelaskan alasan mengapa karyawan tidak lagi bekerja, seperti pengunduran diri atau PHK, tanpa memberikan detail berlebihan.

Cara Menyusun Informasi Dasar dengan Tepat

Susun informasi ini dalam urutan yang mudah dibaca, seperti dalam format daftar atau paragraf yang ringkas. Pastikan setiap informasi dicantumkan dengan jelas dan tepat, karena informasi dasar ini menjadi referensi utama bagi perekrut dalam menilai pengalaman kerja karyawan.

5. Menyampaikan Ucapan Terima Kasih

Menyampaikan apresiasi atau ucapan terima kasih kepada karyawan yang telah berkontribusi di perusahaan adalah bagian penting dari surat paklaring. Apresiasi ini menunjukkan sikap perusahaan yang menghargai dedikasi karyawan. Meskipun mungkin terlihat sederhana, ucapan terima kasih dalam surat paklaring memiliki nilai penting karena dapat memberikan kesan baik bagi karyawan yang akan melangkah ke jenjang karier berikutnya.

Mengapa Ucapan Terima Kasih Sangat Berarti?

Ucapan terima kasih dalam surat paklaring memberikan rasa penghargaan pada karyawan, menunjukkan bahwa perusahaan mengakui upaya dan komitmen yang telah diberikan selama ini. Penghargaan ini akan meninggalkan kesan positif pada karyawan dan dapat menjaga hubungan baik antara mantan karyawan dan perusahaan.

Cara Menyampaikan Ucapan Terima Kasih dengan Profesional

Gunakan kalimat yang sederhana namun tulus untuk menyampaikan terima kasih. Sebagai contoh: “Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan dedikasi yang telah Anda berikan selama bekerja bersama kami.” Hindari kalimat yang terlalu panjang atau terlalu emosional; tetap profesional namun menunjukkan penghargaan yang tulus.

6. Memberikan Surat Paklaring di Waktu yang Tepat

Surat paklaring sebaiknya diberikan kepada karyawan segera setelah mereka menyelesaikan masa kerja di perusahaan. Waktu ideal untuk memberikan surat ini adalah satu hingga dua hari setelah karyawan resmi berhenti. Pemberian surat tepat waktu menunjukkan bahwa perusahaan memahami kebutuhan karyawan dalam melanjutkan kariernya dan menghargai proses administrasi yang efisien.

Mengapa Timing Sangat Penting?

Memberikan surat paklaring tepat waktu menunjukkan profesionalisme perusahaan dan memudahkan karyawan dalam melamar pekerjaan baru. Waktu yang terlalu lama dalam pemberian surat paklaring dapat menghambat proses perekrutan karyawan di perusahaan baru dan menimbulkan kesan bahwa perusahaan kurang responsif terhadap kebutuhan mantan karyawannya.

Tips untuk Memberikan Surat Paklaring Tepat Waktu

Pastikan proses administrasi yang diperlukan untuk pembuatan surat paklaring telah disiapkan sebelum karyawan mengundurkan diri secara resmi. Buatlah prosedur yang jelas agar HR atau departemen terkait dapat mengurus surat paklaring dengan cepat dan efisien. Dengan demikian, perusahaan dapat mendukung mantan karyawan untuk melanjutkan kariernya tanpa penundaan.

Meminimalkan Tingkat Resign Karyawan Bersama Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal. Pekerjaan manajemen sumber daya manusia tentunya butuh software database karyawan perusahaan yang handal seperti Mekari Talenta https://www.talenta.co/fitur/software-hris/software-database-karyawan-perusahaan/.

Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.
WhatsApp Hubungi sales