Contoh Surat Paklaring Kerja dan Cara Membuatnya

Bagi sebagian orang, mungkin surat paklaring kerja bukan sesuatu yang umum. Ketika ada karyawan yang resign, biasanya perusahaan melalui HR akan memberikan surat paklaring kerja.

Surat itu nantinya akan digunakan karyawan untuk beragam keperluan serta menunjukkan rekam jejak pekerjaannya terdahulu.

Kemudian apa yang dimaksud dengan surat paklaring kerja? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa Itu Surat Paklaring Kerja?

Secara sederhana, surat paklaring kerja merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan perusahaan untuk menunjukkan pernyataan bahwa karyawan yang tersebut di surat tersebut benar memiliki pengalaman bekerja di sana atau bisa disebut juga surat keterangan bekerja di suatu perusahaan.

Dalam surat tersebut, biasanya Anda perlu menyebutkan nama karyawan, jabatan terakhir mereka, masa kerja, kompensasi serta benefit yang diterima karyawan, dan juga gaji terakhir mereka.

Walau di Indonesia sendiri, jarang ada perusahaan yang mencantumkan gaji dan benefit karyawan.

Di akhir, informasi tersebut perlu disahkan dengan tanda tangan dari pimpinan atau manajer karyawan tersebut.

Jadi singkatnya, surat paklaring kerja merupakan konfirmasi resmi perusahaan bahwa seorang karyawan dengan posisi dan masa kerja yang tercantum benar bekerja di perusahaan tersebut.

Baca juga: Contoh Surat Peringatan Karyawan

Fungsi Surat Paklaring Kerja

Surat paklaring biasanya akan diberikan ketika karyawan telah tidak lagi bekerja di perusahaan, apapun alasannya baik resign, kontraknya selesai, atau terkena PHK.

Mengenai fungsi paling umum dari surat ini sendiri biasa dibutuhkan pada saat karyawan hendak melamar di perusahaan yang baru.

Di kondisi tertentu, perusahaan kerap kali meminta surat paklaring kerja ini sebagai salah satu syarat sebagai verifikasi bahwa pengalaman kerja yang tertulis pada CV sudah akurat.

Berikut adalah fungsi lain dari surat paklaring.

Mencairkan JHT BPJS Ketenagakerjaan

Surat paklaring adalah salah satu dokumen yang wajib dilampirkan ketika ingin melakukan pencairan dana JHT. Jika dokumen tersebut tidak dilampirkan maka Anda tidak bisa mencairkan dana JHT.

Syarat Pengajuan Beasiswa

Paklaring terkadang juga menjadi syarat ketika karyawan hendak mencari beasiswa untuk melanjutkan pendidikan, baik itu merupakan beasiswa swasta, asing, ataupun pemerintah.

Untuk mengajukan pinjaman di bank

Untuk keperluan-keperluan di atas, karyawan tentu bisa meminta HR untuk membuatkan surat ini meski karyawan masih bekerja di perusahaan. Ini sebagai bukti dan jaminan pada pihak bank misalnya, bahwa karyawan benar-benar bekerja dan punya pendapatan tetap.

Format Surat Paklaring Kerja

Berikut adalah format surat paklaring kerja yang biasanya dicantumkan.

Kop Surat

Agar surat tampak resmi, kop surat perusahaan harus tercantum di bagian atas. Ini agar menunjukkan bahwa surat asli dan dikeluarkan resmi oleh perusahaan terkait.

Nomor Surat

Karena sifatnya dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan, surat ini juga perlu mencantumkan nomor surat agar lebih mudah untuk diarsip. Jadi, ketika suatu saat perusahaan ingin mencari surat tersebut, surat tersebut dapat dengan mudah ditemukan karena sudah diberi nomor surat.

Bagian Pengesahan

Informasi tentang siapa yang mengesahkan surat paklaring ini juga perlu dicantumkan. Bisa saja orang-orang yang berwenang tersebut merupakan manajer HRD, atasan langsung, atau pimpinan perusahaan.

Isi Surat Paklaring Kerja

Pertama-tama surat bisa dibuka dengan identitas karyawan seperti nama lengkap, jabatan, serta NIK.

Kemudian, isi surat bisa mencantumkan informasi mengenai berapa lama karyawan yang bersangkutan telah bekerja serta untuk apa surat ini diperlukan jika memang dibutuhkan.

Cap Resmi Perusahaan dan Tanda Tangan

Terakhir, surat paklaring perlu dicap secara resmi oleh perusahaan disertai oleh tanda tangan pihak yang menyetujui atau berwenang atas keluarnya surat tersebut.

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja Karyawan Tetap

Contoh Surat Paklaring Kerja

Berikut adalah beberapa contoh surat paklaring kerja yang bisa Anda ikuti dan jadikan referensi.

PT LENTERA JAYA

Jl. Bima Garuda No. 66, Jakarta Selatan

(021) 551 7643

email: info@bimagaruda.com

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

No. 671/XX/HRD/2022

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : Susanto Setyoso

Jabatan     : VP Marketing PT Lentera Jaya

Menerangkan bahwa yang bersangkutan di bawah ini:

Nama        : Cholil Mahmud

Jabatan     : Senior Copywriter

NIK       : LJ-059

Telah bekerja pada perusahaan ini terhitung sejak 1 Mei 2018 sampai 27 Juli 2021, dengan jabatan terakhir sebagai Senior Copywriter

Selama bekerja di perusahaan kami, Cholil Mahmud menunjukkan dedikasi serta loyalitas terhadap perusahaan. Ia juga tidak pernah melanggar peraturan dan membuat perusahaan mengalami kerugian.

Adapun, proses pengunduran diri Cholil dilakukan dengan baik-baik atas keinginan yang bersangkutan.

Kami ucapkan terima kasih dan mengharapkan yang bersangkutan dapat sukses di perjalanan kariernya ke depan.

Demikian surat ini dibuat agar dapat digunakan sebagai referensi dan sebagaimana mestinya.

Susanto Setyoso

VP Marketing PT Lentera Jaya

Contoh Surat Paklaring Kerja Perusahaan Kontraktor

Contoh Surat Paklaring Berbahasa Inggris

Contoh Surat Paklaring Perusahaan Swasta

Atur Administrasi Karyawan dengan Mekari Talenta

Itulah beberapa contoh surat paklaring kerja untuk referensi. Jadi, ketika seorang karyawan masa kerjanya sudah habis karena alasan apapun, HR harus membuatkan surat tersebut meski tidak diminta.

Tentu mengeluarkan surat ini merupakan satu dari segudang tugas HR dalam mengurus administrasi karyawan, mulai dari mengelola absensi, menghitung dan pembayaran gaji karyawan, mengurus proses penilaian kinerja karyawan, dan masih banyak lainnya.

Untuk membantu HR memudahkan pekerjaannya, Anda bisa memanfaatkan software HRIS seperti Mekari Talenta.

Talenta sebagai aplikasi absen digital juga memiliki beragam fitur HRIS yang dapat membuat proses administrasi jadi lebih efisien, misalnya pengajuan reimbursement secara online lewat aplikasi hingga manajemen database karyawan secara online untuk akses data dengan cepat.

Jika Anda tertarik menggunakan Mekari Talenta dan mengetahui fitur lainnya lebih lanjut, Anda bisa segera mendaftarkan perusahaan Anda melalui form ini dan mencoba demo aplikasinya secara gratis. Yuk, Anda bisa beralih ke Mekari Talenta sekarang juga.